资源简介

(共60张PPT)
本单元学习目标：
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能力目标：能够根据职业活动的实际需要，正确、规范地撰写行政公务文书。
知识目标：了解几种常见党政机关公文的概念、特点、作用、种类，重点理解和掌握它们的内容格式及写作要求，熟悉企业内部公文的使用。
素质目标：通过例文赏析和实践应用，熟悉党政机关公文及企业内部公文上传下达的作用，培养学生严谨的工作作风。
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任务一 公文初识
任务二 请示
本单元学习内容：
任务三 报告
任务四 通报
任务五 函
3
任务一 公文初识
应用导入
毕业于文秘专业的小王不久前入职于花园大酒店总办室。某日一大早收到保安部发来的请示，请求为保安部增加人员编制。小王审阅后认为该请示没有套用规范的党政机关公文格式，制发很不规范。小王准备将此文发回保安部，总办室主任阅后告诉小王，此文并没有什么不妥，因为在实际应用中，酒店除对外行文需用规范的党政机关公文格式外，还有一种使用频率非常高的“内部公文”。
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知识链接
一、党政机关公文种类及行文方向划分
1.按照公文的适用范围和用途划分，《条例》规定党政机关公文有15种：
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、
报告、请示、批复、议案、函、纪要。
2．按行文方向分
上行文、下行文、平行文
5
1．公文标题
由“发文机关+事由+文种”组成。基本格式为“××××关于××××××的××”，如：《石家庄市劳动局关于成立老干部办公室的请示》。
位置：编排于红色分隔线下空二行位置，一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2．主送机关
即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关，也称受文机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记。
二、公文主体部分的写法
6
3．正文
公文首页必须显示正文。正文是公文的主要内容，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
4．附件
附件是附在文件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。是文件的有机组成部分。
5．发文机关署名
发文机关署名，署发文机关全称或者规范化简称。
6．成文日期
成文日期是指公文形成的时间，这是公文生效的时间标志。
二、公文主体部分的写法
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7．印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
8．附注
附注所注内容主要是本文件发送、传达的范围和需要注意的事项。如是请示，在“附注”处注明联系人的姓名和电话。
二、公文主体部分的写法
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××省旅游局文件
××发〔2013〕×号
××旅游局关于转发全国假日办《关于认真做好2013年
春节假日旅游工作的通知》的通知
各设区市、扩权县（市）旅游局：
2013年春节临近，为实现春节期间假日旅游“安全、秩序、质量、效益”四统一，现将全国假日旅游部际协调会议《关于认真做好2013年春节假日旅游工作的通知》转发给你们，请结合本地旅游工作实际，认真组织抓好落实。
特此通知。
××省旅游局
2013年1月26日（公章）
××省旅游局办公室 2013年1月26日印发
（共印16份）
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[简析]
这是一篇法定公文，行文时套用了规范的公文格式。首页红色分隔线以上的部分称为版头，主要包括发文机关标志和发文字号；首页红色分隔线（不含）以下，公文未页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，未页首条分隔线以下、未条分隔线以上的部分称为版记，主要包括印发单位和印发日期。
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至 花园大酒店各部门 自 花园大酒店人力资源部
主题 关于表彰餐饮部2013年“优秀员工”的决定 日期 2013年10月16日
编号 ×××× 页数 1
关于表彰餐饮部2013年“优秀员工”的决定
餐饮部是酒店的四大部门之一，其服务质量的好坏将直接影响酒店的经济效益和社会效益。为了提高广大餐饮部员工工作的积极性和创造性，使酒店的整体效益在2013年迈上新的台阶，提高餐饮部员工的现有的薪酬水平，花园大酒店人事部在2012年的基础上，继续在餐饮部开展“优秀员工”评选活动，并提供更多的奖励和晋升机会。
本次评选活动邀请了市旅游管理部门的领导、酒店行业专家以及酒店内部推荐人员组成评委会进行评审，最后审定以下12人为餐饮部2013年“优秀员工”（优秀员工名单略）。特此通报表彰，并由××市旅游局副局长××向获奖的l2名“优秀员工”颁发荣誉证书和奖金。与此同时，由于餐饮部员工××在2013年度的优异表现，破格提升其为餐饮部部长，以资鼓励。
花园大酒店人力资源部
