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第四章 事务文书写作
01
计划
02
总结
03
简报
会议记录
调查报告
计划是党政机关、企事业单位、社会团体或个人在一定时期内，为了完成某项事务，预先制定的具体的行动安排，包括对数量、质量和时间的要求，也包括对完成任务所采取的措施等。
第一节 计划
计划包含的种类较多，常见的规划、设想、打算、要点、意见、方案、安排等都属于计划的范畴，由于内容等方面的要求不尽相同，因此所使用的名称也不相同。
计划的分类
计划的不同名称
（一）根据内容不同
有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、分配计划、销售计划等。
（二）根据范围不同
有班组计划、单位计划、地区计划、国家计划等。
（三）根据时限不同
有周计划、旬计划、月计划、季计划、年计划等。
（四）根据形式不同
有条文式计划、表格式计划、条文与表格结合的计划。
（五）根据性质不同
有综合计划和专题计划。
（一）目标性
（二）预见性
（三）可行性
（四）规范性
计划的特点
计划的结构一般由标题、正文、落款三部分构成 。
计划的结构与写法
（一）标题
1.完全式标题（公文式标题）
由制订单位名称、计划时限、计划内容和文种四个部分组成，如《×× 大学 2016—2017学年第一学期期末考试安排》。
2．非完全式标题
计划的非完全式标题是在完全式标题之上的简化。
计划的结构与写法
（一）标题
第一种由制定计划单位名称、计划内容和文种三部分组成，如《××省工业结构调整规划》。
第二种由计划时限、计划内容和文种组成，如《2016 年防汛工作计划》。
第三种由内容和文种组成，如《教师考核工作计划》。
计划的结构与写法
（二）正文
通常包括前言、目标和任务、措施和步骤、结语等。
1．前言
简明扼要地写出制订计划的原因、依据，并对基本情况进行说明分析。
语言力求简明，篇幅不宜过长，解决“为什么”的问题。
计划的结构与写法
（二）正文
2．目标和任务
这一部分同下面的“措施和步骤”是计划的核心部分。
解决“做什么”和“做到什么程度”的问题。
3.措施和步骤
措施主要是指达到既定目标需要采取
什么方法，动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，人力财力物力如何调配、布局，各阶段如何配合、衔接等。
步骤是指工作的程序和时间安排，每项目标和任务，在完成过程中都有其阶段性。
计划的结构与写法
（二）正文
4．结语
这是全文的总结，一般在正文的末尾提出希望和号召。有的计划也可不写结语，计划事项写完后自然结束。是否写结语，要根据计划的具体情况而定。
（三）落款
落款是指计划正文完成之后，在正文的右下方要注明制订计划单位名称和制订计划的日期。如果标题中已出现单位名称，此处注明制订日期即可。
计划的结构与写法
（一）调查研究，实事求是
（二）突出重点，兼顾一般
（三）内容具体，语言简明
（四）责任明确，留有余地
计划的写作要求
第二节 总结
总结是国家机关、企事业单位、社会团体或个人对前一阶段的实践活动加以回顾、检查、分析和评价，找出经验教训，形成规律性认识，为今后的努力指明方向，用以指导下一阶段工作而形成的应用文体。
根据内容不同，有生产总结、工作总结、科研总结、学习总结、思想总结等。
根据时间不同，有年度总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。
根据范围不同，有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。
从总结的实际要求看，不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围分为全面总结、专题总结两种。
总结的分类
（一）实践性
（二）说理性
（三）客观性
总结的特点
总结的结构一般由标题、正文、落款三部分构成。
总结的结构与写法
（一）标题
1.公文式标题
由单位名称、时限、内容和文种构成。
如 《×× 公司2015 年销售工作总结》。
2．正副标题
正标题主要是概括总结的主要内容或基本观点。
