资源简介

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任务五 薪资管理系统
教学目的和学习目标：
了解薪资管理系统的主要功能，业务处理流程;理解薪资核算的基本操作过程，银行代发工资的处理方法，工资套业务参数的概念和作用;掌握建立工资套，设置人员档案、工资项目和计算公式的方法，固定工资数据编辑和变动工资数据编辑的操作方法，计算个人所得税的操作方法，工资数据计算与汇总的原理与操作方法，熟悉工资分配与计提、工资转账凭证生成的原理与操作方法，会进行薪资管理系统结账处理，工资数据查询和打印的操作方法。
学习重点和学习难点:
重点：工资账套的建立、薪资管理系统的初始化、日常业务处理及期末业务的处理。
难点：设置人员档案、工资项目和计算公式的方法。
课 型：新授课
主要教学方法：讲授
课时：4节
任务资料：
1．建立薪资账套
启用日期：2014年1月1日
工资类别：单个；币别：人民币RMB；从工资中找扣个人所得税；选扣零设置：扣零至元。
2．基础设置
（1）部门设置（同总账系统资料）
（2）人员附加加信息设置：性别、年龄、技术职务、学历、职务。
（3）工资项目设置如表6-1所示。
（4）银行名称设置：工商银行 账号长度：默认。
（5）人员档案设置如表6-2所示。
表6-2 人员档案
开户银行均为中国工商银行，所有人员扣税。
（6）在职人员工资项目设置
在职人员工资项目包括上述人员工资项目中表所有项目。
（7）在职人员工资项目公式设置
①应发合计=基本工资+岗位工资 +奖金
②请假扣款=100×请假天数
③扣款合计=请假扣款+养老保险+代扣税
④实发工资=应发合计－扣款合计
⑤计税基数=应发合计-养老保险金
⑥奖金=iff(人员类别="管理人员"，1000，500)
（8）个人所得税起征点为3500元。
任务实施
认识薪资管理系统
（一）、薪资管理系统的主要功能
1．系统初始化设置
（1）工资账套参数设置。
（2）基础档案设置。
2．工资业务处理
3．期末处理
4．工资报表管理及统计分析
（二）、薪资管理系统的业务处理流程
二 系统初始化设置
使用薪资管理系统之前，需要进行薪资管理系统的初始设置，以建立薪资管理系统的应用环境。
（一）、启用薪资管理系统
使用“薪资管理”系统的前提：（1）已在“系统管理”中建立了企业核算账套；（2）已启用了“薪资管理”系统（可在“系统管理”建立账套后启用，也可以在“企业应用平台”中启用）。否则不能使用“薪资管理”系统。
【例6-1】薪资管理系统的启用日期为2014年1月1日。
以账套主管爱爱的身份注册进入“企业应用平台”，在“设置”页签，执行“基本信息→系统启用”命令，打开“系统启用”窗口。单击“薪资管理”前的小方框，弹出“日历”设置窗口
（二）、建立工资账套
1、参数设置
2、扣税设置
3、扣零设置
4、人员编码
注意：
工资账套与系统管理中的账套是不同的概念。系统管理中建立的企业核算账套是针对整个核算系统而言的，工资账套只针对薪资管理系统，即工资账套是企业核算账套的一个组成部分。
1．参数设置
工资类别指一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。系统提供“单个”和“多个”两种类别个数供选择。
（1）单个工资类别
如果企业所有员工的工资发放项目相同，工资计算方法也相同，则选择单个工资类别即可，可提高系统的运行效率。
（2）多个工资类别
如果企业存在下列情况之一，需要选择多工资类别方案：
①企业存在不同类别的人员，不同类别的人员工资发放项目不同，计算公式也不相同，但需要进行统一工资核算管理，如企业需要分别为在职人员、退休人员进行工资核算；
②工资发放使用多种货币；
③单位按周或一月发多次工资。
薪资管理系统是按工资类别进行管理的。在多工资类别中，每个工资类别下分别有工资项目、人员档案、工资变动、扣税处理、银行代发、工资分摊、月末处理等内容。
