资源简介

(共99张PPT)
任务三 总账系统的操作
学习目标、重点及难点
●目标：理解总账系统的功能特点、基本处理流程;掌握总账系统的初始化设置，日常业务处理及期末处理。
●重点：总账系统的初始化设置，日常业务处理及期末处理。
●难点：期末转账定义,转账生成。
课 型：新授课
主要教学方法：讲授和实验
课时：4节
任务资料
1.基础档案
（1）部门档案
（2）人员档案
（3）客户档案 （客户分类：工业）
（4）供应商档案 （供应商分类 ：商业）
2.凭证类别：收付转
类别字 凭证类别 限制类型 限制科目
收 收款凭证 借方必有 1001，1002
付 付款凭证 贷方必有 1001，1002
转 转账凭证 凭证必无 1001，1002
3.期初余额
（1）各总账账户的余额
详细见教材
5.票据结算方式
（1）支票
101 现金支票
102 转帐支票
（2）商业汇票
（3 ）银行汇票
（4） 委托收款
一 认识总账系统
（一）总账系统的功能
总账系统又称为账务处理系统，是企业会计信息系统的一个重要的核心子系统，其他账务和业务子系统有关资金的数据最终要归集到总账系统中以生成完整的会计账簿。报表系统编制会计报表和进行有关的账务分析时，其数据主要也是取自总账系统。因此，总账系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。
总账系统的基本功能结构图
总账系统
系统初始化
凭证处理系统初始化
出纳管理化
账簿管理化
辅助核算管理工作化
期末处理化
（二）总账系统基本工作流程
第一次使用总账时：
1．安装总账系统：请参阅第三章系统管理。
2．增加新账套：请参阅第三章系统管理。
3．进入总账系统：系统安装完毕后，即可启动账务系统。
4．第4步建立会计科目开始到第8步设置凭证类别（即图中虚线所括部分），是对账套进行的初始设置，应该根据本企业的特点进行相应的设置。
5．当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。从第9步到第12步是每月进行的日常业务。
6．从第13步到第15步是月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。
总账
销售与应收账款
采购与应付账款
存货管理
成本管理
工资管理
固定资产管理
会计报表
财务分析与管理
（三）账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系
记账凭证
对账单
输入
记账
打印
审核
对账
总账
明细账
现金日记账
银行存款日记账
银行存款余额调节表
科目余额发生额文件
临时凭证文件
凭证文件
对账单文件
银行日记账未达账项
其它子系统自动转账凭证
电算化账务处理子系统数据流图
传送
输入
输入
手工账务处理流程之
记账凭证核算组织程序
7
原始凭证
经济业务
记账凭证
收 款
付 款
转 账
会计报表
总分类账
明细分类账
日 记 账
现金
银行存款
核 对
核 对
我就是劳斯莱斯
二 初始化设置
在进行完账套的建立等操作后，进入“用友ERP-U8”下的“企业应用平台”，系统弹出用户登录界面 .
（一） 基础档案的设置
登录注册进入工作中心，如下图所示。双击“基础档案”，可以进行基础档案的设置。
1.机构人员设置
（1）本单位信息：
（2） 部门档案
主要用于设置企业各个职能部门的信息，部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，可以是实际中的部门机构，也可以是虚拟的核算单元。按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人等信息。点击机构人员-部门档案
（3） 人员档案
主要用于设置企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的职员档案。除了固定资产和成本管理产品外，其他产品均需使用职员档案。如果企业不需要对职员进行核算和管理要求，则可以不设置职员档案。
2.客商信息设置
（1）地区分类
企业可以根据自身管理要求出发对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，以便对业务数据的统计、分析。
地区分类最多有五级，企业可以根据 实际需要进行分类。例如：您可以按区、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类。
（2） 供应商分类
企业可以根据自身管理的需要对供应商进行分类管理，建立供应商分类体系。可将供应商按行业、地区等进行划分，设置供应商分类后，根据不同的分类建立供应商档案。没有对供应商进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。
（3）供应商档案
本功能主要用于设置往来供应商的档案信息，以便于对供应商资料管理和业务数据的录入、统计、分析。如果您在建立账套时选择了供应商分类，则必须在设置完成供应商分类档案的情况下才能编辑供应商档案。
（4） 客户分类
企业可以根据自身管理的需要对客户进行分类管理，建立客户分类体系。可将客户按行业、地区等进行划分，设置客户分类后，根据不同的分类建立客户档案。没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。点击客户分类，输入编码01、名称工业
（5） 客户档案
本功能主要用于设置往来客户的档案信息，以便于对客户资料管理和业务数据的录入、统计、分析。如果您在建立账套时选择了客户分类，则必须在设置完成客户分类档案的情况下才能编辑客户档案。点击客户档案，如图4-24所示。点击增加，依次输入 001湖南光明公司、002武汉建设公司等，点击保存。
3存货设置
（1) 存货分类
企业可以根据对存货的管理要求对存货进行分类管理，以便于对业务数据的统计和分析。存货分类最多可分8级，编码总长不能超过30位，每级级长用户可自由定义。存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。
(2) 计量单位
①计量单位组
计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类别，每个计量单位组中有一个主计量单位、多个辅助计量单位，可以设置主辅计量单位之间的换算率；还可以设置采购、销售、库存和成本系统所默认的计量单位。先增加计量单位组，再增加组下的具体计量单位内容。
【操作步骤】
在计量单位主界面，点击〖分组〗按钮，显示计量单位分组新增界面；
点击该界面上〖增加〗按钮，输入唯一的计量单位组编码，输入组名称，蓝色名称项为必输项。
根据三种计量单位组的特点进行选择计量单位单位组类别。
按〖保存〗，保存添加的内容。
②计量单位
必须先增加计量单位组，然后再在该组下增加具体的计量单位内容。
注意事项
换算率：录入辅计量单位和主计量单位之间的换算比，如一箱啤酒为24听，则24就是辅计量单位箱和主计量单位听之间的换算比。
【操作说明】
增加计量单位
将光标移至要增加的计量单位组，按〖单位〗，弹出计量单位设置窗口。
按〖增加〗，录入主计量、辅计量单位。
按〖保存〗，保存添加的内容。
(3) 存货档案
存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。本功能完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。同时提供基础档案在输入中的方便性，完备基础档案中数据项，提供存货档案的多计量单位设置。
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（四）财务设置
1会计科目设置
本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。
