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第3章 账务处理系统
CONTENTS
目 录
财务处理的一般程序及业务分析
3.1
会计科目设置与编码
3.2
总账系统的主要功能
3.3
总账系统实验指南
3.4
手工进行账务处理的一般程序：
（1）根据审核无误的原始凭证和原始凭证汇总表填制记账凭证。
（2）根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。
（3）根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。
（4）根据各种记账凭证登记总分类账。
（5）月末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账分别与总分类账相互核对。
（6）根据明细分类账和总分类账的资料编制会计报表。
3.1 账务处理的一般程序及业务分析
记账凭证账务处理程序：
3.1 账务处理的一般程序及业务分析
原始凭证分类：
记账凭证根据反映的经济业务内容分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
（1）收款凭证
收款凭证是用来记录现金和银行存款收入业务的记账凭证，是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的记账凭证。收款凭证可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证两种。根据现金收入业务的原始凭证填制的收款凭证，称为现金收款凭证；根据银行存款收入业务的原始凭证填制的收款凭证，称为银行存款收款凭证。
（2)付款凭证
付款凭证是用来记录现金和银行存款付出业务的记账凭证。是根据现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的记账凭证。付款凭证可分为根据现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的现金付款凭证和银行存款付款凭证。
（3)转账凭证
转账凭证是用来记录不涉及现金和银行存款收付业务的记账凭证，是根据现金和银行存款收付以外的其他原始凭证填制的记账凭证。
3.1 账务处理的一般程序及业务分析
不同岗位会计工作的衔接分析：
存货会计岗位：根据存货仓库分设材料会计、成品库会计。
工资会计岗位：负责职工薪酬核算，计算各种社会保险费，缴存住房公积金，缴纳工会经费等。
往来核算会计岗位：建立客商档案及信用机制，负责往来客商的明细核算，办理往来款项的结算业务；负责往来款项结算的明细核算。编制往来客商期末余额表，计提坏帐准备等，将相关的凭证及期末余额表报送总账会计。
固定资产会计岗位：拟定固定资产的核算与管理办法；参与编制固定资产更新改造和大修理计划；负责固定资产的明细核算和有关报表的编制；计算提取固定资产折旧和资产减值准备；参与固定资产的清查盘点。月末将本期的资产变动情况及相关凭证报送总账会计。
3.1 账务处理的一般程序及业务分析
手工账务处理各岗位核算的结转关系：
3.1 账务处理的一般程序及业务分析
图3-2不同岗位之间结转的账务处理
总账系统与其他专业核算系统的接口：
3.1 账务处理的一般程序及业务分析
会计科目的设置原则：
（1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。凡是报表所用数据,需从账簿中对应的会计科目中取得，必须设立相应科目，避免编制报表时重新计算。
（2）会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性，以及科目之间的对应关系。要考虑具有相同明细的科目和系统之间共享信息的科目。
（3）会计科目要保持相对稳定。凡是已经使用的科目，不能增加下级明细科目，也不能随意删除，只能等下一年度开始时，将该科目的余额转入其他科目，然后再删除该科目。
（4）设置会计科目要考虑与其他业务核算系统的衔接。在账务处理系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个系统转入的数据，因此，要将各个系统中的核算科目设置为末级科目。
3.2 会计科目设置与编码
会计科目的编码规则:
用友U8系统采用统一设置的方法。这种编码方法就是在启用新建账套时，规定科目的级次，定义科目设为几级以及每级的长度。
如定义为422，表示科目定义为3级，第一级为4位，第二级为2位，第三级为2位。以应交税费/应交增值税/进项税额为例，其编码为：22210101。由于建账时定义了编码规则，因此级次之间不需要任何分隔符，系统按照编码规则判别编码的级次。一般而言，应选择核算内容最多的科目为对象进行定义，才能使定义的规则满足所有科目的需要。