2013年10月16日
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[简析]
这是一篇酒店内部公文。值得注意的是，内部公文与法定公文在使用上有较大的区别，且不同单位所制定的内部公文管理办法也会有所不同。此文的格式上使用了备忘录形式，制发部门人力资源部，这些与法定公文均有不同。
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任务二 请 示
应用导入
某酒店前任强电主管离职已有一个多月的时间了，电工班负责人王强非常着急。该职位的长期空置不仅对电工班的管理工作产生了麻烦和影响，还使电工班内部对何人接替该职位的问题议论纷纷，人心浮动。为尽快解决目前出现的问题，王师傅开始在酒店内物色适合这个职位的工作人员。经过多方了解后，他认为现任酒店音响师刘磊是这一职位的不二人选。刘磊自入职酒店两年来，不仅工作兢兢业业，而且技术过硬，对酒店的各种光电系统都有过专业的学习和娴熟的操作。就此，王师傅向酒店人力资源部提出了关于举荐刘磊接任强电主管职位的请示。由于王师傅所写的请示理由充分，条理清楚并且极具说服力，很快便得到了人力资源部的答复，将现任音响师的刘磊调入电工班任命为强电主管。
案例分析：
请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的请求性公文。当本部门遇到无权决定或无力解决又必须解决的情况时，可以使用“请示”来行文，请求上级部门给予指示、决断或答复、批准。请示在酒店工作中应用十分广泛，无论是决策的制定、部门间的业务分歧，还是工作难题的解决、人财物资源的调配都需要使用“请示”与上级沟通。使用中有两种格式，一种是向外行文套用正式的党政机关公文格式，一种是酒店内部使用，套用酒店自行制定的内部公文形式。
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一、请示的种类
按照请示行文目的、内容和性质的不同，可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示。
1．请求指示的请示
这类请示用于上级主管部门明确规定必须请示批准才能处理的事宜。主要适用于以下几种情况：
（1）遇到新情况、新问题，无章可循，没有对策，需要上级机关给以指示。
（2）对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释说明。
（3）与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现分歧，需要上级机关裁决。
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2．请求批准的请示
（1）请求批准有关规定、方案、规划。依据有关规定和管理权限，下级机关制定的某些规定、方案、规划等，需要经过上级部门的批准才能发布施行。
（2）请求审批某些项目、指标。在工作中遇到人、财、物等方面的困难，自己无法解决，可提出解决的方案请上级机关审核批准，在人、财、物方面请求给予相应的调配。
（3）请求批转有关办法、措施。某职能部门在自己的职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和不相隶属机关照办，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行。
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二、请示的结构及写法
请示一般由标题、主送机关、正文、落款组成。
1．标题
（1）发文机关名称+请示事由+文种名称，如《花园大酒店保安部关于酒店停车场增加警卫的请示》，其中“花园大酒店保安部”是发文机关名称，“酒店停车场增加警卫”是请示的事项，“请示”是文种名称。
（2）请示事由+文种名称，如《关于组织酒店中层干部到瑞士学习的请示》
书写请示标题应当注意：发文机关名称，要用规范的称呼；请示标题不能写成单元标题，以“请示”作为公文标题的写法是错误的；不能将标题中的“请示”写成“报告”或“请示报告”；请示事由在写作时要避免使用“请求”“申请”等词，以防出现语义的重复。
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2．主送机关
主送机关，是指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。请示的主送机关为直属上级机关，即一般只报一个主管的领导机关。
3．正文
请示正文包括请示缘由、请示事项和请示结语三部分。
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（1）请示缘由
请示缘由即请示正文的开头部分。在这一部分中，需要写出请示的原因和理由，即请示事项的依据、目前情况、所体现的意义和作用等。请示缘由拟写的好坏直接关系到请示事项是否成立，是否可行，关系到上级机关审批请示的态度。因此，撰写请示缘由既要简明扼要，使人一目了然，又要合情合理，令人信服。
（2）请示事项
请示事项是请示正文的主体。这一部分是对需要上级机关审批的事项，进行具体的说明。因此，事项要写得具体、明确、条项清楚，如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，逐条书写，条理要清楚，重点要突出。语气要平实、恳切，既不能出言生硬，也不要低声下气、客客套套。