注：①工资类别的启用日期确定后就不能再修改。
　②在选中“选定下级部门”前应先选择上级部门，同一个部门可以被多个工资类别选中，已被使用的部门不能取消选择。
　③工资类别建立后，系统直接打开新建的工资类别。
　④在打开某一工资类别的情况下，“工资类别”菜单下显示“打开工资类别”和“关闭工资类别”两个选项。单击“关闭工资类别”后，“工资类别”菜单下显示“新建工资类别”、“打开工资类别”和“删除工资类别”三个选项。
2．扣税设置
设置在工资核算中是否由单位代扣个人所得税。此选项打勾，工资核算时系统会根据输入的税率自动计算个人所得税额。
3．扣零设置
扣零，即扣零处理，系统在计算工资时将依据扣零类型进行扣零计算，将每月工资零头扣下，积累取整，并于下次发放工资时补上。系统提供扣零至元、扣零至角、扣零至分、扣零至100元和扣零至10元五个扣零类型供选择。
扣零至元：即工资发放时不发10元以下的元、角、分。
扣零至角：即工资发放时不发1元以下的角、分。
扣零至分：即工资发放时不发1角以下的零分。
4．人员编码
本系统要求对员工进行统一编号，并应与公共平台的人员编码一致，故在此无需设置。
【例6-2】工资账套建立信息：工资类别：单个；币别：人民币RMB；从工资中找扣个人所得税；选扣零设置：扣零至元。
在“企业应用平台”，选择“业务”页签，执行“人力资源→薪资管理”命令，打开“建立工资套”窗口。工资类别个数选择“单个”，币别选择“人民币RMB”，点击【下一步】按钮，进入“扣税设置”步骤。
在以后的使用过程中，以上设置内容如果需要修改，可在“企业应用平台”，选择“业务”页签，执行“人力资源→薪资管理→设置→选项”命令，打开“选项”窗口，点击【编辑】按钮，选择相关页签进行修改。
（三）、基础信息设置
1．部门档案设置
2．人员类别设置
3．人员附加信息设置
4．工资项目设置
5、银行名称设置
6、建立工资类别
7、定义公式
薪资管理系统基础信息设置包括人员附加信息设置、工资项目设置、人员档案等内容。
1.人员附加信息设置
系统核算工资需要人员编号、人员姓名、所在部门、人员类别等基本信息，这些是人员档案中必设的信息。由于各个企业对人员档案所提供的信息要求不同，系统在兼顾人员档案管理的基本功能前提下，还提供了“人员附加信息设置”的功能，从一定程度上丰富了人员档案管理的内容，便于对人员进行更加有效的管理。
【例6-3】设置人员附加加信息。
点击栏目参照：技术职称；点击【增加】按钮。
2.工资项目设置
即定义工资核算所涉及的工资项目名称、类型、长度、小数位数、增减项。
工资项目可分为三种类型：
（1）系统提供的固定的工资项目：如应发合计、扣款合计、实发合计，它们是工资账中不可缺少的，这些工资项目不能删除和重命名。
（2）系统根据建账时设置的参数自动提供的工资项目：①如果建账时“是否核算计件工资”选项√，则系统提供“计件工资”工资项目；②如果建账时“代扣个人所得税”选项√，则系统提供“代扣税”工资项目；③如果建账时“扣零”处理选项√，则系统提供“本月扣零”和“上月扣零”两个工资项目。
（3）用户根据实际需要自己增加的工资项目：如基本工资、奖金等其它工资项目用户可以根据实际需要自己增加。
【例6-4】设置湖南胜利有限公司的工资项目。
点击“工资项目设置”菜单 ，打开“工资项目设置”窗口 。点击【增加】按钮， 在“名称参照”下拉菜单中选择“基本工资”，并设置新建工资项目的类型、长度、小数位数和增减项，完成一个工资项目的设置。
同理，点击【增加】按钮，继续增加其它工资项目。所有工资项目增加完成后，点击界面上的【上移】、【下移】按钮可调整工资项目的排列顺序。最后点击【确定】按钮，保存设置。
点击【重命名】按钮，可修改工资项目名称。选择要删除的工资项目，点击【删除】按钮，确认后即可删除。
注：①工资项目名称必须唯一。
