4-9公文写作技巧与规范 课件(共56张PPT)-《应用文写作技能与规范(第2版)》同步教学(人民邮电版)

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4-9公文写作技巧与规范 课件(共56张PPT)-《应用文写作技能与规范(第2版)》同步教学(人民邮电版)

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(共56张PPT)
第九节 公文写作技巧与规范
(理论高度与规范性并重)
公文写作有很多程式化的要求和规范化的格式。
1
公文的写作准备、公文写作的表达方式、公文写作的用语要求。
2
3
引言
分析一些常见问题与规范要求。
主要内容
一、公文的写作准备
二、公文写作的一般技巧
三、常见问题与规范要求
公文写作技巧与规范
首先,要具备较高的政治理论修养。
公文写作的理论性、政策性很强,离不开党和国家政策的指导。
公文写作的过程就是依靠政策、理解政策、表达政策和执行政策的过程。
公文的写作人员做好国家政策的自觉维护者和执行者。
公文的写作准备

(一)具备良好的基本素质
其次,要注重学习和积累,具备多种学科的知识。
写作人员应在工作实践中熟悉相关业务知识,学习相关学科的知识。
相关业务,
相关学科。
语法学
决策科学
逻辑学
修辞学
哲学
领导科学
现代科技
政治经济学
文学
法学
中国历史文化
另外,写作人员还必须具备较强的书面语表达能力。
光具有较好的理论素养和学习能力还不够,还需要将这些能力转化为写作能力。我们可以通过在实践中多写多练来提高写作能力,加强写作培训和练习,熟悉公文写作的范式和规律,有意识地在写作过程中反复推敲、反复修改,多征求各方意见,以确保内容充实、观点正确、表述得当。
首先,要认真、全面、深刻理解上级政策的精神实质;要将政策的一般指导原则和具体实际结合起来思考,使上级的政策、指示具体化;要善于区别政策精神和具体条文规定,政策精神不可违背,但具体条文不必拘泥,应从本地区、本部门实际出发,做到因地制宜、与时俱进。
(二)掌握政策,领会领导意图
其次,在写作前,要主动听取领导意见,领会领导意图,与领导共同分析情况、确立主旨、精选材料、确定范围、布局谋篇;既不能唯上是从,也不能擅做主张,以个人看法代替领导意图。
写作前,要广泛调研,掌握全局情况(对锻炼自身能力相当重要),树立大局观念,比如对全国、全系统的基本情况进行了解,努力体现时代性。
在党政公文写作中,要认真掌握本地区、本部门的情况,注意文件的继承性、创新性和延续性。比如,通过查阅历史文献,并从现实的角度出发,把握事物的发展变化规律;加强对主观条件和客观条件的分析、研判,对正反两方面的情况进行比较分析,正确把握主流和主要趋势。
(三)了解实际情况
应用文写作,特别是党政公文写作,需要全面收集、大量占有各类材料,包括现实的、历史的,正面的、反面的,直接的、间接的,典型的、特殊的,“面”上的、“点”上的等材料。为了得到准确的材料,还需要深入工作一线,实事求是地进行调查研究,广泛听取各方意见。
选材贵在充分和真实,要切合公文主旨,注重材料的代表性和典型性,注重特殊性和普遍性的统一,以便能够深刻揭示事物的本质,增强材料的说服力。
(四)准备写作材料
公文写作的一般技巧

(一)公文写作的表达方式
(二)公文写作的用语要求
(一)公文写作的表达方式
什么是表达方式呢?就是作者将要表达的内容用书面形式表达出来时所使用的方法和手段,也是辨别文章体裁的重要标志。表达方式一般包括叙述、议论、描写、说明和抒情等五种。公文写作与文学作品写作在表达方式上存在一定的差异。公文写作的表达方式主要使用叙述、说明、议论这三种,但与记叙文、说明文、议论文有所不同。
先看“叙述”。
