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项目四 应用电子表格
软件
项目内容：任务一 了解电子表格软件任务二 输入与编辑数据任务三 应用公式与函数任务四 应用数据清单、分析与管理数据【任务目标】本任务的目标是了解电子表格软件的界面组成、主要功能，掌握基本操作，以便为学习数据的编辑、管理打下基础。【知识讲解】本任务的讲解要点如下：任务一了解电子表格软件二、电子表格软件的主要功能一、常用的电子表格软件三、Excel软件的用户界面一、常用的电子表格软件
电子表格又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。
常用的电子表格软件主要有如下表所示几种。
【注意】以上常用的电子表格中，微软公司开发的Excel已经广泛应用于会计、金融、财经等众多领域，该软件操作简单，使用面广。
电子表格 开发公司 操作系统平台
Excel 微软 Windows操作系统
WPS 金山 Windows操作系统
Numbers 苹果 Mac操作系统
Lotus Notes
FormulaOne
二、电子表格软件的主要功能
电子表格软件的主要功能包括建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表和开发应用系统等。
（一）建立工作簿
启动Excel即可建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的工作表，又称“电子表格”，每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。
二、电子表格软件的主要功能
1．工作簿
工作簿如同活页夹，Excel软件生成的文件就是工作簿，在Excel中打开、关闭、保存文件时，指的就是工作簿文件。
2．工作表
工作表如同活页夹中的一张张活页纸，用于存储和管理表格数据。各张工作表之间的内容相对独立。
3．单元格
单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行。
二、电子表格软件的主要功能
（二）管理数据
在Excel中不仅可以输入、存储数据，编制科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表等各种表格，而且可以利用计算机自动、快速地对数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总，还可以运用公式和函数对数据进行复杂的运算和分析。
（三）实现数据网上共享
通过Excel可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让其他用户共享工作簿文件。
（四）制作图表
Excel提供了包括柱形图、饼图、条形图等多达14类共100多种基本图表，不仅可以方便、灵活地制作图表，而且可以将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据关系。另外，Excel还能编辑图表中的标题、坐标轴等各种对象，并能在图表中添加文字、图形等多种元素，使图表更具说服力。
（五）开发应用系统
Excel自带宏语言（VBA），用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。
二、电子表格软件的主要功能
二、电子表格软件的主要功能
【2012年真题·判断题】在Excel中，B3:D8与D3:B8代表的是相邻区域。
（ ）
【答案】×
【解析】这两个单元格区域是相同的，前者以左上角和右下角的单元格为标准；后者以右上角和左下角的单元格为标准。
三、Excel软件的用户界面
Excel软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口（简称窗口），即用户界面。
其中，Excel 2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成。
（一）标题栏
标题栏位于窗口的最上方，依次列示Excel软件图标、文档标题和控制Excel窗口的按钮，如下图所示为Excel 2003的标题栏。
（二）菜单栏
Excel 2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个默认的菜单项，如下图所示。
三、Excel软件的用户界面
（三）工具栏
工具栏默认位于菜单栏的下方，由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作，如图5-4所示，上一排为“常用”工具栏，下一排为“格式”工具栏。
（四）编辑区
编辑区默认位于工具栏的下方，从左到右依次由名称框、“取消输入”按钮、“确认输入”按钮、“插入函数”按钮和编辑栏构成，如下图所示。
三、Excel软件的用户界面
（五）工作表区
工作表区默认位于编辑区的下方，是 Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成，如下图所示。
三、Excel软件的用户界面
（六）状态栏
状态栏默认位于窗口底部，可以显示各种状态信息，如单元格模式、功能键的开关状态，计算状态等，如下图所示。