3.2 会计科目设置与编码
会计科目设置与辅助核算之间的关系
3.2 会计科目设置与编码
总账系统功能模块：
3.3总账系统的主要功能
图3-4 总账系统功能结构
（1）设置功能模块：通过会计科目的设置，使辅助核算的基础资料与会计科目联系；通过基础资料的设置，提供账表及综合辅助账的查询功能。
（2）凭证功能模块：包括填制凭证、审核凭证、查询凭证和记账功能。
（3）期末功能模块：包括定义转账凭证、生成转账凭证、月末结账功能。
3.3总账系统的主要功能
3.4.1 总账系统实验操作流程
图3-5总账系统操作流程
3.4.2总账系统初始设置
1.总账系统选项
2.会计科目
由于篇幅限制，会计科目及主要属性见教材表3-3。
3.凭证类别
表3-2参数设置
选项卡 参数设置
凭证 勾选“制单序时控制”选项、 “支票控制”选项；
勾选“赤字控制”，赤字控制方式选择“提示”；
勾选“可以使用存货受控科目”；
不勾选“可以使用应收、应付受控科目”；
勾选“现金流量科目必录现金流量项目”
勾选“批量审核凭证进行合法性校验”
勾选“银行科目结算方式必录”
表3-4凭证类别及限制科目
类别字 类别名称 限制类型 限制科目
收 收款凭证 借方必有 1001,100201,100202,100203
付 付款凭证 贷方必有 1001,100201,100202,100203
转 转账凭证 凭证必无 1001,100201,100202,100203
【实验资料】
3.4.2总账系统初始设置
4.项目目录
5.结算方式
表3-5项目档案设置
项目编号 项目名称 所属分类名称
01 综合办公楼 第一项目
02 第三轧机车间 第二项目
03 新元材料库 第二项目
表3-6结算方式设置
结算方式编码 结算方式名称 是否票据管理
1 现金 否
2 现金支票 是
3 转账支票 是
科目名称 方向 期初余额
库存现金(1001) 借 8,000.00
银行存款(1002) 借 2,910,938.00
工行(100201) 借 1,961,653.00
建行(100202) 借 899,285.00
招行(100203) 借 50,000.00
应收账款(1122) 借 35,000.00
其他应收款(1221) 借 1,700.00
应收内部职工款(122101) 借 1,700.00
预付账款(1123) 借 20,000.00
原材料(1403) 借 1,151,460.00
周转材料（1411） 借 10,000.00
包装物(141101) 借 10,000.00
库存商品(1405) 借 477,144.23
长期股权投资(1511) 借 5,000.00
股票投资(151101) 借 5,000.00
固定资产(1601) 借 1,810,000.00
累计折旧（1602） 借 210,086.28
在建工程(1604) 借 360,000.00
短期借款(2001) 贷 150,000.00
应付账款(2202) 贷 128,700.00
预收账款(2203) 贷 14，000.00
长期借款(2501) 贷 700,000.00
实收资本 (4001) 贷 5,586,455.95
3.4.2总账系统初始设置
6.期初余额
2016-01-01启用总账系统，具体数据如表3-7所示。
表3-7新世纪轧钢厂科目初始数据
表3-8 客户往来余额
表3-9 供应商往来余额
（1）应收款项余额表
因应收账款和预收账款都设置客户辅助核算，所以要理清每个客户的款项。客户往来余额如表3-8所示。
（2）应付款项余额表
因应付账款和预付账款都设置供应商辅助核算，所以要理清每个供应商的款项。应付供应商款项余额如表3-9所示。
3.4.2总账系统初始设置
日期 供应商 摘要 方向 本币余额
2015-12-31 新元炼钢厂 购买45#锭、20管锭 贷 128,700.00
2015-12-31 中华炼钢厂 预付款 借 20,000.00
日期 客户 摘要 方向 本币余额
2015-12-31 涞源公司 销售螺纹钢 借 35,000.00
2015-12-31 肯亚集团 预收款 贷 14,000.00
（3）存货科目余额表
因存货类科目都设置了存货项目核算，因此需要整理存货项目的数据，存货大类下分设原材料、辅助材料、产成品和其他四小类，辅助材料和其他类期初无余额。
存货大类/原材料期初数量、金额如表3-10所示
存货大类/产成品期初数量、金额如表3-11所示
3.4.2总账系统初始设置
项目编码 项目名称 方向 本币期初余额 数量期初
余额（吨）
001 45#锭 借 86100 21
003 T8锭 借 77250 15
010 40Cr锭 借 46800 12
011 45#坯 借 104500 25
012 20-40Cr坯 借 80000 20
013 25MV坯 借 159250 35