　　②若工资项目类型为字符型，则小数位数不可用，增减项为“其他”。
　　③工资项目一经使用，数据类型不允许修改。
④增减项：增项直接计入“应发合计”，减项直接计入“扣款合计”。
3.人员档案
人员档案用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息。
（1）增加人员档案
操作步骤：
点击“人员档案”菜单，进入“人员档案”设置界面。点击按钮，打开“人员档案明细”窗口。
在“基本信息”页签中，点击“人员姓名”栏目的【参照】按钮，打开“人员选入”窗口，双击要新增的人员记录，可带入人员编号、人员姓名、所在部门及人员类别信息，并返回“人员档案明细”界面。再进行其他信息（如选择是否“计税”、计税人员是否“中方人员”、代发工资的银行名称和银行账号等）的编辑。根据需要完成人员相关内容编辑后，点击【确定】按钮保存设置内容并继续增加其他人员档案。
（2）批量增加人员
系统提供按照人员类别批量增加人员的功能。在“人员档案”设置界面，点击【批增】按钮，打开“人员批量增加”窗口。
（3）修改人员档案
在“人员档案”设置界面，选择要修改的人员记录，点击按钮，可对该人员档案进行修改。有工资停发标志的人员不再进行工资发放，但保留人员档案，以后可恢复发放。如选择“调出”属性，可输入离开日期。
（4）删除人员档案
在“人员档案”设置界面，选择要删除的人员记录，点击按钮即可删除。但这样将删除薪资管理系统中该人员的所有档案信息，不可再恢复。
4．公式设置
公式设置是指对工资项目的数据设置计算公式。
公式设置的步骤：（1）选择工资项目；（2）设置计算公式，即在公式定义区，直接编辑输入或使用函数公式向导和公式输入参照（包括运算符参照、函数参照、工资项目参照、部门参照和人员类别参照）编辑输入该工资项目的计算公式。
公式设置的方法有：（1）直接输入公式；（2）参照输入公式；（3）应用函数向导输入公式。
【例6-5】设置湖南胜利有限公司工资项目的计算公式。
点击“工资项目设置”菜单，打开“工资项目设置”窗口，选择“公式设置”页签。点击【增加】按钮，在“工资项目”下拉菜单中选择“请假扣款”，公式定义区出现“请假扣款公式定义”字样，在“工资项目参照”中单击“请假天数”，“请假天数”出现在公式定义区，在“请假天数”后输入“×100”，点击【公式确认】按钮，“请假扣款”计算公式设置完成。
奖金的公式设置如下所示：
注：①至少录入一条人员档案记录后才可以进行工资项目计算公式的设置。
②定义工资项目计算公式要符合逻辑，系统将对公式进行合法性检查。
③应发合计、扣款合计和实发合计的计算公式不用设置。
④函数公式向导只支持系统提供的函数。
⑤定义公式时要注意先后顺序，先得到的数应先设置公式。应发合计、扣款合计和实发合计公式应是公式定义框的最后三个公式，且实发合计的公式要在应发合计和扣款合计公式之后。
任务资料：
1．工资数据录入如表6-3所示。
表6-3湖南胜利有限公司工资表
2．个人所得税计算与审报
查看个人所得税扣缴申报表。
3．银行代发
银行格式设置采用默认，文件方式设置：TXT格式，并进行磁盘传输。
4．工资分摊
工资分摊的借贷方科目如表6-4所示。
日常业务处理
（一）、工资变动
1．工资数据的录入
第一次使用薪资管理系统必须将所有人员的基本工资数据录入系统。
工资数据可分为三种类型：（1）有的工资项目的数据在一段较长的时间里基本不变，可看成是一次录入，如基本工资、岗位工资；（2）有的工资项目的数据每个月都不同，需每月录入，如缺勤天数；（3）有的工资项目的数据可通过计算公式来实现，如根据缺勤天数计算缺勤扣款。
【例6-6】录入2014年1月湖南胜利有限公司员工工资数据。
工资数据可从两个地方录入：
（1）在录入人员档案时直接录入在“基本信息”页签中点击【数据档案】按钮，打开“工资数据录入――页编辑”窗口 .