（七）任务窗格
任务窗格默认位于Excel窗口
的右边，如右图所示。
三、Excel软件的用户界面
（八）功能区
功能区由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区。
【2011年真题·单选题】在Exce1中，工作表内用于输入和编辑数字、文字、公式等的长方形的空白位置称为（ ）。
A．状态栏 B．标题栏
C．编辑栏 D．菜单栏
【答案】C
【解析】在Exce1中，工作表内用于输入和编辑数字、文字、公式等的长方形的空白位置称为编辑栏。
【任务实施】
（一）启动Excel软件
Excel软件的启动方法有多种，最常用的操作有以下4种。
1．单击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令
单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“所有程序”命令，在显示的列表框中选择“Microsoft Office”命令，然后在展开的列表框中选择“Microsoft Office Excel 2003”命令即可启动Excel，如下图所示。
2．双击桌面或单击任务栏中Excel的快捷方式图标
如果桌面或任务栏中已创建了Excel快捷方式图标，则直接双击桌面上的该图标或单击任务栏中的该图标，即可启动Excel。
【提示】创建Excel快捷方式图标的方法为：在桌面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【Microsoft Office Excel】命令。
3．通过“运行”对话框启动Excel软件
按【+R】组合键打开“运行”对话框，在其中的文本框中输入“Excel”，单击按钮或按【Enter】键即可启动Excel。
4．打开现成的Excel文件
双击Excel文件，或在该文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，可通过打开该文件来启动Excel。
（二）退出Excel软件
退出Excel可采用如下图所示3种方法。如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。
1
在Excel窗口的右上角单击“关闭”按钮。
2
在任务栏的Excel图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令。
3
在Excel中直接按【Alt+F4】组合键。
1.单击标题栏最右边的关闭按钮
2.单击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令
3.按快捷键【Alt＋F4】组合键
【例题·单选题】不能启动Excel软件的是（ ）。
A．选择“开始”菜单中的Excel快捷启动菜单命令
B．双击Excel文件
C．单击任务栏中的Excel快捷方式图标
D．单击桌面上的Excel快捷方式图标
【答案】D
【解析】双击桌面上的Excel快捷方式图标才能启动Excel，单击只能选择图标。
（三）新建与保存Excel文件
1．新建Excel文件
通过“开始”菜单、Excel快捷方式图标或“运行”对话框启动Excel后，系统会自动新建一个空白工作簿；通过打开Excel文件启动Excel时，可采取以下方法之一手动新建空白工作簿。
1
按【Ctrl＋N】组合键。
2
选择【文件】→【新建】菜单命令，在打开的对话框中选择其中的空白工作簿模板。
3
单击工具栏中的“新建”按钮。
2．保存Excel文件
将新建的Excel文件以合适的名称和类型进行保存后，可在以后随时使用此文件。保存Excel文件的方法有以下几种。
（1）按【F12】键。
（2）按【Ctrl＋S】组合键。
（3）单击工具栏中的“保存”按钮。
（4）选择【文件】→【保存】（或【另存为】）菜单命令。
【例4-1】在计算机桌面上新建一个工作簿，将其命名为“差旅费用表”。
注：本章课件中的所有【例3-*】形式的例题的具体操作步骤请参见教材。
3．设置自动恢复信息时间
为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔可以自定义。
（四）关闭与打开Excel文件
Excel文件的关闭与打开的方法如下表所示。
方法 提示
Excel的关闭 （1）单击菜单栏最右侧的“关闭”按钮。 （2）选择【文件】→【关闭】菜单命令。 （3）按【Ctrl＋F4】组合键。 3种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的 Excel 文件仍处于打开状态，Excel 软件仍在
运行。
Excel的打开 （1）双击Excel文件打开。 （2）在Excel文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择 “打开”命令。 （3）在Excel软件中选择【文件】→【打开】菜单命令。 （4）单击常用工具栏（适用于Excel 2003）中的“打开”按钮或快速访问工具栏（适用于Excel 2013）中的“打开”按钮。 （5）按【Ctrl＋O】组合键。 执行（3）~（5）中的任意操作后，都将打开“打开”对话框，在其中选择保存位置和Excel文件后，单击按钮即可完成打开操作。