014 60Si2Mr坯 借 184800 48
015 20GrMrTi坯 借 108000 30
016 Q235坯 借 72000 20
018 轻轨钢坯 借 155000 31
019 R3坯 借 77760 16
合计 借 1151460 273
表3-10 原材料期初数量、金额
表3-11 产成品期初数量、金额
项目编码 项目名称 方向 本币期
初余额 数量期初
余额（吨）
023 齿轮钢 借 54713.52 12
024 螺纹钢 借 82082.28 14
025 角钢 借 83886.56 16
026 槽钢 借 40187.91 7
027 扣件钢 借 33659.78 7
028 轻轨 借 56698.30 10
029 链条钢 借 58259.50 13
030 锚杆钢 借 35791.02 6
031 弹条钢 借 31865.36 8
合计 借 477144.23 93
表3-12 在建工程余额
（4）在建工程余额表
（5）应收内部职工款余额表
3.4.2总账系统初始设置
日期 摘要 方向 本币余额
2015-12-31 新元材料库 借 360，000.00
日期 摘要 方向 本币余额
2015-12-31 应收内部职工——刘雄伟 借 1,700.00
表3-13 应收内部职工款余额
1.启用 U8企业应用平台
单击“开始”“程序”“ U8企业应用平台”，输入：操作员“01”，无密码。选择：账套“999新世界轧钢厂”，会计年度“2016”，日期“2016-01-01”,单击“确认” 按钮。
2.设置总账系统选项
单击“业务工作”“总账”“设置”“选项”，如图3-6所示，在弹出的窗口单击“编辑”，选择“凭证”对其进行设置，如图3-7所示，最后单击“确定”。
3.4.2总账系统初始设置
【操作指导】
图3-6进入总账系统界面
只对凭证页签进行设置，会计日历、账簿、凭证打印和预算控制、权限等都采用系统默认值。
3.4.2总账系统初始设置
图3-7“凭证”选项卡设置界面
勾选“制单序时控制”和“系统编号”，是为了填写凭证时，制单日期只能由前往后填，系统自动按凭证类别按月自动编制凭证编号，可以保证凭证号的连续性。
勾选“支票控制”，是为了在制单时，录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统自动弹出登记支票提示，可进行登记。
勾选“赤字控制”，则在录入涉及资金科目和往来科目时，余额为负数，系统会予以提示，从而检查是否存在错误。赤字控制方式选择“提示”，则出现赤字时，会进行提示，仍然可以进行保存。
勾选“可以使用存货受控科目”，是为了保证项目核算时可以直接使用存货目录定义项目。不勾选“可以使用应收受控科目和应付受控科目”，是为了防止重复制单。
勾选“现金流量科目必录现金流量项目”，是为了在填制凭证时，使用现金流量科目必须输入现金流量项目和金额。
勾选“批量审核凭证进行合法性校验”，是在批量审核凭证时要对凭证进行二次审核。
勾选“银行科目结算方式必录”，则在凭证录入涉及银行存款科目时，必须将其结算方式和票据号录入。
3.设置会计科目
（1）新增会计科目
例如：选择“基础设置”“ 基础档案”“财务”“会计科目”，单击“增加”，弹出如图3-8所示的窗口，输入科目编码“670101”和科目名称“坏账损失”，其余额方向为“支出”。最后单击“确定”保存新增科目。
3.4.2总账系统初始设置
图3-8会计科目增加界面
新增会计科目“资产减值损失-坏账损失”
（2）设置辅助核算
根据表3-3，对有辅助账类型的会计科目进行辅助核算设置。辅助核算包括客户往来、供应商往来、部门核算、个人往来、项目核算和数量核算。
客户往来核算
例如：进入 “会计科目”界面，双击“应收账款”科目，单击“修改”，勾选如图3-9所示对应的辅助核算方式“客户往来”。最后单击“确定”保存。该科目自动受控于“应收系统”，成为总账系统不可操作的科目。
3.4.2总账系统初始设置
图3-9会计科目辅助核算（客户往来）设置界面
应收账款、应收票据、其他应收款-应收其他单位款和预收账款科目勾选“客户往来”，受控于应收系统。
供应商往来核算
例如：双击“预付账款”科目，单击“修改”，勾选“供应商往来”辅助核算项之后单击“确定”保存，该科目自动受控于“应付系统”，如图3-10所示，成为总账系统不可操作的科目。
3.4.2总账系统初始设置
图3-10会计科目辅助核算（供应商往来）设置界面
应付账款、应付票据和预付账款科目勾选“供应商往来”，受控于应付系统。
部门核算、个人往来核算、项目核算
根据表3-3，对于设置了辅助核算的科目可参照上述操作方法进行设置。
对管理费用-招待费、差旅费和办公费勾选“部门核算”，不受控于任何系统；其他应收款-应收内部职工款勾选“个人往来”，不受控于任何系统；材料采购、原材料、材料成本差异、库存商品、发出商品、在建工程、基本生产成本、辅助生产成本、主营业务收入和主营业务成本勾选“项目核算”。
