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第十三章 公共关系文书
目录
Content
公共关系文书概述
常见的公共关系文书
公共关系文书处理
公共关系文书的含义及特征
公共关系文书是指社会组织在公共关系活动中使用和形成的具有一定格式的文字材料。公共关系文书是社会组织同公众交往的工具。
公共关系文书的特征：
1.实用性
2.规范性
3.礼仪性

传递信息
01

交流感情
02

协调关系
03
促进文明
公共关系文书的作用

04
促进文明
01
02
03
04
公共关系文书的内容都是单项性的，活动的项目、时间、地点，交往的对象，作者的意愿都必须具体述说清楚，切不可繁杂模糊，使人不得要领或造成信息误传。
内容要单一具体
公共关系文书一般篇幅不长，文字要力求简洁明确。它要交流感情，但又不用细腻的抒情方式；它要陈述交往事项，但又避免精细的叙述；它更不可用抽象的议论性语言来长篇说理，它只要求把有关交往事项与作者意愿精简地表述清楚。同时，在语气上要注意分寸，视不同对象、不同场合而运用适当语言。祝颂而不谀媚吹捧，谦逊而不卑猥自贱。讲究措辞得体合度，是公共关系文书语言表达的特点和要求。
语言要简明得体
各种公共关系文书的结构布局都有一定的基本体式。开头称谓、结尾礼貌用语、落款，不仅要表达准确得当，还要“各就各位”，全文布局形式要恰当，行款要合度。有些文种（如请柬、聘书等）还要求布局美观大方。
格式要规范
人际交往重在真诚。公共关系文书表情达意贵在真诚，使人感到以心相交，可信可托。讲礼貌而非应付，善辞令而不做作。切忌言不由衷，虚浮矫情。
态度要诚恳，感情要真挚
公共关系文书的一般写作要求
常见的公共关系文书
公共关系文书具体文种很多，这时仅就种类中之常见者择要阐述。公共关系文的不同于其他应用文，也不同于一般理论文，他有着自己的特点。
贺信是社会组织向其他组织与公众表示祝贺的一种专用书信，它是从古代的“贺表”演变来的。
贺信写作要求感情真挚，语句要热烈诚挚，评价要恰如其分，语言要简明通畅，要给人以激励和力量，使受贺者收到贺信后受到鼓舞和鞭策。
贺信与祝辞一样，都具有祝贺性，是逢喜庆之时交流感情、密切关系的重要文字形式。
1.措辞要得当，祝酒辞要针对不同场合，分别措辞。措辞要得体，不要失去分寸，尤其是在正式宴会上，更要注意。措辞得当，可使酒会增添热烈气氛，又可使人们得到良好的教益和启发。
2.态度要真诚，要表现出自己的真情实感。
3.感情要热烈，要善于用美好的辞句烘托出热烈的气氛。
庆贺类
1.标题。用“祝辞”、“贺辞”、“祝酒辞”标明，也可标明祝贺对象或活动名称，公开发表时还可标明祝贺者姓名。
2.正文。一般由抬头（称谓）、开头、主体、尾语几部分组成。
3.署名与日期。落款上要署上祝贺者的姓名与日期。
祝辞
祝酒词
贺信
1.态度要真挚、诚恳，不可客套、应付。
2.在某些场合（如外交谈判），既要表示友好，又要巧妙地表明自己的原则立场，提高演讲的效果。演讲者要做到仪态大方、动作自然，并与演讲内容相协调。
3.在演讲过程中，保持沉着冷静、充满自信的态度，对听众也会产生较强的感染力。答谢辞的结构与欢迎辞、欢送辞大体相同。下面是一篇简短的答谢辞。
迎送辞
1.态度热情友好。要对对方为我方的事业发展或为双方友谊的增进所做的努力与贡献表示赞赏，做出评价，并向他表示诚挚友好的祝愿。文章中要表现出热情友好的气度。
2.语言文雅大方。视不同对象选用适当的词句传情达意，要求既尊重对方，又不失亲切之感。
