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第11章 会计报表
CONTENTS
目 录
编制报表的工作步骤
11.1
报表数据汇总
11.3
会计报表编制的实验指南
11.4
11.2
编制报表的具体步骤
11.1
编制报表的工作步骤
11.1编制报表的工作步骤
编制会计报表的工作步骤及各步骤的主要工作如图11-1所示。编制一张正确的会计报表，最主要的工作就是正确的定义计算公式，这就要求报表编制者首先必须精通会计业务，其次能够熟练运用取数函数，二者结合才能完成报表的公式定义，为报表的数据处理奠定基础。因此，编制任何一张报表，必须首先对编制对象进行分析，其目的是编制符合格式及内容要求的报表。
图11-1编制报表步骤
11.2
编制报表的具体步骤
11.2.1 会计报表的编制分析
会计报表的结构分析
1.报表的格式分析
报表的格式可归纳为3个方面：标题部分、报表栏目描述部分、报表主体内容部分。
（1）标题:标题用来表示报表名称、编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。如表11-1中所示。
（2）表头：表头用来表示报表的栏目。如表11-1中的各栏目名称。
（3）表体：报表的主体。是组成报表的主体部分，即所编制报表的主要内容，它包括报表的所有项目和要求填列的内容，见表11-1。
11.2.1 会计报表的编制分析
续表
11.2.1 会计报表的编制分析
报表的数据分析
1.报表的数据来源分析
对所要编制的报表，按其要求填列项目的内容,逐一分析其构成及其来源。首先明确所填数据是取自于总分类账，还是明细分类账，或可以从其他已编制的表中取得。该分析可决定数据源所在地，即取数时所采用的函数。如资产负债表的数据来源于总账文件，而利润分配表中的净利润取自于利润表。
2.报表的填列方法分析
对于任何一张会计报表，其填列方法无外乎以下几种：
（1）根据单一科目的期初余额或期末余额填列：如资产负债表中的短期投资、应收票据、应收股利、应收利息、应收账款、其他应收款等。
（2）根据单一科目的发生额填列：如利润表中的销售费用、管理费用等。
（3）根据多个科目的期初余额或期末余额计算填列：如资产负债表中的货币资金的期末余额，应根据现金、银行存款、其他货币资金三个科目的期末余额合计填列。此类项目还有存货等。
（4）根据其他报表的数据填列：如所有者权益变动表中的数据，均取自其他报表。
（5）表中不同行次数据计算填列：如资产负债表中的流动资产合计、非流动资产合计、资产总计、流动负债合计、非流动负债合计、负债合计、所有者权益合计、负债及所有者权益总计等项目。如利润表中的营业利润、利润总额、净利润都属于此类运算。
以资产负债表中的部分填列内容为例，其数据分析结果见表11-2所示。
表11-2 数据分析结果列示
11.2.2报表编制的公式
单元公式
常用的报表数据一般来源于总账系统和报表系统本身，报表取数可以分为从本表取数和从它表表页取数两种取数方式。由报表数据来源分析可将单元公式归纳为以下4种。
1）账务取数公式
账务取数公式沟通了报表和总账系统的数据传递，实现了报表系统从账薄、凭证中采集会计数据生成报表及账表一体化。
(1)账务取数函数的基本格式
函数名(“科目编码”,会计期间,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1], [编码2]）
参数取值说明：科目编码也可用科目名称，但必须使用双引号括起来。会计期间可以用“年”、“季”、“月”等变量，也可以用具体的数字表示。只有前两个参数是必填项，方括号中的参数是可选项，应根据实际情况选填，大部分情况下是不需要填写的。
(2)主要账务取数函数
账务取数函数的格式是相同的，不同的是函数名，函数名决定取数的类型：“期初”、“期末”、“发生额”等。主要账务取数函数名如表11-3所示。
函数名 金额式 数量式 外币式
期初余额函数 QC( ) SQC( ) WQC( )
期末余额函数 QM( ) SQM( ) WQM( )
发生额函数 FS( ) SFS( ) WFS( )
累计发生额函数 LFS( ) SLFS( ) WLFS( )
条件发生额函数 TFS( ) STFS( ) WTFS( )
对方科目发生额函数 DFS() SDFS( ) WDFS( )
净额函数 JE( ) SJE( ) WJE( )
汇率函数 HL( )
表11-3 主要账务取数函数表
11.2.2报表编制的公式
2)表页内部统计公式
