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第三章 公务文书写作（二）
　 报告
　请示
　批复
通知
　通报
函
会议纪要
第一节 报告
报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，
回复上级机关询问的常用公文。
第一节 报告
一、报告的分类
（一）按报告的内容分类
1.工作报告
2.情况报告
3.答复报告
4.报送报告
（二）按报告的要求分类
1.呈报性报告
2.呈转性报告
二、报告的特点
（一）单向性
（二）陈述性
（三）建议性
第一节 报告
三、报告的主体结构与写法
报告的主体结构一般由标题、主送单位、正文、
发文单位署名、成文时间和发文单位印章组成。
第一节 报告
第一节 报告
（一）标题
报告的标题由发文单位、发文事由、文种三部
分构成。
如：中共中央纪律检查委员会关于清理党政
干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报
告
第一节 报告
（二）主送单位
报告应标明主送单位，一般是上级主管部门或业务主
管部门。
式样参见教材本节例文。
第一节 报告
（三）正文
报告的正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部
分组成。
报告缘由主要交待报告的起因、理由或目的、意义
等，是正文的开头。
报告事项即正文的主体内容，主要写清基本情况、
措施与办法 、成效与问题、经验与教训、打算与设想等。
报告尾语往往以“特此报告”做结尾。
第一节 报告
1．工作报告
综合性报告的正文要把握三点：开头，概括说明全
文主旨，开门见山，将一定时间内各方面工作的总情况，
如依据、目的，对整个工作的估计、评价等做概述，以
点明主旨；主体，内容要丰富充实，作为正文的核心，
将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，
分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实
又概括；结尾，要具体切实，写工作上存在的问题，提
出下一步工作具体意见。
第一节 报告
专题性报告的正文可采用“三段式”结构法。以反映
情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今
后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要
写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因
工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生
错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进
措施等。
例文：参见教材41—42页例文1
第一节 报告
2．情况报告
情况报告的正文也分三部分。开头交代发文的缘由，
概括介绍发生的情况和出现的问题，一般写得简洁利落；
主体着重反映重要的情况或重大的问题，一般要对事情
发生、经过、造成的后果以及原因做简要分析，并提处
理意见或对策。结尾一般常用“特此报告”等用语结束全
文。
例文：参见教材第43—第44页例文2
第一节 报告
3．答复报告
答复报告的正文比较简单，首先引述上级机关来
文的有关信息，交代答复的原由；然后针对询问，明确
答复，写清事情的基本情况，分析原因，做出处理的具
体意见。这类报告是被动行文，答复要谨慎，避免答非
所问；结尾一般用“特此回复”“以上答复请审阅”等用语。
例文：参见教材第45页例文3
第一节 报告
4．报送报告
报送报告的正文通常非常简略，只需写明“现
将 ×××× 报上，请指正（请查收）”即可。真正有意
义的内容都在所报送的文件里。
例文：参见教材第46页例文4

第一节 报告
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在报告正文的右下角标识报告的发文单位名称、成
文时间，并加盖发文单位印章。
式样参见教材本节例文
第一节 报告
四、报告的写作要求
（一）严格使用文种
（二）材料要真实
（三）主旨要鲜明
第二节 请示
请示是适用于向上级机关请求指示和批准的公文。
第二节 请示
一、 请示的分类
根据请示的内容、性质不同，请示可分为以下四类。
（一）请求指示的请示 如P53例文3
（二）请求批准的请示
（三）请求帮助的请示 如P52例文1
（四）请求批转的请示 如P52--P53例文2
第二节 请示
二、请示的特点
（一）针对性
（二）呈批性
（三）单一性
（四）时效性
第二节 请示
三、请示与报告的区别
（一）行文时间不同
（二）行文目的和作用不同