（2）在“工资变动”中录入。点击“工资变动”菜单，进入“工资变动”界面,直接录入各位员工的“基本工资”和“岗位工资”数据，最后点击【计算】按钮和【汇总】按钮，系统根据已设置好的计算公式自动计算出交通补贴、应发合计、养老保险、扣除法定费用前的应税所得额、代扣税、扣款合计和实发合计工资项目的金额，并进行数据汇总。
2．工资数据的修改
（1）个别修改
当个别人员的工资项目数据需要修改时，可直接在“工资变动”界面进行修改。
【例6-7】2014年1月考勤情况：赵果果请假2天 。
在“工资变动”界面，如图6-22所示，赵果果的“请假天数” 录入数字“2”，然后点击【计算】按钮，系统根据已设置好的计算公式自动计算出“请假扣款”金额。
（2）成批修改
当一批人员的某个工资项目同时需要修改时，可以利用“数据替换”功能，将符合条件的人员的某个工资项目的内容，统一替换为某个数据，以提高人员信息的修改速度。
【例6-8】因去年销售二部销售业绩较好，销售部每人发放奖金1 000元。
在“工资变动”界面，点击【替换】按钮，打开“工资项数据替换”窗口，如图6-23所示。点击“将工资项目”下拉菜单，选择“奖金”工资项目，“替换成”栏内容录入金额“1 000”，“替换条件”界面左边选项窗下拉菜单选择“部门”，逻辑运算符选择使用“＝”，界面右边选项窗下拉菜单选择“销售二部”，点击【确定】按钮，弹出对话框，提醒“数据替换后将不可恢复，是否继续？”。
注：在修改了某些数据、重新设置了计算公式、进行了数据替换或在扣缴所得税中重新设置了税率等操作，必须在“工资变动”中调用“计算”和“汇总”功能对个人工资数据重新计算，以保证数据正确。
（二）、扣缴所得税
薪资管理系统提供个人所得税自动计算功能。系统根据定义好的税率和起征点，自动计算个人所得税，既减轻了财务人员的工作负担，又提高了工作效率。
【例6-9】个人所得税的费用基数为3 500元 。
点击“选项”菜单，打开“扣税设置”选项， 在“对应工资项目”选项窗下拉菜单中选择“计税基数”做为个人所得税申报表中“收入额合计”项所对应的工资项目，点击【确定】按钮 。
点击【税率设置】按钮，进入“个人所得税申报表――税率表”设置窗口。用户可根据实际情况调整费用基数、附加费用和税率。根据现行《个人所得税法》的规定，将“基数”设置为3500元，“附加费用”设置为2 800元，点击【确定】按钮，完成税率表的设置。
（三）、工资分钱清单
工资分钱清单是按单位计算的工资发放分钱票面额清单，会计人员根据此表从银行取款并发给各部门或个人。本功能有部门分钱清单、人员分钱清单、工资发放取款单三部分。
（四）、银行代发
银行代发，即由银行发放企业职工个人工资。目前许多单位发放工资时都采用工资信用卡方式。这种做法既减轻了财务部门发放现金工资的工作量，有效地避免了财务部门到银行提取大笔款项所承担的风险，又提高了对员工个人工资的保密程度。
点击“银行代发”菜单，进入“银行代发一览表”界面
（五）、工资分摊
1．工资分摊设置
在会计核算中，各部门人员工资费用的分配应计入的会计科目较固定，我们可以将各部门人员工资应借应贷的科目事先设置好，以便以后每个月系统可根据当月的数据自动生成相应的记账凭证。
【例6-10】设置湖南胜利有限公司的工资分摊公式。
点击“工资分摊”菜单，打开“工资分摊”窗口，点击【工资分摊设置】按钮，打开“分摊类型设置”窗口，点击【增加】按钮，打开“分摊计提比例设置”窗口。
点击“部门名称”栏目的【参照】按钮，在“部门名称参照”窗口单击选中“财务部”，点击【确定】按钮；在“人员类别”栏目的下拉菜单中选择“在职人员”；在“工资项目”栏目的下拉菜单中选择“应发合计”；点击“借方科目”栏目的【参照】按钮，在“科目参照”窗口中选择“6602 ，管理费用 ”会计科目；点击“贷方科目”栏目的【参照】按钮，在“科目参照”窗口中选择“222101，应付职工薪酬――工资”会计科目。同理设置完其他部门各类人员工资分摊应借应贷的会计科目后，点击【完成】按钮完成“应付工资”的分摊设置。
同理可进行“应付福利费”的分摊设置。
2.分摊工资并生成记账凭证
【例6-11】生成2014年1月关于工资分配的记账凭证。
点击“工资分摊”菜单，打开“工资分摊”窗口。
将“合并科目相同、辅助项相同的分录”选项打勾。点击【制单】按钮，系统自动生成记账凭证。
