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第10章 报表处理
会计报表是以日常会计核算资料为依据，总括地反映会计主体在一定时期内财务状况、经营成果和现金流量的书面文件。
报表处理系统是利用会计信息系统中各子系统提供的信息及其他外部信息进行报表编制和分析的系统。
用友ERP-U8管理软件中的UFO报表是报表事务处理的工具。它与用友账务管理软件等各系统有完善的接口 。
1. 掌握报表定义的基本方法；
2. 掌握关键字的使用；
3. 掌握报表数据生成；
4. 掌握报表输出；
5. 理解现金流量表的生成途径和方法
学习目标
10.1 功能与结构
10.1.1 报表系统功能模块
报表系统的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对该报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。
新建
打开
保存
备份
格式转换
尺寸
表格线
行高列宽
字体颜色
11种套用
21个行业
计算公式
审核公式
舍位平衡
公式
函数
排序
审核
舍位平衡
汇总
直方图
立体图
圆饼图
折线图
所见
即所得
打印预览
批命令
自定义
10.1.2 UFO报表管理系统与其他系统的关系
总账、工资、固定资产、应收款、应付款、财务分析、采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种报表。
10.2 信息处理流程
报表管理系统的处理流程是：
利用事先定义的报表公式从账簿、凭证和其他报表等文件中采集数据，经过分析、计算、填列在表格中，再将生成的报表数据输出。
报表编制的数据处理流程图
输出
会计账簿
会计凭证
其他业务子系统
报 表
汇总表
分析结果
外部数据
审核
会计报表
采集
计算
会计报表格式文件
格式文件
报表
格式
设 计
输出
输出
UFO报表管理系统的业务处理流程
10.3 应用与管理
10.3.1 UFO报表管理系统的基本概念
1.报表及报表文件
（1）报表。也叫表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，具有相同的格式数据不同的每张报表称为一个表页，报表是报表管理系统存储数据的基本单位。
（2）报表文件。一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中。每个报表文件都有一个名字，例如，“利润表.REP”。
2.单元及单元属性
单元属性：单元类型、对齐方式、字体颜色等。
单元类型有数值型、字符型和表样型三种类型。
数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字。
字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。
表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。
3.区域与组合单元 C3:F6
4.关键字
关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。
每个报表可以定义多个关键字。关键字一般包括单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。
5.格式状态和数据状态
（1）格式状态
在格式状态下，可以设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键 字、可变区等；也可以定义报表的三类公式，单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式。
格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用；格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作；格式状态下时，报表的数据全部都隐藏了。
（2）数据状态。
在数据状态下可以管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等；数据状态下不能修改报表的格式 。
6.固定区和可变区
有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。
在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。
设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着用户的需要而增减。
10.3.2 报表管理
1.报表格式定义
（1）启动UFO建立新表。启动UFO报表,建立一个空的报表，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。
（2）设置报表表样。报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。
2.报表公式定义
单元公式 指为报表单元的赋值的公式，利用它可以将单元赋值为数值，也可以赋值为字符。在报表数值单元中键入“＝”就可直接定义计算公式。
审核公式 指利用报表中数据之间的勾稽关系来进一步检验报表编制的结果是否正确的公式。
舍位平衡公式 用于报表数据进行进位或小数位取整时调整数据，避免破坏原数据平衡。
3.公式中的函数
（1）账务函数。