（三）篇幅容量不同
（四）对上级机关的要求不同
第二节 请示
四、请示的主体结构与写法
请示的主体结构一般由标题、主送单位、正文、发
文单位署名、成文时间和发文单位印章组成。
第二节 请示
（一）标题
请示的标题由发文单位名称、发文事由、文种三
部分构成。
如：××市人民政府关于增拨抗震抢险救灾物资的
请示
第二节 请示
（二）主送单位
请示应标明主送单位，且主送单位只有一个，即直
接解决问题的上级主管部门。即使其他机关需要了解请
示内容，也只能用抄送形式告知。其书写格式与一般公
文相同。
式样参见教材本节例文。
第二节 请示
（三）正文
请示的正文一般由请示缘由、请示事项和请示结束
语三部分构成。
第二节 请示
请示缘由
请示缘由是请示事项能否成立的前提条件，也是上
级机关批复的根据。故原因要客观、具体，理由要合理、
充分，为上级机关有针对性地批复提供充分的依据。
第二节 请示
请示事项
请示事项请示的核心部分，主要说明请求事项。行
文时要向上级机关提出具体请求，或向上级机关提出自
己对解决问题的态度或意见。这部分内容要单一，只宜
请求一件事，以便上级机关给予明确批复。
第二节 请示
请示结束语
结束语是请示的要求部分，应另起一段书写。常用
“当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示，请予审批”或
“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”
等习惯用语明确提出请示要求。
例文：参见教材第52—53页例文1-3
第二节 请示
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在请示正文的右下角标识请示的发文单位名称、
成文时间，并加盖发文单位印章，以示生效。
式样参见教材本节例文。
第二节 请示
五、请示的写作要求
（一）一文一事
（二）不得多头请示
（三）一般不能越级
（四）不得直接送交某个领导
（五）语气要平实，恳切
第三节 批复
批复是答复下级机关的请示事项时使用的公文。因
请示事项单一，是一事一请示，因此针对请示的批复也
必然是内容单一，请示什么就批复什么。
第三节 批复
一、批复的分类
批复与请示相对应，因此根据请示的类别可以将批
复分为以下两种。
（一）指示性批复
（二）批准性批复
第三节 批复
二、批复的特点
（一）被动性
（二）针对性
（三）集中性
（四）明确性
（五）依据性
第三节 批复
一、批复的主体结构与写法
批复的主体结构一般由标题、主送单位、正文、发
文单位署名、成文时间和发文单位印章组成。
第三节 批复
（一）标题
批复的标题一般由发文单位名称、发文事由、文种三部
分组成。
需要注意的是，有些批复往往在标题中明确表示对请示
事件的意见和态度，如《国务院关于同意 ×× ×的批复》，
其中“同意”两字就是用来表明态度和意见的。如果请求事项
得不到批准，则标题中一般不出现标明“态度和意见”的词语，
往往在正文中再表态。如果是答复请求指示的请示，也无须
在标题中表态。
第三节 批复
（二）主送单位
批复要标明主送单位，且只有请示单位一个。如果
所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如
下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位；
二是将批复抄送有关单位；三是将有关意见另用“通知”
行文，将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
其书写格式与一般公文相同。
式样参见教材本节例文

第三节 批复
（三）正文
批复的正文由引语、批复事项、结尾三部分组成。
第三节 批复
引语
批复引语是指对来文请示事项、发文字号、发文日期等
的引述。意在引出批复对象，体现批复的针对性。它位于开
头第一段或开头第一句。通常引用方法是：一是引用下级机
关来文的日期、来文名称、来文字号（三者中任意两项即
可），如：“《关于报送东北地区振兴规划的请示》（发改规
划2007〕1674 号）收悉。”二是简要引述来文事项，如：“国
家发展改革委《关于调整国家重点生态功能区范围的请示》
（发改规划〔2016〕1381 号）收悉”。
第三节 批复
批复事项
批复事项是批复的核心部分，是针对请示内容所做
的明确答复和一些简要要求，
一般要先表明同意与否的态度，再阐述有关的理由。
如果同意，必要时还可以给予一定的指示；如果不同意，
则要说明理由，并且做出应该如何处理的指示，使下级
机关有所遵循。
第三节 批复
结尾
批复的结尾一般要使用规范性的结束语，如“此
复”“特此批复”“此复，望执行”等。但也可不写，视具体
情况而定。
例文：参见教材第58页—第60页例文1-2
第三节 批复
