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第5章 总账管理
总账管理是会计信息系统最基本的功能模块，其功能可以满足凭证、账簿的基本管理，也可满足出纳管理、往来管理、辅助账等核算要求。
5.1功能与结构
5.2信息处理流程
5.3应用与管理
初始设置
日常业务处理
期末业务处理
账簿管理
5.1功能与结构
账务处理的含义：简单的说，就是把发生的各种不同的业务，按会计制度和会计核算程序的要求，通过一系列数据处理程序形成按账户分类记录信息的基本过程。“账务”处理，包括原始凭证、记账凭证、记账、算账、对账、结账直至报出会计报表的全过程。
无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都主要由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统也被称为总账系统。
所有的记账凭证在总账系统汇集和处理
主要的核算账簿在总账系统（总分类账）
总账系统提供外部所需的绝大部分信息
5.1.1主要功能
会计科目
外币汇率
期初余额
凭证类别
结算方式
分类定义
编码档案
权限分配
自定义项
选项
填制凭证
出纳签字
主管签字
审核凭证
查询凭证
打印凭证
科目汇总
记账
往来业务
部门核算
项目核算
现金日记账
银行日记账
资金日报
账簿打印
支票登记簿
银行对账
长期未达账审计
我的账表
科目备查簿
科目账
客户往来账
供应商往来账
个人往来账
部门往来账
项目辅助账
账簿打印
转账定义
转账生成
对账
结账
总账系统
初始设置
期末处理
账簿管理
出纳业务处理
日常业务处理
总账子系统的主要功能
1、基础设置
2、凭证管理
3、帐簿管理
4、月末处理
5、出纳管理
6、辅助核算管理
日常处理
初始设置
期末处理
辅助管理
5.1.2总账系统与其他系统的关系
薪资管理
网上银行
公司对账
UFO报表
集团财务
资金管理
应收款管理
应付款管理
固定资产管理
成本核算
存货管理
总账系统
凭证
凭证
凭证
凭证
数据
数据
凭证
5.2信息处理流程
总账系统的信息处理大致可分为初始设置、日常处理和期末处理三部分.
按照是否是第一次使用总账系统，可以把总账系统的信息处理流程分为新用户处理流程和老用户处理流程两种。
系统启用
设置结算方式
设置计量单位
设置控制参数
设置凭证类别
建立会计科目
设置基础档案
初始设置的基本操作流程
输入初始余额
制单
记账
凭证审核
出纳管理
日常处理的基本操作流程
账簿管理
辅助账管理
期末处理的基本操作流程
自动转账
结账
试算并对账
打印账簿
会计档案备份
新用户操作流程
老用户操作流程
5.3总账系统应用与管理
5.3.1初始设置
系统启用 控制参数的设置 外币及汇率的设置(基础档案中已设置) 建立会计科目 建立辅助核算档案 (项目目录设置) 设置凭证类别 定义结算方式(基础档案中已设置) 期初余额的录入
选项设置
首次启用总账系统之后，可以对总账系统的控制功能作进一步的设置。主要涉及对凭证和账簿的控制。
操作：登录总账系统，执行“选项”功能，进行设置。
控制参数的设置
常用控制参数：
（1）制单序时控制：先发生的，先输入
（2）资金及往来赤字控制：当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示
（3）允许修改他人填制的凭证
（4）凭证编号方式控制：其中“系统编号”为填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。“手工编号”为在制单时手工录入凭证编号。
（5）出纳凭证必须经由出纳签字：出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。
（6）制单及审核的明细权限
其他参数参照教材帮助：F1
2.外币设置
从【企业应用平台】—【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【外币设置】进入设置窗口。
3.会计科目设置
从【企业应用平台】—【基础设 置】—【基础档案】— 【财务】—【会计科目 】进入设置窗口。
项目核算的作用
项目是系统中分类核算的一种方式，一般可将需要作为单独核算对象的“项目”进行设置，制单时将项目信息作为辅助信息录入。
在建工程、对外投资、技术改造、融资项目、成本对象、现金流量、科研课题等按项目进行明细核算和管理。
