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第五章
礼仪文书写作
学习目标
了解礼仪文书的含义和写作注意事项；
明确礼仪文书的主要种类；
熟知礼仪文书的特点和写作格式；
掌握常用礼仪文书的写作及在实际生活中的运用。
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目录
第一节 礼仪文书概述
第二节 致词
第三节 感谢信 表扬信 慰问信
第四节 请柬 聘书 邀请书
第一节 礼仪文书概述
一、礼仪文书的含义和作用
什么是礼仪？
礼仪是人们社会交往活动中的行为规范，是人类不断走向文明、走向进步的体现。
礼仪文书的“礼”是指礼节，是在交际场合送往迎来，相互问候、致意、祝颂等多方面固定使用的形式；“仪”是指仪式，是在比较大的场合举行的具有专门规定的程序化行为规范的活动，如婚礼仪式、欢迎仪式、开幕仪式、丧葬仪式等。礼仪文书就是用以体现、承载社交活动和社交活动中一定礼节仪式的书面文字或应用文体。
第一节 礼仪文书概述
二、礼仪文书的特点
两个显著的特点？
第二节 致词
致词也称致辞，是指在各种会议、公共关系活动中，由代表性人员所作的欢迎、感谢、祝贺、勉励等性质的讲话。
致词一般出现在节日、纪念庆典、赞助会、展览会、宴会等场合中，目的是交流沟通感情，增进友谊。
致词有四个特点：
☆一是短小精悍。
☆二是讲求礼仪。
☆三是格式规范。
☆四是用语通俗、口语化。
第二节 致词
按照致词在不同场合下的使用情况，可将其大致分为祝贺词、欢迎词、欢送词、答谢词四种。
一、祝贺词
祝贺词是指在某些仪式上向有关人员祝贺的讲话文稿。祝贺词可用于某人的任职、寿诞、某项重大工程的开工典礼、某展览会的剪彩仪式等，也可以用于重大节日、活动日、纪念日的庆祝活动等。
（一）祝贺词的含义
祝词也称祝辞，是指在吉庆佳节、迎送宴会以及各种集会场合，对人或事表示祝贺的礼仪文书。
第二节 致词
（二）祝贺词的特点
第一，热情洋溢。
第二，感染力强。
第三，篇幅短小。
（三）祝贺词的格式和写法
祝贺词一般由五部分组成：
第二节 致词
（四）祝贺词写作注意事项
1.自然得体，恰如其分
2.方式得当，有的放矢
3.用语得当，典雅大方
4.短小精悍，言简意赅
第二节 致词
（五）祝词和贺词的区别
祝贺词在某些场合要对“祝”和“贺”有所区分。“祝”—般表示祝愿和希望，其祝贺的事情往往刚刚开始，还没有结果，人们以祝词表达自己良好的愿望；“贺”一般指事情有了结果，取得了成功，人们以贺词来庆贺道喜。
二、欢迎词
（一）欢迎词的含义
欢迎词是国家机关或单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或宴会时，主人对宾客的来临表示热烈欢迎而使用的讲话稿。欢迎词使用的范围较广，从重大的国事欢迎会到机关、部门、企业的参观、交流会，再到新员工报到的欢迎会等，都可用欢迎词来表达主人的心意和情感，从而增进双方的了解和友谊。
第二节 致词
（二）欢迎词的特点
1.欢愉性
2.口语性
（三）欢迎词的格式和写法
欢迎词的结构一般由标题、称呼、正文、落款四部分构成。
1.标题
标题有两种形式。
（1）欢迎场合或对象和文种构成，如《在校庆75周年纪念会上的欢迎词》。
（2）用文种“欢迎词”作标题。
第二节 致词
2.称呼
首行顶格加冒号称呼对象。面对宾客，宜用亲切的尊称，如“亲爱的朋友”、“尊敬的领导”等。
3.正文
说明欢迎的情由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。对初次来访者，可多介绍本组织的情况。
4.落款
用于讲话的欢迎词无需署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。
第二节 致词
（四）欢迎词写作的注意事项
欢迎词是出于礼仪的需要而使用的，因此要十分注意礼貌，具体而言，要注意以下几点：
第一，称呼用尊称，感情要真挚，能较得体地表达自己的原则立场。
第二，措辞要慎重，勿信口开河，同时要尊重对方的风俗习惯，应避开对方的忌讳，以免发生误会。
第三，语言要精练、热情、友好、温和、礼貌。
第四，篇幅不宜过长，要言简意赅。一般的欢迎词都是一种礼节性的外交或公关辞令，宜短小精悍，不必长篇大论。
第二节 致词
三、欢送词
（一）欢送词的含义
