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第三章 日常文书
开场白
日常文书，是党政机关、企事业单位、社会团体和人民群众在日常工作和生活中广泛使用的，用来沟通信息、联络感情、表达意愿的实用文书。日常文书虽然不像党政机关公文那样具有法定的规范格式，但也自有约定俗成的格式和特点。
第三章 日常文书
第一节 书信类文书
第二节 求职类文书
第三节 演说类文书
主要内容
书信是生活、学习和工作中普遍使用的一类应用文，是人们在社会生活中广泛使用，不可缺少的交际工具。用于向家人、同志、亲友问候，交流思想、联系事情、讨论问题的称为一般书信；用于礼仪交往、联系工作的称为专用书信。
专用书信用于礼仪交往、联系工作，具有一定的使用范围和特定格式。常见的专用书信有申请书、贺信、介绍信、证明信、慰问信、表扬信、倡议书、建议书、邀请书、聘请书、捐赠书等。下面介绍几种常用的书信及其写法。
引言
第一节 书信类文书
1．申请书的含义及分类
申请书是个人或集体向上级组织或有关部门表达愿望、提出请求时所写的一种专用书信。根据内容和目的，申请书大致可以分为以下三类：思想政治类，如《入党申请书》《入会申请书》等；学习工作类，如《奖学金申请书》《缓考申请书》《××科研项目申请书》《工作调动申请书》等；日常生活类，如《助学贷款申请》《补办学生证申请》等。
一、申请书
第一节 书信类文书
2．申请书的写法
从内容上看，申请书内容单一，主题明确，一般一事一书。
从结构上看，申请书的格式一般比较固定，申请书由标题、称谓、正文、结语、落款五个部分组成。
一、申请书
第一节 书信类文书
（1）标题。申请书的标题有两种形式：一是只写“申请书”三个字；二是由申请事项和文种构成，如《入党申请书》。
（2）称谓。书信的称谓，也叫“受文对象”“抬头”等，在标题下一行顶格处写出接受申请书的组织、单位、团体的名称或有关人员的姓名，如“尊敬的学校领导”“××公司人力资源部负责人”等。
一、申请书
第一节 书信类文书
（3）正文。书信的正文一般包括三个部分：
一是开头部分，简要交代申请人的基本信息或情况；
二是主体部分，要真实、充分、有条理地写明申请的依据和理由，然后提出要申请的内容；
三是结尾部分，围绕所申请的事项，写出相应的保证或相关说明。
一、申请书
第一节 书信类文书
（4）结语。长期以来，书信类文书的结束语形成了一些习惯用语。在正文之后，独立成段写上习惯用语、表示感谢或祝颂的言辞，如“特此申请”“敬请领导批准”等。
（5）落款。即署名署时，写明申请人姓名或申请单位名称（盖章），在署名下方写上成文日期或提交申请的日期。日期要确切，具体到年月日。
一、申请书
第一节 书信类文书
案例分析
详见教材
一、申请书
第一节 书信类文书
1．证明信的含义
证明信是以党政机关、企事业单位、社会团体或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信也称作“证明”。写证明信必须对被证明的人或事了解清楚，如实证明。措词要肯定、确切。
二、证明信
第一节 书信类文书
证明信的结构由标题、称谓、正文、结语、落款五个部分组成。
（1）标题。有两种写法：一是直接写“证明信”或“证明”；二是由事由和文种名构成，如《关于××同学在学期间现实表现的证明》。
（2）称谓。写受文单位名称或受文个人的姓名和称呼，后加冒号。有些供有关人员外出活动而证明其身份的证明信，因没有明确的受文对象，称谓部分可以不写。
二、证明信
第一节 书信类文书
（3）正文。正文要针对对方所要求的证明事项来写，需要证明什么就证明什么，无关的无须写出。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份及其在此事件中的地位、作用和事件本身的前因后果。
二、证明信
第一节 书信类文书
（4）结语。另起一行写上“特此证明”，也可写在正文结尾处。
（5）落款。另起一行，在正文右下方写上证明单位或个人的姓名，成文日期写在署名下方。成文后，由证明单位或证明人加盖印章或签名，否则证明信无效。
二、证明信
第一节 书信类文书
案例分析
详见教材
二、证明信
第一节 书信类文书
1．邀请信的含义
邀请信是党政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加会议、学术报告、纪念活动以及婚宴丧葬等的一种专用书信，有时又叫“邀请函”“邀请书”“请柬”等。这里的邀请函不同于党政机关公文中的公函，在法定效力和行文要求上有所不同。
三、邀请信
第一节 书信类文书
2．邀请信的写法
邀请信的结构由标题、称谓、正文、结语、落款五个部分组成。
（1）标题。有两种写法：一是直接写“邀请信”或“邀请函”；二是由事由和文种构成，如《关于出席××会议的邀请函》。
（2）称谓。在标题下一行顶格写称谓，写被邀请的单位或个人的姓名和称呼，后加冒号。
三、邀请信
第一节 书信类文书
（3）正文。正文通常要求写出举办活动的背景、目的、时间、地点、内容、方式、邀请对象以及需要邀请对象所做的工作等。活动的各种事宜务必在邀请信中写周详。如果邀请了外地来宾，在正文之后可将报到地点、食宿安排、接站安排、乘车线路等信息告知受邀方。