在应用写作中,除了计划性、法规性、指令性文种一般不采用叙述的写法以外,其他文种如通知、通报、请示、报告、纪要等都必须以叙述为基础。公文写作的叙述是为了说明事实、情况、问题等,要求简明朴实,不需要具体形象的叙事纪实或描写、抒情,也就是不融入主观的感情成分,采用平铺直叙就行了。
第二,我们来说“说明”。
公文的说明,主要是抓住本质对事件或事理进行概括性的介绍和解说,不必综合运用多种说明方法,这跟一般的说明文是不一样的。根据公文写作表意明确性的要求,说明文字一定要浅显易懂,没有歧义,比如规章、制度、条例、规定、办法、章程等文书的表达方式主要采用说明方式。在各类文书中交代基本情况、基本信息时,也主要采用说明方式。
最后,来看“议论”。
公文的议论,重在分析情况、讲明道理、阐述观点,没有必要用过多的材料作为论据对某一观点进行专门的论证。这跟原来我们高中时候写的“议论文”是不一样的。议论不是贯穿全文的主要表达方式,而是与叙述和说明相结合使用的,一般不单独进行相关问题的论证,而是在陈述事实之后,进行总结评论。除了像调查报告一类的文书外,一般不要求进行全方面、多层次、多角度的完整性论证。即使像总结、述职报告这类的总结性文书,也应该采用夹叙夹议的表达方式。
(二)公文写作的用语要求
(1)准确性
(2)严谨性
(3)简洁性
1.用语要求
①材料准确
②表述准确
规范性的公文习惯用语,反映了公文的行文关系和工作程序。
2.习惯用语
在使用习惯用语时,应根据文种表达的不同需要,酌情选取。我们将公文中的一些习惯用语归纳如下,以供参考。
关于、对于等。
为、为了等。
兹、兹(有)、兹(派)、兹(因)、兹(将)等。
(1)开头用语
时间类
依据类
根据、据查、据反映、按照、遵照等。
目的类
范围类
原因类
由于、因、鉴于等。
(2)称谓用语
第二人称中“贵”是尊称,党政公文不用,一般用于事务文书和日常文书。
第一人称
第二人称
第三人称
本、我,如本校、本部门、我院、我局等。
你、贵,如你处、贵公司、贵校等。
该,如该单位、该同志、该生等。
(3)引述用语
有“接、前接、近接、收悉、敬悉、惊悉、阅悉”等,主要用于引述来文。
(4)经办用语
有“经、业经、均经、兹经、并经、未经、业于”等,用来说明工作处理过程,表明处理时间及前后经过情况。
(5)期请用语
有“希、请、望、拟请、务请、遵照执行、参照执行”等。“希、请、望”等上下级可通用;“遵照执行”等用于上级对下级机关的文尾。
(6)询问用语
有“当否、妥否、是否妥当、是否可行、请批示、请回复、请指示”等,常用于请示、报告的结尾语。请示写这种用语,是要求上级给予“批复”,而汇报性报告写这种用语,只是表示尊敬、客气。
(7)敬谦用语
有“经、业经、均经、兹经、并经、未经、业于”等,用来说明工作处理过程,表明处理时间及前后经过情况。
(8)时间用语
除了开头用语“兹”以外,行文中的时间用语还有“今、顷(闻)、届时、按时、当即、即刻”等。
(9)表态用语
有“同意、不同意、照办、可行、不可、准予、批准”等,一般为下行文用语。
(10)承启用语
有“为此、对此、鉴此、据此、综上所述”等,往往用在开头的总叙之末来连接以下的分叙,起过渡作用,或承前启后作用;也可用于正文的结尾部分,对上文进行综述。
(11)结尾用语
除了上述询问式结尾用语外,还有“特此报告、现予公布、为要、为盼、为荷”等。“特此报告”,用于上行文;“现予公布”,用于下行文。“为要”有加强期望语气的作用,“为盼”带有盼望的意味,“为荷”带有感谢的意味;它们一般用于平行机关,“为盼”“为荷”表示客气,“为要”则不表客气。
常见问题与规范要求

(一)用词不当
应用写作中的用词不当主要体现在以下几个方面:
应用写作中的用词不当主要体现在以下几个方面:词义误用、滥用修饰语、滥用指令词、词语搭配欠妥等。这些用词不当现象与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关。略举数例如下:
