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第三章 帐务处理子系统
第一节 帐务处理概述
第二节 帐务处理子系统数据处理流程
第三节 帐务处理系统会计科目编码和主要数据文件设计
第四节 帐务处理系统主要功能及初始设置
第五节 凭证管理及其操作
第六节 出纳管理
第七节 期末处理
第一节 帐务处理概述
帐务处理的概念
帐务处理系统与其他系统的功能划分
帐务处理系统的基本特征
规范性和通用性比较好
综合性强
集成性要求高
控制要求严、正确性要求高
第二节 帐务处理子系统数据处理流程
手工账务处理流程
原始凭证
记帐凭证
总帐
日记帐
明细帐
会计报表
手工会计下帐务处理形式的缺陷
数据大量重复、数据的一致性差
信息提供不及时
准确性差
工作强度大
原始凭证
编制
凭证
临时凭证文件
用户
科目编码及余额表
人员权限表
其他初始化表
其他系统
传入凭证
审核
凭证
输出
记账
科目余额/发生额文件
部门/项目辅助文件
凭证主文件
企业对账文件
期末
处理
编报
输出
银行对账单
输入或
传送
基本账套参数表
银行对账文件
银行
对账
输出
记账凭证
已审核
记账凭证
记
账
凭
证
及
汇
总
情
况
自动转账凭证
会计报表
帐务处理
明细账
日记账
辅助账表
余额调节表
已达账项
未达账项
初始化
IT环境帐务处理系统的基本数据流程图
账务处理主要计算机数据文件设计
序号 数据项目 说明
1 凭证类型 如：收、付、转
2 凭证号 如：收001、收002等，要求分类连续
3 日期 凭证填制的日期
4 摘要 填制人员输入的对经济业务的简单说明文字
5 科目编码 在初始化设置中设置过的会计科目编码
6 借方金额 对应的会计科目借方发生额，与贷方金额不能同时为0
7 贷方金额 对应的会计科目贷方发生额，与贷方金额不能同时为0
8 附件张数 可以为空或0
9 制证 凭证录入人员名字，由程序自动填入
10 审核 审核人员名字，由程序自动填入，未审核为空
11 记账 记账人员名字，由程序自动填入，未记账为空
凭证文件主要数据项目
分月存储情况下的科目汇总文件的主要内容
序号 数据项目 说明
1 科目编码 如1001,100201
2 月末余额方向 如借/贷
3 月初余额 可能分为金额、外币、数量、单价、汇率多个字段
4 借方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
5 贷方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
6 年累计借方 可能分为金额、外币、数量等多个字段
7 年累计贷方 可能分为金额、外币、数量等多个字段
分年存储情况下的科目汇总文件的主要内容
序号 字段名称 说明
1 科目编码 如1001,100201
2 余额方向 如借/贷
3 年初余额 可能分为金额、外币、数量、单价、汇率多个字段
4 1月借方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
5 1月贷方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
6 2月借方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
7 2月贷方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
8 …… ……
9 12月借方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
10 12月贷方发生额 可能分为金额、外币、数量等多个字段
计算机方式与手工方式下帐务处理的差异
起点数据内容不同：手工为原始凭证，IT下可以是原始凭证、记账凭证（包括机制凭证）以记账凭证为主
数据处理方式不同：手工下不同凭证由多人登记到不同的帐簿,而IT下由计算机统一处理
数据存储方式不同：手工下每一帐簿都由纸质帐本记录,IT下需要时由计算机产生数据文件并查询和打印
对帐方式不同
会计信息的查询和统计方式不同
账务处理流程控制
一、控制要点
1、作为会计记录依据的交易经过了授权
2、业务职责分工合理
3、软件操作权限分工合理
4、保留审计线索
5、独立复核
二、主要控制环节
1、输入控制
2、处理控制
3、输出控制
第三节 帐务处理系统会计科目编码和主要数据文件设计
文字科目的缺点：
位数长
准确性、唯一性、一致性差
计算机分类不方便
科目的数字编码优点：
便于反映会计科目间的逻辑关系
保证会计科目的唯一性
便于计算机处理和分类
节省存储空间
提高处理速度
会计科目编码的设计
编码原则：
规定性（一级科目及部分明细科目由财政部和主管部门统一规定）
层次性
一致性（相同的内容需要用相同的编码来反映）
简短性（某级科目长度够用即可）
扩展性（未来够用）
会计科目编码设计方法
科目编码体系的设计
定长定位：如确定会计科目的结构为4-2-2，多数软件采用
不定长：除一级科目外，其他各级科目长度不固定（例P93）
立体科目：将大量重复的科目分离出来，建立动态链接，实质是科目编码+辅助核算，例见P94
立体科目（或设置辅助核算）的好处：
大大减少科目数量
避免由于相关内容的变化而造成对科目的频繁修改
