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第1章 绪论
学习目标：
在学习完本章后，你应该能够：
了解秘书与秘书工作的基本概念、特点与原则；
明确秘书工作发展趋势和自己努力的方向；
熟知秘书应具备的基本素质与职业道德要求；
掌握布置、优化办公环境、维护办公安全的基本要素与方法。
【引例】 我和微软的成功因为有露宝
1.1 秘书与秘书工作概述
1.1.1 秘书的含义
1）我国秘书的由来
2）国外秘书的含义
3）现代秘书的含义
广义的秘书是指在领导身边或专门机构工作，以办文，办会或完成组织、领导交办任务为工作内容的专门人员。狭义的秘书指从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事物并为领导决策及其实施提供服务的人员。
1.1.2 秘书的类别
1）按职业性质可分为
（1）政务秘书
（2）商务秘书
2）按服务对象可分为
（1） 公务秘书
（2） 秘人秘书
此外，还可按组织内部分工分为：机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书等。
1.1.3 秘书工作的含义与内容
秘书工作是指秘书部门和秘书人员为组织、领导或雇主提供的各种综合性、辅助性管理活动的总和。
秘书工作的主体内容归结起来可以分为办公室管理、工作安排、接待、办文、办会、调研、信息、协调、信访、通讯、档案管理、辅助决策等几个方面。
1.1.4 秘书工作的特点
1）从属性
2）辅助性
3）综合性
【补充阅读材料1-1】 不管部
4）政策性
5）机要性
【小思考1-1】是谁泄了密？
1.1.5 秘书工作的原则
要坚持实事求是的基本原则。除此以外，还要做到以下几点：
1）服务领导与服务群众相结合
2）综合性与专业性相结合
【案例分析1-1】“文件”风波
3）被动性与主动性相结合
4）事务性与参谋性相结合
5）抓常规工作与突击工作相结合
1.1.6 我国秘书工作发展的趋势
1) 秘书工作职业化
2）参谋职能强化
3）办公手段现代化
1.2 秘书素质与职业道德
1.2.1 秘书的政治理论素养
1）坚持正确的政治方向，具备较高的政策理论水平
2）加强世界观的改造，形成正确的价值观
3）养成实事求是的工作作风、增强事业心和责任感
1.2.2 秘书的心理素质
第一，秘书人员要努力提高自己的思想觉悟，树立正确的人生观，保持积极、健康向上的情绪状态。
第二，要正确认识、评价自己并在此基础上确定合理的奋斗目标，将自己的理想抱负与从事的工作结合起来。
第三，要克服不良心理影响。
第四，要培养健康的兴趣、爱好来克服不良的嗜好。
【补充阅读材料1-2】
秘书应对领导不当批评的策略
1.2.3 秘书的知识结构
1）基础知识
2）专业知识
3）相关知识
1.2.4 秘书的能力结构
1）分析判断能力
2）表达能力
3）沟通协调能力
4）组织管理能力
5）应变能力
6）社交公关能力
1.2.5 秘书的职业道德
（1）忠于职守，自觉履行各项职责；　
（2）办事公道，热情服务；　
（3）兢兢业业，甘当无名英雄；　　
（4）服从领导，当好参谋；　　
（5）实事求是，讲究实效；　　
（6）奉公守法，不假借领导名义以权谋私；　
（7）遵守纪律，保守国家机密；　　
（8）谦虚谨慎，文明礼貌；　　
（9）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；
（10）钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
【案例分析1-2】爱贪小便宜的秘书
1.3 秘书的办公环境
秘书的办公环境是指秘书部门和秘书人员工作所处的外部条件的总和，它包括自然环境和人文环境。自然环境由办公场所的地理位置、建筑设计和室内空气、光线、色彩、办公室布局、办公设备和办公用品的摆放等因素构成；人文环境则主要包括文化、教育、人际关系等因素。舒适安全的办公环境使人神清气爽，有利于提高工作效率；相反，嘈杂纷乱的环境则让人心情压抑，影响工作。
1.3.1 办公环境的布置与美化
1）办公环境布置的程序
（1）根据部门的工作内容与性质，确定是采用开放式布局还是封闭式布局；
（2）按人员职数及其办公所需的空间，设定其空间大小（因工作性质而异，一般而言，人均办公空间大者3～10平方米，普通者1.5～8平方米即可）；
（3）明确部门和人员职责，按部门及各员工间的关系，决定其位置；
（4）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅及相关办公设备并列表记载；
（5）绘制办公室座位布置图，报相关领导同意后依图布置。
2）办公环境布置的注意事项
（1）办公场所应远离嘈杂之地，以保持安静。需要使用嘈杂设备的单位，应设于偏僻之处，以避免干扰其他部门。
（2）工作联系紧密的部门和人员，应置于相邻的位置，便于沟通联系。
（3）工作流程强的单位，各办公单元应按流程顺序布置，避免倒退、交叉以提高效率。
（4）公告板、公示栏需刊载内部人员的周知事项，应置于出入办公场所的必经之地。
（5）自动饮水机、清洁工具等应置于僻静处。