数量核算
还需对材料采购、原材料、材料成本差异、库存商品、发出商品科目设置数量核算。
例如：双击“材料采购”科目，单击“修改”，勾选“数量核算”，输入计量单位“吨”，单击“确定”保存。如图3-11所示：
3.4.2总账系统初始设置
图3-11数量核算设置
（3）指定科目
进入会计科目界面，单击“编辑”，在下拉菜单中选择“指定科目”。在弹出的如图3-12所示的“指定科目”窗口选择现金科目，单击右移键，将“库存现金”选入已选科目。单击“确认”保存。类似指定“银行存款”科目为银行科目。同时，指定“库存现金”和“银行存款”科目为现金流量科目如图3-13所示：
3.4.2总账系统初始设置
图3-12指定“库存现金” 科目
图3-13指定科目为现金流量科目
指定现金科目、银行科目后，可以在出纳管理中查询现金日记账和银行日记账。指定现金流量科目后，录入涉及现金和银行存款科目的凭证时，要填制现金流量项目及金额，且可以在账表中查询现金流量表。
4.设置凭证类别
选择“基础档案”“财务”“凭证类别”，在如图3-14所示的“凭证类别预置”窗口选择分类方式“收款凭证 付款凭证 转账凭证”，单击“确定”，进入如图3-15所示的“凭证类别”设置窗口，单击“修改”，按照表3-4选择限制类型和限制科目。
3.4.2总账系统初始设置
图3-14凭证类别选择界面
图3-15凭证类别设置界面
5.设置项目目录
（1）项目管理
选择“基础档案”“财务”“项目目录”，弹出“项目档案”窗口，再选择项目大类“项目管理”，单击“项目分类定义”页签，在如图3-16所示的窗口输入分类编码“1”和分类名称“第一项目”，单击“确定”，再单击“增加”，输入第二项目。
3.4.2总账系统初始设置
图3-16项目分类定义界面
单击“项目目录”页签，单击“维护”，进入如图3-17所示的“项目目录维护”页面,单击工具栏的“增加”按钮,在新增行依次填写项目编号“01”，项目名称“综合办公楼”，所属分类码“1”等。重复操作增加其他项。
最后单击核算科目页签，在如图3-18所示的窗口选择“在建工程”，单击右移按钮，将之移到已选科目，再单击“确定”。
3.4.2总账系统初始设置
图3-17项目目录维护
图3-18核算科目选择界面
（2）存货核算
单击“项目目录”，在弹出的项目档案窗口单击“增加”。在如图3-19所示的窗口选择“使用存货目录定义项目”，单击“完成”，弹出“预置完毕”提示框，单击“确定”。
3.4.2总账系统初始设置
图3-19使用存货目录定义项目界面
再单击“项目分类定义”页签，自动生成如图3-20所示的分类；
3.4.2总账系统初始设置
自动从存货分类引入
图3-20项目分类定义界面
再单击“项目目录”页签，自动生成如图3-21所示的目录。
最后，单击“核算科目”页签，在如图3-22窗口将材料采购、原材料、材料成本差异、库存商品、发出商品、基本生产成本、辅助生产成本、主营业务收入和主营业务成本科目通过右移按钮选入已选科目。
自动从存货档案引入
图3-21项目目录界面
将待选科目选入已选科目
图3-22核算科目界面
3.4.2总账系统初始设置
6.设置结算方式
依次单击“基础档案”“收付结算”“结算方式”，在如图3-23所示的窗口单击工具栏的增加按钮。
例如：输入结算方式编码“2”，结算方式名称“现金支票”，勾选“是否票据管理”，最后单击保存按钮，按资料依次增加。
3.4.2总账系统初始设置
图3-23结算方式设置
7.录入期初余额
（1）期初余额录入
在基础资料设置完成后，进行科目余额的录入。录入科目期初余额时，系统自动将定义的会计科目引入到余额表，此时不能对会计科目进行任何操作。本账套启用时间是2016-01-01，因此只需要输入期初余额。
3.4.2总账系统初始设置
在期初余额录入界面中，填入数据栏显示三种颜色。白色框可以直接输入数据，表示末级科目。灰色框不能输入数据，表示有下级科目，其余额由下级科目自动汇总计算。黄色框也不能输入数据，表示辅助科目，要录入辅助项目的余额后系统将自动计算数据填入。
受控于应收应付系统的辅助科目，可以选择先在应收应付系统录入期初余额，然后在总账系统录入余额时，直接引入数据；也可以在总账系统录入。不受控于其他系统的辅助科目，直接在总账系统录入辅助项目的余额。
例如：录入应收账款期初余额，此操作采用直接在总账系统录入的方法：
双击“应收账款”输入单元，进入应收账款的输入窗口，单击“往来明细”，进入“期初往来明细”窗口，单击“增行”，输入期初往来明细，如图3-24所示：
再单击“汇总”按钮，系统将汇总数据填入辅助期初余额，单击“确定”最后单击“退出”，返回“辅助期初余额”窗口。如图3-25所示：
所有科目录入完成后其界面如图 3-26所示：
图3-24 期初往来明细
图3-25应收账款期初余额录入界面
3.4.2总账系统初始设置
单击工具栏上的“对账”
总账系统初始化工作结束!