欢送词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢送友好团体或亲友出行时，主人对宾客的离去表示真诚欢送的讲话稿。
（二）欢送词的特点
1.针对性
2.情感性
3.时空性
第二节 致词
（三）欢送词的格式和写法
欢送词同欢迎词一样，也由标题、称呼、正文和落款四部分组成。
1.标题
标题的写法一般有两种：单独以文种命名，如《欢送词》；由活动内容和文种名共同构成，如《在××研讨会结束典礼上的讲话》。
2.称呼
称呼要求写在开头顶格处，要写出宾客的姓名称呼，如“尊敬的各位先生们、女士们”、 “亲爱的××大学各位同仁”等。
3.正文
欢送词的正文一般由开头、主体和结尾三部分构成。
第二节 致词
（1）开头。开头通常应说明此时在举行何种欢送仪式，发言人是以什么身份、代表哪些人向宾客表示欢迎的。
（2）主体。欢送词在这一部分要回顾和阐述双方在合作或访问期间在哪些问题和项目上达成了一致的立场、取得了哪些有突破性的进展，陈述本次合作交流中双方的合作和交流给双方带来的益处，阐述其深远的历史意义，表达欢送之情，期待再次合作，并发出邀请，如“欢迎你们在方便的时间再次来做客”、“祝大家一路顺风”、“愿我们友谊长存！”
（3）结尾。通常在结尾处再次向来宾表示真挚的欢送之情，并表达期待再次合作的心愿。亲朋远行尤其要表达希望早日团聚的惜别之情。
第二节 致词
4.落款
欢送词在落款处要署上致词的单位名称，致词者的身份、姓名，并署上成文日期。
（四）欢送词写作的注意事项
第一，称呼用尊称，注意宾客身份，致辞要恰到好处，感情要真挚、诚恳且健康。
第二，措辞要慎重，勿信口开河，要尊重对方的风俗习惯，以免发生不该发生的误会。
第三，语言要精练、热情、友好、温和、礼貌。
第四，篇幅不宜过长，要言简意赅。欢送词也是一种礼节性的社交辞令，要短小精悍，这样更宜表达主人对欢送者的尊重和礼貌。
第二节 致词
四、答谢词
（一）答谢词的含义
答谢词与欢迎词是相对的，是指在特定的公共礼仪场合，主人致欢迎词或欢送词后，客人所发表的对主人的热情接待和关照表示谢意的讲话。答谢词也指客人在举行必要的答谢活动中所发表的感谢主人的盛情款待的讲话。
（二）答谢词的特点
1.真挚性
2.简短性
3.被动性
第二节 致词
（三）答谢词的格式和写法
答谢词的写作格式和欢迎词、欢送词基本相同，由标题、称呼、正文、落款四部分组成。
1.标题
答谢词的标题一般直接采用文种名称，写“答谢词”三个字即可，也可以在其前加上致辞人姓名、职务、事由等限定性词语，也可不写标题。
2.称呼
答谢词称呼的具体写法与欢迎词、欢送词类似，人名要用全名，前加敬辞，后加头衔或“先生”、“女士”之类的称呼，做到既突出主要人物，又兼顾所有在场者。
第二节 致词
3.正文
（1）对东道主的接待表示感谢，如“我荣幸地代表我们访问团的全体成员，在这里答谢×××对我们的盛情款待。”
（2）回顾本次访问。
（3）表示美好的祝愿和希望，向接待方发出邀请或再次表达谢意。如“我衷心地希望我们之间的业务往来在未来的岁月里继续下去”、“随时欢迎你们来做客”。
4.落款
答谢词在落款处要署上致词的单位名称，致词者的身份、姓名，并署上成文日期。
第二节 致词
（四）答谢词的写作注意事项
第一，客套话与真情。在礼仪场合，必要的客套话是不能省略的，如“感谢”、“致敬”之类热情洋溢、充满真情的词语。
第二，尊重对方的习惯。在异地做客，要了解当地的民情、风俗，尊重对方的习惯。
第三，注意照应迎送词。主人已经致辞在前，客人则不能充耳不闻。答谢词要注意与迎送词的某些内容照应，这是对主人的尊重。即使预先准备了答谢词，也要在现场紧急修改补充，或因情、因境临场应变发挥。
第四，篇幅力求简短。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
一、感谢信
（一）感谢信的概念
感谢信是向帮助、关心和支持过自己的集体（党政机关、企事业单位、社会团体等）或个人表示感谢的专用书信，有感谢和表扬双重含义。写感谢信既要表达出真切的谢意，又要起到表扬先进、弘扬正气的作用。它广泛应用于个人与个人之间、个人与组织之间、组织与组织之间，用以向给予自己帮助、关心和支持的对方表示感谢。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（二）感谢信的作用