1.滥用与不同领导级别有关的专用语汇
不分领导级别,动不动就用“重要指示”“重要讲话”“重要讲话精神”等,这要看用于哪一级的领导,对中央领导可以用,对其他级别的领导则不能乱用。
同样的道理,地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词,只能用“考察或检查工作”“检查工作”“指导工作”或“调查研究”等,中央领导同志下基层才可用“视察”。
作为公务文稿,“要(怎样)”这类词肯定经常会用到,但用得太多太滥也不行,如有些讲话稿、文件,不论是否为“强制性”要求,满篇都是“要”字,让人觉得烦。
更有甚者,有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”,比如工作汇报中使用“要”字,就好像是向上级下指令似的;工作总结,本来是谈情况和体会的,也老是用“要”字,就好像是谈未来的打算了。此外,“应”“应该”“必须”“务必”等词也不应滥用。
2.滥用指令词
3.乱用助词
这方面最突出的是“的”“地”“得”三个字经常被混用。虽有人主张状语后的“de”和定语后的“de”都写成“的”,以减轻学习负担。我们认为,把状语后的助词“de”写成“地”已经成了许多人的习惯,它有分清结构性质,避免定语、状语混淆的作用。
4.词语搭配欠妥
这个毛病在许多文稿中俯拾即是,好像也“约定俗成”了。如“公开曝光”,曝光本来就是公开的意思,难道还有什么不公开的曝光?如“强化(领导)”应为“加强”,“增进(认识)”应为“提高”或“深化”。如此等等,不一而足。
5.过多重复用词
同一文稿中多次出现常用词是不可避免的,但我们应该而且可以做到的是,短距离内尽量不要重复,尤其是在一句话中不要重复。
同一句话出现三个“和”字,容易导致句子结构层次不清,义有两歧,造成阅读障碍。把第一个“和”字去掉,第二个“和”字改成顿号就可以了。有时,为了准确地表达思想,避免歧义,还得注意兼类词的使用,如用“和”作连词,用“同”作介词。
比如,“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神。”
例如:“我国根据平等、互利、互相尊重主权和领土完整的原则同其他国家建立和发展外交关系。”
(二)近义词的选用问题
1.制定与制订的区别
动补型
联合型
制订
制定
定出(法律、规程、政策等)。如:制定学会章程。偏重于作出最后决定,使完全确定下来。
常与政策、法令、方针、路线等搭配。
创制拟定。如:制订工作计划。偏重于从无到有的创制、草拟而后的订立。
常与计划、方案等搭配。注重过程。
兼有动词、名词
动词
分管
主管
常用词组如“财务主管”“一级主管”,“主管”都是名词;作为动词,主管的意思是“负主要责任管理(某一方面)”,口语中用得较多。
起草班子成员分工的文件,应使用动词“分管”,如“××副局长分管技术部”“××副局长分管人事处”。
2.主管、分管
权利
权力
权力总与职务相关联,有职才能有权(力),所以树立正确的权力观只是对领导干部提出的要求。普通人享有的是“权利”,如公民的权利、党员的权利等,当然领导干部作为普通公民、党员的时候,这些权利同样享有。
权利同义务相对应,具有法定性。公文中使用“权利”的场合比“权力”要多一些。
3.权利、权力
实施
施行
对于法令、政策和规章制度,既可施行,也可实施。
在习惯上,“本条例(规定、办法等)自公布之日起施行”用“施行”;而条例“施行”之后,还可以制订“实施”细则。(语言中的“习惯势力”非常强大,有些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。)
4.实施、施行
截止
截至
截止,表示到某个时间停止,强调停止。“截止”不能带时间词语做宾语。“截止”一般用于时间词语之后。如:报名工作已于昨日截止。
