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任务六 固定资产管理系统
学习目标、重点及难点
●目标：了解固定资产管理系统的主要功能及业务处理流程；理解固定资产核算的基本操作过程；对账、月末结账的作用；掌握建立固定资产账套；基础设置及录入原始卡片的内容和方法；固定资产日常业务处理的内容和方法；会进行固定资产对账、月末结账的操作。
●重点：建立固定资产账套；基础设置及录入原始卡片的内容和方法；固定资产日常业务处理的内容和方法；固定资产对账、月末结账的操作。
●难点：固定资产日常业务处理的内容和方法。
课 型：新授课
主要教学方法：讲授
课时：4节
任务资料：
1.账套初始化
（1）启用日期为2014年1月1日。
（2）按“平均年限法（一）”计提折旧，折旧周期为1个月；当（月初已计提月份=可使用月份—1）时，要求剩余折旧全部提足。
（3）固定资产编码方式为“类别编码+部门编码+序号”自动编码；类别编码规则为2-1-1-2 。
（4）．要求与账务系统进行对账；固定资产对账科目为1601固定资产；累计折旧对应科目为1602累计折旧；对账不平情况下允许进行月末结账。
2.选项设置
（1）业务发生后立即制单。
（2）固定资产默认入账科目为1601固定资产，累计折旧默认入账科目为1602累计折旧。
（3）月末结账前一定要完成制单登账业务 。
3. 表7-1 部门对应折旧科目
4.表7-2固定资产类别
5.表7-3 增减方式及对应科目
6.表7-4原始卡片
注：使用状况均为在用。
7. 2014年1月份发生的固定资产业务
（1）1月31日，财务部购入计算机一台，价值20 000.00元，预计使用8年，净残值率为4％。
（2）1月31日，计提本月折旧费用。
（3）1月31日，管理部小车报废.，清理收入50 000元，清理费用5 000元。
一 认识固定资产管理系统
(一)、固定资产管理系统的主要功能
1.反映和监督固定资产的增加、减少、保管、使用以及清理报废等情况，并自动填制相关记账凭证，然后传到总账系统。
2.对固定资产的总值、累计折旧数据进行动态管理，计算固定资产折旧，并自动填制相关记账凭证，然后传到总账系统。
3.分析固定资产的利用效率。
（二）、固定资产管理系统的业务处理流程
二 固定资产管理系统初始化设置
使用“固定资产管理”系统的前提：已对“固定资产管理”系统进行了启用设置（可在“系统管理”建立账套后启用，也可以在“企业应用平台”中启用），否则不能使用“固定资产管理”系统。
（一）、启用固定资产管理系统
【例7-1】启用固定资产管理系统。
以账套主管爱爱的身份注册进入“企业应用平台”（注册登录时，操作日期更改为“2014年1月1 日”）。在“设置”页签，执行“基本信息→系统启用”命令，打开“系统启用”窗口，单击“固定资产”前的小方框，弹出“日历”设置窗口
（二）、建立固定资产账套
即根据企业的具体情况，建立一个适合企业实际需要的固定资产账套。建立过程分为约定及说明、启用月份、折旧信息、编码方式、账务接口和完成六个步骤。
【例7-2】设置湖南胜利有限公司固定资产账套建账参数 。
在“企业应用平台”，选择“业务”页签，点击“固定资产”菜单.