（五）Excel文件的保密与备份
1．Excel文件的保密
加密Excel文件的方法如下。
（1）打开“另存为”
对话框，单击“工具”
按钮，在弹出的下拉
菜单中选择“常规选
项”命令。
（2）打开“保存选项”
对话框，在“打开权限
密码”和“修改权限密
码“文本框中输入密码
后，单击“确定”按
钮即可，如右所示。
【例4-2】泰煌公司每月对差旅费用进行统计，以控制该项费用的实际数与预算数的差异，因此需对“差旅费用表”文件作加密处理，密码为874956，仍以原文件名保存在“我的文档”文件夹。
2．Excel文件的备份
Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。
备份Excel文件的方法与加密Excel文件的方法类似，只需在“保存选项”对话框中选中上方的“生成备份文件”复选框，然后单击“确定”按钮并保存Excel文件即可。
（六）修改与删除Excel文件
1．修改Excel文件
Excel 文件的修改通常在已打开的 Excel 文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序和增删工作表等。
【总结】 Excel文件的修改的内容及方法包括如下表所示几种。
修改内容 方法
修改单元格内容 ①选择单元格后直接输入新的内容，完成后按【Enter】键或单击其他单元格。
②双击单元格，将插入光标定位到其中修改全部或部分内容，完成后按【Enter】键或单击其他单元格。
③在编辑栏中单击鼠标定位插入光标进行修改，完成后按【Enter】键。
增加与删除单元格、行或列 ①选择单元格或单元格区域，在所选对象上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选中相应的单选项后，单击“确定”按钮即可完成单元格、行或列的增加操作。
②选择单元格或单元格区域，在所选对象上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，打开“删除”对话框，选中相应的单选项后，单击“确定”钮即可完成单元格、行或列的删除操作。
调整单元格顺序 选择单元格或单元格区域后，将鼠标指针移到所选对象的边框上，按住鼠标左键不放，鼠标指针变为 形状后，将其拖动到指定的位置，释放鼠标即可完成单元格的移动操作。
2．Excel文件的删除
删除Excel文件的方法有如下几种。
（1）选择要删除的Excel文件，按【Delete】键。
（2）在要删除的Excel文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。
执行以上任意操作后，都将打开提示对话框，单击按钮即可删除Excel文件。
修改内容 方法
调整行或列顺序 单击列标或行号选中整列或正行，拖动到指定的列标或行号位置，释放鼠标即可完成行或列的移动操作。
增加与删除工作表 ①选择【插入】→【工作表】菜单命令可在当前工作表之前插入一个新的空白工作表。在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，可打开“插入”对话框，在其中选择某个工作表模板后，单击“确定”按钮也可插入指定的工作表。
②在需删除的工作表对应的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令可删除工作表。
项目内容：任务一 了解电子表格软件任务二 输入与编辑数据任务三 应用公式与函数任务四 应用数据清单、分析与管理数据【任务目标】本任务的目标是按照数据的排列规律，运用一般方法和快速方法录入数据，掌握输入、编辑和保护数据操作的具体操作。【知识讲解】本任务的讲解要点如下：任务二输入与编辑数据一、单元格的数字格式二、序列与序列类型一、单元格的数字格式
在财会工作中，Excel文件主要处理的数据是数字，并可对不同的数字格式进行设置，例如数值、货币、日期、百分比等。使用数字格式更改数字（包括日期和时间）的显示，不会影响单元格中的实际数值。
在 Excel中常见的格式有常规格式、数值格式、货币格式、会计专用格式、日期格式、时间格式、百分比格式、文本格式、自定义格式。
二、序列与序列类型
序列是指按照某种规律排列的一列数据，例如“2，4，6，8，10”就是相邻两个数字差额为2的序列。Excel中默认的序列类型有等差序列、等比序列、日期等，利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，例如填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。
【任务实施】
（一）手工录入数据
根据不同的需求，在Excel中进行手工录入数据的操作也不同。
1．在单个单元格中录入数据
选定目标单元格，直接录入所需的数字或文本，完成后按【Enter】键确认录入。
2．在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据
在工作表中拖动鼠标选定单元格区域，在当前活动单元格或对应的编辑栏中录入所需的数字或文本，按【Ctrl＋Enter】组合键确认录入的内容。
3．在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据
录入这类数据时，可首先对相同部分的数据进行设置，其方法如下。