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（3）请示结语
作为请示的正文的结束部分，请示结语应另起段。常见的请示结语有“以上请示，请批复”“以上请示如无不妥，请批复”“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
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4．落款
包括署名和成文时间。署名应为单位全称或规范化的简称，成文时间用小写，要求书写完整，如“2013年11月25日”。
三、撰写请示应注意的问题
一文一事 单头请示
不越级请示 不抄送下级
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关于旅行社员工调薪的请示
天地实业有限公司：
天地实业有限公司美途旅行社开业已满三年，开业之初，考虑到旅行社地理位置较偏，员工招募困难，为提高对员工的吸引力，特设定较高工资标准，当时平均工资约为1550元/人（不包括主管以上管理人员）；开业至今，员工工资一直未做调整。随着近两年我市物价水平不断提高，全市最低月工资标准已经由三年前的980元提升至1300元，旅游行业一线岗位平均工资已经达到1500元。据此，美途旅行社现行工资标准已不再处于偏高水平，造成员工工作积极性下降，甚至出现老员工集体辞职、新员工招募不到的情况。
为了体现我公司的人文关怀，稳定员工队伍，有效调动员工的工作积极性，经美途旅行社总经理办公会集体研究，拟对员工薪酬做出如下调整：
一、调薪人员范围：旅行社正式职工，尚在试用期的新员工除外。
二、调薪细则：
1．岗位工资上涨100元。
2．绩效工资100元，根据当月工作表现确定是否获得。
3．工龄工资：员工满两年工龄后，每两年上涨50元/月。
4．岗位工资及绩效工资不包括××、××。
5．工龄工资包括××、××。
三、调薪时间及安排：
201×年2月1日开始实施岗位工资及绩效工资，201×年4月1日开始实施工龄工资。
妥否，请批示。
附件：员工薪金调整表
天地实业有限公司美途旅行社办公室
201×年1月6日
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[简析]
这篇请求批准的请示属正式公文，行文时需套用规范的公文格式（即制成“红头文件”）。下级部门在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或能力实施这些办法，需要上级帮助解决时，可以用到这类请示。
正文第一部分作为请示缘由回答了旅行社为员工调薪的依据，即说明了“为什么要对员工的薪金进行调整”，原因客观、具体，理由合理、充分。第二部分的请示事项采用分条列项的方式进行陈述，并采用附件的形式对员工薪金调整前后的具体情况进行了说明，既清楚、明晰，又周密、具体。整篇例文语言平实，措辞得体。
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关于更新员工服装的请示
王总监：
着工装、佩工牌上岗，是国家对星级旅游饭店的基本要求。目前我公司员工统一配发的服装已超过规定的使用年限有，有些员工的服装出现了严重破损，新入职员工也没有配发服装，只能穿自己的服装上岗。员工穿着不一，无法实施规范管理，严重影响了酒店形象。为此，特向公司申请，统一配发新工作服。
妥否，请批示。
人力资源部负责人：李芸芸
201×年10月8日
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[简析]
这是一篇内部请示。当部门的负责人向上级负责人请示工作时，为简便迅速处理某些事项，将书写的简短意见，以内部公文形式直接呈送上级负责人。内部请示不属于正式公文，故不必经过正式公文的一般处理手段，在格式上与一般的请示公文也有所区别。一是可以直接主送有关主管领导同志，二是落款应由请示的机关或部门负责人签名，不必加盖公章。形式上既可以打印，也可以手写完成。
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能力训练
一、病文修改
下文是花园大酒店行政处呈交给总经理室的一份请示，里面存在诸多问题，小组讨论并依据请示写作要求对其进行改写。
关于2014年新年晚会准备情况的请示报告
××经理：
我酒店2014年新年晚会将于31日在酒店十楼宴会厅举办，目前各部门和员工们都十分地高兴，正准备参加晚会上的活动。为了使晚会顺利进行，得花一笔钱，用于晚会评奖和演出服装的购买等，请您尽快批三千元下来。
以上请示报告，当否，请指示。
2013年12月3日 花园大酒店行政处
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能力训练
二、写作训练
花园大酒店人力资源部打算派培训部英语训导师张静、王悦、李菲前往北京参加旅游饭店职业英语等级考试，借以了解旅游饭店职业英语考试题型与深度，提高英语训导师的授课质量及英语等级测试的通过率。请你就此事以人力资源部的名义给店委会拟写一个请示。
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任务三 报 告
应用导入
花园大酒店于年初承办了天地实业有限公司饭店服务技能大赛，包括花园大酒店在内的公司下属十余家酒店都参加了本次大赛。赛后，个别参赛酒店和参赛员工对公布出来的比赛结果不认可，并将其存疑之处向总公司进行了反映。总公司就此向花园大酒店进行询问，并要求就复赛的有关情况写出书面材料上报集团公司。花园大酒店总经理办公室对此非常重视，很快将大赛有关的书面报告呈送给了天地实业有限公司。