第四节 帐务处理系统主要功能及初始设置
账务处理系统
系统设置
会计科目
外币汇率
期初余额
凭证类别
结算方式
凭证管理
填制凭证
出纳签字
审核凭证
主管签字
作废或删除凭证
查询或打印凭证
科目汇总
记账
常用摘要
出纳管理
现金日记账
银行日记账
资金日报
支票登记簿
银行对账
长期未达账项
帐表管理
各种帐表查询
科目余额表
辅助账
期末处理
转账定义
转账生成
对账
结账
帐务处理系统初始设置的内容
建立帐套:帐套号、核算单位名称、企业性质、启用日期、会计主管等
操作人员及其权限：操作人员代码、姓名、权限等
科目设置：科目编码、科目名称、科目类型、科目属性
凭证类型设置：
余额录入：起用日期的期初余额
外币核算的汇率管理：（将相关科目设置为外币核算）
结算方式设置： （将相关科目设置为结算核算）支票\汇票等
其他设置: 输入的相关管理信息，如客户通讯录等
科目设置的主要内容
科目编码：一级会计科目一般由系统提供，只输入低级科目编码，在账套定义时一般就已经定义了科目编码的级数和级长。
科目名称：
科目类型：资产、负债、所有者权益、成本、损益
科目属性：是否按个人、部门、往来客户、往来供应商、项目进行辅助核算，是否核算数量、计量单位。
注意：在企业传统手工处理下，往来单位、个人、部门、项目都是作为明细科目来进行核算的，而在帐务处理系统当中，最好改用辅助核算来进行管理。
初始设置中的主要控制措施
编码参数的修改控制
对核算类别的删除和修改要从底层往上逐层进行
已经使用过的对象不能删除或修改
余额平衡检验
第五节 凭证管理及其操作
凭证录入
基本内容:凭证类型和凭证号,日期,附件,摘要,科目,金额
辅助核算资料:
辅助输入功能的使用：科目查询、计算器、常用摘要输入
凭证修改：“无痕迹”修改（未记帐[审核、未审核] ）与“有痕迹”修改（已记帐）
凭证审核：屏幕检查与二次输入，审核的程序控制
查询打印：
凭证汇总：
辅助核算资料输入
外币核算：两种情况，固定汇率和变动汇率
数量核算科目：
往来科目：要求输入往来信息（客户、供应商）
部门核算科目:需要预设部门
项目核算科目
待核银行类科目：结算方式、票号、票据日期
输入的正确性控制
凭证类型和编号：凭证按月分类连续编号，由系统自动编号，用户不可以修改凭证号。
制单日期：只允许输入未结账月份的凭证
金额：金额检查：借贷相等检查
科目：存在性检查：
凭证类型符合性检查：
最底级科目检查：
关于用友U8中作废凭证的处理
在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。
账簿查询时，找不到作废凭证的数据。
若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。
作废凭证可以通过”制单---整理凭证”删除
凭证的审核和记账
凭证的审核和取消
凭证审核的目的
凭证审核的方法：静态屏幕审核；二次输入校验
凭证审核的控制功能：
审核和该张凭证填制不能为同一人
审核后的凭证无法修改删除（可取消后修改删除）
只有审核人才能取消该张凭证的审核
记帐的一般处理过程
记帐功能启动
记帐凭证的
平衡检验
数据保护
（备份数据）
开始记帐处理
（打开相关数据文件）
取一张已审核
未记帐临时凭证
按科目编码关键字
更新”发生额/余额文件”
及其他辅助文件
将上记录追加
到流水帐文件
将上记录做
记帐标志
删除已有记帐
标志的记录
关闭文件
记帐结束
有已审核未
记帐凭证吗？
Y
N
第六节 出纳管理
出纳管理的功能
1、支票管理：详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等
包括支票购置登记、支票领用管理、在支票使用后进行账务处理时，输入支票结算方式和支票号……
2、获取银行对账单：通过手工输入或者直接获得计算机文件
3、银行对账：银行记载的银行存款收付记录和单位自己登记的银行日记账相互核对，以检查未达账项……
4、输出对账结果与核销已达账：输出余额调节表、未达账、已达账、核销已达账、输出日记账和资金日报
输出日记帐:如查询和打印现金日记帐和银行存款日记帐
支票管理：支票领用登记、支票报销登记、支票信息的修改与删除、支票统计
银行对帐：
软件操作中需要出纳签字凭证的注意事项
出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。
已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。
出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。
凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。
银行对帐
初始化期初未达帐项的录入
银行对帐单录入或导入
自动对帐（对帐是将“企业对帐文件”和“银行对帐单文件”按照“支票号+金额”或“结算方式+结算号+金额”相同记录勾对）
手工辅助对帐
输出“余额调节表”和“未达帐项情况表”
核销未达帐：删除“企业对帐文件”和“银行对帐单文件”中已勾对成功的记录，只保留未达账

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