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任务四 报表管理系统
教学目的和学习目标：
了解报表管理系统的主要功能；理解报表管理系统的一些基本概念；掌握编制会计报表的业务处理流程，报表格式设计的内容和方法，报表公式的定义方法，报表数据处理的内容和方法，图表的绘制与管理。
学习重点和学习难点:
学习重点是报表格式的设计，报表公式的定义，报表数据的处理；学习难点是报表公式的定义。
课 型：新授课
主要教学方法：讲授（含多媒体教学和实验室实验）
课时：4节
任务资料：
1.利用报表功能分别生成1月份利润表和资产负债表，并分别输出EXCEL文件保存在考生号文件夹中，EXCEL文件名分别为“考生号+利润表”和“考生号+资产负债表”。
2．新建“应收帐款分析表” 。
一 认识用友UFO报表管理系统
(一)、报表管理系统的主要功能
1．设计报表的结构，编制报表公式。
2．从总账、固定资产等各子系统取得有关会计数据，并自动编制各种会计报表。
3．对报表进行审核、舍位、汇总，生成各种分析图。
4．按预定格式输出各种格式的会计报表。
(二)、报表管理系统的业务处理流程
(三)、基本概念
1．表页与报表文件
（1）表页
表页是由若干行和若干列组成的一个二维表。在一张表页中要确定某一数据的位置，必须确定该数据所在的“行”和“列”，确定位置的要素称为“维”。
（2）报表文件(*.rep)
报表文件是一个三维表。为了便于管理和操作，UFO报表管理系统把具有相同格式的若干张报表表页放在一个报表文件中。例如，把各月编制的资产负债表放在“资产负债表.rep”报表文件中。UFO能将多达99 999张具有相同格式的报表表页资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。其中每一张表页最多可以有9 999行255列。
2．格式状态与数据状态
UFO将含有数据的报表分为两部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮――【格式/数据】按钮，点击这个按钮可以在“格式”状态和“数据”状态之间切换。
（1）格式状态
在“格式”状态下可以设计报表的格式，如表尺寸、行高、列宽、单元类型、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式、审核公式、舍位平衡公式也在“格式”状态下定义。在“格式”状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在“格式”状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在“格式”状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。
（2）数据状态
在“数据”状态下可以管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在“数据”状态下时，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据，但不能修改报表的格式。
3．单元/单元格
单元，又叫单元格，指报表中由表行和表列确定的方格。单元是组成报表的最小单位。
单元名称由列号和行号组成，列号用字母A—IU表示，行号用数字1—9 999表示。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。
4．单元类型
单元有3种类型：数值单元、字符单元和表样单元。
（1）数值单元：是报表的数据，在“数据”状态下输入。数值单元的内容可以是1.7*(10E-308)～1.7*(10E+308)之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。
（2）字符单元：是报表的数据，在“数据”状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。一个单元中最多可输入255个字符。字符单元的内容也可由单元公式生成。
（3）表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元的内容在“格式”状态下输入和修改，在“数据”状态下不允许修改。一个单元中最多可输入255个字符。
5．区域与组合单元
（1）区域
区域，也叫块，是由一张表页上的一组相邻的单元组成的矩形块。区域的名称用冒号连接左上角单元和右下角单元来表示，例如：B2：D6。
（2）组合单元
组合单元由相邻的两个或两个以上的单元组成。需要设置成组合单元的单元必须具有相同的单元类型。在对单元进行组合时，可以按行组合（即组合同一行相邻的几个单元），可以按列组合（即组合同一列相邻的几个单元），也可以整体组合（即把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元）。
组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如：把B2：B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”或“B2:B3”表示。
6．关键字
关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一张表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO提供了6个关键字和1个自定义关键字：
①单位名称：字符型（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。