选择“我同意”选项，点击【下一步】按钮
根据建账参数进行设置：“本账套计提折旧”选项打勾，在“主要折旧方法”下拉菜单中选择“平均年限法（一）”，在“折旧汇总分配周期”下拉菜单中选择“1个月”。点击【下一步】按钮，进入“初始化账套向导――4.编码方式”界面
（1）资产类别编码方式：本系统固定资产类别编码最长可为4级10位，系统推荐类别编码使用国家规定的4级6位（2112）方式。
（2）固定资产编码方式：系统提供手工输入和自动编码两种方式。其中，自动编码方式中有“类别编号＋序号”、“部门编号＋序号”、“类别编号＋部门编号＋序号”和“部门编号＋类别编号＋序号”四种编码规则供选择。
（1）“与账务系统进行对账”选项
对账的含义是将“固定资产”系统中所有固定资产的原值、累计折旧和“总账”系统中的“固定资产”科目和“累计折旧”科目的余额核对，看数值是否相等。可以在系统运行中的任何时候执行“对账”功能。如果对账结果不平，肯定在两个系统出现偏差，应引起注意，并予以调整。
　　打勾：表示本系统（即“固定资产”系统）要与账务系统（即“总账”系统）对账。
　　不打勾：表示不对账。如果不想与“总账”系统对账，可不打勾。
注：只有存在对应的总账系统的情况下才可进行对账操作。
（2）“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”选项
　　固定资产管理系统在月末结账前自动执行“对账”功能一次（存在相对应的总账账套的情况下），并给出对账结果。如果不平，说明两系统出现偏差，应予以调整。但是偏差（即对账不平）并不一定是由错误引起的，有可能是操作的时间差异造成的（例如：有关固定资产的记账凭证已填制但还没有记账）。如果希望严格控制系统间的平衡，该选项不要打勾。
　　根据表7-1所给的建账参数进行设置：“与账务系统进行对账”选项打勾，在“固定资产对账科目”项目点击【参照】按钮，选择“1601，固定资产”，在“累计折旧对账科目”项目点击【参照】按钮，选择“1602，累计折旧”，不选中“在对账不平情况下允许固定资产月末结账”选项，点击【下一步】按钮，进入“初始化账套向导――6.完成”界面。
（三）、设置
1．选项
在以后的使用过程中，建立固定资产账套时设置的内容如果需要修改，可在“企业应用平台”，选择“业务”页签，执行“财务会计→固定资产→设置→选项”命令，打开“选项”窗口，点击【编辑】按钮，选择相关页签进行修改。
（1）“业务发生后立即制单”选项：此选项用于让使用者确定制单的时间。
打勾：当需要制单的业务发生时，系统自动调出不完整的记账凭证供修改后保存。
不打勾：当需要制单的业务发生时，系统不立即生成记账凭证，而是把没有制单的原始单据的资料收集到“批量制单”，以后再到“批量制单”功能中统一完成制单工作。
（2）“月末结账前一定要完成制单登账业务”选项：在存在对应的总账账套的情况下，固定资产管理系统中的有些业务应填制记账凭证，并把记账凭证传递到总账系统，在总账系统审核、记账。
打勾：如果想保证系统的严谨性，则在此判断框内打勾。表示一定要完成应制作的记账凭证，如果没有制作记账凭证，本期间不允许结账。
不打勾：有可能一些经济业务在其它系统已制作凭证，为避免重复制单，此判断框内可不打勾。
（3）[固定资产]、[累计折旧]、［减值准备］和［增值税进项税额］缺省入账科目
固定资产管理系统制作记账凭证时，记账凭证中上述科目的缺省入账科目将按使用者的设置确定。当这些设置为空时，凭证中缺省科目为空。
2．部门对应折旧科目
固定资产计提折旧后必须把折旧费归入成本或费用。当按部门归集折旧费时，某一部门所属的固定资产的折旧费一般归集到一个比较固定的科目。
【例7-3】设置各部门对应折旧科目.点击“部门对应折旧科目”菜单.
