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第8章 采购管理与核算系统
CONTENTS
目 录
采购管理与核算系统分析
8.1
8.2采购管理系统功能模块
8.2
8.3 采购管理系统实验指南
8.3
8.1
采购管理与核算系统分析
8.1采购管理与核算系统分析
概述
采购管理是物料在企业内流动的起点，是从计划、销售等系统和本系统获得购货需求信息，与供应商和供货机构签订订单、采购货物，传递给需求系统。
采购管理是物流管理的重点内容之一，它在企业内部原材料和半成品生产合作交流方面架起一座桥梁沟通生产需求和物资供应的关系。它对保证信息的正常流动、交货期、降低成本有着非常重要的作用。尤其对于制造企业而言,物料成本占整个产品成本的比重较大，其采购原材料成本都占到销售额的一半以上。因此采购部门必须尽量降低材料的采购成本，同时还要科学地进行物料的库存控制,避免造成大量的库存积压与浪费。
8.1采购管理与核算系统分析
采购管理业务分析
1.接受采购申请，编制采购计划
采购申请是物料需求部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货或零星需求等实际情况，向主管部门提出购货申请，采购部门进行综合分析，将各需求部门的采购申请进行归类、合并处理，编制统一的采购计划，并依此作为向主管领导报批的采购申请单。经批准审核后方可执行。
2.订购业务处理过程?
（1）采购经办人员接到经审核的采购申请单后应以“采购订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
（2）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
（3）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
3.物料到达企业后，填写收料通知单
收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由哪个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询。收料通知单是采购订单的重要执行单据，它不仅要处理与采购订单直接关联的执行情况，还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况，起到承上启下的业务管理作用。收料通知单也是采购质量管理中的送检通知单，在收货质量检验过程中，收到的货物不能入库，需要先将其送检，检验合格的物料才能入库。
4.收料检验，实现采购入库的检验功能
收料检验通过采购管理的检验流程实现，即由收料通知单（送检通知单）直接生成检验单，检验员执行质检后处理检验数据，并将合格数反写回收料通知单，根据合格数量生成外购入库单；出现质量问题导致不能入库时将货物退回供应商。
5.整理付款，获取采购发票?
物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(若免填“材料检验报告表”，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前办妥付款手续。如为分批收料，“请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
8.1采购管理与核算系统分析
8.1采购管理与核算系统分析
图8-1 采购管理业务流程图
8.1采购管理与核算系统分析
采购核算管理分析
采购核算可采用计划成本计价和实际成本计价两种核算方法，两种核算方法在账户设置和账务处理上稍有差异，下面分别叙述两种核算方法。
采购核算的实际工作都在与其相关的系统内进行，但核算工作的源头在采购系统进行。采购增值税发票、采购过程发生的运杂费等费用发票、与采购发票对应的外购入库单三者之间的勾稽工作。如果运杂费需要计入材料成本，费用发票的金额需要在已勾稽的外购入库中进行分配即外购入库核算，核算工作在存货核算系统进行，而三者之间的勾稽由采购完成。
