资源简介

(共268张PPT)
任务三 总账系统的操作
学习目标、重点及难点
●目标：掌握总账系统日常业务处理,出纳管理等操作,具体包括凭证的编制、出纳签字、审核签字，主管签字，记账、反记账
●重点：凭证处理，银行对账
●难点：凭证处理，银行对账
课 型：新授课
主要教学方法：讲授和实验
课时：4节
三 日常业务处理
案例资料：
1操作要求：
由操作员012东东填制记账凭证，014君君出纳签字，013晃晃完成审核凭证，011爱爱完成记账操作。
2.湖南胜利有限公司2014年1月份的经济业务：
（1）2日，签发现金支票一张，提取现金8000元备用。附件1张。支票号：201401。
（2）5日，销售部敏敏出差暂借差旅费4000元，出纳以现金支付。附件1张。现金支票：票号201402。
（3）8日，向长沙市宏大公司购入5cc钢板5吨，价款40000元，增值税6800元，8cc钢板4吨，价款40000元，增值税6800元，支付运输费900元，货款及运输费均以银行存款支付。材料已验收入库。附件5张。 票号201403 转账支票。
（4）11日，生产部领用8cc钢板（编号1001）1吨用于钻机80型生产，生产部领用5cc钢板（编号1002）2吨用于钻机70型生产。附件2张。
（5）21日，向湖南光明公司销售钻机70型10台，单价为20000元，货款200000元，增值税34000元，钻机80型4台，单件为25000元，货款100000元，增值税17000元。开出增值税专用发票一张，款未收。附件2张。
（6）25日，收到湖南光明公司前欠货款25000元，已存银行。附件1张。 转账支票票号：201404
（7）28日，管理部持普通发票前来报销费用，共计1000元。出纳以现金付讫。附件1张。
（8）31日，因流动资金不足，向银行贷款10万元，为期1年。附件2张。转账支票201405
（9）31日，分配本月应付工资及计提福利费。附件1张。
（10）31日，用银行存款发放工资60000元。附件2张。转账支票201406。
（11）31日，结转本月制造费用。（按生产工人工资比例分配）。附件1张。
（一）凭证管理
（一）凭证管理
1填制凭证
登记账簿的依据是记账凭证，记账凭证是总账系统的数据源，填制凭证也是最基础和最频繁的工作。凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、日期等内容，二是凭证正文部分，包括摘要、科目名称和金额等内容。单位的日常业务处理首先从填制凭证开始。
（一）凭证管理
【例4-6】2014年1月2日，签发现金支票一张，提取现金8000元备用。附件1张。支票号：201401。
【操作步骤】
（1）单击菜单“凭证”下的“填制凭证”，显示单张凭证。
（2）单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，选择银行收款凭证。
（3）凭证编号：如果在“选项”中选择“系统编号”则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。
（4）系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。
（5）在“附单据数”处输入原始单据张数。
（6）用户根据需要输入凭证自定义项凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息，单击凭证右上角的输入框输入。
（7）输入凭证分录的摘要，按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。例如业务的摘要可以是销售商品,鼠标左键单击“销售商品”，然后再单击“选入”按钮，凭证摘要栏自动显示所选常用摘要（常用摘要栏的内容是自己输入设置的）。
（8）输入末级科目或按[F2]键参照录入。
（9）若科目为银行科目，且在结算方式设置中确定要进行票据管理，在“选项”中设置“支票控制”，那么这里会要求要输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。如图所示。
（10）录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。
（11）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按“删行”按钮或“Ctrl+D”键删除当前分录即可。
（12）当凭证全部录入完毕后，按“保存”按钮或“F6”键保存这张凭证。
在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如：填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到贷方，按下“=”键，系统自动填写300。
在录入凭证时，若不录入外币，只录入汇率和金额，系统可反算出外币数；若不录入汇率，只录入外币和金额，系统可反算出汇率，提高录入效率和准确度。