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知识链接
一、报告的概念
是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。在日常工作中，报告的适用范围很广。向上级机关或业务主管部门反映情况、汇报工作、报送文件、报批文件、回答上级查询的问题等，都要用到报告。
二、报告的分类：
（1）工作报告，是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。
（2）情况报告，是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。
（3）答复报告，是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。
（4）递送报告，是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。
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三、报告的结构及写法
报告一般由标题、主送机关、正文、落款组成。
1．标题
报告的标题有两种写法。
（1）发文机关名称+请示事由+文种名称
如《花园大酒店关于星级复评过程情况的报告》。
（2）请示事由+文种名称
如《关于卫生监督检查整改的报告》
2．主送机关
报告的主送机关为负责受理报告的上级机关，可以是一个，也可以是几个。
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3．正文
（1）开头。主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。
（2）主体。
工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。
建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。
答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。
递送报告只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。
（3）结语。应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”，答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。
4．落款
包括署名和成文日期。正文右下方署名，成文日期标注于署名之下。
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四、报告和请示的区别
（1）行文时间不同。
（2）行文的目的、作用不同。
（3）主送机关数量不同。
（4）写法不同。请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告内容相对复杂，容量可大可小，侧重于概括陈述情况，总结经验教训，形式多样，表述灵活，结构安排不拘一格，因文而异。
（5）结尾用语不同。请示的结束语不能省略，一定要写上“以上请示，请批复”一类惯用语；报告的结束语一般写“特此报告”“以上报告，请审阅”，或者省略结束惯用语。
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关于卫生监督检查整改的报告 市卫生监督所：
一、201×年3月13日卫生监督所对我酒店进行检查，指出我酒店在卫生工作方面存在如下问题，并要求我们在一个月内对上述问题整改合格：
1．应将公共场所卫生许可证挂在前台醒目位置；
2．从事直接为顾客服务的从业人员应持有健康合格证上岗；
3．美发部应配备理发工具消毒设施，配各类头皮癣患者专用理发工具；
4．客房部设置专用茶具消毒间；
5．应对经营场所室内空气质量、微小气候、顾客用品、理发工具等进行卫生检测，每年至少一次。
二、市卫生监督所上午检查完毕后，我酒店即刻组织各部经理召开专题会议深刻剖析问题发生的原因，主要是由以下几个原因造成：
1．工作人员卫生意识淡化，缺乏卫生知识的系统学习；
2．酒店设计存在缺陷，制约相关卫生设施的使用；
3．酒店管理工作强度不大，督导执行不力。
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三、我酒店对存在问题的部门及个人提出了批评，并向全酒店通报，同时组织全体人员学习相关的法律法规，加强卫生服务意识，并制订下一步整改措施如下。
1．卫生许可证没有按要求悬挂因为酒店正在装修，工作人员临时取下，现已经恢复。
2．酒店直接为客人服务的人员没有取得健康证，是因为当日当班人员系正在实习的员工，实习员工刚刚办理试用手续正在总台熟悉情况，健康证明正在办理。现酒店责成该部门实习员工尽快办理，未办理者坚决不能上岗，不予录用。
3．美容美发部已经由专人承包，独立经营、自负盈亏，如果卫生不达标，我酒店将令其停业整顿。
4．我酒店茶具消毒间较小，根据要求，我酒店积极地在扩建茶具消毒间，功能及设施均按标准配备。将茶具集中消毒，为顾客提供卫生的用具。
5．我酒店经营场所室内空气质量……
以上各项我们努力在一个月内整改完成。下一步，我们将加强卫生管理建设，增强为客服务的观念，
积极主动做好各项服务工作，加强相关法律法规的学习。认真做好酒店内自查，及时发现问题，及时解决问题。严格遵守服务规范，从各个方面促进酒店服务工作的发展。