②单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。
③年：数字型（1980～2099），为该报表表页反映的年度。
④季：数字型（1～4），为该报表表页反映的季度。
⑤月：数字型（1～12），为该报表表页反映的月份。
⑥日：数字型（1～31），为该报表表页反映的日期。
⑦自定义关键字：UFO有自定义关键字功能，有“数值型（1～30 000）”和“字符型”可供选择，可以用于业务函数中。
二 报表格式设计
　　
报表的格式是多种多样的，一般对外报表（如资产负债表、利润表、现金流量表等）要求有统一的报表格式，而对内报表（如成本报表）不要求格式统一，可由各单位根据自身的需要自行设计。对于统一格式的报表，UFO报表管理系统已设计好，并放在报表模板中，用户直接调用就可使用。而对于没有统一格式的报表，用户得先设计才能使用。
(一)、创建新表
创建新表即建立一个新的报表。可以进入“格式”状态，在这张报表上设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。
（一）启动UFO报表
（二）报表格式定义
（三）定义单元公式
（四）保存报表模板
【例5-1】创建一张新表。
以账套主管爱爱的身份注册进入“企业应用平台”，在“业务”页签，执行“财务会计→UFO报表”命令，进入“UFO报表”界面
在“文件”菜单中点击“新建”命令，或者点击工具栏上的新建图标按钮，将出现报表窗口，在窗口中显示一个系统自动创建的名为“report1”的报表文件
(二)、报表格式设计（在“格式”状态下操作）
报表格式设计包括设置表尺寸、行高、列宽、区域画线、单元属性、组合单元等内容。
【例5-2】设计“应收账款分析表”。
1．设置表尺寸
“表尺寸”用于设置报表的大小。行数范围1-9 999，缺省为50。列数范围1-255，缺省为7。
在“格式”菜单中点击“表尺寸”命令，打开“表尺寸”窗口
1．设置表尺寸
在“格式”菜单中点击“表尺寸”命令，打开“表尺寸”窗口。
2．定义行高和列宽
（1）行高
　选定要调整行高的1行或多行，在“格式”菜单中点击“行高”命令，打开“行高”窗口。输入希望的行高值，点击【确认】按钮，完成行高的设置。
（2）列宽
　　选定要调整列宽的1列或多列，在“格式”菜单中点击“列宽”命令，打开“列宽”窗口。输入希望的列宽值，点击【确认】按钮，完成列宽的设置。
3．画表格线
选取要画线的区域A3：E8，在“格式”菜单中点击“区域画线”命令，出现“区域画线”窗口。在“画线类型”中选择“网线”，“样式”采用系统默认样式，点击【确认】按钮，选定区域按指定方式画线。
4．定义组合单元
（1）设置组合单元
选取要设置为组合单元的区域A1：E1，在“格式”菜单中点击“组合单元”命令，出现“组合单元”窗口。
5．输入文字内容
即输入报表的固定文字内容，包括表头、表体和表尾的固定文字内容。先在报表中选中需要输入内容的单元或组合单元，再输入相关的文字内容。
6．设置单元类型
即把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等设置为表样单元；把需要输入数字的单元设置为数值单元；把需要输入字符的单元设置为字符单元。
7．设置单元风格
即设置单元内容的字体、字型、字号、颜色、图案、对齐方式和折行显示等。
8．设置关键字
（1）设置关键字
负数表示向左偏移，正数表示向右偏移
如果对关键字的位置不满意，可以通过“偏移”功能来改变关键字在单元中的左右位置。执行“数据→关键字→偏移”命令 ，打开“定义关键字偏移”窗口
在“格式”状态下，“应收账款分析表”显示如图 所示。
注：①一次只能定义一个关键字。
②每个关键字只能定义一次，第二次定义一个已经定义的关键字时，系统自动取消第一次的定义。
③每个单元中可以设置多个关键字，其显示位置由单元偏移量控制。
（2）取消关键字
执行“数据→关键字→取消”命令，打开“取消关键字”窗口。选择要取消的关键字，如“日”，则该关键字被取消。
9．保存报表文件
(三)、定制报表模板
UFO报表管理系统提供多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。在每个报表模板中详细设计了该报表的格式、公式及修饰。UFO提供的报表模板包括19个行业的70多张标准财务报表，也可以包含用户自定义的模板。用户可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式
【例5-3】调用所在行业为“2007年新会计制度科目”的利润表报表模板。
在“文件”菜单中点击“新建”命令，或者点击工具栏中的 按钮，创建一张空表。在“格式”状态，执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”窗口。
三 报表公式的定义
UFO有三类公式：计算公式（单元公式）、审核公式和舍位平衡公式。公式的定义在“格式”状态下进行。所有公式中的符号（如：冒号、引号、逗号、分号等）均应使用半角符号，不能使用全角符号。
报表公式的定义
（一）单元公式
（二）用SELECT函数从本表他页取数
（三）用关联条件从本表他页取数
（四）用关联条件从他表取数
(一)、计算公式（单元公式）
计算公式是为报表数据单元进行赋值的公式，所以也称为单元公式。UFO提供了丰富的计算公式，可以完成几乎所有的计算要求。将会计账簿中的有关数据直接通过计算公式提取到相关的会计报表中，给报表的编制带来极大的方便，既避免了数据的失真，又节约了时间，增加了效率
1．单元公式的组成