【操作注意】
在合并状态下不能录入、修改凭证，必须先切换到展开状态再操作。“CTRL+A”可以切换合并、展开状态。
如果在“选项”中，设置了“制单权限控制到科目”选项，那么在制单时不能使用无权限的科目进行制单。
在录入辅助明细时，对于同一个往来单位来说，名称要前后一致，比如不能有时用“用友公司”，有时又用“用友集团公司”，象这样名称前后不一致，系统则将其当成两个单位。
项目核算的科目必须先在项目定义中设置相应的项目大类，才能在制单中使用。
科目所属项目大类中必须已定义了项目，且此处只能输入项目，不能输入项目分类。
在系统编号时：凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改；在手工编号时：凭证一旦保存，其凭证类别不能再修改、凭证编号可修改。
填制凭证
审核凭证
出纳签字
主管签字
记账
2.出纳签字
2.出纳签字
出纳首先要登录进入应用平台，出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
2.出纳签字
（1）出纳签字查询操作
①选择主菜单“凭证”中”出纳签字”，显示“出纳签字查询条件”界面。
②输入要查询的条件；默认全部1月份未签字凭证。
③系统根据输入的查询条件，显示所有符合条件的凭证列表，输出“凭证一览表”。
（2）凭证签字窗口显示
①已签字凭证背景为蓝色。摘要栏显示凭证的第一条分录的摘要；系统栏显示凭证来源；备注栏中作废凭证则显示“作废”，有错凭证则显示“有错”。
②在凭证一览表中双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。
③点击“查询”按钮，可重新设置查询条件。
（3）出纳签字操作
①双击选择第一张凭证，进入出纳签字窗口，点击凭证上方的“出纳签字”按钮，完成出纳签字操作。
②成批出纳签字 处理方式：为了提高工作效率，系统提供成批出纳签字的功能，选择菜单“出纳”中的“成批出纳签字”和“成批取消签字”，可进行签字的成批操作。
出纳签字-取消单张签字
出纳签字-取消多张签字
问题1、为什么在出纳签字时，提示“没有符合条
件的凭证”？
答：有两种情况：1）没有做指定科目；
2）没有涉及现金或银行存款的会计科目。
问题2、出纳签字有几种方式？
答：单张签字；成批签字。
问题3、出纳签字无法执行的原因可能有？
1）没有指定科目
2）条件筛选输入错误
填制凭证
审核凭证
出纳签字
主管签字
记账
3.主管签字
在许多企业中为加强对会计人员制单的管理，常采用经主管会计签字后的凭证才有效的管理模式。因此本系统提供"主管签字"的核算方式，即其他会计人员制作的凭证必须经主管签字才能记账。使用前提：在基础设置-选项中选择"凭证必须经主管签字"。
（1）．主管签字凭证查询操作
点击“凭证”菜单下的“主管签字”，即出现“主管签字”查询窗口
（2）.主管签字窗口显示
在“主管签字”查询窗口选择条件后点击“确定”按钮，即可进入主管签字窗口显示。
选择第一张凭证后“确定”，进入主管签字窗口，点击凭证上方的“签字”按钮，完成主管签字操作
（3）．成批主管签字或成批取消主管签字
为了提高工作效率，系统提供对已审核的凭证进行成批签字的功能，选择横向菜单“主管”中的“成批主管签字”和“成批取消签字”，可进行签字的成批操作
填制凭证
审核凭证
出纳签字
主管签字
记账
4.审核凭证
审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有具审核权的人才能使用本功能。
（1）．审核凭证查询操作
点击“凭证”菜单下的“审核凭证”即出现“凭证审核”查询窗口
（2）．审核凭证窗口显示
在“凭证审核”查询窗口选择条件后点击“确定”按钮，即可进入审核凭证窗口显示。
选择第一张凭证后“确定”，进入凭证审核窗口，点击凭证上方的“审核”按钮，完成凭证审核操作
【操作注意】
审核人和制单人不能是同一个人。若想对已审核的凭证取消审核，单击“取消”取消审核。取消审核签字只能由审核人自己进行。凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权，这个权限在“基础设置”的“数据权限”中设置。采用手工制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按“取消”取消标错后才能审核。已审核的凭证不能标错
（3）．成批审核凭证或成批取消审核
在“审核”菜单下有“成批审核凭证”和“成批取消审核”命令，可以批量审核和取消审核凭证
5.查询凭证
查询凭证可以用于查询已记账及未记账凭证。
（1）．查询凭证窗口操作
点击“凭证”菜单下“查询凭证”，进入凭证查询条件窗口 。输入查询凭证的条件确认后，显示符合条件的凭证列表，点击“确认”后进入凭证查询一览表。
（2）．凭证查询操作