副标题是补充说明单位名称、时限、文种等，显示文体特点，如《五优四讲三落实，新貌新风新气息——2015年××学校德育工作总结》。这种标题多适用于经验总结。
总结的结构与写法
（一）标题
3.文章式标题
此标题虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容，如《我们是怎样吸引客户的》。
总结的结构与写法
（二）正文
通常包括前言、主体和结尾。
1．前言
是对总结对象基本情况的概述。一般用简洁的语言，概括交代完成工作的时间、地点、背景，点明主旨或说明成绩，主要回答“做了什么”的问题。
总结的结构与写法
（二）正文
2.主体
是总结的核心部分，要对前言的基本情况展开分析，主要总结工作中取得的成绩和经验、问题和教训。
（1）成绩和经验
（2）问题和教训
总结的结构与写法
3.结尾
提出切实有效的改进措施，表明今后的打算和努力方向；提出新的奋斗目标，表明决心、展望前景、鼓舞斗志。可以自然结尾，即正文主体内容结束后，不再另结尾；也可总括式结尾，即对总结内容进行概括，或得出结论；也可谦虚式结尾，表示谦虚的态度。
总结的结构与写法
（三）落款
总结的落款包括署名和日期两项内容，位于正文右下方。如果标题中或标题下已注明单位名称，则此处可以省略。个人总结的署名一般写在正文的右下方。
总结的结构与写法
（一）叙述、议论相结合的表达方式
（二）总结出个性
（三）实事求是，一分为二
总结的写作要求
一、简答
简述总结与计划的区别与联系。
二、写作训练
请回顾你上大学以来的学习、生活情况，写一篇 800 字的总结。
思考练习
第三节 简报
简报是国家机关、企事业单位、社会团体内部在日常工作中用来沟通情况、汇报工作、传递信息、交流经验时编发的一种行文简明扼要的事务性文书。
简报是一个统称，不是正式公文，属于内部文件，在实际工作中，它常常以“工作动态”“信息快报”“情况反映”“内部参考”“简讯”“快报”等名称出现。其实质是对有关方面工作、活动及情况的简要汇报、通报。一般根据简报的功能可分为工作简报、会议简报、动态（情况）简报三种。
简报的分类
按功能分类：
1．工作简报
工作简报是反映工作情况的情报，以解决工作中的问题为目的，针对性很强。
2．会议简报
会议简报主要用于报道会议情况和主要精神，是用简报的形式反映会议进展情况、会议精神、与会人员的意见、建议等事项。
3．动态简报
动态简报是为反映本单位、本系统的思想、政治、经济、文化等方面的情况和信息而编写的综合性简报。
按内容分类
1．专题性简报
专题性简报是针对某一情况、某一工作、某一问题或动态而编发的专门简报。如：《住建部调研视察工作简报》。
2．综合性简报
综合性简报是指全面综合地反映本单位工作进展、思想动态、成绩缺点等情况的简报。如：《×× 学校工作简报》。
（一）简
（二）真
（三）快
（四）准
（五）密
简报的特点
简报的结构一般由报头、报核、报尾三部分构成。
简报的结构与写法
（一）报头
简报的报头，又称版头，一般在首页上方，约占全页 1/3 篇幅，用一条醒目红色横线与正文隔开，类似公文的版头。报头一般包括如下内容。
1．简报名称
常见的简报名称有“工作动态”“信息快报”情况反映”“内部参考”“简讯”“快报”等，也可以加上单位名称、专项工作等内容，如《××学校思想教育简报》。为了醒目，简报名称一般在首页上方居中，用大号字体套红加粗印刷。
简报的结构与写法
（一）报头
2．期数
简报期数一般放在简报名称下方居中，并加圆括号，如（第 1 期）。如果是综合性简报，一般以年度为单位统编顺排；如果是专题简报，按本专题统编顺排；如果是增刊，应标明“增刊”字样。
3．编发单位名称
编发单位名称位于期数下面，红色间隔横线左上方，顶格书写编发单位或负责部门的全称。
简报的结构与写法
（一）报头
4．印发日期
印发日期位于编发单位右侧，右顶格书写，应标明年、月、日，如由领导签发，以领导签字日期为准。
5．密级
简报如需标注密级与紧急程度，一般标在报头的左上角，其标识方法、密级和紧急程度同公文中“秘密等级与紧急程度”。如果有传阅范围限制、提醒事项等均需标识在左上角。比如“供 ×× 级以上领导参阅”“内部资料，注意保存”等。
简报的结构与写法
（二）报核
报头以下、报尾以上的部分就是报核，也称主体部分，一般由按语、标题、正文三部分构成。
1．按语