8.1采购管理与核算系统分析
采购管理系统与其他系统的关系
图8-2 采购管理系统与其他业务系统的关系
8.1采购管理与核算系统分析
采购管理系统与其他系统的关系
由计划管理系统根据产品生产计划，物料清单文件和库存状态文件等进行MRPⅡ的运算，以采购申请单的形式生成采购需求信息，采购管理系统根据供应商信息选择供应商，依采购申请单向供应商发出采购订单，供应商根据订单生产、发货。同时向采购部门发出收料通知单，向财务部门提供发票。货到后，经收货检验后入库。采购发票作为作为付款的依据进入应付款系统，物料的采购成本计算由存货核算完成。
8.2
采购管理系统功能模块
8.2采购管理系统功能模块
系统功能结构
图8-3 采购管理系统功能结构图
8.2采购管理系统功能模块
功能说明
（1）系统设置
②采购系统设置：设置采购最高限价预警、采购订单单价默认为含税单价、采购订单保存时自动更新供应商供货信息、现购发票不传递到应付款系统、与入库单相钩稽的采购发票审核时自动核销等。
（2）日常管理
①采购申请单管理：采购申请单的录入（或通过MPS或MRP计算自动生成）、修改、查询。
②采购订单管理：采购订单的录入（或通过关联采购申请单生成）、修改、查询，采购订单执行情况明细表查询。
③收料通知单管理：收料通知单的录入（或通过关联采购订单生成,也可通过关联采购发票生成）、修改、查询，收料通知单序时账查询。
④检验单管理：检验单的录入（或通过关联收料通知单生成）、修改、查询，检验单序时账查询。
⑤退料通知单管理：退料通知单的录入（或通过关联收料通知单生成，或在检验单审核时，根据检验结果自动生成），退料通知单序时账查询。
（3）结算管理
采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本；采购结算形成采购结算单，记录采购入库单与采购发票对应的结算关系对照表。采购结算可分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。
8.2采购管理系统功能模块
（4）期末处理
主要进行期末结账工作。结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表。但结账之前需要对本期的工作进行检查，检查无误才能结账。
（5）查询分析
①采购汇总表。综合反映一定时间各种物料的汇总购进情况，是采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购基本业务——入库情况和购进成本的对应情况及差异。采购汇总表可根据用户选择的关键字组合条件生成。这些关键字为日期、物料代码、供应商代码等。每个关键字均可选择一个期间即由起始值和截止值构成。
②采购明细表。详细反映一定时间每种物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购基本业务——入库情况和购进成本的对应情况及差异。
采购明细表同样具有采购汇总表的功能，它还可查询每种物料的每张发票的数量、金额；相对应每张入库单的数量、成本，并分析其中的差异，可以反映业务钩稽和业务处理的明细情况。
③采购价格分析。针对某个时段内每种物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。它的记录内容包括：起始日期、物料代码、物料名称、供应商名称、订货数量、订货金额、最高价格、平均价格、最低价格、最新价格等。
8.3
采购管理系统实验指南
8.3.1采购管理系统实验流程
图8-4操作流程
8.3.2采购管理系统初始设置
【实验资料】
1.采购类型设置
采购类型编码 采购类型名称 入库类别 是否默认值
1 普通采购 采购入库 否
2 采购退回 采购退货 否
表8-1采购类型设置
2.采购管理初始数据