敬请领导再次来我酒店指导工作，并提出宝贵意见。
××大酒店有限公司
201×年3月16日 33
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[简析]
本文是一篇××大酒店向市卫生监督所就卫生监督检查整改这一问题呈上的答复报告，属于对外的正式行文。所谓答复报告，是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的一种报告类型。正文用分条列项的方式用三部分分别说明了存在的问题、产生问题的原因和具体的整改措施，与情况报告、工作报告相比，其针对性更强，内容更为集中、单一，篇幅更为短小，具有较强的时效性。
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关于报送党的群众路线教育实践活动工作总结的报告 ××省旅游局：
现将我局201×年上半年党的群众路线教育实践活动工作的总结报上，请审阅。
附：××市旅游局201×年上半年党的群众路线教育实践活动工作总结
××市旅游局
201×年×月×日
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[简析]
本文是一篇递送报告，又叫做呈报性报告，主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报。这类报告在写作上比较简单，一般用一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜即可。递送报告所报送的文件常以附件的形式附在正文之后。
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能力训练
一、病文修改
工会活动经费申请报告
工会：
由于我部今年的工作任务比较繁重，为舒缓部门内人员的工作压力，增强部门人员之间的团结和凝聚力，以及让新来的两位员工更好、更快地融入我部门的生产工作，提高员工的工作协助能力，加强组员之间的交流，使员工更快、更好地完成公司内的维修工作任务，拟进行联谊活动，现申请活动经费，请厂工会批准为荷。
另，三八妇女节将至，我部希望能给女职工发礼品一份，以示慰问。
以上报告，请批示。
工程部
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二、写作训练
根据下面提供的材料，请以花园大酒店的名义向其上级单位天地实业有限公司起草一份报告。
（1）2013年7月13日，花园大酒店发生火灾事故。
（2）事故后果：经救援人员近2个小时救援，大火被扑灭，未造成人员伤亡。但1020、1021房间损毁严重，房间内大部分物品被烧毁，直接经济损失20万元。
（3）事故原因：直接原因是客人对客房内的电熨斗使用不当，忘记断电而使电器设备过热引燃了周围的可燃物，最终引发火灾。但也与酒店员工安全意识淡漠、酒店安全制度不落实、许多安全隐患长期得不到解决等有关。
（4）今后措施：彻底排查酒店内部安全隐患；制定酒店火灾应急预案；全体员工进行消防知识培训，并定期开展消防安全演练。
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任务四 通 报
应用导入
花园大酒店工程部员工王化锋，在201×年1月27日晚值夜班期间没有严格按照工作职责要求做好六楼的夜间安全检查工作，未能及时发现设施设备存在的安全隐患，导致六楼餐厅水泵在凌晨出现爆裂，六楼大部分区域被淹。而王化锋同志因睡岗在早上4点才发现这一情况，发现事故后也未能及时通知部门领导，导致事故处理再次被拖延下来。所淹区域含三个库房，不仅库存物资浸水，损失巨大，还对酒店正常经营和运转造成了严重影响。酒店领导经研究决定对王化峰同志给予通报批评和罚款一千元的处罚决定。
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知识链接
一、通报的概念
通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时使用的公文，属下行文。通报一般可分为表彰性通报、批评性通报和情况性通报三种类型。
二、通报的结构和写法
通报一般由是：标题、主送机关、正文、落款组成。
（一）标题和主送机关
通报标题一般有两种写法：
（1）由发文机关名称、事由和文种组成，如“国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报”；
（2）由事由和文种构成，如“关于表彰优秀员工的通报”。
此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如“中共××市纪律检查委员会通报”；也有的通报标题只有文种名称，但这种通报一般仅见于张贴式通报。
除普发性通报外，其他通报均应标明主送机关。
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（二）正文的结构及写法
1．表彰性通报
（1）概括地介绍先进事迹，说明通报缘由。由于它是做出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚，而且要注意详略得当、重点突出。
（2）分析先进事迹的典型意义，并对此做出肯定性的评价，阐明所述事件的性质和意义。
（3）写明表彰决定，如通报表扬、授予荣誉称号或给予一定物质奖励等。
（4）发出希望和号召。
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2．批评性通报