选择“财务部”，点击【修改】按钮，点击“折旧科目”栏的【参照】按钮，打开“科目参照”窗口，选择“6602 ，管理费用 ”，点击【确定】按钮，返回“部门对应折旧科目”界面。同理完成其它部门对应折旧科目的设置。
注：
①在使用本功能前，必须已建立好部门档案。
②设置上级部门的折旧科目，点击【刷新】按钮，下级部门可以自动继承，下级部门也可以选择与上级部门不同的折旧科目。
3．资产类别
固定资产类别设置，是指定义固定资产的类别编码、类别名称、计提属性、折旧方法和卡片样式等。
【例7-4】设置湖南胜利有限公司固定资产类别。
点击“资产类别”菜单，进入“资产类别”界面。
点击【增加】按钮，在“类别名称”栏输入“房屋”，在“计提属性”栏的下拉菜单中选择“正常计提”，“折旧方法”栏的内容根据建账时设置的“主要折旧方法”自动带出（根据实际情况可点击【参照】按钮进行修改，此处无须修改），点击“卡片样式”栏的【参照】按钮，在“卡片样式参照”窗口中选择“通用样式（二）”，点击【保存】按钮，完成“房屋”这一固定资产类别的设置。
注①只有在最新会计期间可以增加资产类别，月末结账后则不能增加。
②资产类别编码不能重复，同级的类别名称不能相同。
③类别编码、类别名称、计提属性、卡片样式不能为空，其他各项内容的输入是为了在输入固定资产卡片时自动带出，以提高录入速度，可以为空。
④非明细类别编码不能修改和删除，明细类别编码修改时只能修改本级的编码。
⑤使用过的类别不允许删除或增加下级类别。
4．增减方式
（1）增减方式名称
增减方式包括增加方式和减少方式两类。设置固定资产的增加和减少方式主要是用以确定固定资产的计价和处理原则，以及对固定资产的汇总管理。系统预置的增加方式有：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。系统预置的减少方式有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出。如果系统预置的增减方式不能满足本企业的需要，可点击【增加】按钮自定义增减方式，还可以根据需要点击【修改】按钮或【删除】按钮对已有的增减方式进行修改或删除。
注：
①已使用（卡片已选用过）的增减方式不能删除。
②非明细级方式不能删除。
③系统预置的增减方式中的“盘盈”、“盘亏”、“毁损”不能删除。
（2）对应入账科目
此处设置的对应入账科目，是为了提高生成各种固定资产业务的记账凭证的速度，减轻核算工作量。生成记账凭证时，如果入账科目发生了变化，可以手工进行修改。
【例7-5】设置对应入账科目。
点击“增减方式”菜单，进入“增减方式”界面
单击“直接购入”方式所在行，点击【修改】按钮。点击“对应入账科目”栏的【参照】按钮，在“科目参照”窗口选择“1002 ，银行存款”，点击【保存】按钮，设置完成。
5．使用状况
明确固定资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高固定资产的利用效率。
用户可根据实际需要，通过点击【增加】按钮增加新的使用状况，点击【修改】或【删除】按钮对已有的使用状况进行修改或删除。
注：①只能在一级使用状况下增加二级使用状况。
②系统预置的使用状况不能删除。
③“使用中”不能修改，“未使用”和“不需用”这两种使用状况可修改。
6．折旧方法
设置折旧方法是系统自动计算折旧的基础。如下图所示，系统提供7种常用的折旧方法：不提折旧、平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法（一）、双倍余额递减法（二）。如果以上7种方法不能满足企业的使用需要，可利用“增加”功能，定义适合自己的折旧方法的名称和计算公式。
（四）、卡片
1.卡片项目
卡片项目是固定资产卡片上显示的用来记录固定资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等。如下图所示，卡片项目由“自定义项目”和“系统项目”两部分构成。系统提供的一些常用的卡片必须的项目，称为系统项目。如果这些项目不能满足本单位对固定资产特殊管理的需要，可以通过卡片项目定义来定义需要的项目，称为自定义项目。