感谢信具有感谢和表扬的双重作用。它可以直接送给对方，也可以在对方所在地的公共场所张贴，还可以通过新闻媒介刊播。在一定的范围内公布，表扬和宣传受信人的精神、品质，由此引起公众的关注，扩大影响，有助于良好社会风气的形成。
（三）感谢信的主要特点
第一，感谢信都有确切的感谢对象，以便让大家都清楚是在感谢谁。
第二，表述事实要具体。感谢别人是有具体事由的，否则就会显得抽象空洞。
第三，感彩要鲜明。感动和致谢的色彩强烈鲜明，言语里充满感激之情。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（四）感谢信的分类
1.从感谢对象的特点划分
（1）给集体的感谢信。这类感谢信，一般是个人由于在困难时，受到了集体的帮助，使自己渡过了难关，走出了困境，所以要用感谢信的方式表达自己的感激之情。
（2）给个人的感谢信。这类感谢信，可以是个人，也可以是单位集体为了表达某个人曾给予的帮助、照顾而写的。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
2.从感谢信的存在形式划分
（1）公开张贴的感谢信。这种感谢信包括登报、电台广播，或电视台播报的感谢信等，总之是一种公开的感谢信。
（2）寄往单位或个人的感谢信。这种感谢信直接寄给单位或个人。
（五）感谢信的格式和写法
感谢信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
1.标题
感谢信的标题写法通常有以下几种形式：
（1）单独由文种名称组成，如《感谢信》。
（2）由感谢对象和文种名称共同组成，如《致某某剧院的感谢信》。
（3）由感谢双方和文种名称组成，如《××街道致××剧院的感谢信》。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
2.称谓
写在开头顶格处，要求写明被感谢的机关、单位、团体或个人的名称或姓名，然后加上冒号。
3.正文
感谢信的正文从称呼下移一行空两格开始写，要求写上感谢的内容和感谢的心情。应分段写出以下两个方面。
（1）感谢的事由。
（2）揭示意义。
4.结尾
结尾要写上表示敬意、感谢的话。如“此致敬礼”、“致以诚挚的敬意”等。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
5.落款
感谢信的落款署上发文单位名称或发文者的姓名，并且署上成文日期。
（六）感谢信写作的注意事项
第一，感谢信的正文务必写清得到了哪些帮助，这些帮助又产生了哪些效果。
第二，叙述事件时，要准确无误地叙述时间、地点，发生事件的其他详细情况。有时别人在做好事帮助他人时，可能自己并不在意，所以详细的叙述就尤其显得必要。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
第三，感谢信以感谢为主。所以感谢应真诚、朴素，表达谢意时要符合实际，说到做到。同时感谢时要照顾到感谢对象的一些诸如身份、年龄、性别、学历、修养等情况，以使自己的感谢可以恰到好处，切实可行。
第四，感谢信在语言上的要求是精炼、简洁，遣词造句要把握好一个度，不可过分雕饰、华丽多彩，否则会给人一种虚伪之感。在篇幅上切记不可太长，正所谓话不在多，点到为止。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
二、表扬信
（一）表扬信的概念
表扬信是用来表彰赞扬集体或个人先进的信函。它与嘉奖令、表扬性通报的区别主要在于它不是正式公文文种，没有正式公文的荣誉奖励效力。
（二）表扬信的作用
第一，鼓舞激励作用。表扬信可以使受表扬者受到鼓舞，进而激发热情。
第二，宣传教育作用。表扬信使广大群众得到教育，从而促进社会主义精神文明建设的发展。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（三）表扬信的特点
1.弘扬正气，褒奖善良
表扬信要表扬的都是那些为社会作出贡献的单位或个人，今天我们正致力于精神文明建设，“八荣八耻”是我们恪守的道德准则，所以要通过表扬好人好事来发扬无私奉献、乐于助人的精神，以期形成一股良好的社会风气。
2.表扬为主，兼顾感谢
表扬信一般均有感谢的成分，尤其是表扬的事迹同写信人有关时，更要在表扬信中表达出自己的谢意。
3.发文的公开性