在凭证一览表中双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。
（3）．查看其他凭证信
总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。在凭证画面中可有些信息是可直接查看到的，如科目、摘要、金额等，有些信息是通过某些操作间接查看到的，如各分录的辅助信息、当前分录行号、当前科目最新余额、外部系统制单信息等。
6.打印凭证
本功能用于打印已记账及未记账凭证。
选择“凭证”菜单下的“打印凭证” ，进入"打印凭证"功能。屏幕显示打印条件窗，输入打印条件后，按〖确定〗按钮后，开始进行打印。
7.科目汇总
本功能可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。
填制凭证
审核凭证
出纳签字
主管签字
记账
8.记账
8.记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。
（1）．记账操作
点击“凭证”菜单下的“记账”功能键，出现“记账”选择界面。
①列示各期间的未记账凭证清单和其中的空号与已审核凭证编号 。
选择记账范围时，可输入连续编号范围，例如1-1表示只有1张凭证；也可输入不连续编号，例如“5，6，9”，表示第5号、6号、9号凭证为此次要记账的凭证。
②显示记账报告，是经过合法性检验后的操作注意信息，例如此次要记账的凭证中有些凭证没有审核或未经出纳签字，属于不能记账的凭证，可根据操作注意修改后，再记账。
③当以上工作都确认无误后，单击“记账”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账，包括正式总账、明细账；数量总账与明细账；外币总账与明细账；项目总账与明细账，部门总账与明细账；个人往来总账与明细账，银行往来账等有关账簿。
（2）．恢复记账前状态
①记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
②在记账过程中，不得中断退出。
③在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
④所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
⑤在期末对账界面，按下“Ctrl+H”键，将决定是否显示/隐藏菜单中的“恢复记账前状态”功能。
⑥点击“凭证”菜单下的“恢复记账前状态”功能，选择恢复方式点击“确定”，输入主管口令，显示恢复记账完毕界面。
9.修改删除凭证
（1）如何修改已填制凭证
①在填制凭证中，通过按“首页”、“上页”、“下页”、“末页”按钮翻页查找或按“查询”按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。
②将光标移到制单日期处，可修改制单日期。
③若要修改附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。
④凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改即可。
⑤若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。
⑥若希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。
⑦按“插行”按钮或按“Ctrl+I”键可在当前分录前插入一条分录。按“删行”按钮或按“Ctrl+D”可删除当前光标所在的分录。
⑧修改完毕后，按“保存”按钮保存当前修改，按“放弃”按钮放弃当前凭证的修改。
（2）．如何作废、恢复凭证
进入填制凭证界面后，通过点击“首页”、“上页”、“下页”、“末页”按钮翻页查找或点击“查询”按钮输入条件，查找要作废的凭证。
①单击“制单”下的“作废/恢复”，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。
②作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。
③若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单“制单”下的“作废/恢复”，可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。
（3）．凭证整理
有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并利用留下的空号对未记账凭证重新编号。
①进入填制凭证界面，单击菜单“制单”下的“整理凭证”。
②选择要整理的月份，按“确定”后，显示作废凭证整理列表。
③选择要删除的作废凭证，按“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除掉，并对剩下凭证重新排号。