2.卡片样式
卡片样式指卡片的显示格式，包括格式（表格线、对齐形式、字体大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置等。系统已设计了“含税卡片样式” 和“通用样式”两种卡片样式。
3.卡片管理
卡片管理是对固定资产管理系统中的所有固定资产卡片进行综合管理。通过“卡片管理”可完成以下功能：①卡片修改；②卡片删除；③卡片打印；④显示快捷信息；⑤联查卡片图片；⑥查看单张卡片信息；⑦查看卡片汇总信息。
4.录入原始卡片
原始卡片是指开始使用日期在固定资产账套建立日期之前的固定资产卡片记录。使用固定资产管理系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性。
【例7-6】录入湖南胜利有限公司的原始卡片。
选择“011厂房”，进入“固定资产卡片（录入原始卡片）”界面
选择“011厂房”，进入“固定资产卡片（录入原始卡片）”界面
在“固定资产名称”项目录入“厂房”，双击“使用部门”项目，打开“本资产部门使用方式”窗口
选择“单部门使用”，点击【确定】按钮，打开“部门参照”窗口 。选择“5生产部”，返回“固定资产卡片”界面。
如果选择“多部门使用”，打开“使用部门”窗口，如下图所示。使用部门的数量范围为2～99个，各部门的使用比例之和必须为100%。当固定资产为多部门使用时，累计折旧可以在多部门间按设置的比例分摊。
在“固定资产卡片（录入原始卡片）”界面，双击“增加方式”项目，打开“增减方式参照”窗口 。选择“101直接购入”，返回“固定资产卡片（录入原始卡片）”界面。
双击“使用状况”项目，打开“使用状况参照”窗口，如图所示。选择“1001在用”，返回“固定资产卡片（录入原始卡片）”界面。
在“使用年限（月）”项目录入“120”，在“开始使用日期”项目录入“2012-04-18”，在“原值”项目录入“500 000”，在“累计折旧”项目录入“80 000”，在“净残值率”项目录入“4%”。
注：“开始使用日期”必须采用YYYY－MM－DD形式录入。其中“年”和“月”对折旧计提有影响，日不会影响折旧的计提，但是也必须录入。
点击【确定】按钮，完成一张固定资产原始卡片的录入。
同理，将湖南胜利有限公司其它固定资产的资料通过“录入原始卡片”功能录入系统。
三 固定资产管理系统的日常业务处理
（一）、固定资产增加核算
企事业单位在日常经营活动中可能会购进或通过其他方式（如：投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等）增加固定资产，该部分固定资产通过“资产增加”功能录入系统。“资产增加”即新增加固定资产卡片。
【例7-7】1月31日，财务部购入计算机一台，价值20 000.00元，预计使用8年，净残值率为4％。
　　以东东的身份注册进入“企业应用平台”。点击“资产增加”菜单，打开“资产类别参照”窗口， 。选择“05其它”，进入“固定资产卡片（新增资产）”界面
在“固定资产名称”项目录入“计算机”。双击“使用部门”项目，打开“本资产部门使用方式”窗口，选择“单部门使用”，点击【确定】按钮，打开“部门参照”窗口，选择“2 财务部”；双击“增加方式”项目，打开“增减方式参照”窗口， 选择“直接购入”；
双击“使用状况”项目，打开“使用状况参照”窗口，选择“在用”；双击“折旧方法”项目，打开“折旧方法参照”窗口。选择“平均年限法（一）”，返回“固定资产卡片（新增资产）”界面。
在“使用年限（月）”项目录入“96”，在“原值”项目录入“20 000”，在“净残值率”项目录入“4%”。
　点击【保存】按钮，系统自动生成记账凭证
注：①当固定资产“开始使用日期的会计期间＝录入会计期间”时，才能通过“资产增加”录入。
　 ②新卡片第一个月不提折旧，“月折旧率”和“月折旧额”为0。
　 ③“原值”录入的应是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。
　 ④如果录入的累计折旧、累计工作量不是0，说明是旧资产，该累计折旧或累计工作量是在进入本企业前的数值。