2015-12-31，收到新元炼钢厂采购轻轨钢坯5吨，暂估价为5000元/吨，商品已验收入原材料仓库，至今尚未收到发票。
1.启用采购管理系统
以账套主管“王浩”的身份注册登录企业应用平台，启用采购管理。启用日期为“2016-01-01”
8.3.2采购管理系统初始设置
【操作指导】
图8-5 系统启用
2.设置采购类型
在“基础设置-业务”中，双击 “采购类型”，单击“增加”，编辑资料信息，如图8-6所示
8.3.2采购管理系统初始设置
图8-6销售类型
3.采购管理系统初始数据录入
（1）在采购管理系统，选择“采购入库”下的“入库单”，进入“期初采购入库单”窗口。（2）单击“增加”按钮，按资料所给信息输入，如图8-7所示。
（3）单击工具栏中的“保存”按钮，保存期初采购入库单信息。
8.3.2采购管理系统初始设置
图8-7期初采购入库单
4.采购管理系统期初记账
（1）执行“设置”“采购期初记账”命令，系统弹出“期初记账”信息提示对话框。如图8-8所示
（2）单击“记账”、系统弹出“期初记账完毕！”即完成期初记账，如图8-9所示。
8.3.2采购管理系统初始设置
图8-8期初记账
图8-9记账完成对话框
1.普通采购业务
2.采购现结业务
3.暂估入库报销处理业务
4.采购退货业务
5.请购比价业务
8.3.3采购管理系统日常业务处理
【实验内容】
2016-01-01，以赊购方式向新元炼钢厂采购轻轨钢坯10吨，单价 5100元/吨。该业务于1月1日发出订购单，于1月3日收到货物，于当天验收入库（采购专用发票）
2016-01-08，以赊购方式向中华炼钢厂采购45#锭12吨，单价 4200元/吨， 20管锭8吨，单价 4900元/吨。（采购专用发票）
2016-01-15以赊购方式向启德炼钢厂采购20-40Cr坯6吨，单价4050，60Si2Mr 8吨，单价3800元/吨。（采购专用发票）
2016-01-25， 以赊购方式向中华炼钢厂采购45#锭3吨，单价4200元/吨。（采购专用发票）
1.普通采购业务
【实验资料】
填制并审核请购单
（1）在采购管理系统中，执行“请购-请购单”，进入“采购请购单”窗口，单击“增加”按照业务资料输入信息，如图8-10所示。
（2）2）单击“保存”按钮，然后单击“审核”按钮，最后单击“退出”按扭。
【操作指导】
1.普通采购业务
图8-10采购请购单
填制并审核采购订单
1.普通采购业务
（1）由于（1）中已经填制了请购单，采购订单的信息可以通过关联方式转入。具体操作如下：执行“生单-请购单”，以“请购日期”作为过滤条件，单击“确定”完成设置，如8-11图所示。
（2）在“订单拷贝请购单表头列表”的表头，双击“选择”，所选信息会在“订单拷贝请购单表体列表”中显示，如图8-12所示
图8-11 查询条件
图8-12拷贝并执行
1.普通采购业务
（3）单击“确定”按钮返回，补充相关信息，或者修改相关数据，生成采购订单如图 8-13所示
（4）单击“保存”按钮，然后单击“审核”按钮。
图8-13采购订单
如果没有录入采购请购单，直接手工录入采购订单，具体操作：依照以上步骤进入“采购订单”
界面，单击“增加”按钮，在输入状态下输入相关信息，点击“保存”即完成采购订单的生成，
然后单击“审核”按钮。
填制并审核到货单
1.普通采购业务
（1）执行“采购到货-到货单”，进入“到货单”窗口，单击“增加”按钮，选择“生单-采购订单”，本例以“供应商编码”为过滤条件，进入采购订单选择状态，如图8-14所示。
（2）在“选择”按钮下双击，单击“确定”按钮，完成采购订单到到货单的数据拷贝，增加或者修改信息，生成到货单如图8-15所示。
（3)单击“保存”按钮，然后再单击“审核”按钮。
图8-14拷贝并执行
图8-15到货单
填制并审核采购发票
1.普通采购业务
（1）在 “采购发票”下双击“专用采购发票”，进入“专用发票”编辑窗口，单击“增加”按钮。单击“生单-入库单”，以“供应商编码”为过滤条件，进入入库单选择状态。双击“选择”按钮，选择所需拷贝的信息，如图8-16所示。