主要用于在本表页的指定区域内求和、求平均值、计数、求最大值或最小值、求统计方差等运算。实现表页中相关数据的计算和统计。报表系统中提供了如表11-4所示的函数。
函数名 固定区 可变区
求和 PTOTAL() GTOTAL()
平均值 PAVG() GAVG()
计数 PCOUNT() GCOUNT()
最大值 PMAX() GMAX()
最小值 PMIN() GMIN()
方差 PVAR() GVAR()
偏方差 PSTD() GSTD()
表11-4 表页内统计公式
3)本表它页取数公式
取确定表号表页数据的格式：<目标区域>=<数据源区域>@<页号>
该公式的作用就是将<页号><数据源区域>的数据填入<目标区域>。
【举例】将当前报表的第二页C6单元格的数据填入报表的当前页B8,则表示为: B8=C6@2
4)报表之间取数公式
主要用于从另一报表采集数据，在报表之间采集数据时要指定表名、表页、单元格。
格式：<目标区域>=“<报表名[.rep]>”—><数据源区域>[@<页号>]
【举例】如资产负债表B9单元格需要利润表中C7单元格的数据（注：前提是利润表已编好）。B9=“LRB” —>C7
11.2.2报表编制的公式
审核公式
1）审核公式的作用：在会计报表中，数据之间一般都存在某种勾稽关系，根据这种勾稽关系定义审核公式，检查报表编制结果的正确性。审核公式可验证表页中的数据关系，也可验证同表中不同表页之间或不同表之间的数据勾稽关系。审核公式把报表中某一单元或某一区域与另一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。如资产负债表中：资产=负债+所有者权益
2）审核公式格式：<表达式><逻辑运算符><表达式>[MESS“说明信息”]
逻辑运算符可使用=、 > 、 <、 >= 、 <=、 <> 运算符。
11.2.2报表编制的公式
舍位公式
1）舍位公式的作用
舍位公式主要用于解决已编制的正确报表，由于货币计量单位的转换而导致的不平衡问题。编制会计报表时，编制单位一般均以元作为计量单位，而在进行集团公式汇总或行业汇总报表时，将计量单位转换为“千元”或“万元”，这种操作可能会因小数位的四舍五入而破坏报表的平衡关系。因此，还需要对计量单位转换之后报表的数据平衡关系进行调整，使舍位之后的数据符合制定的平衡公式。
2）舍位平衡公式的书写格式
REPORT “ <舍位表文件名> ”
RANGE <区域> [ , <区域> ] *
WEI <位数>
[FORMULA <平衡公式> [ , <平衡公式> ] * [ FOR <页面筛选条件> ] ]
（1）舍位平衡公式的参数说明
必须指明舍位表名、舍位范围、舍位位数和平衡公式。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。
（2）书写平衡公式时要遵从的原则 ①倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。②每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号。③公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。④等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。⑤一个单元只允许在等号右边出现一次。
11.3
报表数据汇总
11.3报表数据汇总
会计报表之间存在一定的对比或汇总关系，内部管理使用的报表，大多是从利润表或费用表抽取出来的数据，编制这些报表，一般需要不同表页之间的汇总或比较。系统提供了“透视”和“汇总”两种功能，进行汇总报表处理。
11.3.1透视功能
透视是将多张表页中的多个区域数据采集到一张报表中，用于对不同表页中的同类数据进行对比分析。透视功能只能对当前表页之后的数据进行透视，不能透视某个区段的表页。
透视功能可用于对比“lrb”(利润表)文件中，连续几个月的营业收入、营业成本、销售费用、管理费用、财务费用。生成一张新表，表头的项目名称分别为：“营业收入、营业成本、销售费用、管理费用、财务费用”，每个月的数据显示为一行。
11.3.2 数据汇总
报表数据汇总就是将报表数据按要求进行叠加，可按同一报表的不同表页进行汇总，形成一张新的汇总报表。
11.4
会计报表编制的实验指南
11.4.1 自定义报表的编制的要求
进行如表11-5所示的报表进行格式定义
存货种类 年初账面余额 本期增加额 本期减少额 期末账面余额
1.材料采购
2.原材料
3.库存商品
4.发出商品
5.周转材料
6.材料成本差异
7.消耗性生物资产.