是指简报的编者针对简报的某些内容所写的说明性或评论性的文字。一般在文字开头之处写“编者按”“按语”或“按”等字样。
（1）题解性按语。
（2）提示性按语。
（3）批示性按语。
简报的结构与写法
（二）报核
2．标题
简报的标题和新闻的标题相似。
（1）单行标题
单行标题是将报道的核心事实或其主要意义概括为一句话作为标题，如《今年政府应办几件实事》《我校通过教育部专家评审验收》等。
（2）双行标题
一是正题后面加副题，如《再展宏图创全国一流市场——×× 农贸市场荣获市信誉市场称号》。
二是正题前面加引题，前一个标题是引题，指出作用和意义，后一个标题是正题，概括主要报道内容。
简报的结构与写法
（二）报核
2．标题
（3）多行标题
多行标题是指有三个或三个以上标题，一般引题说明背景，交代形势或揭示意义，正题概括正文的内容，突出主题，副题补充说明正题，或简述结果。如：
鼓励收粮人为卖粮人提供优质服务 ——引题
新乡粮食仓库设职业道德奖 ——正题
作风显著转变　农民拍手欢迎 ——副题
简报的结构与写法
3.正文
简报正文一般分为导语、主体、结语、供稿单位四个部分。
（1）导语
导语是简报的开头部分，简洁明确总括全文中心或主要事实，一般要交代清楚人物或单位、时间、地点、事件、结果。简报的导语类似新闻导语的写法。
（2）主体
主体是简报的主要部分，是对开头部分概括内容的进一步具体化。这部分紧承导语，起着阐述说明的作用，要选择富有说服力的典型材料进行合理安排。
简报的结构与写法
3.正文
（2）主体
主体的写法有三种：
① 叙述式：按事情发生、发展、结局的自然顺序进行表述。
② 概括式：点面结合概括反映，既包括典型材料，又兼顾共性问题。
③ 归纳式：将材料按性质分类，以一定的逻辑顺序排列组合。
简报的结构与写法
3.正文
（3）结语
结语是简报正文的结尾部分。正文可自然完结，也有一些简报在结尾部分用一句话或一段话概括正文的主要内容，或指明事件发展的趋势，或发出号召，或提出今后的打算，从而起到“画龙点睛”的作用。
（4）供稿单位
简报一般不具名，必要时在正文的右下方注明撰稿人姓名或供稿单位，如：“××× 供稿”。
简报的结构与写法
简报的结构与写法
（三）报尾
报尾部分印在简报末页的下端，用一条横线与报核隔开。一般包括简报的报、送、发单位。
报，指简报呈报的上级单位或领导；
送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位；
发，指简报发放的下级单位。
报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。印刷份数位于报送单位之下，一般用一条横线将报送单位与印发份数隔开。
（一）抓准问题，有的放矢
（二）材料准确，内容真实
（三）简明扼要，一目了然
（四）讲究时效，反应迅速
简报的写作要求
第四节 会议记录
会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性文书，常借助录音、录像等手段，以求最全面地再现会议情境。
根据内容不同，有工作会议记录、座谈会议记录等；
根据范围不同，有大会会议记录、小组会议记录等；
根据性质不同，有党委会议记录、群众团体会议记录、企事业行政会议记录等；
根据记录方法不同，有摘要会议记录、详细会议记录等。
会议记录的分类
（一）真实性
（二）现场性
（三）完整性
（四）凭证性
会议记录的特点
会议记录的结构一般由标题、会议组织概况、会议内容和结尾四个部分组成。
会议记录的结构与写法
（一）标题
会议记录的标题一般由会议名称、文种组成，如《×× 会议记录》。
会议记录的结构与写法
（二）会议组织概况
1．会议时间
应写明举办会议的起止时间，有时要求精确到分钟。
2．会议地点
如：×× 会议室、×× 礼堂等。
3．主持人的姓名、职务
如：校党委书记 ×××。
会议记录的结构与写法
（二）会议组织概况
4．出席人
出席人是会议的正式参加者，有发言权和表决权。有时只标明出席人的身份和人数，如“各部门理 15 人”“全体与会代表”等。如果出席人身份复杂，最好将主要人员的姓名、职务一一列出，其他有关人员则分类列出。
5．列席人
列席人不同于出席人，是由于工作需要而参加会议的人员，有发言权但没有表决权。会议记录中需标明列席人的姓名、身份，具体写法与“出席人”一致。
会议记录的结构与写法