（2）单击“确定”按钮返回发票窗口，补充发票所需的其他信息，如图8-17所示。
（3)单击“保存”按钮。
图8-16发票拷贝订单列表
图8-17专用采购发票
执行采购结算
1.普通采购业务
（1）执行 “采购结算-手工结算”，进入“手工结算”界面，单击“选单”，进入结算选单窗口 。
（2）单击“查询”按钮，进入“查询条件选择-采购手工结算”，以“供应名称”为条件筛选要手工结算的发票和入库单，单击“确定”按钮，系统进行选单，显示在结算选单中。
（3）在“结算选发票列表”双击“选择”按钮，在“结算选入库单列表”双击“选择”按钮，对两者分别进行选择。也可以通过匹配功能进行选择，先选择一个，然后选择“匹配”功能进行自动匹配，如图8-18所示。
图8-18结算选单列表
执行采购结算
1.普通采购业务
（4）单击“确定”按钮，返回“手工结算”窗口，该窗口会显示已结算的单据，如图8-19所示。
（5）如需查看结算结果， “采购结算-结算单列表”中查询，如图8-20所示。
图8-19手工结算
图8-20结算单列表
执行采购结算是将入库单和采购发票进行结算，在结算前必须录入入库单和采购发票。
2016-01-05，向巨象炼钢厂采购25MV坯5吨，单价4500， 立即以建行转账支票支付货款。确定采购成本，进行付款处理。
2.采购现结业务
【实验资料】
录入采购专用发票并进行现结处理和采购结算
2.采购现结业务
【操作指导】
（1）在采购管理系统中，执行“采购发票”“专用采购发票”，单击“增加”按钮。单击“生单”“入库单”，以供应商编码为过滤条件，进入入库单选择状态，如图8-21所示。
图8-21发票拷贝窗口
2.采购现结业务
（2）双击“选择”按钮，选择所需拷贝的信息，然后单击“确定”按钮返回发票窗口，如图8-22所示。
（3）点击确定，单击工具栏中的“现付”按钮，输入付款金额，单击“确定”按钮，执行现付。
（4）单击“结算”按钮，系统自动实现结算，即票据的自动配对购销。
图8-22专用发票
2016-01-06，收到新元炼钢厂上月已验收入库的5吨轻轨钢坯的专用发票一张，单价为5100，进行暂估报销处理。
3.暂估入库报销处理
【实验资料】
3.暂估入库报销处理
（1）在采购管理系统中，执行“采购发票”“专用采购发票”，进入“专用发票”编辑窗口，单击“增加”按钮。单击“生单-入库单”，以“供应商编码”为过滤条件，进入入库单选择状态，单击“确定”按钮进入“拷贝并执行”窗口。
（2）双击“选择”按钮，选择所需拷贝的信息如图8-23所示。
（3）单击“确定”按钮，输入其他发票信息，将单价从5000改为5100，如图8-24所示。
【操作指导】
生成采购专用发票
图8-23发票拷贝入库单
图8-24采购专用发票
3.暂估入库报销处理
（1）执行“采购结算-手工结算”，进入“手工结算”界面，单击“选单”，进入“结算选单窗口”。再单击“查询”按钮，进入“查询条件选择-采购手工结算”，以“供应名称”为筛选条件要手工结算的发票和入库单，单击“确定”按钮，系统进行选单，显示在结算选单中，如图8-25所示。
（2）选择要结算的单据，单击“确定”按钮，返回“手工结算”窗口，如图8-26所示。单击“结算”按钮，完成结算工作。
手工结算
图8-25结算选单
图8-26手工结算
2016-01-13，前期从中华炼钢厂采购的45#锭有质量问题，从原材料仓库退回5吨给供货商，单价为4200，同时收到红字专用发票一张。
4采购退货
【实验资料】
4采购退货
（1）在采购管理系统中，执行“采购发票”“红字专用采购发票”，单击“增加”按钮。单击“生单-入库单”，以供应商编码为过滤条件，进入入库单选择状态。
（2）双击“选择”按钮，选择所需拷贝的信息，然后单击“确定”按钮返回发票窗口，如图8-27所示。
（3）单击“保存”按钮，然后单击“结算”按钮完成自动结算。
填制红字采购专用发票并执行采购结算
【操作指导】
图8-27红字专用发票