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在批复正文的右下角标识批复的发文单位名称、成
文时间，并加盖发文单位印章，以示生效。
式样参见教材本节例文。
第三节 批复
四、批复的写作要求
（一）慎重及时
（二）针对请示答复
（三）明确态度
第四节 通知
通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关
单位周知或者执行的事项，批转、转发公文时使用的公
文。
通知是运用最为广泛的下行文，在党政机关、企事
业单位、人民团体的公务活动中，起着承上启下、联系
内外的作用。

第四节 通知
一、通知的分类
（一）发布性通知 如第67页例文1
（二）指示性通 如第67页例文2
（三）批转、转发性通知 如第69页例文3
（四）知照性通知
（五）会议通知 如第69页例文4
第四节 通知
二、通知的特点
（一）功能多样
（二）运用广泛
（三）执行性强
（四）时效性严
第四节 通知
三、通知的主体结构与写法
通知的主体结构主要由标题、主送单位、正文、发
文单位署名、成文时间和发文单位印章组成。
第四节 通知
（一）标题
通知的标题由发文单位名称、发文事由、文种构成。
如：国务院办公厅关于进一步做好治理开发农村
“四荒”资源工作的通知
注意：标题中除发布、转发法规规定性文件外，一
律不使用书名号；当被转的公文是“通知”时，标题中只
需保留一个“通知”即可，其他的“通知”一律去掉。 如
“× 市关于转发人事部关于 × 同志恢复名誉的通知
的通知”应改为 “ × 市转发人事部关于 × 同志恢复名
誉的通知”。
第四节 通知
（二）主送单位
通知的发文对象比较广泛，因此，主送单位较多。
其书写格式与一般公文相同，要注意对主送单位类别进
行合并，保证称谓简洁明了。当主送单位名称过多导致
公文首页不能显示正文时，应在版记中做规范处理。
式样参见教材本节例文。
第四节 通知
（三）正文
通知的正文是通知的核心部分，一般由通知缘由、
通知事项、通知要求三部分构成。但不同种类的通知，
其正文的写法有所不同。
第四节 通知
发布性通知
发布性通知的正文较简单，开头写明发布的意义和
目的，主体写明发布对象的名称，最后提出执行要求即
可。但有的发布性通知写的很简单，直接写明发布对象
名称，提出执行要求即可。
例文：参见教材第67页例文1.
第四节 通知
指示性通知
指示性通知的正文由发文缘由、指示事项和要求
三部分构成。开头写发文缘由，主要是交代发文的目的、
意义或依据，然后用“特作如下通知”或“特通知如下”这
样的过渡词引出指示事项。指示事项要讲明道理，明确
任务，提出具体的措施和办法。通知要求部分要写出贯
彻执行的具体要求，如在指示项中已写明，要求部分也
可不写。
例文：参见教材第67页例文2
第四节 通知
批转、转发性通知
批转、转发性通知的正文写法大体相同。正文由通
知本身和被批转、转发的文件构成。通知本身称为“批
语”，把被批转、转发的文件看作是通知的主体内容。批
语的内容主要有以下三个方面。
第一，说明批转的目的或陈述转发的理由。
第二，对受文单位提出贯彻执行的具体要求。
第三，根据具体情况做出补充性的规定。
被批转、转发的文件要以附件形式处理。
例文：参见教材第69页例文3。
第四节 通知
知照性通知
知照性通知使用广泛，体式多样，正文交代清楚知
照事项即可。
练习：请同学们从生活中找出一份知照性通知，并
对其认真分析。
第四节 通知
会议通知
会议通知正文一般要写清楚以下要素：会议名称、
开会时间及地点、会议任务、参加人员范围及人数、入
场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料，
以及其他要求事项。如果事情严重，时间紧迫，可注明
“紧急通知”，以提请到会单位和到会者注意。
例文：参见教材第69页例文4
第四节 通知
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在通知正文的右下角标识通知的发文单位名称、成
文时间，并加盖发文单位印章，以示生效。
式样参见教材本节例文。
第四节 通知
四、通知的写作要求
（一）较强的执行性
（二）简洁的语言要求
（三）明显的时效性
第五节 通报
通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神
和告知重要情况的公文。

第五节 通报
一、通报的种类
（一）表彰性通报 如教材第78页例文2
（二）批评性通报 如教材第79页例文3
（三）情况通报 如教材第77页例文1
第五节 通报
二、通报的特点
（一）教育性
（二）典型性
（三）时效性
第五节 通报
三、通报的主体结构与写法
通报的主体结构一般由标题、主送单位、正文、发
文单位署名、成文时间和发文单位印章构成。
第五节 通报
（一）标题
通报的标题由发文单位名称、发文事由、文种三
部分组成。