（二）会议组织概况
6．缺席人
如有重要人物缺席会议，会议记录中应做出记录。
7．记录人
包括记录人的姓名和部门，如：×××（校党委办公室秘书）。
会议记录的结构与写法
（三）会议内容
会议内容是随着会议的进程充实的，没有固定模式，记录时一般应包含以下方面。
1．会议的议题、主旨
2．会议议程
3．会议报告、讲话、讨论和发言
会议记录的关键在于发言记录，记录方式一般有两种：一是摘要记录，记录重点讲话，适用于一般性会议；二是详细记录，有闻必录，适用于重要会议。
会议记录的结构与写法
（三）会议内容
4．会议的议定事项
记录会议的表决情况以及有无形成决议。如有，则需形成正式决议；如无，仅由主持人归纳，记录在主持人名下。
5．会议未解决的问题
以上内容项目根据会议侧重点或议程安排的不同，可以进行次序调换。
会议记录的结构与写法
（四）结尾
会议结束，记录随之完毕，将主持人宣布散会一项记录进去，需注意的是，如果中途休会，应注明“休会”二字。
会议记录完成后，由主持人与记录人对记录内容认真校对后，分别签署姓名，以示负责。
会议记录的结构与写法
（一）快速、择要记录
（二）真实、准确，突出重点
（三）格式规范
会议记录的写作要求
第五节 调查报告
调查报告，就是党政机关、企事业单位或个人对某项工作、某个事件或某个问题调查研究后，将所得的材料和形成的结论加以整理而写成的书面报告。
一、调查报告的分类
调查报告所反映的对象，是世界上千差万别的事物，因而它的内容也随着事物的不同而呈现出不同的类型。
从调查研究的对象和内容上可分为新生事物的调查报告、典型经验的调查报告、历史进程的调查报告、揭露问题的调查报告；从调查所涉及的领域来划分可分为政治性调查报告、经济性调查报告和社会生活性调查报告；从涉及的范围层次上可分为综合性调查报告和专题性调查报告。
（一）综合性调查报告
综合性调查报告所反映的内容比较广泛，可以包括社会的政治、经济、军事、文化、教育、卫生等各方面的状况，以及社会各阶级、阶层的状况。
（二）专题性调查报告
专题性调查报告是针对某一具体事物进行细致入微的调查研究，找出它形成、发展或消失的根本原因，科学地阐明其自身的运动规律，指出这种规律的价值。
二、调查报告的特点
（一）明确的目的性
（二）内容的真实性
（三）分析的理论性
（四）语言的简洁性
（一）明确的目的性
调查报告的写作者必须以研究为目的，根据社会或工作的需要，制定出切实可行的调研计划。写作者应从明确的追求出发，经常深入到社会第一线，不断了解新情况、新问题，有意识地探索和研究，写出有价值的调查报告。
（二）内容的真实性
调查报告讲求实事求是。它通过调查得来的事实材料说明问题，阐明观点，揭示出规律性的东西，引出符合客观实际的结论。
（三）分析的理论性
调查报告的主要表述方法是叙述事实，但最终目的是从这些事实中概括出观点，观点才是调查报告的灵魂。因此，占有大量材料，不一定就能写好调查报告，还需要把调查的东西加以分析综合，进而提炼出观点。对材料的研究，要在正确思想指导下，用科学方法经过“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的过程，从事物发展的不同阶段中，找出起支配作用的、本质的东西，把握事物内在的规律，运用最能说明问题的材料并合理安排，做到既要弄清事实，又要说明观点。调查报告紧紧围绕事实进行议论，要求有叙有议、叙议结合。
（四）语言的简洁性
调查报告的语言应做到简洁明快。这种文体是充足的材料加少量议论的，不要求细腻的甚至是华丽的描述，只要用简明朴素的语言报告客观情况。但由于调查报告也涉及可读性问题，所以语言有时可以生动活泼，适当采用生动而形象的语言。
三、调查报告的结构与写法
调查报告的结构一般由标题、正文和结尾三部分构成。具体写法如下：
（一）调查报告的标题
标题是调查报告的眼睛，应准确明了地揭示报告的中心内容。报告中的段落小标题也要与大标题有机呼应。标题具体写法有以下几种:
1.公文式标题
调查报告公文式标题多数由事由和文种构成，平实沉稳。如《关于知识分子经济生活状况的调查报告》；也有一些由调查对象和“调查”二字组成，如《甘肃青年农民工调查》等。
2.文章式标题
文章式标题是指直接揭示调查报告的中心，十分简洁，一般不出现“调查与报告”等文种名称。如《本市老年人各有所好》。
3.综合式标题