（六）、凭证查询
在总账系统中，对薪资管理系统生成的记账凭证可以进行查询、审核、记账等操作，但不能修改和删除。薪资管理系统中的“凭证查询”功能可以对薪资管理系统中所生成的记账凭证进行删除和冲销等操作。
执行“统计分析→凭证查询”命令，打开“凭证查询”窗口
选中一张凭证，点击 按钮可删除标志为“未审核”的凭证。但在薪资管理系统的“凭证查询”功能中删除的记账凭证，只是打上“作废”章，还要在总账中执行“整理凭证”才能真正删除。
点击【冲销】按钮，可对当前标志为“记账”的凭证进行红字冲销操作，自动生成与原凭证相同的红字凭证。
点击【单据】按钮，显示生成凭证的原始凭证――**费用一览表。
点击【凭证】按钮，可联查凭证。
（七）、总账系统处理
薪资管理系统生成的记账凭证自动传递到总账系统，应进入总账系统对传递过来的记账凭证进行审核和记账。
【例6-12】以“晃晃”的身份登录“总账”系统，对记账凭证进行审核；以“爱爱”的身份登录“总账”系统，对记账凭证进行记账。
四 期末处理
（一）、月末处理
工资月末处理，也叫月末结转，是将当月数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均要进行月末结转。
【例6-13】薪资管理系统2014年1月月末处理。
点击“月末处理”菜单，打开“月末处理”窗口。点击【确定】按钮，弹出询问是否继续月末处理的对话框。
在工资项目中，有的项目每月的数据均不相同（如请假天数、请假扣款等），在每月工资处理完成后，均需将其数据清为0，以便下月输入当月的数据，此类项目即为清零项目。
点击【是】按钮，弹出“选择清零项目”窗口 。在左边待选窗口中选中“请假天数”，点击 按钮，“请假天数”工资项目就出现在右边的选中窗口。同理将“请假扣款”工资项目选到右边窗口。
注：①月末处理只有在会计年度的1月至11月进行。
薪资管理系统不用进行12月的结账，先做薪资管理系统的年度结转，系统自动把上一年度的12月工资结账，然后再把总账结账，再结转总账。
②若为多个工资类别，则应打开各个工资类别，分别进行月末结账。
③若本月工资数据未“汇总”，系统将不允许进行月末结账。
④进行月末处理后，当月数据将不再允许变动。
⑤月末处理功能只有主管人员才能执行。
（二）、反结账
薪资管理系统进行月末处理后，如果发现还有一些业务或其他事项需要在已进行月末处理的月份进行账务处理，此时需要使用“反结账”功能，取消已结账标志。
【例6-14】对薪资管理系统2014年1月进行反结账。
以账套主管爱爱的身份重新注册登录“企业应用平台”（将操作时间更改为2014年2月）。点击“反结账”菜单，打开“反结账”窗口。
注：①由账套主管使用“反结账”功能，取消已结账标志。
　②有下列情况之一不允许反结账：
　　　　　总账系统已结账。
　　　　　汇总工资类别的会计月份＝反结账的会计月，并且包括需反结账的工资类别。
③本月工资分摊、计提凭证传输到总账系统，如果总账系统已记账，需做红字冲销凭证后，才能反结账；如果总账系统未做任何操作，只需删除此凭证即可。
④如果凭证已经由出纳签字/主管签字，需取消出纳签字/主管签字，并删除该张凭证后，才能反结
本章小结
使用薪资管理系统的前提：启用薪资管理系统。
工资项目三种类型：（1）系统提供的固定的工资项目；（2）系统根据建账时设置的参数自动提供的工资项目；（3）用户根据实际需要自己增加的工资项目。
“多工资类别”下工资项目的设置方法：（1）关闭所有工资类别，新增工资项目。（2）分别打开各个工资类别，在“名称参照”中选择本工资类别需要的工资项目。
公式设置步骤：（1）选择工资项目；（2）设置计算公式。
公式设置方法：（1）直接输入公式；（2）参照输入公式；（3）应用函数向导输入公式。
工资数据三种类型：（1）一次录入；（2）每月录入；（3）通过计算公式计算得来。
工资数据可从两个地方录入：（1）在录入人员档案时直接录入；（2）在“工资变动”中录入。
工资分摊操作步骤：（1）设置工资分摊类型（设置好后每月不需重复设置）；（2）分摊工资并生成记账凭证。
薪资管理系统生成的记账凭证自动传递到总账系统，需要在总账系统对其进行审核、记账。
再 见

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