截至,表示停止于某个时间,强调时间。“截至”的后面须带时间词语(做宾语)。例如:截至目前。
另外,可以说“截止日期”。“日期”不是宾语,这里的“截止”是定语,“日期”是中心语。
5.截止、截至
合成词:振作、著作、作曲、佳作、作揖、作孽
固定结构:日出而作、一鼓作气、成功之作、过期作废
在历史上,“作”先出现,“做”作为“作”的同义字后出现,二者用法相近有交叉,也有不同的意义和用法。
做:做东、做作业、做手脚、做贼心虚
一般而言,从事抽象活动用“作”,从事具体活动用“做”,在“制造”意义上用“做”。
避免歧义,如:
做文章——作文章
6.作、做
习近平代表第十八届中央委员会向大会作报告
7.出席、列席、参加
出席和列席都是参加,区别在于:
法定成员参加本组织的会议叫出席,其他人员(上级领导除外)参加叫列席。
例如:召开局党委会议,局党委委员出席会议,非党委成员——哪怕是局领导——只能列席。
原则上,列席人员没有表决权等。上级领导参加会议也叫出席,不能“降格”为列席,尽管上级领导并不参与表决。这种“出席”,姑且算作特例。
“可以”用于表示某项选择性权利。
“应当”用于表示设定某项义务。
“必须”其含义通常与“应当”相同,但语气更强烈。
所以,我们在公文写作中、在制订规章制度时,一般采用“应当”。
8.可以、应当、必须
职衔在前、姓名在后,如“局长××”
姓名在前、职衔在后,如“××局长”
客观性表述
含有敬意(敬称)
公文一般采用前一种方式,即客观性表述;当然,如果介绍上级领导,也可使用敬称。
介绍离职领导经常用到“原”字,“原”的位置也有讲究。例如:
9.称谓问题
“原××局局长××”
“××局原局长××”
这个局已不存在
局长换了但这个局还存在
(三)时间表述规范
这个规范,主要是指什么时候使用汉字来书写时间,什么时候使用阿拉伯数字来书写时间,以及书写年月日的顺序问题。
应该采用汉字数字来书写的情况,是下面这些:
干支纪年、农历月日、历史朝代纪年,以及其他传统上采用汉字形式的非公历纪年等。比如:丙寅年十月十五日、腊月二十三、正月初五、八月十五中秋、咸丰十年九月二十日,等等。
除了以上情况,其他时间的表述,一般采用阿拉伯数字。
需要注意的是:年、月、日的表达顺序,应该按照汉语的习惯,也就是按照口语中年月日的自然顺序来书写,比如:“2008年8月8日”。
我们在填写一些表格的时候,或者制订一些时间计划的时候,往往会涉及到日期,为了美观、为了便于排版等原因,“年”“月”“日”可以用短横“-”(连接号)来替代,但是,年月日不完整时不能替代,比如:可以写“2008-8-8”,但“8月8日”不能写为“8-8”,“2008年8月”不能写为“2008-8”。月和日是一位数的时候,可以在数字前补上表示虚位的“0”,比如:“2008-08-08”,特别是在为了排版对齐的时候,经常采用虚位“0”。
另外,四位数字表示的年份,不应简写为两位数字,比如“2010年”不写为“10年”。
2008年8月8日

2008-8-8

8-8
×
2008-8
×
90年
×
2008-08-08

1999年公布的《国家行政机关公文格式》里面,规定公文的成文日期用汉字将年、月、日标全,后来,2012年公布的《党政机关公文格式》规定,成文日期中的数字要用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,也就是“1”不写成“01”。这个格式规定,已经公布了五六年了,很多单位在制发公文的时候,成文日期还在使用汉字数字,这就是不规范的写法。
符合《出版物上数字用法》(GB/T 15835 2011)的要求:
数字使用规范是有国家标准的,最新的国家标准是2011的《出版物上数字用法》。这个标准规定了出版物上汉字数字和阿拉伯数字的用法。这个国家标准适用于文艺类出版物和重排古籍以外的各类出版物,政府和企事业单位的公文,以及教育、媒体和公共服务领域的数字用法,参照这个标准执行。