综合式标题是比较普遍的一种调查报告标题。正标题揭示调查报告的思想意义，副标题表明调查报告的事项和范围。如《深化厂务公开机制 创新思想政治工作方法——关于武汉分局江岸车辆段深化厂务公开制度的调查》。
（二）调查报告的正文
调查报告的正文在结构上相对固定，这是它“公文性”的体现，也是它不同于一般论文格式之处。调查报告的正文一般包括前言、主体两部分。
1.调查报告的前言部分
调查报告的前言简要地叙述为什么对这个问题(工作、事件、人物)进行调查，调查的时间、地点、对象、范围、经过及采用的方法，调查对象的基本情况、历史背景以及调查后的结论等。目的在于首先给读者一个大致而又清晰的印象，便于接受下文所表述的事实和道理，以提高阅读效果。这些方面的侧重点由写作者根据调查目的来确定，不必面面俱到。其写作方法很多，有的引起读者注意，有的采用设问手法，有的开门见山，往往没有固定形式，但一般要求紧扣主旨，为主体部分做展开准备。此外，前言部分要做到文字简练，概括性强。
2.调查报告的主体部分
主体部分是调查报告的主干和核心，是前言的引申，是结论的依据。这部分主要写明事实的真相、收获、经验和教训，即介绍调查的主要内容是什么，为什么会是这样。作者占有材料的多寡、观点的正确与否、层次是否清楚、理由是否充足等都在这部分体现出来。
常见的主体结构有以下三种形式：
横式结构
纵式结构
综合式结构
横式结构
即把调查的内容紧紧围绕主旨加以综合分析，按照不同的类别分别归纳成几个问题来写，每个问题可加小标题，且每个问题里往往还有若干个小问题。这种调查报告观点鲜明，中心突出，使人一目了然。全面性调查报告多采用这种形式。
纵式结构
一般有两种形式，一是按调查事件的起因、发展和先后次序进行叙述和议论。这种结构有助于读者对事物发展有深入全面的了解。一是按成绩、原因、结论层层递进的方式安排结构。专题性调查报告多按事物发展的时间先后或事物发展的规律为顺序，多采用纵式结构。这种结构的优点是脉络清楚，符合人们的思维规律，易于掌握；缺点是容易写成“流水帐”，失之于平淡。
综合式结构
这种结构形式兼有纵式和横式两种特点，以纵为经、以横为纬、纵横交错，互相穿插配合，组织安排材料。采用这种写法，一般是在叙述事件发展过程时用纵式结构，而分析收获、认识和经验教训时采用横式结构。即从纵的方面叙述事件，交待过程，从横的方面分析、比较，提炼升华。
（三）调查报告的结尾部分
结尾部分是调查报告分析问题、得出结论、解决问题的部分。不同的调查报告，结尾写法各不相同。一般来说，调查报告的结尾有以下几种：对调查报告归纳说明，总结主要观点，深化主题，以提高人们的认识；对事物发展做出展望，提出努力的方向，启发人们进一步去探索；提出建议，供领导参考；写出尚存在的问题或不足，说明有待今后研究解决；补充交代正文没有涉及而又值得重视的情况或问题。
四、调查报告的写作要求
（一）主题鲜明
（二）材料详实
（三）分析规律
（四）了解需求
（一）主题鲜明
调查报告关键是要有一个鲜明的主题贯穿始终，统率全文。目的明确了，主题才能不跑偏。为了突出主题，常常运用对比的方法，新旧对比、正反对比、今昔对比、成败对比等；通过对比突出事物的特点，揭示事物的本质，从而达到突出主题的效果。
（二）材料详实
写作调查报告，详实的材料至关重要。写作者既要通过亲自调查获得各种调查数据和资料，也要善于应用图书馆和互联网上发布的资料。借助真实材料，准确地说明一项工作、一个问题、一项政策、一种事物的来龙去脉，向人们揭示出它的本质和规律，这就是调查报告的要旨所在。
（三）分析规律
调查报告并非仅仅是材料的堆砌和罗列，并非是简单地获取一些数据资料。它要求写作者要通过调查、分析和研究，找出规律性的东西指导实践。因此，作者要对收集材料认真研究分析，去粗取精，去伪存真，揭示事物内部的规律性，得出合乎实际的正确结论，才能推动指导当前的实际工作。
（四）了解需求
写调查报告是为了影响读者，产生指导意义，因此必须明确调查报告的用途，根据需求设计调查、根据需求分析研究。如党政机关写的调查报告，大部分是为同级或上级领导决策服务的，要求站在一定的高度，针对热点难点问题，提出见解和思路，使领导从中了解真实情况，受到启迪，有利于提高科学决策与民主决策的水平。

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