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第七章 公文处理
PART ONE
目录
01
02
03
第一节 公文的形成
第二节 公文处理的程序
第三节 提高公文处理效率的方法
第一节 公文的形成
一、公文
行政公文，就是行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。课程所指公文即行政公文。
二、公文的特点
（1）它的制成者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭、宗族。(法定性）?
（2）它直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值，即主要用于公务活动。（公务性）?
（3）它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范；在形成过程中，它必须履行严格的法定生效程序；在现实执行效用方面，它对有关各方面行为的强制影响受到国家法律法规的严格约束和保护。（规范性）
第一节 公文的形成
第一节 公文的形成
第一节 公文的形成
公文
三、公文形成过程
第一节 公文的形成
公文形成的具体过程包括哪些环节？
交拟——议拟——撰拟——审核——签发——印制——用印
1、交拟
第一节 公文的形成
交拟也叫 交办 ，是公文形成的 第一个 程序，它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。
这些任务包括 本单位主动发文和收文承办的被动发文。
交拟的重点在交代写作意图，即行文目的、对象和指导思想等方面。
案例分析：小任受罪
第一节 公文的形成
小任接受了办公室主任交下的任务，要他起草一份《XX公司情况简介》。在交代任务时，主任还主动告诉他《简介》应该怎么写，要注意哪些问题。小任很想认真的记录下来，但又怕主任看轻自己，于是便装作漫不经心，没用心判断和领会主任的意见，完全是一副“你不说，我也会写”的样子。
第二天，小任便按照自己的想法和构思完成了初稿。主任审阅后，提出许多问题，要小任按照自己昨天交代的进行修改。
小任不知所措：按主任意见办，自己昨天没记录；再请教主任，又怕丢面子。思来想去，还是决定自己想法子，闭门造车。第二稿交上去了，还是那些意见，批语仍是“按交办意见修改”。就这样，一份简报足足写了五遍，仍不符合领导意图。最后在无法再改的情况下，小任自作主张，将第五稿送去打印，直接交送主管经理。
经理阅后，也很不满意，并责成办公室主任对小任的做法做批评教育。
小任错在哪里？
2、议拟
第一节 公文的形成
这是公文形成的准备阶段。由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。
议拟这阶段可分为几个步骤？
1、认真领会领导意图
2、收集材料——占有大量翔实可靠的材料，这是写好公文的基础。
3、拟写提纲。
办文要贯彻领导意图
第一节 公文的形成
小任原是机关一般职员，因爱好写作，常在某晚报上发表点“豆腐干”小文章。处长爱才，把他调到宣传处任文字秘书。不久，处长让他写一篇报告，向上级汇报本单位一年来是如何加强思想政治工作的，有何成绩，存在的问题以及今后的打算。领导意图很明显，可小任三易其稿也未过关。第一稿，可谓笔走龙蛇，只一个下午，交稿。可处长一看，说“太花了”，无内容。原来小任写作时充分卖弄自己的特长，一会儿抒情，一会儿描写，一会儿议论。这怎能过关！第二稿，散文笔法改了，但立足点太低，主要是通过小任的眼光去看事情，缺乏全局观。第三稿，存在问题和缺点占了百分之八十的篇幅，而且用事“请示报告”这种文种，处长看得直要摇头。
根据你所学的知识，帮忙分析一下小任该怎么做？
3、撰拟
第一节 公文的形成
公文撰拟是秘书个人劳动。
撰写公文，政策性、思想性、业务性都很强。
初稿拟就后，撰稿人应反复自查自核，仔细推敲，逐字逐句修改斟酌，满意后，进行下一办文环节。
4、审核
第一节 公文的形成
审核是文稿草拟后，在送交领导人审批签发前的一个必须经过的环节。
审核的重点首先是“是否需要行文”。
审核要做好“六查”，你知道“六查”的具体内容吗？
4、签发
第一节 公文的形成
公文签发包括会签、签发和注发。
签发要有权限。
重要的、涉及面广、对全局工作有普遍指导性的文件，由机关正职领导人签发。
一般业务、事务性文件，由机关分管此项工作的领导人签发。
签发要履行有关手续。
6、印制
第一节 公文的形成
公文的印制包括哪两项内容？
缮印 校对
校对有哪些注意事项？
文字输入错误，由校对人员直接按原稿修改解决。
原稿本身错误，应立即询问撰稿人或轻视主管领导修改解决。
7、用印
第一节 公文的形成
凡公文用印，均需相关领导人批准，按批准的份数加印。
第二节 公文处理的程序
一、公文处理概述
? 公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。公文办理和公文保管组成了公文处理。?
公文的办理一般由三个阶段构成，一是办文阶段，即公文的形成；二是发文阶段；三是收文阶段。收文、办文、发文，构成了公文办理的流程。
第二节 公文处理的程序
二、公文处理程序及要求
１.收文阶段?
2.办文阶段?
3．发文阶段?