实现项目核算需事先设定“项目目录”，项目目录可看作实现项目核算的基础信息。
项目大类 项目分类 项目目录 核算科目
商品项目 冰箱 海尔 在途物资
库存商品
主营业务收入
主营业务成本
新飞
彩电 环宇
关于辅助核算：
注意：在设置辅助核算时要尽量慎重，因为，如果科目已有数据，而用户又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。
辅助核算三步曲：
1）设置会计科目时，如某科目需要辅助核算，则设为辅助核算账类，并设置各辅助核算目录
2）制单时，遇到有辅助核算的科目，系统就弹出一对话框，要求输入辅助核算信息。记账前后，均可输出各辅助核算账
3）各辅助核算账簿的管理（如往来账的清理等）
科目设置中关于现金、银行存款的特殊设置
（1）现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。
（2）指定科目
指定科目是指定出纳的专管科目和记录现金流量的科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款的管理，才能查看现金、银行存款日记账；
在指定“现金科目”“银行科目”之前，应在建立“现金”“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。
一般指定现金、银行存款、其他货币资金为现金流量科目。
4.凭证类别设置
从【企业应用平台】—【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【凭证类别】进入凭证类别预置窗口。
5.项目目录设置
从【用友 ERP-U8 企业应用平台】—【基础设置】—【基础档案】—【财务】—【项目目录】进入设置窗口。
6.输入期初余额
在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的各账目的期初余额录入系统；
(1)如果是年中启用账务处理子系统，应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额；
(2)如果企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。如果科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
期初余额的录入的步骤:
辅助核算科目期初余额录入(先)
总账期初余额录入(后)
试算平衡
录入界面分三种情况:
最末级科目为白色，单击录入余额
非末级科目为灰色，不录入，刷新
辅助科目为黄色，双击后打开新窗口录入
期初余额录入的注意事项：
如果是第一次使用账务处理系统，须使用该功能录入期初余额，否则使用结转上年余额自动结转；
余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算；
若有数量,外币核算时,应先录入期初数量和外币余额;对于外币核算还应先输入本币余额；
红字余额用负号输入；
用“方向”按纽调整余额方向；
凭证记账后，期初余额不能再修改；
期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。
7 对账（见书）
5.3.2日常业务处理
制单/填制记账凭证
制单是指依据发生的经济业务，形成记账凭证的过程，记账凭证是登记账簿的依据，也是总账系统的唯一数据源点。
制单是日常账务处理工作的起点，是最基础和最频繁的工作。
记帐凭证的产生途径:
A.根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记帐凭证；
B.先由人工编制记帐凭证，再输入计算机；
C.计算机自动生成的机制凭证。
记帐凭证的输入方式：
键盘输入、从其他存储介质引入、网络传输、业务系统自动生成。
凭证头部分：
（1）凭证类别：输入已定义的凭证类别代码或名称，一般选择即可。凭证一经保存不能修改凭证类别。
（2）凭证编号：凭证按类别按月进行顺序编号，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序编号组成，如：收款001、付款002等。一般可设置为凭证编号由系统自动产生，并对连续性进行控制。系统规定每页凭证有五条记录,当某号凭证不止一页时,系统会自动在凭证号后标上分页号.注意,凭证号一经保存不能修改.