表扬信可以张贴、登报，也可以在电台、电视台上播放。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（四）表扬信的分类
1.从表扬双方的关系来划分
（1）上级对下级、团体对个人的表扬。以领导机关或群众团体的名义表扬其所属的单位、集体或个人，这种表扬信可以在授奖大会上由负责同志宣读，也可以登报、广播、上电视。
（2）群众之间的表扬。这种表扬信不仅赞颂对方的好品德、好风格，也有感谢的意思，可直接寄给本人或所属单位，也可寄给报社、电台，请新闻单位帮助在报纸、广播、电视台进行宣传。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
2.从被表扬者的身份来划分
（1）对集体的表扬。对集体的表扬可以是上级领导、同级单位，也可以是群众团体，或某一个普通人。
（2）对个人的表扬。由于个人在工作中取得了优异的成绩，或为单位作出了巨大贡献，或者帮助别人解决了某些困难，因此受到单位或个人的表扬、表彰。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（五）表扬信的格式和写法
表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
1.标题
一般而言，表扬信的标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。
2.称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
3.正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
（1）交代表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要用实事说话，少讲空道理。
（2）指出行为的意义。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
4.结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对×××给予表扬。如“×××同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”。写给本人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字样写在末尾，其余的字要另起一行，顶格写。
5.落款
　　落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（六）表扬信的注意事项
第一，叙事要实事求是。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小，评价要实事求是、恰如其分。
第二，要用事实说理。要充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替动人的事迹。
第三，表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。
第四，表扬信可以以组织名义写，也可以以个人名义写。除信中给予的表扬外，也可以建议有关部门给予表扬。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
三、慰问信
（一）慰问信的概念
慰问信是以组织或个人的名义，向在某方面作出特殊贡献或遇到意外损失的集体或个人关切致意，表示问候或同情的一种书信。
（二）慰问信的作用
慰问信的作用包括：问候、安慰和鼓励。
（三）慰问信的特点
慰问信有以下三个特点。
1.发文的公开性
2.情感的沟通性
3.书信体的格式
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（四）慰问信的分类
从慰问的对象内容上看，慰问信可分为三种类型。
1.对作出贡献的集体或个人的慰问
2.对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问
3.节日慰问
（五）慰问信的格式和写法
慰问信通常由标题、抬头、正文、结尾、落款五部分构成。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
1.标题
慰问信的标题通常由以下三种方式构成。