⑤对于旧资产，已计提月份必须严格按照该资产在其他单位已经计提、或估计已计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。
（二）、固定资产减少核算
　1.资产减少
固定资产在使用过程中，会由于各种原因（如出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等）退出企业，该部分操作通过“资产减少”功能来完成。
【例7-8】1月31日，管理部小车报废.，清理收入50 000元，清理费用5 000元。
（注意：因为本月减少的固定资产本月仍需提折旧，所以本操作应在 折旧计提完后做。）
点击“资产减少”菜单，打开“资产减少”窗口 。点击“卡片编号”栏目的【参照】按钮，打开“卡片参照”窗口，选择“00003 ”，系统自动将小车的卡片编号和资产编号带入。
点击“减少方式”栏目的【参照】按钮，打开“增减方式参照”窗口，选择“报废”。清理收入输入50 000，清理费用输入5 000，点击【确定】按钮，系统自动生成记账凭.点击凭证类别【参照】按钮，选择“转账凭证”，点击【保存】按钮，系统自动在记账凭证的左上角打上“已生成”的章，并将记账凭证传递到总账系统。
点击【退出】按钮，弹出“所选卡片已经减少成功！”的对话框
2．撤销减少
如果误减少资产，可以使用“撤销减少”功能来恢复。如下图所示，点击“卡片管理”菜单，进入“卡片管理”界面，点击下拉菜单，选择“已减少资产”，选中要恢复的资产，单击“撤销减少”菜单即可。
注：①只有当月减少的资产才可以恢复。
②如果资产减少操作已填制了记账凭证，则必须删除相关的记账凭证后才能恢复。
（三）、固定资产变动核算
固定资产变动包括固定资产原值增加、原值减少、部门转移、使用状况调整、折旧方法调整、累计折旧调整、使用年限调整、工作总量调整、净残值（率）调整、类别调整等。对已做出变动的资产，系统要求输入相应的变动单来记录。
【例7-9】2014年1月1日，厂房原值增加10 000元。
点击“原值增加”菜单，进入“固定资产变动单（新建变动单）――原值增加”界面，录入相关信息。
注：①在启用固定资产管理系统的当月不能进行“变动单”的操作。
②变动单保存后不能修改，只能在当月删除重做，所以请仔细检查后再保存。
③进行使用年限调整的资产，在调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧。
　 ④进行折旧方法调整的资产，在调整的当月就按调整后的折旧方法计提折旧。
　　⑤如果进行累计折旧调整，必须保证变动后的净值大于变动后的净残值。
（四）、固定资产折旧处理
系统每期计提折旧一次，根据使用者录入系统的资料自动计算每项固定资产的折旧额，并自动生成折旧分配表，然后编制记账凭证，并将当期的折旧额自动累加到“累计折旧”项目。
【例7-10】2014年1月31日，计提1月固定资产折旧 。
点击“计提本月折旧”菜单，打开询问“是否要查看折旧清单？”的对话框
折旧分配表是编制记账凭证，把计提折旧额分配到成本和费用的依据。什么时候生成折旧分配凭证根据在初始化或选项中选择的折旧汇总分配周期确定。如果选择的是1个月，则每期计提折旧后自动生成折旧分配表；如果选择的是3个月，则只有到3的倍数的期间，即第3、6、9、12期间计提折旧后才自动生成折旧分配凭证。折旧分配可以按部门分配也可以按类别分配，但只能选择一个制作记账凭证。
注：①如果计提折旧还未制单，本系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。
②如果上次计提折旧已制单，把数据传递到了总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。
　③计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。
④如果自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，自动中止计提折旧。
（五）、制单处理
1．业务发生后立即制单
在“选项”中，若“业务发生后立即制单”选项打勾，当需要制单的业务发生时，系统自动调出不完整的记账凭证供修改后保存。