（4）．制作红字冲销凭证
在录入凭证时，单击“冲销凭证”，则可制作红字冲销凭证。输入要冲销凭证所在的月份、凭证类别和凭证号，系统自动制作一张红字冲销凭证，本功能的作用是自动冲销某张已记账的凭证。
（二）账簿管理
1.科目账
（1）总账
总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的一级科目名称+总账，如应收账款总账。联查总账对应的明细账时，明细账显示为应收账款明细账。
（2）．余额表
余额表用于查询、统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，单位可以用余额表代替总账。
（3）．明细账
明细账用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。本功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使对各级科目的数据关系一目了然。
（4）．序时账
序时账功能用于按时间顺序排列每笔业务的明细数据。
（5）、多栏账
多栏账功能用于查询多栏明细账。选择系统主菜单上的“账表”下的科目账的“多栏账”，进入后，屏幕显示多栏账查询条件窗。
（6）．日记账
日记账功能主要用于查询除现金日记账、银行日记账以外的其它日记账，现金日记账、银行日记账在出纳管理中查询。如果某日的凭证已填制完毕但未登记入账，可以通过选择“包含未记账凭证”进行查询。
（7）．日报表
日报表功能用于查询输出某日所有科目的发生额及余额情况（不包括现金、银行存款科目）。
【操作步骤】单击系统主菜单，选择系统主菜单上的“账表”下的科目账的“日报表”菜单，显示日报表查询窗口。可点击日历图标选择要查询的日报表日期。
（8）．综合多栏账
综合多栏账是在原多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式，它除了可以以科目为分析栏目查询明细账，也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账，并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。其目的主要是为了完成商品销售、库存、成本明细账的横向联合查询。并提供简单的计算功能，以方便用户对商品进销存状况的即时了解。
2.辅助账
客户往来辅助账
供应商往来辅助账
个人往来账
部门辅助账
项目辅助账
3.账簿打印
（1）．科目账簿打印
选择系统主菜单上的“账簿”—“账簿打印”完成总账、余额表、明细账、多栏账、日记账的打印。
（2）．辅助账簿打印
（三）、出纳管理
1.账簿管理
（1）．现金日记账，本功能用于查询现金日记账， 现金科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。
（2）．银行日记账
本功能用于查询银行日记账，银行科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。
可在“我的账簿”中选择已保存的查询条件，或设置新的查询条件进行查询。
（3）．资金日报
本功能用于查询输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。
（4）．支票登记簿
在手工记账时，银行出纳通常建立支票领用登记薄，用来登记支票领用情况，为此本系统为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。当应收、应付系统或资金系统有支票领用时，自动填写。只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票登记簿。
【操作步骤】
本系统对于不同的银行账户分别登记支票登记簿，所以需先选择要登记的银行账户，才能进入支票登记簿界面。
2.账簿打印
（1）．现金日记账
本功能用于打印现金日记账。
选择“出纳”――“账簿打印”――“现金日记账”，显示现金日记账打印条件窗口。
（2）．银行日记账
本功能用于打印银行日记账。
选择“出纳”――“账簿打印”――“银行日记账”，显示银行日记账打印条件窗口。
3.银行对账
（1）．银行对账期初录入
为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须在开始对账的月初先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。
【操作步骤】
用鼠标单击系统主菜单中“银行对账”下的“银行对账期初”。输入银行科目后按“确定”按钮，屏幕显示银行期初录入窗。在启用日期处录入该银行账户的启用日期。录入单位日记账及银行对账单的调整前余额。录入银行对账单及单位日记账期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与单位日记账的调整后余额。