（1）登记 （2）封装和发出
第二节 公文处理的程序
（1）签收 （2）登记
（3）拟办 （4）批办
（5）承办 （6）催办
办文 办事
第二节 公文处理的程序
1、签收
什么是签收？
签收要注意哪些事项？
收发人员在有关文件送法的单据或簿册上签字或盖章，以表明如期如数收到叫签收。
核对（收文机关、单位和具体部门或人名的名称）
一切无误后再签名或盖章
注意：外收发不许拆开封套
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
2、登记
登记是收文阶段最重要的一环。
收文登记有什么作用？
是不是所有的信件都要登记？
哪些文件是必须登记的？
它既是文件接收办理的一个总记载，又是此阶段各项工作统计的一个主要依据。
来文不必有文必录。
第二节 公文处理的程序
练一练：
我们学校办公室收到了以下文件，你来帮忙判断以下，哪些需要登记，哪些不需要登记。
1、刊有本校教师论文的出版物
2、署有XXXX校长“亲启”的信件
3、市领导致本校建设10周年的贺信
4、教育局关于表彰市三好学生的通知
5、XX超市发来的购物指南
1、3、4需要登记，2、5不需要。
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
3、拟办
什么是拟办？
哪些文件需要拟办？
拟办要遵循哪些原则？
对某些收件如何办理和交于何人办理等提出初步意见，并在“文件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节叫拟办。
见书本P120页
1、类同性原则
2、完整性原则
3、规范性原则（如用语的固定性“阅示”“阅定”“阅办”）
4、相关性原则
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
4、批办
什么是批办？
机关单位领导将来文和附送来的拟办意见等审阅后，对办理工作作出原则性决定并在“文件办理笺”上加以批示的环节叫批办。
第二节 公文处理的程序
5、承办
有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。承办是公文处理的核心部分。
承办有哪些注意事项？
承办分为哪几个阶段？
见书本P121
办文 办复 注办
第二节 公文处理的程序
6、催办
秘书部门按照公文处理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转，这项工作叫催办。
催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程，是提高公文运转效率的重要手段。
催办的主要范围包括哪些？
对内催办和对外催办的区别？
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
办文阶段
办文
办事——“传阅”
错在哪儿？
某机关办公室秘书小任，平时总以为自己有点小聪明，办事快，效率高，从不注意细节问题。一天，小任收到一份急需领导传阅的文件，他找出一份文件传阅单贴在文件首页，就急忙跑去找领导签字。
小任先碰到刘副局长，他把情况报告后，就请刘副局长阅读文件，并在文件传阅单上签字。刘局长看完文件，边夸小任办事利索，边在传阅单上签字。完了叮嘱小任，王局长正在财务科听工作汇报，要小任请王局长看完后再找孙副局长看。小任见刘副局长的签字在第二行，第一行留给了王局长，也很高兴，还说刘局长信心呢。一把手王局长看过签字后，小任找到二把手孙副局长，兼任机关副书记的孙副局长看完文件后却不肯在文件传阅单上签字了，说这份传阅单不合规定，要重制。
你能借助书上的知识帮帮小任吗？
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
发文阶段
公文办理的最后阶段是什么？
登记、发出
登记的方式有哪些？
流水次序（适合发文数量不多）
以文件为中心 以单位为中心（适合发文数量多）
登记表册的设计形式有哪些？
簿式、卡片式、联单式
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
第二节 公文处理的程序
实训巩固
第二节 公文处理的程序
为什么效率低下？
秘书小王是个急性子，张主任有时夸他雷厉风行，交给他办的事，能在当天完成的，他决不拖到第二天。
一天，他把市长一份30多页的报告交文印室小孙打印。第 二天就去催文稿。小孙向办公室主任抱怨：“市长的字又不好认，一天下来，我头都未抬也只打了一半。可小孙今天一来就要我交稿，我说还有第三第四部分未完成，他就说我效率低，这还叫人活不？”
一、影响公文处理效率的不利因素分析
公文处理分为办文阶段、发文阶段和收文阶段，三者形成了完整的公文办理流程。
公文处理效率的高低，主要取决于：
第三节 提高公文处理效率的方法
公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。
公文运转周期=传递时间+办理时间
第二节 公文处理的程序
1．传递环节上的因素?
（1）各环节之间传递不及时
（2）传递环节过多。
（3）传递程序过于繁琐?
2．办理环节上的因素?
（1）来文质量不高
（2）拟办质量不高
（3）催办不严格
（4）办文分工不科学
说说开头案例效率低的原因？
公文处理效率低下的主要因素
二、提高公文处理效率的方法
1．公文处理规范?
2．讲究时效??
3．逐步实现办公手段现代化?
4．建立必要的办文奖惩制度
第三节 提高公文处理效率的方法
第二节 公文处理的程序
1、公文处理规范
1）办文环节要规范
2）办文顺序和衔接要规范
3）办文的形式和方法要规范
第二节 公文处理的程序
2、讲究实效
1）强化时间观念
2）缩短运转周期
3）简化办文程序
第二节 公文处理的程序
3、逐步实现办公手段现代化
基本原则：
1）必要配备原则
2）效率原则
3)人机结合
第二节 公文处理的程序
4、建立必要的办文奖惩制度
1）建立岗位责任制
2）建立考核评比制度
3）建立人员奖惩制度
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