（3）凭证日期：日期的正确性将会影响经济业务在明细帐和日记帐中的顺序，所以日期应随凭证号递增而递增，应大于启用日期,但不能超过业务日期(即进入总账务系统时的日期)。
（4）附件张数：指本张凭证所附原始凭证张数。
凭证正文部分：
(1)摘要：对本凭证所反映的经济业务内容的说明，凭证的每行必须有摘要内容；可以相同,也可以不同；
(2)科目：输入时一般输入科目编码，计算机根据科目编码自动切换成该编码所对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码，不能有非法对应科目；
(3)方向：每一科目的发生额均应有其方向，即借方或贷方；U8系统中可通过空格键切换方向
(4)金额：不能为“零”，红字以“－”表示，会计科目借贷双方必须平衡。
(5)合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。涉及数量核算时,系统会根据数量×单价自动计算出金额，并将金额先放在借方;如果方向不符，可按空格键即可调整金额方向。
辅助核算信息输入：
当输入的科目为辅助核算时，系统根据科目属性要求输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、外币、自定义项等。
有部门核算要求时，要求输入对应的部门代码或名称；
有数量核算要求时，要求输入数量和单价；
有往来账核算要求时，要求输入对应的单位代码和业务员。这些信息在往来账管理时使用；
需要银行对账时，要求输入对应的票据日期、结算方式和票号，这些信息在进行银行对账时使用；
有外币核算要求时，要求输入外币数额核记帐汇率；
如果一个科目同时兼有上述几个核算要求时，则同时要求输入上述有关内容。
2.凭证查询
3.凭证修改
（1）“无痕迹”修改
无痕迹修改是指不留下任何修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可以实现无痕迹修改：
一是对已经输入但尚未审核的记帐凭证，利用输入功能直接进行修改或删除（但操作员只能修改自己填制的凭证，且凭证编号不能修改）。
二是已经通过审核但还未记帐的凭证不能直接修改，如果软件有取消审核的功能，可以先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。
注意：外部系统传过来的凭证不能在总帐系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。遵循 “谁编制，谁修改”的原则
（2）“有痕迹”修改
有痕迹修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。
若已记帐的凭证发现错误，不允许直接修改。针对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。
“恢复记账前状态”功能慎用。
4.作废/恢复凭证
进入填制凭证界面后，通过翻页查找或点击菜单中的【查询】按钮输入条件查找要作废的凭证，选择【制单】菜单【作废/恢复】，凭证左上角显示“作废”二字。
作废凭证不能修改、不能审核、不能记账、不能在账簿查询中查到信息。
外部凭证不能在总账作废。
5.删除凭证
有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并利用留下的空号对未记账凭证重新编号。 选择【制单】下【整理凭证】。
6.冲销凭证
对已记账的凭证做红色冲销凭证。属于“有痕迹”修改凭证。
7.审核凭证
审核凭证是具有审核权限的操作员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。
审查认为错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再审核，只有有审核权限的人才能使用本功能。
经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证记账。
在总账系统中，审核凭证工作包括出纳签字、主管签字和审核员审核凭证三个环节。
（1）出纳签字
会计制单工作完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在设置【选项】中选择“出纳必须经由出纳签字”，则该由出纳核对签字。
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理：出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
2、凭证一经签字，就不能被修改、删除。只有被取消签字后才可以进行修改或删除
3、取消签字只能出纳自己进行。
注意：
1、企业根据实际需要在“选项“设置中选择或取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。
（2）主管签字
为了加强企业的财务集中管理，加强对会计人员制单的审核，在许多企业中，常采用经主管会计签字后的凭证才有效的管理模式。U8总账系统提供“主管签字”的审核方式，即其他会计人员制作的凭证必须经主管签字才能记账。
企业可根据实际需要决定是否要对凭证进行主管签字管理，若需要此功能，可在【选项】中选择“凭证必须经主管签字”。
（3）审核凭证