【操作注意】
“银行对账期初”功能是用于第一次使用银行对账模块前录入日记账及对账单未达项，在开始使用银行对账之后一般不再使用。
在录入完单位日记账、银行对账单期初未达项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。例如：录入了4月1日、5日、8日的几笔期初未达项后，将启用日期由4月10日调整为4月6日，那么，4月8日的那笔未达项将不能在期初及银行对账中见到。
银行对账单余额方向为借方时，借方发生表示银行存款增加，贷方发生表示银行存款减少；反之，借方发生表示银行存款减少，贷方发生表示银行存款增加。系统默认银行对账单余额方向为借方，按“方向”按钮可调整银行对账单余额方向。已进行过银行对账勾对的银行科目不能调整银行对账单余额方向。
在执行对账功能之前，应将“银行期初”中的“调整后余额”调平（即单位日记账的调整后余额=银行对账单的调整后余额），否则，在对账后编制《银行存款余额调节表》时，会造成银行存款与单位银行账的账面余额不平。
（2）．银行对账单
本功能用于平时录入、查询和引入银行对账单。在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的对账单。
【操作步骤】
（1）选择【出纳】-【银行对账】-【银行对账单】，系统要求您指定账户（银行科目）、月份范围，注意终止月份必须大于等于起始月份，确定后，显示指定范围内的银行对账单列表。如图4-87所示。
（2）按〖增加〗按钮，在对账单列表最后一行增加一空行，可增加一笔银行对账单，手工录入或参照日历输入银行对账单日期，选择结算方式，注意在此输入的结算方式同制单时所使用的结算方式可相同也可不同。
（3）录入票号和借、贷方金额，系统自动计算余额，并按对账单日期顺序显示。在此输入的票号应同制单时输的票号位长相同。
（4）当继续增加下一条记录时，自动将上一条记录的日期携带下来，并处于输入状态。
（5）按〖删除〗按钮可删除一笔银行对账单。
。
（3）．银行对账
银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。
【操作步骤】
（1）单击“银行对账”菜单，选择要对账的银行科目（账户），选择要对账的月份范围，终止月份大于等于起始月份。若选择“显示已达账”选项则显示已两清勾对的单位日记账和银行对账单。
（2）点击“确认”按钮，屏幕显示对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。点击“显示方式”按钮，可由水平改变为上下显示方式。
（3）单击“对账”按钮，进行自动银行对账， 输入对账截止日期， 如果不输则核对所有日期的账。选择对账条件：系统默认的对账条件为日期相差12天之内，结算方式、票号相同，您可以根据业务需要确定自动对账条件。如果您需要根据票据日期和对账单日期进行对账，可以选项"按票据日期对账"，否则系统根据凭证日期和对账单日期进行对账。点击〖确定〗按钮，系统开始按照您设定的对账条件对账，自动对账两清的记录标记"o"，且已两清的记录背景色为黄色。
（4）单击“检查”按钮检查对账是否有错，如果有错误，应进行调整。
（5）单击“对照”按钮可以根据选中的单位账或银行对账单，在对应的银行对账单或单位账中查找金额相同的记录。
（4）．余额调节表查询
在对银行账进行两清勾对后，便可调用此功能查询打印“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。进入此项操作，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。
如要查看某科目的调节表，则将光标移到该科目上，然后用鼠标单击“查看”按钮或双击该行，则可查看该银行账户的银行存款余额调节表。
（5）．查询对账勾对情况
查询对账勾对情况用于查询单位日记账及银行对账单的对账结果。
（6）．核销银行账
本功能用于将核对正确并确认无误的已达账删除，对于一般用户来说，在银行对账正确后，如果想将已达账删除并只保留未达账时，可使用本功能。
进入系统主菜单“银行对账”下的“核销银行账”功能，选择要核销的银行科目，按“确定”按钮即可。
（7）．长期未达账审计
本功能用于查询至截止日期为止未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业分析长期未达原因，避免资金损失。
【操作步骤】
（1）选主菜单中“银行对账”下的“长期未达账审计”。进入本功能后，屏幕显示查询条件窗。
（2）在此录入查询的截止日期，及至截止日期未达天数超过天数。
（3）审计条件录入完成后，用鼠标单击“确定”按钮，屏幕显示查询结果。可以通过单击“银行对账单”和“单位日记账”页签，切换显示不同查询内容。

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