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(共19张PPT)
批复适用于答复下级机关请示事项。批复属于被动行文。
批复
×××总公司关于同意
拨款修建地下消火栓的批复
××食品公司：
你公司《关于提请拨款增设地下消火栓的请示》（××食字〔××××〕×号）已悉。经研究批复如下：
同意你公司在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，有关手续请尽快同消防部门联系办理。
拨款3万元作为你公司修建消火栓专项包干用款，要求专款专用，不得挪作他用。不足部分请自筹解决。
××××年×月××日（公章）
（一）批复的涵义和用途
批复适用于答复下级机关的请示事项。
先有请示，后有批复。批复是下行文。
批复的写作
（二）批复的特点
1．被动性。批复依赖下级机关的请示而被动行文。
2．针对性。针对性体现在两个方面：一是批复内容必须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么；二是批复的主送机关是请示的下级机关，即是谁请示就给谁批复。
3．权威性。批复是上级机关领导意图和领导权威的具体体现。批复对下级机关具有行政约束力。有了批复，下级机关便明确能否得到上级机关的支持和帮助；准许怎样做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认识和理解。
批复的写作
（三）批复的类型
1．请求指示性批复。即对下级机关领会不准或不甚了解的国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定，作出的解释性、指示性的答复。
2．请求批准性批复。即对下级机关请求办理或请求处理的事项表明态度的答复。
3．请求支持、帮助性批复。即针对下级机关在遇到难于解决或无力克服的困难时而提出请求支持或帮助的请示所作的答复。
批复的写作
××县人民政府关于××乡人民政府兴建砖瓦厂问题的批复
××乡人民政府：
你乡××××年4月16日《关于兴建砖瓦厂的请示》（××发〔××××〕×号）收悉。经研究，现答复如下：
改革开放以来，农村盖房使用砖瓦量确实明显增加，因此各乡纷纷兴建了砖瓦厂。据调查，我县已经有40％的农户盖了新房；约30％的农户近年内不拟盖新房，砖瓦需求量相对趋于缓和。其余拟盖房户所需砖瓦的数量，我县现有砖瓦厂完全可以满足。因此，凡申报新建砖瓦厂的请求一律不予同意，以免供过于求，出现新的问题。
特此批复。
××县人民政府（印）
××××年 月 日
该文属于不批准批复。
（四）批复的结构和写法
1.标题
批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写法：
（1）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。如《××总公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复》。
（2）由发文机关、事由和文种构成。如《国务院关于编纂中华大辞典问题的批复》。
（3）由上级机关态度、事由和文种构成。如《关于同意人文社科系举办秘书训练班的批复》。
（4）由发文机关、请示标题和文种构成。如《××市人民政府对关于处理沿江路3号商业大厦失火事故的请示的批复》。
批复的写作
2.正文
正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。
（1）批复引语。批复引语的写作规定：先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你公司《关于……的请示》（××〔19××〕×号）收悉。”引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示机关一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。
（2）批复事项。这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答复或具体指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。
若不同意请示事项，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，以使对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。
（3）批复结语，一般在正文末尾写上“特此批复”、“此复”等。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。
批复的写作
（五）注意事项
1．要核实请示事项的真实性，研究请示所提方案的可行性，以及下级机关提出问题的背景。
2．一个批复针对一份请示。有时数个下级机关联合请示同一件事，经研究后，应分别给各个下级机关行文批复。
3．要有理有据。批复下级的请示，不能违反有关法律和政策规定，不能超越本机关的职权。
4．态度要鲜明，意思要明确。同意或不同意，立办还是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，让下级机关不得要领。切忌使用“似属可行”、“酌情办理”、“最好去做”之类的词语。
5．若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文。
6．及时批复，以免贻误下级机关的工作。
批复的写作
函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函是行政公文中唯一的平行文。函的使用范围是很广的，用途也会越来越多。
函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机关名称，不带“文件”字样。
函
关于商洽委托代培涉外秘书人员的函
××大学文学院：
本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高(行文的缘由、背景；)。据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程(写知悉对方开办秘书培训业务)。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会(认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会)。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质(以“目的句”写行文的目的) ，我们拟选派 8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付(为商洽的事项)。
如蒙慨允，恳请函复为盼(请求对方答复)。
××集团公司（印章）
××××年 月 日
关于给××超市总公司商租
商场一事的复函
上海××超市总公司：
贵公司《关于商租××商厦五楼的函》（沪×超函〔×××〕20号）收悉(引述对方来函标题及发文字号,以作复函缘由)，经研究，现答复如下(一语过渡到主体部分)：
贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事 (先概括对方来函所商洽的事项及意义) ，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽(表达了自己的态度,并提出面谈要求) 。
特此复函。
上海××商厦
××××年 月 日
这是答复对方商洽事项的函。
（一）函的涵义和用途
函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
用途：
1．平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。
2．向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。
3．业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。
4．机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。
函的写作
（二）函的特点
1．使用广泛性。函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛地使用函。
2．行文多向性。函可以上行、下行，但大多数函作平行文。
3．用语谦敬性。不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文。函是公文中最富有文学性的文种。
函的写作
（三）函的类型
1．商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。
2．询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。
询答函实际上又可分出“询问函”和“答复函”。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。
函的写作
3．批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批请函实际上又可以分为“请批函”和“审批函”。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。
4．告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。
以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。
函的写作
（四）函的结构和写法
1.标题
函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
2.正文
开头。写行文的缘由、背景和依据。
一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。
函的写作
主体。
写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。
函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。
结语。
不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
函的写作
（五）注意问题
1．注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。
2．开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
3．一文一函，简洁明了。
4．语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。
函的写作

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