（1）单独由文种名称组成，如《慰问信》。
（2）由慰问对象和文种名共同组成，如《给抗洪部队的慰问信》。
（3）由慰问双方和文种名共同组成，如《朱德致抗美援朝将士的慰问信》。
2.抬头（称呼）
慰问信的开头要顶格写上受文者的名称或姓名称呼。如果是写给个人的，应在姓名之后，加上“同志”、“先生”等字样，后加冒号。如“郑州市人民政府：”、“鲁迅先生：”。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
3.正文
正文要另起一行，空两格写慰问的内容。慰问的正文一般由发文目的、慰问缘由或慰问事项等几部分构成。
（1）发文目的。该部分要开宗明义，写清楚发此信的目的是代表何人向何集体或个人表示慰问。如“中共杭州市委慰问驻杭部队军烈属及转业军人”的开头：值此1999年新春佳节即将到来之际，中共杭州市委、市人大常委会、市人民政府、市政协代表全市人民，真诚地向你们及亲属表示亲切的慰问，并致以崇高的敬意。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（2）慰问缘由或慰问事项。本部分要概括地叙述对方的先进思想、先进事迹或战胜困难、舍己为人、不怕牺牲的可贵品德和高尚风格；或者简要叙述对方所遭受的困难和损失，以示发信方对此关切的程度。要表现出发信方的钦佩或同情之情。
4.结尾
结尾表示共同的愿望和决心。如“让我们携手并进，为早日实现祖国的四个现代化而共同奋斗”，又如“……困难是暂时的，最后的胜利一定属于我们！”等。接着写祝愿的话，如“ 祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等，但“祝”字后面的话应另起一行，空两格写，不得续写在上文末尾。
5.落款
慰问信的落款要署上发文单位或发文个人的称呼，并在署名右下方署上成文日期。
第三节　感谢信　表扬信　慰问信
（六）慰问信写作的注意事项
第一，要写明慰问信的对象。 如果对方是在某方面作出了特殊贡献的，信的内容就着重写赞扬，歌颂对方的功绩；如果对方是遭受灾害的集体或个人，信的内容就着重写对对方的关心和支援；如果对方是因公致伤，致残、信的内容就着重写向对方表示亲切关怀，使对方得到精神上的安慰，增强克服伤残的勇气和信心。
第二，感情要充沛真挚，语言要亲切生动。为此，在慰问信中要适当地运用抒情的表达方式。
第四节　请柬　聘书　邀请书
一、请柬
（一）请柬的概念
请柬，又叫请帖，是为邀请宾客而发出的书面通知。请柬在社会交际中被广泛应用。一些公务活动包括召开较隆重的会议需要请柬；人们在结婚、祝寿、生育或举行其他庆典活动时，为邀请亲友赴宴或与会，也常常需要发请柬给被邀请者。发请柬是为了表示对客人的尊敬，也表明邀请者的郑重态度，所以请柬在款式和装帧设计上应美观、大方、精致，使被邀请者感受到主人的热情与诚意，感到喜悦和亲切。
第四节　请柬　聘书　邀请书
（二）请柬的作用
使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，又可以表示邀请者对此事的郑重态度。凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动，均可以使用请柬。
（三）请柬的特点
1.礼仪性
请柬在实际应用中要体现对被邀请者的礼貌，表达尊重之意，以达到传递信息、沟通感情的效果，具有较强的礼仪性，语言简短、热情、文雅。
2.确指性
一般请柬的发送对象是针对特定的单位或个人，具有确指性的特点，要明确告知活动的内容、地点等事项。
第四节　请柬　聘书　邀请书
（四）请柬的分类
1.请柬按照样式划分
现在通行的请柬形式有双柬帖与单柬帖两种：双柬即双帖，将一张纸折成两等分，对折后成长方形，一为封面，写“请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、敬语、落款等；单柬帖即单帖，用一张长方形纸做成，直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。无论双帖、单帖，帖文的书写或排版款式均有横排、竖排两种。
第四节　请柬　聘书　邀请书
2.按照内容划分
（1）结婚请帖，又称婚柬帖，是专门邀请亲朋前来参加婚礼、婚宴的请柬，是目前在民间社交中运用最广、覆盖面最大的一种请柬，大多由新人的家长发出。