三、邀请信
第一节 书信类文书
（4）结语。另起一行，写上“敬请光临”“欢迎光临”“敬请莅临指导”等，也可直接写在正文结尾处。
（5）落款。另起一行，在正文右下方写上发出邀请的单位名称或个人姓名，成文日期写在署名下方。若邀请方是单位，还应加盖印章。
三、邀请信
第一节 书信类文书
案例分析
详见教材
三、邀请信
第一节 书信类文书
1．贺信的含义
贺信是党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其他集体或个人取得的成就、获得某一职位、组织的成立、纪念日期等表示祝贺的一种专用书信。
贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作出贡献的一种常用形式，它还兼有表示慰问和赞扬的功能。以函件形式送达的贺词叫作贺信，借助电报发出的贺词通常称作贺电。
四、贺信
第一节 书信类文书
2．贺信的写法
由标题、称谓、正文、结语、落款五部分组成。
（1）标题。贺信的标题可直接写成“贺信”，也可由发信单位或个人名称、庆贺的事由和文种构成。
（2）称谓。在标题下一行顶格写称谓，后加冒号。如果受信方是会议或单位，要用全称或规范化简称；如果受信方是个人，应在姓名前冠以敬词，姓名后加称呼，如“尊敬的××先生”。
四、贺信
第一节 书信类文书
（3）正文。贺信的正文一般包括以下内容：第一段往往开门见山写明谁对谁表示祝贺；然后概述对方取得的成绩或作出的贡献等值得祝贺的事由或原因；还可回顾双方的合作关系，展望未来合作前景，表达良好的祝愿等。
（4）结语。结语写上表示祝贺、祝愿的话，如“预祝本次大会取得圆满成功”“祝您取得更大的成绩”等。
（5）落款。在正文右下方署名署时。
四、贺信
第一节 书信类文书
案例分析
详见教材
四、贺信
第一节 书信类文书
一、收发信函的礼仪规范
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【写作攻略】
第一节 书信类文书
一、收发信函的礼仪规范
1．撰写纸质信函的礼仪
我们辑录了一些常用客套用语，有些客套用语主要用于书面信函，使用时需注意场合、环境、对象。对大学生而言，在人际交往中适当地巧用书信，讲究书信礼仪，并不意味着落伍与守旧，而是一种知书达礼的体现。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
一、收发信函的礼仪规范
1．撰写纸质信函的礼仪
作为收信方，我们也需要注意一些礼仪。一要守法，任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是违法的。二要注意保管，未经发信人许可，不要随便将对方的来信公开或传阅。三要即复，当收到他人来信时，需要答复的，要尽快回复对方来信，及时复信不仅仅是对对方的尊重，也是做人做事应当具备的一种美德。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
2．发送电子邮件的礼仪
过去，书信以纸质介质为载体；现今，书信多以电子邮件为通信方式。在学习和工作中，有些人发送邮件，不注意行文格式，不注重通信礼节。例如，有些人发送电子邮件，一无称谓，二无正文，只有附件，这是非常不礼貌的。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
2．发送电子邮件的礼仪
（1）邮件主题
（2）邮件正文
（3）篇幅适宜
要特别注意的是，涉密信息不能以电子邮件传递，一旦泄密，可能造成严重的后果，甚至可能违法。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
二、书信文书的书写规范
书信的书写格式主要指书信的结构布局和格式规范。任何一封正式的书信（含电子邮件），要想发挥其功效，且做到以礼敬人，就需要在具体的格式上中规中矩。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
二、书信文书的书写规范
（1）首先要恰当使用称谓语，然后进行问候，这是“人际交往，礼貌当先；与人交谈，称谓当先”的基本要求。
（2）信函正文部分，每段段前要空两格，注意分段，以便层次清晰，使收信人能够一目了然。
（3）结束语、祝颂语不可或缺，这样才能使信函有头有尾，有始有终。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
二、书信文书的书写规范
（4）信函须落款。署名署时是信函重要的组成部分，虽然现在多以电子邮件通信，快速、便捷，但为了保持信函的完整性，建议做到落款规范。
（5）合理处理附问语。
（6）合理添加补述语。
【写作攻略】
第一节 书信类文书
1．假如你是学校学生会的一名学生干部，听闻某兄弟院校的学生会近期将召开换届大会，请代表本校学生会向该兄弟院校的学生会撰写一封贺信。
【课程写作训练要求】
第一节 书信类文书
谢谢大家！

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