2．批量制单
若“业务发生后立即制单”选项不打勾，当需要制单的业务发生时，系统不立即生成记账凭证，而是把没有制单的原始单据的资料收集到“批量制单”，等到某一时间（比如月底），再由用户利用本系统提供的“批量制单”功能完成制单工作。
（六）、凭证查询
在固定资产管理系统中生成的记账凭证，可以在本系统的“凭证查询”功能中进行查询、修改和删除等操作。
点击“凭证查询”菜单，打开“凭证查询”窗口
点击【编辑】或【删除】按钮，可对选中的记账凭证进行修改或删除操作；点击【冲销】按钮，可对选中的记账凭证填制红字冲销凭证；点击【查看】按钮，可联查所选记账凭证的单据；点击【凭证】按钮，可查看该记账凭证。
注：①由固定资产管理系统传递到总账系统中的记账凭证，在总账系统中不能修改。
　②在固定资产管理系统的“凭证查询”功能中【删除】的凭证，在总账系统只是打上“作废”章，还要在总账中执行“整理凭证”才能真正删除。
（七）、总账系统处理
固定资产管理系统生成的记账凭证自动传递到总账系统，应进入总账系统对传递过来的记账凭证进行审核和记账。
操作步骤：以“君君”的身份登录总账系统，对记账凭证进行出纳签字；以“晃晃”的身份登录总账系统，对记账凭证进行审核；以“爱爱”的身份登录“总账”系统，对记账凭证进行记账。
（八）、对账
系统在运行过程中应保证“固定资产”系统管理的固定资产价值和“总账”系统中固定资产科目的数值相等。两个系统的资产价值是否相等，通过执行固定资产管理系统提供的“对账”功能实现。
点击“对账”菜单，系统弹出“与账务对账结果”对话框，给出对账结果
对账操作不限制执行的时间，任何时候均可对账。系统在执行“月末结账”功能时会自动对账一次，给出对账结果，并根据初始化或选项中的设置确定对账不平情况下是否允许结账。
注：只有在系统初始化或选项中选择了“与账务系统进行对账”，本功能才可操作。
四 固定资产管理系统的期末处理
（一）、月末结账
当固定资产管理系统完成了本月全部制单业务后，可以进行月末结账。
【例7-11】固定资产管理系统2014年1月月末结账。
点击“月末结账”菜单，打开“月末结账”窗口
点击【开始结账】按钮，系统在执行月末结账前自动对账一次，并给出对账结果
注：①本会计期间做完月末结账工作后，所有数据资料将不能再进行修改。
　②本会计期间不做完月末结账工作，系统将不允许处理下一个会计期间的数据。
　③月末结账前一定要进行数据备份，否则数据一旦丢失，将造成无法挽回的后果。
（二）、取消结账
如果在结账后发现结账前操作有误，必须修改结账前的数据的话，则可以使用“恢复月末结账前状态”功能，又称“反结账”，即将数据恢复到月末结账前状态，结账时所做的所有工作都被无痕迹删除。
操作步骤：
（1）以要恢复的月份登录，如要恢复到6月底，则以6月份登录。
（2）从“处理”菜单中点击“恢复月末结账前状态”菜单，屏幕显示提示信息，提醒要恢复到的日期，单击【是】按钮，系统即执行本操作，完成后自动以远登录日期打开，并提示该日期是否是可操作日期。
【例7-12】：取消固定资产管理系统2014年1月结账。
点击“恢复月末结账前状态”菜单。
注：①在总账系统未进行月末结账时才可以使用“恢复月末结账前状态”功能。
　　　 ②因为“成本管理”系统每月从本系统提取折旧费用数据，因此一旦“成本管理”系统提取了某期的数据，该期不能反结账。
　　　③不能跨年度恢复数据，即本系统年末结转后，不能利用本功能恢复年末结转前状态。
　　　④恢复到某个月月末结账前状态后，本账套内对该结账后所做的所有工作都无痕迹删除。
本章小结
使用固定资产管理系统的前提：启用固定资产管理系统。
固定资产管理系统初始化过程中有些参数一旦设置完成，退出初始化向导后是不能修改的。
只有当账套计提折旧后，才可以使用“资产减少”功能。
制单方式：（1）业务发生后立即制单；（2）批量制单。
固定资产管理系统生成的记账凭证自动传递到总账系统，需在总账系统对其进行审核和记账。
在启用固定资产管理系统的当月不能进行“变动单”的操作。

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