2016-01-20，需要采购轻轨钢坯5吨，经审核同意分别向新元炼钢厂和中华炼钢厂提出询价，供应商的报价分别为5100元/吨和5200/吨。通过比价，决定向新元炼钢厂采购，并于2月2日到货。
4请购比价业务
【实验资料】
4请购比价业务
（1）在 “基础设置”“基础档案”下，执行“对照表-供应商存货对照表”，进入后单击“增加”按钮，在“增加”窗口中，选择“001新元炼钢厂”存货编码为“018轻轨钢坯”，如图8-28所示。
定义供应商存货对照表
【操作指导】
图8-28供应商单位及商品信息
4请购比价业务
（2）单击“其他”选项卡，输入最高进价5100元，然后保存。采用同样的方法输入中华炼钢厂的比价资料，最高进价设为5200元。返回“供应商存货对照表”，如图8-29所示。
在该表中，如果选择“存货供应商对照表”，则转为存货与供应商的对照表。
图8-29供应商存货对照表
4请购比价业务
（1）在采购管理中，选择“供应商管理”，执行“供应商供货信息-供应商存货调价单”，单击“增加”按钮，按资料录入信息，如图8-30所示。
（2）单击“保存”按钮，然后单击“审核”按钮。
在供应商存货价格表，可以查看刚才录入的价格资料。
录入供应商存货调价单
图8-30供应商存货调价单
4请购比价业务
（1）执行“请购-请购单”，进入“采购请购单”窗口，单击“增加”按照资料信息输入，如图8-31所示。
（2）单击“保存”按钮，然后单击“审核”按钮。
注：在采购请购单中不用填写单价、供应商等信息。
填制并审核请购单
图8-31采购请购单
4请购比价业务
（2）在采购管理中，执行“采购订货—请购比价生单”，进入“查询条件选择-比价生单列表过滤”，单击“确定”按钮，进入“请购比价生单列表”，如图8-33所示。
（3）选择要选择的单据，单击“比价”按钮，系统将供应商存货对照表中该存货价格最低的供应商挑选到当前单据中，如图8-34所示。
图8-33请购比价生单列表
图8-34请购比价生单列表
（4）单击“生单”按钮，系统提示输入最高进价口令，如图8-35所示。
（5）在“采购订货”“采购订单列表”中，选择刚生成的采购订单，单击“审核”按钮，完成后退出。
图8-35输入最高进价口令
4请购比价业务
在 “采购管理”“供应商管理”下的“供应商催货函”，进入查询条件，输入相关信息，进入“供应商催货函”，如图8-36所示。
供应商催货及查询
图8-36供应商催货函
8.3.4采购管理系统期末处理
“采购管理”“报表”“统计表”“采购明细表”，进入查询条件界面，以这个月的日期为查询条件，单击“确定”按钮，如图8-37所示。
采购明细表
图8-37采购明细账
8.3.4采购管理系统期末处理
点击“采购发票”， “采购发票列表”，以时间为查询条件，进入查询界面，查询结果如图8-38所示。
采购发票列表
图8-38采购发票列表
8.3.4采购管理系统期末处理
点击 “结算明细表”，还是以时间为条件进行查询，设置好后单击“确定”按钮，如图8-39所示。
结算明细表
图8-39结算明细账
8.3.4采购管理系统期末处理
（1）选择“采购管理”下的“月末结账”，进入“月末结账”窗口，单击要结账的会计月份，如图8-40所示，单击“结账”按钮，系统提示结账完成。
（2）取消记账
只有取消库存管理系统、存货核算系统的月末结账，才能取消采购管理系统的月末结账，在图8-40所示的界面点击取消结账。
结账处理及记账取消
图8-40采购月末结账
本章重点总结
采购管理是物料在企业内流动的起点，也是资金支出循环的开始。采购过程是从计划、销售等系统和本系统的采购申请单获得购货需求信息，与供应商和供货机构签订订单、采购货物，传递给需求系统的活动。本系统的管理活动起始于采购申请单，终止于外购入库单，每一项管理活动的结果都具体反映在相关业务单据中，通过业务单据的联查功能，可清晰反映出每项业务的执行情况。而采购活动的资金支出将采购发票通传递到应付系统，由应付款系统完成资金的支出循环。

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