单元公式一般由目标单元、运算符和函数组成。目标单元指用行号和列号表示的用于放置运算结果的单元。
例如：C5= QC（“1001”，月）+ QC（“1002”，月）
2．单元公式的种类
（1）账务取数公式
【例5-4】定义“应收账款分析表”的单元公式。
在“格式”状态下，选择B4单元，执行“数据→编辑公式→单元公式”命令，或点击公式编辑栏的按钮，打开“定义公式”窗口
点击【函数向导】按钮，打开“函数向导”窗口
在“函数分类”栏选择“用友账务函数”，在“函数名”栏选择函数“期初（QC）”，点击【下一步】按钮，打开“用友账务函数”窗口
点击【参照】按钮，打开“账务函数”窗口
点击“科目”项目的参照按钮，在“科目参照”窗口中选择“1122，应收账款”，在“辅助核算”区域，点击“客户编码”项目的参照按钮，在“客户档案参照”窗口中选择“湖南光明”，点击【确定】按钮
点击【确认】按钮，返回“UFO报表”界面 。已设置单元公式的单元在“格式”状态下显示“公式单元”字样。
（2）表页内部的计算公式（本表页取数）
表页内部的计算公式，是指数据存放位置和数据来源位置都没有超出本表本页范围的计算公式。表页内部的计算公式要主是对本表页的数据进行统计，UFO提供的21个统计函数见表5-1。
（3）表页与表页间的计算公式（本表他页取数公式）
有些报表数据是从以前的历史记录中取得的，如：本表其他表页。当然，这类数据可以通过查询历史资料取得，然而，类似数据可能会繁多而复杂，查询起来既不方便，又会由于抄写错误而引起数据的失真。如果在计算公式中进行取数设定，既减少工作量，又节约时间，同时数据的准确性也得到了保障。这就需要用到表页与表页间的计算公式。
格式：<目标区域> = <数据源区域> @ <页号>
例如：B2 = C5 @ 2　　表示当前页B2单元取当前表第2页C5单元的数据
(二)、审核公式
审核公式用于检验报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。报表中的数据一般存在某种勾稽关系，我们可以利用这种勾稽关系定义审核公式，以进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。
格式：<算术或表元表达式> <逻辑运算符> <算术或表元表达式>［MESS“提示信息”］
在“格式”状态下，执行“数据→编辑公式→审核公式”命令，打开“审核公式”窗口 。
(三)、舍位平衡公式
报表数据在进位时（如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表），原来数据的平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。
在“格式”状态下，执行“数据→编辑公式→舍位公式”命令，打开“舍位平衡公式”窗口
舍位表名：即舍位后的报表名，和当前报表文件名不能相同。
舍位范围：即进行舍位的数据范围，要把所有要舍位的数据包括在内。
舍位位数：1-8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。
四 报表管理
(一)、会计报表数据处理（在“数据”状态下操作）
1．生成报表
报表格式和报表中的各类公式定义好之后，或调用某报表的报表模板后，生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。报表文件利用设置好的报表结构文件，运用其中的计算公式从相应的数据源中采集数据并计算，从而得到报表数据，填入相应的单元中。
【例5-5】编制湖南胜利有限公司20141年1月的应收账款分析表。
点击【格式/数据】按钮，进入“数据”状态。执行“数据→关键字→录入”命令。打开“录入关键字”窗口。
在已定义的关键字编辑框中录入关键字的内容：在“单位名称”项目录入“湖南胜利有限公司”，在“年”项目录入“2014”，在“月”项目录入“1”，在“日”项目录入“31”。点击【确认】按钮。
【例5-6】为“应收账款分析表”增加一张表页。
执行“编辑→追加→表页”命令。
2．审核报表
报表的审核就是根据报表中已经设置的审核公式，对已经生成的报表数据进行检验。
【例5-7】对“应收账款分析表”的数据进行审核。
在“数据”状态，执行“数据→审核”命令.系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕上出现提示信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。若报表各项勾稽关系正确，在“UFO报表”界面左下角的状态栏中会显示“完全正确！”字样。
3．舍位
【例5-8】对“应收账款分析表”的数据进行舍位。
在“数据”状态，执行“数据→舍位平衡”命令。系统按照所定义的舍位位数对指定区域的数据进行舍位，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表（舍位表的存放路径默认与原报表的存放路径一致），并显示舍位报表。
(二)、查找与定位
1.查找
即根据给定的条件，在报表文件中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页。
在“数据”状态，执行“编辑→查找”命令，打开“查找”窗口。
2.定位
利用“定位”命令，可以在大量表页中快速找到指定单元，使它成为当前单元，并使该单元位于报表窗口的左上角。
在“数据”状态，执行“编辑→定位”命令，打开“定位”窗口。
在窗口中输入定位表页号、行号、列标，点击【确认】按钮，指定单元成为当前单元，并位于报表窗口的左上角。当输入的内容不符合规范时，将出现相应提示框。当输入的表页号、行号或列标不存在时，将出现提示框“定位目标错误 .