1.2016-01-01，第三轧机车间工程领用专用材料5000元。
借：1604（在建工程：第三轧机车间） 5000.00
贷：160501（工程物资：专用材料） 5000.00
2.2016-01-06，投资者投入100000元,现金支票号XJ001。
借：100201（银行存款-工行） 100000.00
贷：4001（实收资本 ） 100000.00
3.2016-01-17，企业管理部刘雄伟报销差旅费1578元，冲上月借款1700元。
借：660202（管理费用-差旅费：企业管理部） 1578.00
1001（库存现金） 122.00
贷：122101（其他应收款-应收内部职工款：刘雄伟） 1700.00
4.2016-01-23，支付综合办公楼的设计费8000元，转账支票号ZZR001。
借：1604（在建工程：综合办公楼） 8000.00
贷：100202（银行存款-建行） 8000.00
5.2016-01-25，支付长期借款5000元，转账支票号ZZR002。
借：2501(长期借款) 5000.00
贷：100201（银行存款-工行） 5000.00
3.4.3 总账系统日常业务处理
【实验资料】
6.2016-01-25，购买工程物资10000元，转账支票号ZZR003。
借：160501（工程物资-专用材料） 10000.00
贷：100201（银行存款-工行） 10000.00
7.2016-01-26，购买专利技术30000元，转账支票号ZZR004。
借：1701（无形资产） 30000.00
贷：100201（银行存款-工行） 30000.00
8.2016-01-27，支付电费18200元，转账支票号ZZR005。
借：510101（制造费用-水电费） 18200.00
贷：100203（银行存款-招行） 18200.00
9.2016-01-29，企业管理部刘壮预支差旅费，领用一张3000元的现金支票，支票号XJ002。
借：122101（其他应收款——应收内部职工款：刘壮） 3000.00
贷：100202（银行存款——建行 ） 3000.00
10.2016-01-31，期末分配各产品直接人工。
借：50010102（生产成本-基本生产成本-直接人工-螺纹钢） 6715.80
50010102（生产成本-基本生产成本-直接人工-弹条钢） 9700.60
50010102（生产成本-基本生产成本-直接人工-角钢） 8208.20
50010102（生产成本-基本生产成本-直接人工-链条钢） 9700.60
贷：50010102（生产成本-基本生产成本-直接人工-齿轮钢） 34325.20
11.2016-01-31期末制造费用分摊。
借：50010103（生产成本-基本生产成本-制造费用-齿轮钢） 7882.49
50010103（生产成本-基本生产成本-制造费用-螺纹钢） 9734.6
50010103（生产成本-基本生产成本-制造费用-角钢） 8564.53
50010103（生产成本-基本生产成本-制造费用-链条钢） 9088.28
50010103（生产成本-基本生产成本-制造费用-弹条钢） 9700.60
贷：510101（制造费用-水电费） 18200.00
510102（制造费用-折旧费） 4930.5
510105（制造费用-工资） 21840.00
12.2016-01-31期末结转固定资产清理。
借：6711（营业外支出） 34734.89
贷：1606（固定资产清理）34734.89
借：1606（固定资产清理）3500.33
贷：6301（营业外收入） 3500.33
1.填制凭证
（1）涉及辅助核算业务的凭证填制
以业务1为例：
单击“凭证”“填制凭证”，在弹出的填制凭证窗口单击工具栏的增加按钮，选择凭证类别“转账凭证”，系统将自动编号，选择制单日期“2016.01.01”。在第一行填写摘要“第三轧机车间工程领用专用材料”，选择科目名称“在建工程”；按“Enter”键，弹出如图3-29所示的“辅助项”窗口，单击弹出“参照”窗口，双击“02-第三轧机车间”，返回到“辅助项”窗口，单击“确认”，填写借方金额“5000”；
3.4.3 总账系统日常业务处理
【操作指导】
图3-29涉及在建工程科目的凭证填制
再按“Enter”键，自动复制第二条分录摘要，科目名称选择“工程物资-专用材料”，填写贷方金额“5000”。最后单击“保存”，即得如图3-30所示的转账凭证。