（1）选择需输入这类数据的单元格区域，按【Ctrl+1】组合键或选择【格式】→【单元格】菜单命令，打开“设置单元格格式”对话框。
（2）单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在
右侧的“类型”文本框中输入重复部分的数据，用引号括起来并加上“#”符号，单击按钮，如下图所示。
【提示】完成上述设置后，在相应的单元格输入数据时，只需要输入不重复的数字部分，系统会在输入的数字前自动加上重复部分。
【例4-3】泰煌公司每月10日发放工资，为了及时更新员工的相关信息，该公司财务部人员编制了员工信息表，现需录入各员工工资卡账号。
4．在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据
多张工作表组合成工作组后，标题栏将显示“[工作组]”字样，具体组合的方法有如下图所示几种。
1
2
3
按住【Shift】键不放，依次单击两个工作表标签，可这两个标签及其中间的所有连续的多个工作表。
按住【Ctrl】键不放，依次单击各工作表标签。
在任意工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。
（二）快速填充单元格数据
1．填充相同数据
在Excel中填充相同数据的方法如下。
选择单元格。
将鼠标指针移动到所选单元格右下角的填充柄处，使鼠标指针变为 形状。
收款人
收款人
释放鼠标，所选单元格的内容即被填充到相关单元格。
按住鼠标左键向相关单元格拖动。
2．填充序列
序列指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。在Excel中填充序列的方法如下。
（1）在需要输入序列的第一个单元格中输入序列第一个数或文本内容。
（2）在紧接着第二个单元格中输入序列第二个数或文本内容。
（3）选中上述两个单元格。
（4）将鼠标指针移至第二个单元格右下角的填充柄处。
（5）按住鼠标左键不放并拖动鼠标。
（6）在适当的位置释放鼠标，拖过的单元格将会自动进行填充。
【例4-4】通过填充柄功能，在空白工作簿中的B列输入“2、4、6、8、10”序列。
3．指定填充序列类型
拖动填充柄并释放鼠标后，将显示“自动填充选项”按钮 ，单击该按钮，在弹出的下拉菜单即可选择填充序列的类型。
（三）导入其他数据库的数据
EXCEL可以获取SQL Server、ACCESS等数据库的数据，实现与小型数据库管理系统的交互。具体导入的方法为：选择【数据】→【导入外部数据】→【导入数据】菜单命令，在打开的对话框中按需要进行导入即可。
【例题·判断题】选定单元格区域，在当前活动单元格中录入所需的数字或文本，按【Enter】键可在所选定的单元格区域中录入相同的内容。（ ）
【答案】×
【解析】按题目所属操作后，应按【Ctrl+Enter】组合键才能实现在多个单元格中录入相同数据的效果。
【例题·多选题】Excel可自动填充（ ）。
A．相同数据 B．等差数列
C．等比数列 D．任意数据
【答案】ABC
【解析】Excel可以填充相同的数据和呈某种规律排列的序列，如等差、等比数列。
（四）复制和剪切数据
1．复制和粘贴数据
数据的复制和粘贴是指复制单元格的内容，将其粘贴到指定的位置，原单元格中的数据保持不变。
数据的复制和粘贴方法如下。
（1）选择单元格或单元格区域。
（2）执行以下任意操作复制数据。
①按【Ctrl+C】组合键。
②单击工具栏中的“复制”按钮。
③单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。
④选择【编辑】→【复制】菜单命令。
（3）选择需粘贴数据的单元格。
（4）执行任意操作完成粘贴。
①按【Ctrl+V】组合键。
②单击工具栏中的“粘贴”按钮。
③单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。
④选择【编辑】→【粘贴】菜单命令。
【提示】复制数据后，选择【编辑】→【选择性粘贴】菜单命令，可打开“选择性粘贴”对话框，在其中可指定粘贴数值、格式、公式或批注等内容。
2．剪切与粘贴数据
数据的剪切和粘贴是指剪切单元格的内容，将其粘贴到指定的位置，原单元格中的数据不复存在。
其中执行以下任意操作可实现数据的剪切。
（1）按【Ctrl+X】组合键。
（2）单击工具栏中的“剪切”按钮。
（3）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令。
（4）选择【编辑】→【剪切】菜单命令。
（五）查找和替换数据
1．查找和替换特定数据
查找和替换特定数据的方法如下。
（1）选择【编辑】→【查找】菜单命令或【编辑】→【替换】菜单命令，在打开的对话框中单击“替换”选项卡。
（2）在“查找内容”文本框和“替换为”文本框中分别输入查找内容和替换内容，如下图所示。
（3）单击“查找下一个”按钮逐个查找；单击“查找全部”按钮一次性全文查找；单击“替换”按钮逐个替换；单击“全部替换”按钮一次性全部替换。
2．选中包含公式的单元格
在Excel 2013中选中包含公式的单元格的方法为：单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“公式”命令，即可选中工作簿中所有包含公式的单元格。