如：教育部考试中心 MBA 阅卷情况通报
第五节 通报
（二）主送单位
除普发性通报外，其他通报应标明主送单位，其
书写格式与一般公文相同。
式样参见教材本节例文。
第五节 通报
（三）正文
通报的正文一般由通报的缘由、通报决定、提出
希望和要求三部分构成。不同类别的通报，其内容和写
法有所不同。
第五节 通报
表彰性通报
该类通报一般在正文开头部分概述事件情况，说明通报
缘由。由于正文开头部分是通报的依据，因此要求把表扬对
象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个
人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得
当、重点突出。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐
明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部
分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。
例文：参见教材第78页例文2
第五节 通报
批评性通报
关于个人的通报批评，其写法同表彰性通报基本一样，
要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，
最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。
关于单位的通报批评，该通报旨在通过恶性事故的性质、
后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到
指导面上工作的目的。所以，正文主要包括叙写事实、分析
原因、提出要求和改进措施等项内容。
注意：有些批评性通报，针对共性问题提出批评，写
作中以概括为主，一般和情况通报写法相近。
例文：参见教材第79页例文3
第五节 通报
情况通报
该类通报主要起着沟通情况的作用，旨在使下级单位和
群众了解面上的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局
工作的开展。正文主要包括两项内容，一是通报有关情况，
二是分析并得出结论。具体写作时，有的是先摆情况，再进
行分析得出结论；有的是先通过简要分析得出结论，再列举
情况说明结论的正确性和针对性。总之，情况通报写法多样，
如何表述可因事而异，无须强求一律。
例文：参见教材第77页例文1
第五节 通报
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在通报正文的右下角标识通报的发文单位名称、
成文时间，并加盖发文单位印章，以示生效。
式样参见教材本节例文。
第五节 通报
四、通报的写作要求
（一）内容真实
（二）决定恰当
（三）语言庄重
第六节 函

函是用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答
复问题、请求批准和答复审批事项时使用的公文。
第六节 函
一、函的分类
（一）按文面规格分
函可以分为公函和便函。公函用于机关单位正式 、 的公务活
动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，
没有公文格式要求。
（二）按行文方向分
函可以分为去函和复函。去函是主动发出的函；复函则是回复
对方所发出的函。
（三）按行文内容分
函可以分为商洽函、询问答复函、请批函。商洽函是平行机关
或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函；询问答复函是
不相隶属机关之间询问、答复处理有关问题的函；请批函是向不相
隶属的业务主管部门或不相隶属的机关单位请求批准某些业务事项
的函。
第六节 函
二、函的特点
（一）使用的广泛性
（二）内容的单一性
第六节 函
一、函的主体结构与写法
函的主体结构一般由标题、主送单位、正文、成文
时间和发文单位印章构成。
第六节 函
（一）标题
函的标题由发文单位名称、发文事由和文种三部
分构成。
如：国务院办公厅关于同意建立农村留守儿童关爱
保护工作部际联席会议制度的函
第六节 函
（二）主送单位
函要标明主送单位，其书写格式与一般公文相同。
式样参见教材本节例文。
第六节 函
（三）正文
函的正文由开头、主体、结尾三部分组成。
第六节 函
开头
函的开头写法因类别不同而不同，一般去函的开头
主要说明发函的缘由，常常是首先概括交代发函的目的、
根据、原因等内容；然后用“现将有关问题说明如下：”
等过渡语转入下文。复函的开头，一般首先引述来文的
标题、发文字号等相关情况，类似于批复中对来文引述
的方法；然后再交代根据，以说明发文的缘由。
第六节 函
主体