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-30项目核算科目的凭证
（2）涉及现金流量和银行存款业务的凭证填制
以业务2为例：
单击 “填制凭证”，在弹出的空白凭证中，修改凭证类别为“收款凭证”。再填写摘要，选择借方科目，按“Enter”键，在如图3-31所示的“辅助项”窗口选择结算方式，填写票号，单击“确定”。按“Enter”键自动复制第二条分录摘要，选择贷方科目，单击“确定”。
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-31收款凭证填制
单击“保存”，在弹出的如图3-32所示的“现金流量录入修改”窗口，选择现金流量项目,单击“确认”。再单击“保存”，最后凭证结果如图3-33所示：
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-32现金流量项目选择
图3-33凭证保存
2.审核凭证
以批量审核2016年1月1日到1月10日的收款凭证为例：
（1）单击“凭证”菜单下的“审核凭证”，弹出如图3-34所示的窗口选择“收款凭证”，选择日期后，单击“确认”，得到如图3-35所示的过滤结果，单击“确定”，进入凭证审核列表。
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-34凭证审核过滤界面
图3-35凭证审核列表
（2）再双击进入凭证界面，单击“批处理”、“成批审核凭证”，最后单击“确定”，“是否重新刷新凭证列表数据”，选择“是”。审核凭证操作结束。
作废的凭证不能被审核，也不能被标错。被标错的凭证不能被审核，只有取消标错后才能审核。
3.查询凭证
对于已输入的凭证，系统提供了任意组合条件的查询界面，可根据凭证的某些特征进行查询。
以查询2016年1月1日到1月5日的转账凭证为例：
（1）单击“凭证”菜单下“凭证查询”，在如图3-36所示的“凭证查询”窗口中，凭证类别选择“转账凭证”，选择日期后，单击“确认”。 进入如图3-37所示的窗口.
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-36凭证查询条件设置界面
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-37 查询凭证列表
（2）在图3-37界面上，双击单条记录，弹出对应凭证，如图3-38所示：
图3-38凭证查询结果界面
4.修改凭证
（1）未记账凭证修改
单击“查询凭证”，设置查询条件。找到需要修改的凭证后，直接修改内容，再单击“保存”。若凭证已审核，则取消审核后，执行同样操作。
（2）已记账凭证修正
已记账凭证的修正有两种方法，一种是“补充登记法”，适用于会计科目正确但输入金额小于实际金额的情况，只需计算出少计的金额，另外补充一张凭证即可，方法与普通凭证填制一样；另一种是“红字冲销法”，先填制一张与原来错误凭证内容一样的红字凭证，与原来的错误凭证相抵消，再填制一张符合实际业务的正确的凭证，而且红字冲销凭证也要进行审核、记账。这里只介绍“红字冲销法”的操作。
3.4.3 总账系统日常业务处理
以冲销0058号转账凭证为例：
单击“填制凭证”，在凭证窗口栏选择“冲销凭证”，在弹出的如图3-39所示的“冲销凭证”窗口选择冲销凭证的凭证类别“转账凭证”和凭证号“0058”，单击“确定”，单击“保存”。
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-39凭证冲销过程
5.删除凭证
凭证删除要先作废凭证，再整理凭证。凭证删除只能在凭证未被审核前进行，已审核凭证先取消审核，再删除。已记账的凭证不能作废和删除。
以作废0010号付款凭证为例：
单击““查询凭证”，找到要删除的凭证，单击凭证窗口栏“作废/恢复”，凭证被标上“作废”,如图3-40所示。单击凭证窗口栏上“整理凭证”，在弹出的窗口选择凭证期间，单击“确定”，进入“作废凭证表”窗口，双击“删除？”栏，显示“Y”标志，如图3-41所示，最后单击“确定”：
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-40凭证作废