（2）开业请柬，专用于邀请宾客参加各种企业、公司、厂、店开业仪式的请柬。
（3）乔迁请柬，新居落成请柬，乔迁之喜，设宴庆贺，称暖房酒。邀请亲朋好友及工匠、师傅前来参加，则发出这类请柬。
（4）寿诞请柬，简称寿柬，是专门用于邀请亲友前来参加自己或自己长辈寿辰的请帖。民间一般是50周岁及50周岁以上的长辈，逢整十的生日举办寿礼、寿诞。
第四节　请柬　聘书　邀请书
（5）出生、生日请柬，民间有这样的习俗，在生儿育女或过生日时，也举行宴庆或欢聚，为自己或子女的健康成长、工作和学习成就表示祝贺，并对其未来的人生历程进行勉励。
（6）生育宴请一般是设在出生、满月、周岁等时节。请柬由家长发出。
（五）请柬的格式和写法
请柬一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。
1.标题
在封面上写的“请柬”（请帖）二字就是标准，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。双柬帖封面印上或写明“请柬”二字，一般应做些艺术加工，即采用名家书法、字面烫金或加以图案装饰等。有些单柬帖，“请柬”二字写在顶端第一行，字体较正文稍大。
第四节　请柬　聘书　邀请书
2.称呼
无论单帖、双帖，在帖文行文方面大致是一样的。帖文首行顶格书写被邀请者的姓名或被邀请单位的名称。有的请柬把被邀请者的姓名或单位名称放在末行，但也要顶格书写，如“××先生”、“××单位”等。称呼后加上冒号。
3.正文
写明被邀请者参加活动的内容，如座谈会、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼、寿诞等。应交代具体时间、地点。若有其他活动，如观看影视表演，应在请柬上注明或附入场券。
第四节　请柬　聘书　邀请书
4.结尾
要写上礼节性问候语或恭候语，如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等，在古代这叫做“具礼”。
5.落款
署上邀请者（单位或个人）的名称和发柬日期。
（六）请柬写作的注意事项
请柬的篇幅有限，书写时应根据具体场合、内容、对象，认真措辞，行文应达、雅兼备。
第四节　请柬　聘书　邀请书
第一，请柬用于邀请个人，用于集体时采用邀请书或邀请函的形式。
第二，在款式和装饰设计上应注意美观、精致、大方。
第三，活动性质极其严肃郑重而对方也不是作为客人参加时，不应使用请柬，如请某些人参加审判会等，就不应发请柬。
第四，要根据具体场合、内容、对象认真措辞，力图做到达、雅结合，不管使用哪种风格的语言，都要庄重、明白，使人一看就懂，切忌语言乏味和浮华，语言应使人感到快乐和亲切。
第四节　请柬　聘书　邀请书
二、聘书
（一）聘书的概念
聘书是聘请书的简称。它一般指机关团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用礼仪文书。
一般来讲，聘书适用于以下情况：
学校、工矿企业等在需要某方面有特长或有专业技能的人才时发出聘书。在这种情况下，往往是用人单位承担了某项工作，靠自己本单位或现有的人才资源无法顺利完成任务；或者由于企业的发展、事业的扩大，需重新聘用一些有专长、在工作中起重大作用的人。总之，这是一种对专业人才所发的聘书。
第四节　请柬　聘书　邀请书
社会团体或某些重要的活动为了提高自身的知名度、扩大影响力，常常聘请一些有名望的人加盟或参与，以期更好地开展活动，如聘请名人做顾问、做指导，或作为某项比赛的评委等，均属于这种情况。
（二）聘书的特点
1.简洁性
聘书的内容比较简单，要做到语言简洁、文字精练，但表达时一定要明确，不能使用模糊语言，如聘用时间应标明起止日期。
2.礼节性
聘书要注意礼貌问题，措辞要谦恭、客气，富有强烈的礼节性，充满热情与敬意，使对方读后能愉悦地接受邀请或聘任。
第四节　请柬　聘书　邀请书
3.庄重性
聘书的使用较为庄重，可以使用市场出售的标准样式，用笔手写，书写要求工整、美观。一般用红色或彩色纸作封里，不用白色纸张。
（三）聘书的种类
常用的聘书有临时聘书和正式聘书两种。
1.临时聘书
临时聘书是指单位在工作、生产、科研活动中，因为自身力量不足，需要聘请外单位有关人员承担某个职务或某项工作时而使用的凭证。临时聘书由单位负责人签署，任务完成后，聘书即告失效。
第四节　请柬　聘书　邀请书
2.正式聘书