3.内容精要，篇幅简短。迎送辞的目的是要表示希望交往的态度，说些表示欢迎、欢送或感谢的话，一般不涉及一些具体的业务性、技术性枝节，必须使用的时候也要简明扼要，不能写得太长。
4.因迎送场合的不同，在写法上稍有不同。要注意了解、熟悉来宾来访期间的活动情况，因为迎送辞中往往有提示来宾访问所取得的成果、进展（如交换意见、增进了解、签署联合公报、发表联合声明、达成意向或协议）等，只有熟悉掌握，才能准确地予以表述。
欢迎辞、欢送辞
答谢辞
讣告也称讣文、讣闻，是向死者的亲朋好友或有关单位报丧的告白。
讣告一般由死者亲属或死者所在单位、治丧委员会拟发。
党和国家领导人或某些知名人士去世，有的不用“讣告”二字，而用“告全国人民书”、“公告”、“宣告”的字样，或用消息形式发布。这种向全国甚至向世界发布的“公告”式的讣告，比一般讣告更加庄严，发布者也常以中央或治丧委员会的名义。
祭吊辞
1.简述死者概况，如姓名、籍贯、死因、寿龄。如：“×××，山东×××人，2006年11月2日因公殉职，终年50岁。”也有的在开头对死者一生作出总体评价，如“她是我党的优秀共产党员”、“他为人民利益无私地奉献了一生”、“他是爱国主义、共产主义的伟大战士”等。
2.追述死者的简历、任职及重要事迹与良好的思想品德。这部分是悼词的主体，占主要篇幅。
3.颂扬死者生平主要业绩、主要贡献和优良品质。表示追悼者的哀思及学习死者好品德、继承遗志、化悲痛为力量的心志。
4.结尾概述死者应有的政治名誉，表示哀悼的心情。常用“×××，安息吧”或“×××永垂不朽”作结束语。
悼词
讣告
1.封面。写明“请柬”（请帖）字样，字体可以写得大些，“请柬”前亦可加上活动的名称。
2.称谓。顶格书写被邀请者的单位或个人名称。
3.正文。在称谓下面另起一行，交待活动的内容、时间、地点等。
4.落款。在正文右下方署明邀请单位或个人的名称，并注明发出请柬的日期。
邀聘辞
1.标题。在上方正中写“聘书”或“聘请书”，标题字体要大而醒目，有时为了表示郑重而单用一页。
2.正文。正文第一行顶格书写受聘者的姓名和称谓，如“×××先生”、“×××同志”、“×××教授”等。称谓可同书信体写法，开头顶格写，亦可以不单独写一行，而在正文开头写明，如“兹聘任×××先生……”。正文要交代聘请的原由、任务、要求、权限、职务、任期等，有的还写明酬金。这些方面视工作活动内容而有所取舍，不一定每项都要具备。但要被聘者去做什么这一项是基本内容，必须写明。
3.敬语。用敬语表示感谢或祝愿。表示敬意的结束语，如“此聘”、“此致、敬礼”等。有的任职聘书，可写“特授予此证”。
4.落款。在正文右下方署聘请单位名称、发聘书日期，并加盖公章。
聘书
请柬
表扬信的作者不一定都是当事人，看到他人做了好事，也可写信给做好事者所在单位或报社、电台进行表扬。
表扬信的内容和结构格式与感谢信大致相同。表扬信的写作应该做到事实具体清楚，通过事实能够表现出人的精神品质，作者的感情倾向要鲜明，同时还要注意赞扬程度要恰如其分。
投书报社的表扬信可以不写标题，也可以写个一般文章的题目。
1.标题。第一行正中要写上“感谢信”三个字，或“致×××的感谢信”。
2.抬头。顶格写被谢者名称，如“××厂领导”、“×××同志”等。
3.正文。
4.结尾。结尾写上“此致敬礼”等祝词，并要写上单位名称或个人姓名、写信日期。
慰谢辞
1.标题。写“慰问信”或“×××致×××的慰问信”
2.称谓。标题下空一行，写被慰问的单位或个人的名称。
3.正文。包括开头、主体、结尾几部分。开头，说明致信缘由与有关背景，并表示慰问之意。