主体是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函
的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无
论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关业务主管
部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需求、
问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事
项的针对性和明确性。
第六节 函
结尾
函的结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。如
果是要求对方答复的，可用“即请函复”“请函复”；如果
不要求对方回答，可用 “特此函告”；如果是复函，可用
“特此函复”“此复”等语。
例文：参见教材第84——第85页例文1-3
第六节 函
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在函的正文右下角标识函的发文单位名称、成文时
间，并加盖发文单位印章，以示生效。
式样参见教材本节例文。
第六节 函
四、函的写作要求
第一，行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和，
不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维。
第二，复函的行文要有针对性，答复要明确。
第三，行文要及时，特别是复函更应该迅速、及时，
以保证公务等活动的正常进行。
第七节 纪要
纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文，
是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理
而成的。它可以上报，向上级单位汇报会议情况和结果；
也可以发给同级或下级单位，传达会议精神或议定事项，
要求有关单位认真执行。
第七节 纪要
一、纪要的分类
（一）办公纪要 如教材第91页例文
（二）专题纪要
第七节 纪要
二、纪要的特点
（一）纪实性
（二）综合性
（三）指导性
（四）称谓的特殊性
第七节 纪要
三、纪要的主体结构与写法
纪要的主体结构较为灵活，可按照《党政机关公
文格式》（GB/T9704—2012）中“公文特定格式”执行，
也可根据实际制定。
第七节 纪要
（一）标题
纪要的标题写作常见有以下写法。
1．公文式标题
一般由会议名称、文种组成。
如：全国农村工作会议纪要
2．双标题
一般由正标题、副标题组合而成。正标题要揭示纪要的
主要内容，副标题补充说明会议名称、文种等。
如：维护财政制度，加强经济管理——×× 座谈会议纪
要
第七节 纪要
（二）主送单位
纪要可不标注主送单位。如需标注主送单位时，其
书写格式与一般公文相同。
式样参见教材本节例文。
第七节 纪要
（三）正文
纪要的正文分为前言、主体、结尾三部分。
第七节 纪要
前言
简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、
目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、会议
的基本议程、主要活动和会议的结果等内容。
第七节 纪要
主体
主体是纪要的核心部分，要阐述会议主要精神，即会议讨论的问题和
意见、结论和决定，以及对今后工作所提出的要求，从而把会议的主要精神
和成果全面、具体、详尽地反映出来。常见的写法有以下两种。
第一种是概述式，就是把会议的发言、讨论的情况围绕中心内容归纳概
括成几个部分，分条分段或冠以小标题进行排列，标明层次，然后对各个部
分做完整系统的说明和阐述。这种写法的优点是：拟写灵活，纲目清晰，层
次分明，便于将问题讲深讲透。
第二种是发言记录式，即按会议的发言顺序，把发言者的要点如实摘录
完整，比较客观具体。一般小型会议、专业性会议或座谈会的纪要多采用此
种写法。
第七节 纪要
结尾
结尾一般提出号召，要求贯彻会议精神，完成会议
提出的工作任务。有的纪要也可以不写结尾，一个问题
写完即结束全文。
例文：参见教材第91页例文。
第七节 纪要
（四）发文单位署名、成文时间和发文单位印章
在纪要正文右下角标识纪要的发文单位名称、成文
时间，并加盖发文单位印章，以示生效。如在标题之下
已标识成文时间，此处可不再标识。
式样参见教材本节例文。
第七节 纪要
四、纪要的写作要求
（一）掌握会议的全部情况
（二）抓住要点，突出会议主题
（三）文字简洁明快
（四）层次清晰，脉络分明

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