从总账系统取数的公式称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
函数名（“科目编码”，会计期间，[方向]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]）
（2）本表本页函数。
主要有：
数据合计：PTOTAL（）
平均值：PAVG（）
计数：PCOUNT（）
最大值：PMAX（）
最小值：PMIN（）
方差：PVAR（）
偏方差：PSTD（）
（3）本表他页函数。
SELECT（）函数；对于取自于本表其他表页的数据，可以利用某个关键字作为表页定位依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。
（4）他表函数。
对于取自于其他报表的数据，可以用“报表[.REP]－>单元”格式指定要取数的某张报表的单元。
4.报表数据处理
（1）因为新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。
（2）如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。
（3）在数值单元或字符单元中录入数据。
（4）如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，在可变行或可变列中录入数据。
（5）随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。
5.表页管理及报表输出
（1）插入和追加表页。插入表页即在当前表页前面增加新的表页；追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。
（2）交换表页
（3）删除表页
（4）表页排序 关键字
（5）外观显示设置。
（6）打印输出
6.报表模板
（1） 调用报表模板。
（2） 调整标准报表模板。
（3）自定义模板。
7.图表功能
8.命令及批命令文件
批命令实质上是把多个UFO命令进行集合操作处理，即在一个批命令文件中编写多个命令，执行这个批命令文件就可以一次性完成这些命令。
10.3.3 自定义利润表的编制
1.利润表格式设计
（1）启动UFO建立新表。
（2）设置尺寸。
单击“格式”菜单中“表尺寸”，弹出“表尺寸”对话框，从中输入行数、列数 。
还可以通过“格式”菜单下的“插入”或“删除”菜单来增加或减少行或列来调整报表的大小。
（3）定义报表的行高和列宽。
（4）划表格线。单击“格式”菜单中的“区域画线”，弹出“区域画线”对话框 。
（5） 定义组合单元。选择要组合的单元区域，单击“格式”菜单中的“组合单元”。
（6）输入表间项目。包括表头内容、表体项目、表尾项目。
（7）设置单元属性。
（8）设置关键字。
（9）调整关键字的位置。
关键字的位置可以用偏移量来表示，负数值表示向左移，正数值表示向右移 。
（10）将所设计的报表加以保存。
2.利润表的公式设计
（1）直接输入。选择“数据”中的“编辑公式”，单击“单元公式”或工具栏上的按钮，弹出“定义公式”对话框 。
（2）利用函数向导输入。
3.报表生成 在数据状态下，选择“数据”菜单中的“关键字”，单击“录入”命令。
（4）报表重算。
生成报表数据时可以在前述关键字录入时自动计算生成，也可以由单元公式经过表页计算或整表计算生成。
其操作方法是：单击“数据”菜单中的“整表重算”或“表页重算”，即可完成整表或表页的计算。
10.3.4 采用模版编制资产负债表
1.利用报表模板建立资产负债表
（1）在UFO报表系统中，执行“文件”—“新建”命令，进入报表的“格式”状态窗口。
（2）执行“格式”—“报表模版”命令，打开“报表模版”对话框。
（3）单击“用户所在的行业”栏的下三角按钮，选择“2007年新会计制度科目”，再单击财务报表栏的下三角按钮，选择“资产负债表”
2.设置关键字
如果报表的编制单位是固定的，则可以在格式状态直接录入编制单位的有关内容，不用设置关键字。
通过设置关键字可以在每次生成报表数据时以录入关键字的形式录入单位名称等信息。
3.录入关键字并计算报表数据
（1）在报表的“格式”状态，单击“数据”按钮，系统提示“是否确定全表重算”。
（2）单击“否”进入报表的“数据”状态窗口录入关键字。
4.保存资产负债表
小 结
报表处理系统是利用会计信息系统中各子系统提供的信息及其他外部信息进行报表编制和分析的系统。
报表处理系统的目标是按照企业内外部用户的要求，编制其所需要的报表，并在此基础上进行必要的报表分析 。
使用报表系统编制一张新报表时，报表的编制过程为：新建报表，定义报表格式、定义报表取数公式、定义报表勾稽关系、报表编制、报表审核、报表输出。
报表处理系统一般都提供了资产负债表和利润表模板，模板已经定义好了资产负债表和利润表的格式和取数公式。在实际工作中，用户验证确认报表处理系统提供的模板无误后，就可使用模板编制资产负债表和利润表 。
使用报表处理软件编制现金流量表一般有两种处理方式：一种是凭证录入时指定现金流量，另一种是利用T形账户指定现金流量。
报表处理系统提供了一定的报表分析功能，在具体分析时可以采用结构分析、比较分析、趋势分析、比率分析等分析方法，并对分析结果以文字、数字、图形等多种形式显示输出。
作 业
1、描述会计报表的基本结构？
2、报表系统主要功能是什么？
3、用友报表系统中的公式有几种？如何定义？
4、如何输出报表？
5、什么是关键字？如何设置？
6、用友报表系统中编制现金流量表的方法有哪些？

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