8.生产成本
合计
表11-5 存货披露表
2）填入单元格所对应的公式
B4=QC("1401",全年,,,,"",,,,,) C4= FS("1401",全年,"借",,,"",,)
D4= FS("1401",全年,"贷",,,"",,) E4= QM("1401",全年,,,,"",,,,,)
B5=QC("1403",全年,,,,"",,,,,) C5= FS("1403",全年,"借",,,"",,)
D5= FS("1403",全年,"贷",,,"",,) E5= QM("1403",全年,,,,"",,,,,)
B6=QC("1405",全年,,,,"",,,,,) C6= FS("1405",全年,"借",,,"",,)
D6= FS("1405",全年,"贷",,,"",,) E6= QM("1405",全年,,,,"",,,,,)
B7= QC("1406",全年,,,,"",,,,,) C7= FS("1406",全年,"借",,,,,)
D7= FS("1406",全年,"贷",,,,,,,,,) E7= QM("1406",全年,,,,"",,,,,)
B8= QC( "1411",全年,,,,,,,,,) C8= FS("1411",全年,"借",,,"",,)
D8= FS("1411",全年,"贷",,,"",,) E8= QM("1411",全年,,,,,,,,,)
B9= QC("1404",全年,,,,"",,,,,) C9= FS("1404",全年,"借",,,,,)
D9= FS("1404",全年,"贷",,,,,) E9=QM("1404",全年,,,,"",,,,,)
B10= QC("1421",全年,,,,,,,,,) C10=FS("1421",全年,"借",,,,,)
D10=FS("1421",全年,"贷",,,,,) D10= QM("1421",全年,,,,,,,,,)
B11= QC("5001",全年,,,,,,,,,) C11=FS("5001",全年,"借",,,,,)
D11=FS("5001",全年,"贷",,,,,) E11= QM("5001",全年,,,,,,,,,)
（3）填写合计单元公式
B12= PTOTAL(B4:B11) C12= PTOTAL(C4:C11)
D12=PTOTAL(D4:D11) E12= PTOTAL(E4:E11)
11.4.2自定义报表的操作指导
创建新会计报表
进入“UFO报表”，创建一张空白的报表
设置表格格式
（1）在“格式”状态下设置“表尺寸”，设置“行列数”。
（2）在设计的空白表格中，选中组合单元（第一行），输入“存货信息披露表”，然后在第三行依次输入存货种类、年初账面余额、本期增加额、本期减少额、期末账面余额,完成表头输入。A4:A12,输入报表的项目列。完成此操作后，创建了与表11-5完全相同的待填表格，参见图11-2
3）报表处于“格式”状态下，用鼠标选中D2单元，在“数据”菜单下，选择“关键字-设置”，弹出如图11-3设置关键字界面，选择“年”按“确定”，返回报表页面，选中E2单元，重复上述操作，选择“月”， 按“确定”，返回报表页面，设置结果见图11-2。如对设置结果不满意，还可通过定义关键字偏移调整关键字位置。
图11-2创建的自定义报表格式
图 11-3设置关键字
11.4.2自定义报表的操作指导
报表公式设置
（1）总账系统取数的单元公式。在UFO报表系统中选定需定义公式的单元，如图11-2中的B4,在“数据”菜单下，选择“编辑公式”→ “单元公式”，出现如图11-4定义公式对话框，可在定义公式处输入公式，单击”确认”将公式填入B4单元。
图11-4 “定义公式”对话框
（2）在图11-4选择“函数向导”，弹出图11-5函数选择界面，在左边函数分类列选中“用友账务函数”，在右边函数名列选中“期初”，单击“下一步” ，进入图11-6函数录入界面，单击“参照”，进入图11-7,在图中依次选择“账套号”、“会计年度”、“科目”、“期间”，等参数值。默认为本账套、本年度，选择1401材料采购科目，单击“确定”，“期间”选择“全年”，返回到图11-6，将公式填入函数录入区，单击“确定”，将完整的公式填入图11-4定义公式对话框，单击“确认”完成B4单元公式的录入。
图11-5函数向导对话框
图11-6函数录入
图11-7 参数选择
(3)录入合计单元公式，在图11-4中选中B12单元，直接输入： PTOTAL ( B4:B11 )，按“确认”，将公式填入B12。填完公式的报表如图11-8所示。如果公式有错，则不显示公式单元，而是显示所填公式。
图11-8 完成公式定义的报表
11.4.2自定义报表的操作指导
报表的计算
在UFO报表系统的“编辑”菜单下，选择“格式/数据状态”，格式状态下定义的单元公式，进入数据状态之后，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果；当单元公式中引用单元的数据发生变化时，公式也随之自动运算并显示结果。计算结果数据如图11-9所示。
图11-9存货信息披露表
11.4.2自定义报表的操作指导
报表重新计算
报表处于数据状态下，选择“数据”菜单下“整表重算”，弹出“确定整表重算”对话框，单击“是”，进行整表重算。“表页重算”操作相同，只是选择“数据”菜单下“表页重算”