审核凭证是指具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记帐凭证进行合法性检查,主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，审核认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只有有审核权的人才能使用本功能。
只有审核的凭证才能记账。
注意：
（1）审核人和制单人不能是同一个人；
（2）取消审核只能由审核人进行。
（3）凭证一经审核，不能被修改或删除，只有取消审核签字后才可修改或删除；已标错的凭证不能被审核，需取消标错后才能审核。
（4）作废凭证不能被审核，也不能被标错。
8.科目汇总
对记账凭证汇总生成科目汇总表(可以是已记帐凭证,也可以是未记帐凭证)，选择 【凭证】下的【科目汇总】，屏幕显示科目汇总条件窗口：
注意：
1、屏幕上显示背景色的数据具有辅助核算、双击此行，或将光标移到要查询的专项明细科目上，单击【专项】按钮，即可查看该科目的专项明细情况。
2、当光标在科目汇总表的某一行上时，单击【详细】按钮，显示其明细科目汇总表。
9.记账处理
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
U8系统采用记账向导引导用户完成记账过程。
记账过程中生成本次记账凭证的科目汇总表
当确认记账后，记账将很快完成。
进行记账工作需要注意的问题：
1、未经审核的记账凭证不能记账。
2、有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。
3、记账过程决不允许无故中断系统运行或关机。
4、如果记账中断是发生在系统正式记账开始前，用户可直接重新记账；但如果记账中断是发生在正式记账过程中，应在重新记账前，先通过系统提供的“恢复记账前状态”功能，将数据恢复到上次未完成记账处理前的状态，再重新进行记账处理。
5、上月已结账，本月才能记账。
6、每月的记账次数没有限制。
10.取消记账处理/恢复记账前状态
当系统在记账时，万一发生记账被中断，系统将执行该功能恢复中断状态，然后让用户重新记账；另外由于某种原因，事后发现本月记账有错误，利用该功能则可将已记账的凭证全部重新变成未记账的凭证，进行修改，然后记账。
该功能处于隐藏状态，如果要使用该功能，必须在“对账”功能界面按下快捷键[Ctrl+H]激活“恢复记账前状态”功能，退出“对账”功能，在系统主菜单下【凭证】 显示该功能。
5.3.3出纳业务处理
为方便出纳人员完成出纳工作，系统专为出纳人员提供的一个集成功能。
出纳的主要日常业务处理就是银行对账工作，银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本工作之一。
出纳银行对账业务流程
1.支票登记簿
在手工记账时，银行出纳员通常建立有支票领用登记薄，它用来登记支票领用情况，为此本系统特为银行出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。
使用前提：给结算方式设置“票据结算”标志、【选项】菜单选择“支票控制”
注意：
只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票登记簿。
当有人领用支票时，银行出纳员须进入【支票登记簿】功能点击〖增加〗按钮登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。
当支票支出后，经办人持原始单据(发票)到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证，当在系统中录入该凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在系统填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销。
2.录入银行对账期初余额
3.录入银行对账单
4.银行对账
操作方式上有“自动对账”和“手工对账”两种。
对账的基本依据：
5.输出余额调节表
账面余额不平原因：〖银行期初录入〗中的〖调整后余额〗是否平衡？如不平衡查看“调整前余额”、“日记账期初未达项”及“银行对账单期初未达项”是否录入正确；银行对账单录入是否正确；〖银行对账〗中勾对是否正确、对账是否平衡。
6.查询对账勾对情况
7.核销已达账
用于将核对正确并确认无误的已达账删除，对于一般用户来说，在银行对账正确后，如果想将已达账删除并只保留未达账时，可使用本功能。如果银行对账不平衡时，请不要使用本功能，否则将造成以后对账错误。
8.长期未达账项审计
5.3.4期末业务处理
期末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。
期末转账基本可实现自动转账，即在定义好转账要求后，系统自动生成转账凭证。
由于期末业务具有较强的规律性，通过事先定义和设置，U8软件可以快速处理这些业务，不仅减轻了会计人员的工作量，而且有利于加强财务核算的规范性。第一次使用本系统的用户进入系统后，应先执行【转账定义】，用户在定义完转账凭证后，在以后的各月只需调用【转账凭证生成】即可。
1.转账定义
系统提供以下五种转账功能的定义：
自定义转账
对应结转
销售成本结转
汇兑损益结转
期间损益结转
自定义转账设置
自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：
“费用分配”的结转 如：工资分配等