6.记账
凭证审核后，可对其进行记账处理。记账之后的凭证不能被修改或删除。若上月未结账，本月不能进行记账处理。
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-41凭证删除
双击
【操作】单击“凭证”菜单下的“记账”，在如图3-42所示的窗口单击“全选”，再单击“记账”，系统开始登记总账、明细账、辅助账，结束后，系统弹出“记账完毕”的提示框，单击“确定”，如图3-43所示：
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-42记账范围选择界面
图3-43记账界面
如果因为数据错误等原因，需要将凭证恢复到记账前状态，具体操作如下：
（1）以账套主管身份登陆总账系统，选择“总账”“期末”“对账”，进入“对账窗口”。按Ctrl+H键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活！”。单击“确定”按钮，再单击“退出”按钮，退出“对账”窗口。选择 “总账”“凭证”“恢复记账前状态”命令，进入“恢复记账前状态”窗口，如图3-44所示。
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-44恢复记账前状态界面
（2）恢复方式选择“最近一次记账前状态”，单击“确定”按钮，系统弹出“请输入口令”提示框，输入正确的口令。本账套没有设置口令，直接单击“确认”按钮，系统取消已记账凭证的记账操作，如图3-45所示：
3.4.3 总账系统日常业务处理
图3-45恢复记账
1.日记账查询
选择 “总账”“出纳”“现金日记账”，在如图3-46所示的“现金日记账查询条件”窗口选择科目“库存现金”，勾选“按月查”、“包含未记账凭证”项，单击“确认”，显示如图3-47所示的现金日记账。单击“总账”，显示如图3-48所示的现金总账。
3.4.4出纳管理
【操作指导】
图3-46现金日记账查询条件界面
图3-47现金日记账
图3-48现金总账
2.支票管理
领用支票时，出纳员应先在支票登记簿中登记支票信息，则在填制凭证时，通过填制的支票号来判断是否已经登记支票。支票号相同，表示已经在支票登记簿中登记，不提示登记支票信息。支票号不同，表示还未登记，可以在填制凭证时直接录入支票信息，系统自动将其登记到支票登记簿。
以业务9为例：
选择“出纳”“支票登记簿”，在如图3-49所示的窗口选择科目“建行”，单击“确定”，进入支票登记簿窗口，单击工具栏的增加按钮，在新增行输入领用日期，选择领用部门和领用人，输入支票号和金额等，最后单击保存按钮，如图3-50所示：
3.4.4出纳管理
图3-49银行科目选择界面
图3-50支票登记界面
单击支票登记簿工具栏“增加”按钮进行登记
自动转账
1.转账定义——期间损益结转设置
期间损益结转是在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中。
（1）选择“期末”“转账定义”“期间损益”，进入“期间损益结转设置”窗口。
（2）选择凭证类别“转账凭证”，选择“本年利润4103”，最后单击“确定”按钮。如图3-51所示：
3.4.5总账系统期末处理
图3-51 期间损益结转设置
2.自定义转账生成
（1）选择“期末”“转账生成”命令，进入“转账生成”窗口。
（2）选择“期间损益结转”，单击“全选”按钮，再单击“确定”按钮，生成转账凭证，单击“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。如图3-52所示：
3.4.5总账系统期末处理
图3-52 生成凭证
对账和结账
1.对账
（1）选择“期末”“对账”，在如图3-53所示的窗口勾选所有核对内容，双击2016.01对应的“是否对账”栏，出现“Y”标志，单击“对账”按钮。对账完毕后，显示对账日期“2016.01.31”和对账结果“正确”。
3.4.5总账系统期末处理
图3-53 对账界面
（2）再单击“试算”按钮，对各科目余额进行试算，结果如图3-54所示：
3.4.5总账系统期末处理
图3-54 试算平衡表
2.结账
结账是指将本期内所发生的经济业务全部登记入账后，按照规定的方法结算出本期发生额合计和余额，并将其余额结转下期或转入新账。结账只能每月进行一次。