4.结尾。结尾表示决心或祝愿，或再次表示深切慰问之情，或鼓舞受慰问者奋然前行。
5.署名、日期。署名、日期在右下方，分两行写。如果写慰问信的单位或个人不止一个，要都写进去。
慰问信
感谢信
表扬信
寄语一般用于友人之间的交往，表达对友人的关切、怀念、祝愿与希望。它大多表现为临别赠言或别后寄赠。同事调动、同学毕业、别后思念、两地互勉，都常通过寄语来表达友情。
寄语结构单纯，由寄语对象、寄语内容、寄语者三部分组成。寄语的写作要言必由衷，真切深挚，行文精粹。
个人寄语具有双方往来性。收到他人寄语，应在适当时候回复，以示对他人的礼貌与尊重。
寄语
题辞
题词
1.对英雄人物的。褒扬英雄，宣传典型，这类题词通常为领袖或名人所题。
2.缅怀先贤的。多是表现对历史名人、民族英雄的怀念和敬佩。
3.颂扬尊者的。这类题词内容应注意切合受贺者的经历、业务、特长。
4.相互鼓励或奖掖后辈的。往往勉励对方或互相勉励劝谕。这类题赠大多提示工作性质、工作原则和目标，发扬某种崇高精神和某种优良作风，或面向未来，表达愿望，揭示人生哲理。有催人奋发、不懈追求的作用。
5.祈祝事业的。
6.抒怀言志的。
1.标题。标题的写法也有三种形式：一是在正文上方书写“海报”二字，字体大而且醒目，以吸引人们注意。二是直接书写活动内容，如“舞会”、“学术讲座”、“球讯”等，使人一看就知道是什么内容。
正文。海报正文的撰写一般采用分项列举式的写法，逐项列出活动的时间、地点、内容、参加方式、注意事项等。
3.署名和日期。在右下方署上发海报的单位和个人名称及发海报的时间。如已把这一部分内容写入标题与正文，则可以省略不写。
公关海报
告知类
启事
1.招领启事
拾物招领，可以写招领启事，以便让失主前来认领。
2.招聘启事
招聘单位和事由，可在标题中交待，以引起读者注意，如“××饭店招聘厨师”。
3.征文、征稿启事
征文、征稿启事的标题，可驯化写“征文启事”或“征稿启事”，也可以写报刊或专辑名称以及征文的体裁。
公共关系文书处理
公共关系文书的处理通常情况下是指公共关系文书撰拟和办理，其程序可参加国务院办公厅1987年2月发布的《国家行政机关公文处理办法》进行处理。根据公共关系文书的运转和流程，可以分为收文处理和发文处理。
（一）交拟
交拟是组织负责人向秘书人员交待制文意图和撰拟任务的过程。
（二）拟议
拟议是秘书人员在接受拟稿任务后动笔之前的构思过程，包括拟定公文提纲，调查研究收集资料，了解各方面信息、情况等。（三）拟稿
拟稿就是起草公文，一个组织内在素质能通过公文体现出来，公文质量的好坏高低直接影响到组织的声誉。
（四）审核
审核就是对公文草稿进行审查。审查也称“把关”，这是关系到公文质量好坏的关键环节。
（五）签发（六）缮校（七）用印（八）封发
公共关系文书的收文处理
公共关系文书的发文处理
（一）收文
收文就是收进文书，它包括卷收、启封和登记。
（二）拟办
拟办是指秘书人员对收文阅读后提出办理的初步意见。
（三）批办
批办是社会组织负责人就文件如何办理所做的批示意见。
（四）承办
承办是社会组织的有关部门和人员根据批办的意见对来文进行办理。
（五）催办
催办是按办理的时限和要求，对承办单位和承办人进行督促和检查。通过督办能加速公文的运转，防止公文积压，办事拖拉，有利于提高组织的办事效率。
（六）办复
办复是指需要办理的公文办理完毕后，将处理结果向来文单位及批办负责人所做的答复。
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