下面我们结合这个标准和其他实际情况,来说说“数字使用的规范问题”。
(四)数字使用规范
必须使用阿拉伯数字表示的情况:
第一种情况,用于计量的数字,特别是统计表中的数值,比如正负数、分数、小数、百分比等,都要采用阿拉伯数。含有物理量的量值,也要用阿拉伯数字表示,比如:100公斤、12米、120立方米。
第二种情况,用于编号的数字,在使用数字进行编号的场合,为达到醒目,易于辨识的效果,应采用阿拉伯数字。比如,电话号码、邮政编码、汽车号牌、道路编号、公文编号、图书编号、产品型号等等。
第三种情况,表示公元、世纪、年代、年、月、日、时刻等的时间,一般使用阿拉伯数字表示。比如,公元2017年、21世纪、80年代、6月18日、18时6分25秒。
第四种情况,文后参考文献著录中的数字(古籍除外),应用阿拉伯数字来表示。比如:2009(2):506-508;2009,23(11):628-630。
必须使用汉字数字表示的情况:
第一种情况,汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语,应采用汉字数字。比如:一方面、星期五、八国联军、七上八下、相差十万八千里、二万五千里长征、十月革命。
第二种情况,数字连用表示的概数、含“几”的概数,用汉字数字表示。比如:七八十岁、十二三公顷、两三千米,十几公斤、几百米、几百万元。
第三种情况,中国以及世界各国、各民族的非公历纪年,用汉字。比如:正月十五元宵节、九月九日重阳节、民国三十八年、日本庆应三年。
第四种情况,含有月日简称表示事件、节日和其他特定含义的词组中的数字,要用汉字。但必须强调的是,涉及1月、11月、12月,应采用间隔号“·”将表示月日的数字隔开,并加上引号,以避免歧义。涉及其他月份时,不用间隔号“·”。是否用引号,取决于事件的知名度,知名度高的事件,可以不加引号。比如:五四运动、九一八事变、十一国庆节、“一二 九”运动。
第五种情况,古籍参考文献著录中的数字,一般使用汉字。比如:卷六,九页。
“选用阿拉伯数字与汉字数字均可”的情况:
如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多,选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性这两方面没有明显差异时,两种形式均可使用。
比如:17号楼(十七号楼)、第5个工作日(第五个工作日)、20余次(二十余次)、第25页(第二十五页)、第4季度(第四季度)、公元前8世纪(公元前八世纪)、20世纪80年代(二十世纪八十年代)、1997年7月1日(一九九七年七月一日)、下午4点40分(下午四点四十分)等。
数值范围:可采用浪纹式连接号“~”或一字线连接号“-”。前后两个数值的附加符号或计量单位相同时,在不造成歧义的情况下,前一个数值的附加符号或计量单位可省略,如果省略数值的附加符号或计量单位会造成歧义,则不应省略。
比如:可书写为“2014年6月7-9日”
但“13万元~17万元”不写为“13~17万元”。
数字0:阿拉伯数字“0”有“零”和“〇” 两种汉字书写形式。
计量:一个数字用作计量时,其中“0”的汉字书写形式为“零”;
编号:用作编号时“0”的汉字形式为“〇”。比如:部队的编号,“公元2017(年)”的汉字数字形式为“二〇一七”(不写为“二零一七”)。
(五)标点符号使用规范举要
(1)用于并列词语之间。
示例:这里有自由、民主、平等、开放的风气和氛围。
(2)用于需要停顿的重复词语之间。
示例:他几次三番、几次三番地辩解着。
(3)用于某些序次语(不带括号的汉字数字或“天干地支”类序次语)之后。
1.顿号:句内点号的一种,表示语段中并列词语之间或某些序次语之后的停顿。
示例1:我准备讲两个问题,一、逻辑学是什么?二、怎样学好逻辑学?