“费用分摊”的结转 如：报刊费\制造费用等
“税金计算”的结转 如：增值税等
“提取各项费用”的结转 如：提取福利费等
涉及“部门核算” 、“项目核算”、“个人核算”、“客户核算”、“供应商核算”的结转
对应转账设置
对应结转不可仅进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。该功能只结转期末余额。
期间损益结转
用于在一个会计期间终了将损益科目的余额结转到本年利润科目中,从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用,销售费用,财务费用,销售收入,营业外收支等科目的结转。
注意：
转帐科目可以为非末级科目，部门可为空，表示所有部门；
如果使用应收、应付系统，则在总帐系统中不能按客户，供应商辅助项进行结转，只能按总帐科目结转；
输入转帐计算公式有两种方式：直接选择计算公式，或引导方式录入公式。
2.转账生成
在定义完转账凭证后，每月月末只需执行“转账生成”即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。
注意：
由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，必须先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。
结转月份为当前会计月，且每月只结转一次。在生成转帐凭证时要注意操作日期一般在月末进行。
生成的转帐凭证，需经过审核才能记帐。
3.对账
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。为了保证账证相符、账账相符，用户可使用本功能进行对账，一般可在月末结账前进行。
4.结账
每月月底都需要进行结账处理，在总账系统中结账就是一种成批数据处理的过程，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化。
如不能结账，一定要关注工作报告
注意：
上月未结账，则本月不能记账；但可以填制、审核凭证。
本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
已结账月份不能再填制凭证。
若总账与明细账对账不符，则不能结账。
如果与其他系统联合使用，其他系统必须全部结帐后，总账系统才能结帐。
如何取消某月的结账状态（反结账）
结帐完后，由于非法操作或病毒或其它原因数据遭破坏时，可以使用“取消结帐”功能。
在结账向导一中，用鼠标选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可。
注意：
取消结帐后，必须重新结帐。
应该严格控制取消结帐的权限。
5.3.5账簿管理
总账系统小结
账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的系统，无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。
账务处理系统控制的重点是信息的完整性和准确性，账务处理系统的控制应侧重于：
（1）交易授权 （2）职责分工 （3）权限控制
（4）保留审计线索 （5）独立复核
账务处理系统同其他系统一样，包括数据采集与输入、数据处理和信息输出三个基本步骤。因此，账务处理系统的控制可以分为输入控制、处理控制和输出控制。
在使用账务处理系统进行日常处理之前，应当先进行系统初始化，建立日常会计处理所必需的基础环境。
系统初始化工作主要包括：
（1）为会计主体建立账套、定义基础参数、设置业务处理规则。
（2）进行日常会计处理必须具备的会计科目设置、初始余额录入、凭证类型设置、汇率设置等。
（3）进行辅助核算必须具备的其他设置，如部门设置、往来单位设置、项目设置等。
总账系统小结
系统初始化完成后，可进行日常会计处理工作。在日常会计处理过程中，经济业务发生后，凭证制作人员要根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，审核人员对会计凭证审核后，才能记账。月末进行自动转账、对账和结账处理。
企业发生的经济业务经账务处理系统处理后，凭证和账簿数据存储在计算机中的数据库文件中，账务处理系统的输出方式主要有屏幕显示输出和打印机打印输出。账务处理系统输出的信息主要包括记账凭证、总账、明细账、科目发生额余额表、各种辅助核算账表 。
总账系统小结
通过实验二，回答以下问题：
1、设置用户不同操作权限的目的是什么？
2、账套主管可以填制记账凭证吗？
3、说明设置会计科目辅助核算的作用
4、“指定科目”是做什么？
5、输入的期初余额是什么时间的余额？输入的辅助账明细是指什么？
6、设置的凭证类型对填制记账凭证有影响吗？
通过实验三，回答以下问题：
1、填制的凭证不能保存，可能的原因有哪些？
2、出纳签字是对全部凭证签字吗？
3、分别说明未审核的记账凭证、已审核的记账凭证、已记账的记账凭证的修改方法。
4、如何删除一张凭证？
5、说明银行对账的基本过程。
6、总结实现明细核算的方法。
7、记账、对账、自动转账、结账的作用。
8、你支持反记账、反结账功能吗？为什么？
9、如何利用项目辅助账实现明细核算？
10、你会查询多栏账和辅助账吗？
11、谈谈你对账套数据备份的理解，请拿出你的备份方案。

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