五 图表管理
(一)、图表的制作
【例5-9】根据湖南胜利有限公司2014年1月的应收账款分析表编制有关图表。
1．追加图表显示区
由于在报表格式设置时，没有为图表预留空间，所以需要增加若干行或列，作为图表的显示区，以免与报表数据重叠，影响阅读。
打开“应收账款分析表”，在“格式”状态下，执行“编辑→追加→行”命令，打开“追加行”窗口。
2．插入图表
图表是利用报表文件中的数据生成的，所以在插入图表对象之前必须先选择要制作图表对象的数据区域。
在“数据”状态下，选中A3：B7区域。执行“工具→插入图表对象”命令，如图5-47所示，或点击工具栏的插入图表对象 按钮，打开“区域作图”窗口。
在“数据组”中选择“列”，在“操作范围”中选择“当前表页”，在“图表名称”编辑框中输入“应收账款期初构成图”，在“图表标题”编辑框中输入“应收账款期初构成”，在“X轴标题”编辑框中输入“客户”，在“Y轴标题”编辑框中输入“应收账款金额”，在图表格式中选择“立体直方图”。点击【确认】按钮，在报表数据附近，插入相应的图表
　3．编辑图表
（1）调整图表大小
双击图表对象的任意部位，图表即被激活，将鼠标放在图表的边框，按住鼠标左键拖动边框，可调整图表的大小。
（2）编辑标题
图表的主标题（即图表标题）、X轴标题和Y轴标题既可以在建立图表时的“区域作图”窗口中输入内容，也可以在图表建立以后进行编辑。若图表建立后想编辑标题，可在“编辑”菜单中点击“主标题”、“X轴标题”或“Y轴标题”菜单项。
（3）编辑标题字体
单击选中图表中的“主标题”、“X轴标题”
或“Y轴标题”，在“编辑”菜单中点击“标题字体”菜单项，打开“标题字体”窗口 。
(二)、图表的存在方式
图表以图表窗口的形式存在。图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件，只有打开报表文件后，才能打开有关的图表。报表文件被删除之后，由该报表文件中的数据生成的图表也同时删除。
1．打开图表
点击“工具”菜单中的“图表窗口”后，如果已有图表，则自动打开第一个图表；如果没有图表，则打开一个空的图表窗口。在“UFO报表”界面，在“工具”菜单中点击“图表窗口”命令，出现图表窗口。
2．删除图表
利用“图表”菜单中的“删除”命令，可以对图表进行删除操作。
3．关闭图表
在“图表”菜单中点击“退出图表窗口”命令，将关闭图表窗口。关闭图表的同时将自动保存图表。
本章小结
用友通用报表管理系统UFO是一个功能强大的通用会计报表系统，是目前我国应用最为广泛专门用于账经业务处理的通用报表系统。
报表制作时应注意报表有格式状态和数据状态，实现状态切换的是一个特别重要的按钮—“格式/数据”按钮，单击这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。
在格式状态下进行报表格式的设计，主要包括：建立新表、定义表的尺寸、定义行高和行宽、区域画线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字及报表模板的定义和调用，定义单元公式、审核公式、舍位平衡公式。在格式状态下所做操作对本表所有的表页都发生作用，在格式状态下不所看到的只是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。
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