【操作说明】
〖增加〗按钮：新增会计科目
单击〖增加〗按钮，进入会计科目页编辑界面，根据栏目说明输入科目信息，〖确定〗后保存。
〖修改〗按钮：修改会计科目
选择要修改的科目，单击〖修改〗按钮或双击该科目，即可进入会计科目修改界面，用户可以在此对需要修改的会计科目进行调整。
提示
没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改。
已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性。
〖删除〗按钮：删除会计科目
删除选中的科目，但已使用的科目不能删除。
指定现金、银行科目
单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用〖 > 〗、〖 》〗选择现金、银行存款的总账科目，选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。
提示
此处指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。
如果本科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再行修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。
已使用末级的会计科目不能再增加下级科目。非末级科目及已使用的末级科目不能再修改科目编码
2 凭证类别设置
许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了“凭证类别”功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。
如果是第一次进行凭证类别设置，可以按以下几种常用分类方式进行定义。
（１）记账凭证
（２）收款、付款、转账凭证
（３）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证
（４）自定义凭证类别
【功能按钮操作说明】
〖增加〗增加凭证类别
单击〖增加〗按钮，在表格中新增的空白行中填写凭证类别字，凭证类别名称并参照选择限制类型及限制科目等栏目即可。凭证类别字可输入8位。
〖修改〗修改凭证类别
将光标移到要修改的凭证类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态。
〖删除〗删除凭证类别
将光标移到要删除的凭证类别上，用鼠标单击〖删除〗按钮，即可删除当前凭证类别。
提示
已经使用的凭证类别不能删除，如选中了已使用的凭证类别，系统会在“凭证类别窗口”中显示“已使用”的红字标志。
【操作方法】
如何设置限制类型与限制科目
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，这里，系统有七种限制类型供选择：
借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。
贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。
凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。
凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。
无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。
借方必无：即金额发生在借方的科目集必须不包含借方必无科目。可在凭证保存时检查。
贷方必无：即金额发生在贷方的科目集必须不包含贷方必无科目。可在凭证保存时检查。
【例4-1】若将凭证分为收、付、转三种常用凭证类别，设置限制类型与限制科目如下：
类别字 凭证类别 限制类型 限制科目
收 收款凭证 借方必有 1001，1002
付 付款凭证 贷方必有 1001，1002
转 转账凭证 凭证必无 1001，1002
含义如下：
当操作员填制收款凭证时，借方必须有1001或1002科目至少一个科目，如果没有，则为不合法凭证，不能保存；当操作员填制付款凭证时，借方必须有1001或1002科目至少一个科目，如果没有，则为不合法凭证，不能保存；当操作员填制转账凭证时凭证必无 1001，1002科目。
3 外币设置
汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义：
在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。
当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率。
对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误
对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。
【操作方法】
〖增加〗如何增加外币
单击〖增加〗按钮，在空格处输入外币名称、外币符号等信息。
〖删除〗如何删除外币
将光标移到要删除的外币上，用鼠标单击〖删除〗，即可删除当前外币。注意：已经使用的外币不能删除。
〖输出〗数据输出
在【文件】菜单下选择【数据输出】或点击〖输出〗按钮，选择输入"外币一览表"或"汇率一览表"。确认后，选择输入要输出的路径、文件名和文件类型，可将数据导出保存
4 项目目录
企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。因此本产品提供项目核算管理的功能。您可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。您可以将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。
使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。
【操作说明】
在"项目档案"主界面的〖增加〗、〖修改〗和〖删除〗按钮是针对项目大类的操作。
操作步骤：
（1）定义项目大类：点击项目档案，如图4-33所示。单击“增加”按钮进入“项目大类定义_增加（1）”窗口，在新项目大类名称中输入“生产成本”，如图4-34所示。单击“下一步”进入“项目大类定义_增加（2）”窗口，采用系统默认值，如图4-35所示。单击“下一步”进入“项目大类定义_增加（3）”窗口，采用系统默认值，如图4-36所示。单击“完成”按钮返回“项目档案”窗口。
（2）指定核算科目
在“项目档案”窗口打开“核算科目”选项卡，选择“项目大类”为“生产成本”，把“待选科目”列表中的会计科目全部选到“已选科目”列表中，单击“确定”按钮，如图4-37、4-38所示。
提示：一个项目大类可指定多个科目，而一个科目只能指定一个项目大类。
（3）项目分类定义
在“项目档案”窗口打开“项目分类定义”选项卡，单击“增加”按钮输入分类编码“1”，分类名称“钻机”，单击“确定”按钮，如图4-39所示。
（4）定义项目目录
在“项目档案”窗口打开“项目目录”选项卡，单击“维护”按钮进入“项目目录维护”窗口，单击“增加”按钮，输入项目编号“101”，项目名称“钻机70型”，所属分类码“1”，同理输入“钻机80型”项目目录，如图4-40、4-41、4-42所示。
5结算方式设置
结算方式用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。
双击基础设置中的“结算方式” 。
这个老人家~~~~~~~

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