（6）尽量配备相同规格的桌椅、档案柜，以增进美观，并促进员工间的平等感。
（7）主管应位于部属座位之后，以便于主管观察工作地点发生的事情。
（8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面对面。
（9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的照明光源。
（10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近电源与热源。
（11）装设充足的电插座，供办公室设备与机器使用。
（12）应预留充分的空间，为员工提供休息场所，也能避免过于拥挤带来的压抑感。
3）办公环境的美化
（1）光线。光线是办公室环境的重要因素之一，应使人感到充足、舒适为宜。光源一般包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康，但也不宜过强，如果阳光直射办公场所，应用薄窗纱进行遮蔽。因早晚光线不一，因此需有其他人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。
（2）色彩。一般而言，办公室的色彩不宜过于艳丽，以单色化为好，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和，而较地毯浅的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。灯饰，壁画等则可采用鲜艳的颜色。有时，配以适当的花卉盆景会起到意想不到的效果。
同时，不同地点，对色彩的要求也不一样：
普通办公室：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜用冷色，其他墙壁用暖色。
会议室：以浅色与中性的颜色为宜。
会客室：以欢愉的、中性的颜色为宜。
走廊：因缺少自然光线，应采用鲜亮的色彩。
休息室：男性以蓝色为宜；女性以淡红色为宜。
（3）空气。办公空气要清新、自然，重点要调节好空气的温度、湿度与清洁度。
办公室的温度应控制在20℃～27℃之间为宜。
办公室理想的相对湿度是40%～60%。办公室的空气清洁度，则需要我们经常打开门窗来保持。
（4）声音。要保持办公室的安静应注意以下几点：① 将办公室置于安静之处，远离嘈杂拥挤之地；② 办公室装修时尽量采用隔音材料；③ 尽量消除或减少声源：在打字机与计算机底下置毛垫，给办公室桌椅的脚安置皮垫，给机器、档案柜、门涂上一些润滑剂，减少不必要的谈话，养成相互低谈的习惯等等；④ 按照工作流程布置座位，以减少往返走动之声；⑤ 设置专门的会客室；⑥ 如果条件允许，可以播放一些轻柔的音乐，以减轻心理与视觉的疲劳。
1．3．2 办公环境的安全防护
1）办公室常见的安全隐患
（1）办公室过度拥挤，容易导致物品倾倒；
（2）家具和设备摆放不当，突出的棱角未作处理；
（3）地面不干燥，未采取相应的防滑措施；
（4）电线磨损裸露、老化、拖曳未及时更换或清理；
（5）电路负荷过大；
（6）楼梯踏板或扶手损坏未及时修复；
（7）柜顶放置的物品过多、重心不稳；
（8）防火设施不全、安全通道不畅；
（9）在没有防护的条件下独自抬举重物；
（10）站在旋转椅上取放物品；
（11）在密闭的容器里烧火、倒水；
（12）用过湿的抹布擦拭电器；
（13）未经培训私自使用设备；
（14）乱丢烟头；
（15）私接电线；
（16）在电器或取暖器上烘烤衣物；
（17）未安置相应的防盗设施；
（18）门窗损坏未及时修理；
（19）进出办公室未关好窗户、锁好抽屉和大门；未随手切断水源、电源；
（20）贵重物品和机密文件随意放置。
2）办公环境的安全防护措施
（1）建立安全防护值班制度，定期检查办公设施，清查隐患，作好记录，整改落实；
（2）加强安全防护教育，让员工熟知安全制度，了解常见隐患内容，掌握常见事故的应对措施；
（3）增强员工的防护意识，养成良好的安全习惯，比如上下楼梯要握紧扶手，切勿奔跑，不在办公室打闹等。
【模拟操作1-1】
1.3.3营造和谐的人文环境
1）人际环境
人际环境是影响秘书工作行为的活的因素，直接关系到工作效率。聪明的秘书人员总会想方设法营造良好的人际环境。
（1）与领导、同事保持目标一致。
（2）努力融入团队之中。
（3）行动上保持一致。　
2)气氛环境　
气氛环境通常指反映成员之间相互亲近程度的一种非排斥性的情感环境。和睦的气氛是以相互理解、相互尊重、相互信任、相互支持为特征的。和睦的气氛对工作顺利开展十分重要，办公室每个成员都应善于调节自己的心情，克服消极情绪，努力使自己在任何情况下都保持良好的心境。　　
3）工作作风　　　
工作作风是良好的人文环境作用于工作目标的具体体现。它是办公室成员在共同的目标与认识的基础上，经过长期共同努力，逐步形成的一种较稳定的精神状态和具有一定特色的行为规范环境。秘书的工作作风就要是非标准鲜明、工作态度积极热情，处事认真严谨，办事实事求是，不怕困难并富有创新性。

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