3．替换格式
替换格式的方法为：在“查找和替换”对话框中单击“选项”按钮，通过“格式”按钮分别设置查找内容和替换内容的格式后，单击“全部替换”按钮即完成对内容和格式的批量替换，如下图所示。
【2013年真题·单选题】Excel中剪切的快捷键是（ ）。
A．Ctrl+Z B．Ctrl+X
C．Ctrl+C D．Ctrl+V
【答案】B
【解析】按【Ctrl+X】组合键可剪切选择的单元格或单元格区域。
（六）保护工作簿
Excel具有限制编辑权限和设置打开权限密码等工作簿的保护功能。
1．限制编辑权限
在Excel 2013中限制工作簿编辑权限的方法如下。
（1）单击“审阅”选项卡，在“更改”组中单击“保护工作簿”按钮。
（2）打开“保护结构和窗口”对话框，选中“结构”复选框，输入密码后单击“确定”按钮，如下图所示。
2．设置工作簿打开权限密码
在Excel 2013中设置工作簿打开权限密码的方法如下。
（1）单击“文件”选项卡，然后单击“保护工作簿”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”命令。
（2）打开“加密文档”对话框，设置密码后单击“确定”按钮，如下图所示。
【提示】在Excel 2003中保护工作簿的方法为：选择【工具】→【保护】→【保护工作簿】菜单命令，打开“保护工作簿”对话框，按Excel 2013中限制编辑权限的方法进行操作即可。
（七）保护工作表
对工作表进行编辑权限设定，可限制他人对工作表进行肆意修改。保护工作表的方法如下。
（1）在Excel 2003中选择【工具】→【保护】→【保护工作表】菜单命令。在Excel 2013中单击“审阅”选项卡，在“更改”组中单击“保护工作表”按钮。
（2）打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入保护密码。
（3）在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中设置使用权限。
（4）单击“确定”按钮。
（5）打开“确认密码”对话框，在其中输入相同的密码后，单击“确定”按钮，如下图所示。
（八）锁定单元格
锁定单元格可以使单元格的内容不能被修改，使用“锁定单元格”功能必须启用保护工作表功能。
在Excel 2013中锁定单元格的方法如下。
（1）启用工作表保护设置。
（2）单击“开始”选项卡，在“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“锁定单元格”命令。
【例题·单选题】下列选项中，不属于Excel数据保护的是（ ）。
A．数据备份 B．保护工作簿
C．保护工作表 D．锁定单元格
【答案】A
【解析】数据备份可以有效地保护数据丢失，但不是Excel具备的数据保护功能。
项目内容：任务一 了解电子表格软件任务二 输入与编辑数据任务三 应用公式与函数任务四 应用数据清单、分析与管理数据【任务目标】本任务的目标是了解公式与函数的原理，掌握常用的统计函数、财务函数的设置方法与具体操作，能够利用相应的函数解决实际问题。【知识讲解】本任务的讲解要点如下：任务三 应用公式与函数一、公式的基础知识二、公式的运算次序三、单元格的引用类型四、函数的类型一、公式的基础知识
（一）公式的概念及其构成
Excel中的公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。
Excel中，公式总是以等号“=”开始，以运算体结束，相邻的两个运算体之间必须使用能够正确表达二者运算关系的运算符进行连接。其中运算体和运算符的解释分别如下。
（1）运算体。能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。
（2）运算符。 Excel自动执行特定运算的符号，包括算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
一、公式的基础知识
（二）公式的运算符类型
Excel的公式可能涉及各种运算符，经常涉及的运算符有算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。
1．公式的创建
Excel 中，创建公式的方式包括手动输入和移动单击输入。
（1）手动输入公式
在Excel中手动输入公式的方法为：选择单元格，输入“=”，继续输入第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体、第二个运算符，以此类推，知道输入最后一个运算体，完成后按【Enter】键确认。
【提示】若公式中包含小圆括号，应注意其位置是否适当以及左括号是否与右括号相匹配。
二、公式的运算次序
（一）运算符优先级次
不同运算符的运算优先级次有相应规定。
（二）公式运算次序的规则
公式的运算次序主要遵循如下图所示几种规定。
1
对于只由一个运算符或者多个优先级次相同的运算符（如既有加号又有减号）构成的公式，Excel 将按照从左到右的顺序自动进行智能运算。
2
对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式，Excel 则将自动按照公式中运算符优先级次从高到低进行智能运算。
3