（1）情况概述，即首先概括地介绍错误事实发生的时间、地点、简单经过，以及造成的经济损失和政治影响等。
（2）分析原因，主要是客观分析错误事实产生的原因，并指出错误的性质、危害及违反了哪些政策、规定。
（3）处理办法。首先要提供处理的有关依据，然后提出对主要责任者的处理决定和工作上的改进措施。
（4）提出要求或发出警戒。主要是要求被通报的有关单位或人员，从此类错误中吸取教训或向有关方面发出不要再犯类似错误的警戒。
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3．情况性通报
（1）通报的相关情况。这一部分所占篇幅相对重一些。但在写作时要注意表述准确，语言精练。
（2）分析情况和提出要求。即针对通报的相关情况，做出恰如其分的分析，并表明态度，提出今后工作的具体意见和要求。
具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析做出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性。总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。
（三）署名和成文日期
在通报正文的右下方，署以发出通报的机关单位名称，署名下面写成文日期。
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关于表扬酒店餐饮服务部员工的通报 酒店各部门：
7月24日18点正值酒店用餐高峰时突然停电，所有包厢空调无法运行。205、206包厢服务员考虑客人用餐时太热，便用扇子给客人扇风降温，此举深深感动了客人。次日客人专门致电酒店总经理：“本人在酒店宴请朋友用餐停电期间，酒店51号、81号及55号员工用扇子扇风降温，对她们热情、周到及个性化的服务表示深深的谢意。在这次用餐中看到了贵酒店的整体形象，我们会因为贵酒店有这样优秀的员工而成为忠实的客户”。
餐饮部员工51号（李晓霞）、81号（孙香玲）和55号（徐聪聪）用她们的实际行动和超值的服务赢得了客人的赞誉，彰显了酒店员工超前的服务意识，为酒店赢得客户的口碑和赞赏。酒店领导决定，对餐饮部员工沈美霞、胡珍香、徐元元给予嘉奖，并通报表扬。
望全体员向她们学习，进一步增强责任感，全面提升服务质量，共同创造花园大酒店美好灿烂的明天！
花园大酒店
201×年7月28日
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[简析]
本例文的表彰性通报在酒店多以张贴形式出现在宣传栏内或发布于酒店网站上。表扬酒店优质服务的先进人才目的在于号召大家向其学习。写法一般为：先简明介绍先进事迹，让大家明白为什么要表扬，然后对这样的行为给予高度评价，并决定予以表彰和奖励，鼓励其做出更大的贡献，同时号召大家向榜样学习。
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关于对花园大酒店的批评通报 各星级酒店：
花园大酒店作为三星级酒店，未能按照旅游星级酒店的划分与评定（GB\T14308-2010），进行管理和服务。大厅公共部位混乱无序，设施设备保养维护不到位，安全通道堆放杂物，存在重大安全隐患；酒店餐饮、会议等酒店主要服务功能外包，致使服务不到位、服务质量差，多次与客人产生纠纷并被投诉。
为切实保障消费者权益和酒店的星级服务标准，经研究决定，对花园大酒店在全行业内进行通报批评，限花园大酒店在60天内整改完毕。
石家庄市旅游局
201×年5月5日
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[简析]
这是一篇批评性通报。批评性通报主要用于对工作中出现的影响较大的错误事件、错误做法进行通报批评，借以告诫和教育人们吸取教训，引以为戒。
此类通报常见的写法为：第一部分简述错误事实或错误现象，第二部分分析错误性质或危害性，第三部分写惩罚决定或处理措施，第四部分提出告诫和要求。批评性通报的目的在于借惩罚坏典型来警戒其余。
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能力训练
一、病文修改
关于对王旭进行通报批评的通知
各室、部：
市场营销部员工某某在未履行宿舍会客登记手续的情况下，擅自将住宿外人员带入宿舍，违反公司宿舍管理规定，属严重违纪行为，经研究决定，给予通报批评一次，并扣除其本月全部绩效工资，希望其认真总结、深刻反思。
公司各部门全体住宿员工应引以为戒、规范行为，牢固树立自觉执行制度、主动维护制度的意识。严格执行宿舍管理规定，保持室内环境卫生。
201×年1月28日
花园大酒店办公室
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二、写作训练
质检部门在检查客房时，发现客房部员工黄若凡、姚蕾工作时间沉迷于手机游戏，已严重影响到工作，经研究给予通报批评。请拟写出相关通报。
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任务五 函
应用导入
花园大酒店是一所集政务商务于一体的综合性接待酒店，近期因承办吴桥国际杂技节的酒店接待工作，急需大量的人力支持。故花园大酒店决定发函，向校企合作单位石家庄信息工程学院酒店管理专业提出用人申请，希望学校能提供人力支持。
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知识链接
一、函的概念及分类
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜等。
