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(共18张PPT)
第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用
第三节 秘书工作在领导活动中的作用和特点
成功
优雅
社交
奋斗
人生
《秘书基础》
01
学习目标
了解秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
课程导入
在我们的职业生涯中，无论是作为一名管理者还是一名专业工作者，了解并掌握所在领域的知识和技能都是至关重要的。特别是在秘书这一职位上，由于它直接服务于领导层，其工作的复杂性和重要性不言而喻。
秘书工作在领导活动中扮演着桥梁和纽带的角色。一方面，秘书需要准确理解和传达领导的意图和决策；另一方面，他们还要负责协调各方资源，确保各项任务的顺利执行。在这个过程中，秘书的每一个决策和行动都可能对组织的运行和发展产生深远的影响。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
课程导入
然而，由于秘书工作涉及面广，且常常处于决策的第一线，如果没有充分认识到秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点，就容易出现两种极端情况：一种是缺乏主动性，无法充分发挥秘书应有的作用；另一种则是越权行事，给组织带来不必要的风险和损失。
因此，我们必须认真对待秘书工作，不仅要深入学习和掌握相关的理论知识，还要通过实践活动不断提升自己的职业技能和工作素养。只有这样，我们才能在工作中做到游刃有余，既能为领导提供高效的服务支持，又能确保自身行为的合规性和合理性。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
眼下信息量猛增，工作节奏加快，许多领导人虽然博学多才、见多识广、精明能干，但个人的知识、能力、精力总是有限的。因此，一个睿智的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。具体地说，秘书工作在领导活动中有以下六个方面的作用。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．枢纽作用
国家组织机构的各级领导，一个机构中的上下级隶属关系，各企事业单位的职能部门和指挥中心，均形成一套上下左右运转的工作体系。秘书部门处在组织的中心位置，因此成为上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉：一是领导的决策指令要通过秘书部门传达下去；
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
二是下面的问题、要求，包括下级的请示、报告，以及群众重要的来信来访，都要通过秘书部门递送上去；
三是面上的情况、动态，以及经验教训，要经过秘书部门反映到领导手中；
四是内部的计划、部署，要经过秘书部门传达到执行部门去。
秘书部门是否健全，工作是否有效率，直接关系到整个组织的工作效率。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
2．助手作用
秘书人员和秘书部门辅助领导工作的具体内容，有以下五个方面：
（1）文书处理 要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料处理。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（2）筛选文件 要及时把各方面的来文进行筛选加工，把急件、重要文件、确需领导审阅批示的文件送给领导，其余的可稍后办理或转送有关职能部门办理。对于篇幅过长的文件，秘书可写出提要，有时还须提出自己的办理意见供领导参考。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（3）文字把关 要对反映领导意图的文件、资料，严格审核把关，一个字、一个标点都不能错。
（4）事务处理 秘书人员和秘书部门，要主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客的来访，完成领导交办的临时性工作等。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（5）督促作用 这主要是按照领导的意图，对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置了的工作。在督促检查办理中，主要了解有没有办理，办理的进度如何，在办理过程中碰到哪些困难，有没有出现偏差，办理的结果怎样等，并将这些情况及时反馈给领导，以便领导及时做出调整，改进工作。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．参谋作用
给领导当参谋，是对秘书人员的高度信任，也是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。领导者应当深入实际，深入群众，调查研究，自己动手解决问题。但是，一个人的精力和时间毕竟有限。俗话说：“一个篱笆三根桩，一个好汉三人帮。”领导者要把自己的工作做好，必定需要助手来帮助他们了解情况，收集材料，分析问题，提供解决问题的方案，以及处理日常事务，使他们能够集中精力和时间，去对重大的问题进行研究、决策和组织、指挥，保证领导作用的充分发挥。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．参谋作用
秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面：一是提供依据，即向领导提供真实的情况、可靠的材料、有关政策和法律的规定，作为决策和指导工作的依据；二是综合意见，即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定；三是出谋献策，即在调查研究的基础上，提出解决问题的意见或建议。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．参谋作用
在发挥参谋作用时，秘书人员要处理好“参与”和“参谋”的关系。领导在进行决策时，秘书人员起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。参与决策是其他领导成员的权力。一般而言，为领导出主意，想办法，提供多种决策方案供领导选择，不论是口头表达还是文字表达，都是参谋作用。
秘书工作在领导活动中的作用和特点
秘书工作在领导活动中的作用
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．参谋作用
实际上，秘书人员的工作头绪很多，涉及范围很广，诸如接洽谈话、安排会议、草拟文件等，政策性很强，针对性也很强。秘书在完成这些工作时，就以自己的学识和见解，使领导意图更明确、更全面、更细致、更具体，这就发挥了领导的参谋与助手作用。所以说，参谋作用和助手作用有时是交叉或融合在一起的。
谢谢欣赏
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