正式聘书在实行聘任制的单位中使用。这种聘书又包括专业技术职务聘书和聘约书。聘约书是单位与受聘人的协议，由双方商定协议内容并由双方签署。聘约书一经签署，双方都要履行所承担的权利与义务，期满则失效。
（四）聘书的格式与写法
完整的聘书格式一般由以下几部分构成。
1.标题
聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样，有的聘书也可以不写标题。已印制好的聘书标题常用烫金或大写的“聘书”或“聘请书”字样。
第四节　请柬　聘书　邀请书
2.称谓
聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号，也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请××……”。
3.正文
聘书的正文一般要求包括以下一些内容：
首先，交代聘请的原因和请来后所需从事的工作或所要担任的职务。
其次，写明聘任期限。如“聘期两年”、“聘期自2000年2月20日至2005年2月20日”。
第四节　请柬　聘书　邀请书
再次，聘任待遇。聘任待遇可直接写在聘书之上，也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇，这要视情况而定。
最后，正文还要写上对被聘者的希望。这一点一般可以写在聘书上，但也可以不写，而通过其他的途径使受聘人切实明白自己的职责。
4.结尾
聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。如“此致敬礼”、“此聘”等。
5.落款
落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。
第四节　请柬　聘书　邀请书
（五）聘书的写作注意事项
第一，聘书要郑重严肃，对有关招聘的内容要交代清楚，同时聘书的书写要整洁、大方、美观。
第二，聘书一般要短小精悍，篇幅不可太长，语言简洁明了、准确流畅，态度要谦虚诚恳。
第三，聘书是以单位名义发出的，所以一定要加盖公章方视为有效。
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三、邀请书
（一）邀请书的概念
邀请书是党、政、军和各种学术团体在召开重大会议时常用的一种应用文体。邀请书实际上就是一种比较复杂的请柬，同样具有浓厚的礼仪色彩，它除了起请柬的作用，还有向被邀请者交代有关需做之事的作用。一般邀请书多用于集体，很少用于个人，个人一般是用请柬。
（二）邀请书的结构和写法
邀请书的写作一般包括以下五部分。
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1.标题
在纸的上方中间用大于正文的字体标出“邀请书”三个字。也可在“邀请书”三字前用小字标出邀请书的单位名称。为示喜庆，标题可作适当装饰，如饰以花边、字体用美术字等。
2.称呼
在正文的上一行顶格写被邀请者（个人或单位）名称。姓名之后可加“书记”、“校长”、“教授”等职称或“先生”、“女士”等美称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼之后加冒号。
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3.正文
在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般包括前言和事项两部分。前言只简单地说明何时何地有什么活动和邀请语就可以了，这一部分相当于一张请柬的内容。事项部分要分条列出这次活动的有关事项。具体言之，正文要写出举办活动的内容、目的、时间、地点、方式及邀请对象所做的工作等。若相距较远，还应写明交通路线以及来回接送的方式。其他差旅费及活动经费的开销来源，被邀请人所应准备的材料文件、节目、发言等也应在正文中交代清楚。
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4.结尾
写上礼节性问候语。
5.落款
在正文右下方写明邀请单位的名称和发出邀请的时间。如果单位名称在标题中已标出，这里可以从略，但为了表示郑重、礼貌，一般都是要再次注明的。邀请单位还应加盖公章，以求慎重。
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