示例2:风格的具体内容主要有以下四点,甲、题材;乙、用字;丙、表达;丁、色彩。
(4)相邻或相近两数字连用表示概数通常不用顿号。若相邻两数字连用为缩略形式,宜用顿号。
示例1:飞机在6 000米高空水平飞行时,只能看到两侧八九公里和前方一二十公里范围内的地面。
示例2:这种凶猛的动物常常三五成群地外出觅食和活动。
示例3:农业是国民经济的基础,也是二、三产业的基础。
示例1:“日”“月”构成“明”字。
示例2:店里挂着“顾客就是上帝”“质量就是生命”等横幅。
示例3:《红楼梦》《三国演义》《西游记》《水浒传》,是我国长篇小说的四大名著。
示例4:李白的“白发三千丈”(《秋浦歌》)、“朝如青丝暮成雪”(《将进酒》)都是脍炙人口的诗句。
示例5:办公室里订有《人民日报》(海外版)、《光明日报》和《时代周刊》等报刊。
(5)标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间(如引语或书名号之后还有括注),宜用顿号。
2.分号:句内点号的一种,表示复句内部并列关系分句之间的停顿,以及非并列关系的多重复句中第一层分句之间的停顿。
示例1:语言文字的学习,就理解方面说,是得到一种知识;就运用方面说,是养成一种习惯。
示例2:内容有分量,尽管文章短小,也是有分量的;内容没有分量,即使写得再长也没有用。
(1)表示复句内部并列关系的分句(尤其当分句内部还有逗号时)之间的停顿。
(2)表示非并列关系的多重复句中第一层分句(主要是选择、转折等关系)之间的停顿。
示例4:昨天夜里下了一场雨,以为可以凉快些;谁知没有凉快下来,反而更热了。
示例1:人还没看见,已经先听见歌声了;或者人已经转过山头望不见了,歌声还余音袅袅。
示例2:尽管人民革命的力量在开始时总是弱小的,所以总是受压的;但是由于革命的力量代表历史发展的方向,因此本质上又是不可战胜的。
示例3:不管一个人如何伟大,也总是生活在一定的环境和条件下;因此,个人的见解总难免带有某种局限性。
(3)用于分项列举的各项之间。
示例:特聘教授的岗位职责为:一、讲授本学科的主干基础课程;二、主持本学科的重大科研项目;三、领导本学科的学术队伍建设;四、带领本学科赶超或保持世界先进水平。
图或表的短语式说明文字,中间可用逗号,但末尾不用句号。即使有时说明文字较长,前面的语段已出现句号,最后结尾处仍不用句号。
示例:经过治理,本市市容市貌焕然一新。这是某区街道一景
3. 句号:句号用法补充规则
不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称,不应用书名号,下面均为书名号误用的例子。
示例1:下学期本中心将开设《现代企业财务管理》《市场营销》两门课程。
示例2:本市向70岁以上(含70岁)老年人颁发《敬老证》。
示例3:本市将召开《全国食用天然色素应用研讨会》。
4. 书名号
思考练习题
1.请谈谈表彰性通报和表彰类决定有何异同?
2.报告的种类有哪些?在写法上各有什么特点和注意事项?
3.纪要与决议、会议记录、会议简报有何本质的区别?
4.函的适用范围是什么?函的特点、写法和写作注意事项有哪些?
5.谈谈你对应用文写作文风问题的认识。
6.请查阅《标点符号用法》(GB/T 15834—2011),了解标点符号用法的最新规范。
谢谢大家!

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