函，按发文目的可以分为发函和复函两种；按内容和用途可以分为商洽函、问答函、请批函、批答函等。
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二、函的结构和写法
公函的格式一般包括标题、主送机关、正文、落款。
（一）标题和主送机关
公函的标题一般有两种形式：
（1）由发文机关名称、事由和文种构成。
（2）由事由和文种构成的。
主送机关即受理函件的机关、单位，应写全称。
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（二）正文
正文一般由开头、主体、结尾、结语组成。
1．开头
函的开头主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。
2．主体
函的主体主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性，如不能满足要求时，应加以解释。
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3．结尾
函的结尾向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等。
4．结语
函的结语在结尾下面另起一行。
商洽函的结语常用“恳请协助”“不知贵方意见如何，请函告”“望协助办理，并请尽快见复”“望大力协助，盼复”等。
询问函的结语常用“请速回复”“盼复”“请予函复”等。
请批函的结语常用“请审核批准”“当否，请审批”等。
答复函、批答函的结语常用“此复”“特此函复”“专此函告”等。
（三）落款
正文右下方分两行，写明发函单位和成文时间，并加盖公章。
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关于请求人才支援的函
尊敬的xx酒店管理学院领导：
您们好！
因我酒店装修改造结束，马上准备试营业，在此期间会有大量的人才需求，为了保证我酒店开业期间的正常运营，也为了促进贵校和我酒店的合作关系，现向贵学校提出用人申请，第一批时间为20×1年12月20日—20×2年1月20日，共需20人。第二批时间为2012年1月21日—2月20日，共需要学生20人。
学生实习时间为每天八小时。我酒店将派专人负责，安排免费食宿，保证学生的实习安全。同时并配合学院的教学计划，安排指导教师进行教学课程的同步学习，为学生提供管理及专业技能的培训，开阔学生视野，使其能更好地将书本上学到的知识和实践相结合，进而提高职业素养。
感谢各位领导一直以来的鼎力支持，真诚希望能与贵校合作！
花园大酒店　　　
2012年12月12日
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[简析]
这是一则用于不相隶属单位之间的商洽函。这种函多用于平行机关之间或其他无隶属关系的单位之间商调人员、联系参观学习、洽谈业务等。
例文的原由部分，开门见山地交代了发函的原因、目的，继而提出具体事项要求，第二部分又对学生到达后的安排进行了详细的安排介绍，以让学校放心。最后，结语感谢中又暗含希望尽快得到对方回复的意思。语言简洁而朴实。
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关于为花园大酒店代培保安人员的复函①
花园大酒店人事部：
贵酒店第10号来函已于10月12日收悉。关于为贵酒店代培保安人员的问题，经研究答复如下：
一、同意为贵酒店代培保安人员，人数限定l5人以内，时间为1个月，脱产学习，开学时间：2013年11月1日。
二、有关学籍管理、证书办法和学习收费标准，请参考我院《关于代培酒店保安人员的规定》中有关条款另行议定。
三、为保证培训效果，请按限定人数参加培训。如需要增加培训人数，应提前一周告知我培训部，并酌情支付一定的培训经费。
特此函复。
石家庄信息工程职业学院综合培训部
201×年10月18日
[简析] 复函，是针对对方来函问题而拟，要求所答即所问。正文写作第一句往往是引用来函发文字号、标题或主要事项，接下来针对来函所提问题进行回答。结语为“特此函复”字样。
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能力训练
一、病文修改
尊敬的石家庄信息工程职业学院酒店管理学院领导：
圣诞将至，顺致快乐！
眼看12月24日将至，平安夜来自西方，热在眼前，急在花园大酒店！我店欲在平安夜举办圣诞狂欢，奈何万事俱备，唯缺人手！今特向贵院提出用人请求，望贵院念贵我一直为校企合作单位，能派出学生帮忙三天。食宿免费，另有重谢！
跪求援助，盼贵院能出手援助，感激不尽！
花园大酒店
201×年12月23日
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二、写作训练
根据下列素材拟写文件，要求格式规范、内容具体、表达准确、简练通畅、语气得体。
1．花园大酒店培训部王主任对身为秘书的你说：“小王，咱酒店新近招聘的一批人员，急需进行餐饮、客房及前台工作内容培训，现在酒店正逢接待旺季，培训人员和场地都十分紧张，石家庄信息工程学院酒店管理学院的专业老师素有经验，你来写个正式文书，请他们给办个培训班吧。记着格式一定要规范啊。”
2．石家庄信息工程学院酒店管理学院接到《花园酒店关于培新员工的商洽函》（花园函字〔2012〕5号）文件后，同意为其开办培训班，请你以该院名义回复花园大酒店。

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