（1）选择“期末”“月末结账”，在如图3-55所示的窗口双击需要结账月份的“结账标识”栏。
（2）单击“下一步”，“对账”，对账完毕后，显示如图3-56所示的界面。
3.4.5总账系统期末处理
图3-55选择结账月份界面
图3-56核对账簿界面
（3）单击“下一步”，显示如图3-57所示的工作报告。
（4）单击“下一步”，弹出如图3-58所示的界面，单击“结账”，即可完成结账工作。
3.4.5总账系统期末处理
图3-57月度工作报告界面
图3-58完成结账界面
账簿管理
1.科目账查询
科目账查询时主要有总账、余额表、明细账、多栏账、综合多栏账和日记账。
（1）总账
选择“账表”菜单下的“科目账”，单击“总账”，在如图3-59所示的窗口选择 “制造费用”，勾选“末级科目”和“包含未记账凭证”。
3.4.5总账系统期末处理
图3-59总账查询条件设置界面
单击“确认”，显示如图3-60所示的制造费用总账，选择“当前合计”，单击“明细”，显示如图3-61所示的“制造费用明细账”。可在图3-60和图3-61界面选择“制造费用”下级科目，依次进行查询。
3.4.5总账系统期末处理
图3-60制造费用总账
图3-61制造费用明细账
（2）综合多栏账
可以定义并查询综合多栏账的科目有“管理费用”、“主营业务收入”、“主营业务成本”、“在建工程”等。
选择“科目账”菜单下的“综合多栏账”，在如图3-62所示的窗口单击工具栏的增加按钮，在“综合多栏明细账定义”窗口输入多栏账名称“管理费用”，选择辅助核算“部门核算”，单击栏目组框下的“增加”，弹出如图3-63所示的窗口，输入栏目组名“管理费用各部门账”，选择核算科目“管理费用”，单击“增加栏目”，在“栏目定义”框下的新增行填写方向、科目编码、辅助项、栏目名称。最后，单击“确定”。最后单击“综合多栏账”界面上的栏目“查询”，可以得到如图3-64所示的账表。
3.4.5总账系统期末处理
图3-62综合多栏明细账定义之增加多栏账
3.4.5总账系统期末处理
图3-63综合多栏明细账定义之栏目定义
图3-64管理费用的综合多栏明细账
可用同样的操作建立“主营业务收入”、“主营业务成本”和“在建工程”科目综合多栏明细账，“主营业务收入”科目综合多栏明细账查询结果如图3-65所示。
3.4.5总账系统期末处理
图3-65主营业务收入的综合多栏明细账
2.项目辅助账查询
主要是针对设置了项目核算的会计科目数据的查询。可以查询“项目管理”大类和“存货核算”大类下的各科目。
选择“项目辅助账”“项目总账”。单击“项目科目总账”，在如图3-66所示的窗口选择项目大类“存货核算”，勾选“包含未记账凭证”，单击“确定”。在弹出的如图3-67所示的“项目总账”界面，选择“科目”菜单下的科目，可显示不同科目的总账。单击“明细”，跳转至如图3-68所示的项目明细账。
3.4.5总账系统期末处理
图3-66项目辅助账查询条件设置界面
图3-67存货“库存商品”项目总账
3.4.5总账系统期末处理
图3-68存货“库存商品”项目明细账
3.现金流量表查询
针对设置了“指定为现金流量科目”的会计科目的数据查询。
单击“账表”菜单下的“现金流量统计表”，在如图3-69所示的窗口勾选“包含未记账凭证”，选择“按月查询”，单击“确认”。跳转至如图3-70所示的“现金流量统计表”。
3.4.5总账系统期末处理
图3-69现金流量表查询条件设置界面
3.4.5总账系统期末处理
图3-70现金流量统计表
本章总结
账务处理是财务会计的核心，会计核算的基础数据都集中在总账系统，其他专业核算系统的最终处理的结果，都必须生成特定的凭证进入总账系统。各个核算系统之间数据的联结，都是依靠会计科目的核算关系来实现。会计科目在会计信息系统中，像人体的神经网络，它作用于任何一项业务处理。因此，在总账系统的科目设置中，不仅仅考虑本系统，而且还要注重与其他系统的集成问题，同时还要考虑具体企业的不同需求，设计科学合理的会计科目体系和与之相关的辅助核算资料。从新世纪轧钢厂的实务处理过程，可以看到会计科目在辅助核算及月末结转过程中发挥的作用。从各类账簿的查询，可充分体现计算机处理与手工处理的内在差异。在账务处理系统中，各类账簿都是查询的结果，是凭证中会计科目与基础资料的关联使用，保证了账簿灵活多样呈现方式。

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