增加表页
（1）在UFO报表系统的“编辑”菜单下，选择“格式/数据状态”，使报表处于“数据状态”，在“编辑”菜单下，选择追加表页，出现如图11-10追加表页窗口，一次可追加多个表页，本操作以增加1页2月份的表页为例， 按“确认”完成增加新表页。新增表页如图11-11所示,新增表页为第二页。
图11-10追加表页
图11-11录入关键字
11.4.2自定义报表的操作指导
表页删除
在“编辑”菜单下，选择“删除”表页，弹出如图11-12删除表页对话框，可输入需删除的表页号，按“确认”完成表页删除任务。如按条件删除，则单击“条件’，进入条件设置界面图11-13，输入年小于等于2015，按“确认”将条件带入图 11-12中的删除条件，单击图11-12的“确认”,即可删除报表关键字年的值小于等于2015的所有报表。
图11-12定义删除表页条件对话框
图11-13定义删除条件
整理表页
在“数据”菜单下，选择“排序”表页，弹出图11-14表页排序对话框，选择排序依据。选择“月”，递增排序，按“确认”，便可实现以关键字“月”值为依据的递增排序。在“编辑”菜单下，选择“交换”表页，弹出图11-15表页交换对话框，输入交换的页号，按“确认”完成表页交换。
图11-14“表页排序”对话框
图11-15“交换表页”对话框
11.4.2报表模版应用的实验指南
新建工业企业资产负债表
在UFO报表系统的“文件”菜单下，选择“新建”，系统自动生成一张空白表。然后在“格式”菜单下，选择“报表模板”，弹出如图11-16报表模板选择对话框，选择“工业企业”、“资产负债表”，按“确认”，弹出如图11-17界面，按“确定”，将显示工业企业资产负债表的模板，如图11-18所示：由于表格太大，只截取了上半部分。
图11-16“报表模板”选择界面
图11-17“报表模板”确认界面
图11-18选择的报表模版
11.4.2报表模版应用的实验指南
报表的调整
（1）图11-18 的报表模板与目前编制的报表（表11-1）比较，有些项目需要调整，表11-1中无需单列坏账准备、应收账款净额、累计折旧、固定资产净值等项目，可将这些项目的内容进行单元相应处理。
（2）由于资产负债表的特殊性，一行涉及到两个项目，如果做删除操作就会整行删除，报表系统没有单元删除命令。因此，建议进行单元清除处理，这样清除之后，单元内容为空，不影响其他处理
调整后的资产负债表
由于资产负债表在格式处理上的特殊性，一旦删除行或插入行会影响左、右两边的项目，因此项目的变化，会引起较大的调整工作量。尤其是合计单元公式都要重新填写。同时也会涉及到与之相关的审核公式和舍位平衡公式。调整后的资产负债表如图11-18所示。
图11-18 调整后的资产负债表
11.4.2报表模版应用的实验指南
报表的计算
当报表的项目调整和公式填列完毕后，在图11-18中点击表左下角的“格式”，弹出重计算对话框，单击“是”进行报表计算，计算结果如图11-19。图中计算结果也是教材中提供所有业务处理的最终结果。
图11-19计算之后的资产负债表
11.4.3 报表数据汇总实验指南
报表透视功能
在“数据”状态下，单击窗口下方第一页的页标，使7月份的利润表成为当前页。选择[数据]菜单下的“透视”，弹出如图11-20 的多区域透视对话框。在对话框上边输入透视区域。C6:c7,C9:C11；在对话框下边输入与单元对应的项目名称：营业收入，营业成本，销售费用，管理费用，财务费用。按[确定]显示透视结果如图11-21所示，单击窗口下方的滚动条，可浏览后边的数据。
图11-20 透视利润表
图11-21 透视结果生成的新表
11.4.3 报表数据汇总实验指南
报表汇总
要求：将7-9月份的利润表，汇总生成一张新表。
将7月份报表，在报表中[数据]菜单下，选择[汇总][表页]，弹出11-22选择汇总方向窗口，选择汇总结果的保存位置。在此选择“汇总到本表的最后一张表页”，单击[下一步]，进入图11-23所示的汇总条件窗口，用于指定汇总那些表页，如果汇总部分表页，在“表页汇总条件”中定义条件时，可用单元值作为汇总条件，也可用关键字值或表页号作为汇总条件。此例中不输入条件，单击[下一步]，进入图11-24汇总位置选择窗口，选择“按物理位置汇总”，按[完成]出现如图11-25的汇总结果页面，汇总结果为第四个表页。
图11-22 表页汇总三步骤之一汇总方向
图11-23 表页汇总三步骤之二—汇总条件
图11-24 表页汇总三步骤之三---汇总位置
图8-40汇总结果
本章重点总结
编制会计报表是财会工作的重要内容，会计报表是会计核算工作的最终结果，是反映企业财务状况和经营成果的报告，也是财会部门提供财务信息资料的重要手段。由于会计报表时常随会计制度的更新而变更，会计报表系统给财会人员提供了一种编制报表的方法和实现方法的工具。财会人员可根据实际工作的需要，编制各种不同类型的报表。首先，根据编制报表的要求定义报表格式，然后从会计业务的角度对报表进行数据分析。数据分析是编制报表的关键，只有做好了报表的数据分析工作，才能确定报表中每个单元格所填的内容，根据单元格的内容决定采用的单元公式。只要单元公式定义的正确，就可保证编制报表的准确性。所以编制报表的关键就是正确的数据分析，熟练的公式运用。

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