公式中需要最先计算的部分可使用一对左右小圆括号括起来。当公式中左右小圆括号的对数超过一对时，Excel 将自动按照从内向外的顺序进行计算。
相同或优先级相同的运算符
优先级不同的运算符
小括号
二、公式的运算次序
【例题·多选题】关于公式的创建与修改，下列说法正确的是（ ）。
A．公式只能手动创建
B．创建公式时可通过单击来引用单元格数值
C．双击公式所在单元格，可对公式进行修改
D．双击公式所在单元格，只能修改公式的计算结果，不能修改公式本身
【答案】BC
【解析】Excel 中创建公式的方式包括手动输入和移动单击输入，因此A选项错误；双击公式所在的单元格，可直接在单元格内修改公式内容，因此D选项错误。
【例题·判断题】包含公式的单元格只能显示公式计算的结果，要想查看公式本身的结构，只能选择该单元格，在编辑栏中查看。（ ）
【答案】×
【解析】题目描述的是默认情况下的显示情形。根据需要，可以在单元格中切换公式与结果的显示内容。
三、单元格的引用类型
单元格引用是指在不同单元格之间建立链接，以引用来自其他单元格的数据，其作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。
Excel中的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用3种。
三、单元格的引用类型
【总结】相对引用、绝对引用和混合引用3种单元格引用的说明和举例如下表所示。
引用 说明 例如
相对引用 Excel 默认的引用类型。公式记忆的是源数据所在单元格与引用源数据的单元格的相对位置，当复制使用了相对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用将自动更新，数据源将指向与当前公式所在单元格位置相对应的单元格。 如C1单元格中的公式为“=A1+B1”，则将C1单元格中的公式复制到C2单元格以后，其中的公式将自动更改为“=A2+B2”。
绝对引用 公式记忆的是源数据所在单元格在工作表中的绝对位置，当复制使用了绝对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用不会更新，数据源仍然指向原来的单元格。在绝对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面分别加入标示符号“$”。 如C1单元格中的公式为“=$A$1+
$B$1”，则将C1单元格中的公式复制到C2单元格以后，其中的公式仍然为“=$A$1+$B$1”。
混合引用 所引用单元格地址的行标与列标中只有一个是相对的，可以发生变动，而另一个是绝对的。 如C1单元格中的公式为“=$A1+B$1”，则将C1单元格中的公式复制到C2单元格以后，其中的公式将更改为“=$A2+B$1”。
四、函数的类型
（一）常用函数
1．统计函数
统计函数的作用和语法格式如下表所示。
函数 作用 语法格式 参数说明
MAX 返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。 =MAX（number1，number2，……）。
MIN 返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。 =MIN（number1，number2，……）。
SUM 计算单元格区域中所有数值的和。 =SUM（number1，number2，……）。
SUMIF 对满足条件的单元格求和。 =SUMIF（range，criteria，sum_range）。 ①range：用于条件判断的单元格区域。
②criteria：确定哪些单元格将被相加求和的条件。
③sum_range：需要求和的实际单元格。
四、函数的类型
函数 作用 语法格式 参数说明
AVERAGE 返回参数的算术平均值。 =AVERAGE（number1，number2，……）。
AVERAGEIF 返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。 =AVERAGEIF（range，criteria，average_range）。 ①range：要计算平均值的单元格区域。
②criteria：确定哪些单元格将被计算平均值的条件。
③average_range：需要求平均值的实际单元格。
COUNT 计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。 =COUNT（value1，value2，……）。
COUNTIF 对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。 =COUNTIF（range，criteria）。 ①range：要计算其中非空单元格数目的区域。
②criteria：以数字、表达式或文本形式定义的条件。
四、函数的类型
2．文本函数
文本函数的作用和语法格式如下表所示。
函数 作用 语法格式 参数说明
LEN 返回文本字符串中的字符数。 =LEN（text）。
RIGHT 从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。 =RIGHT（text，num_chars）。 ①text：要提取的字符的文本字符串。
②num_chars：提取的字符的数目。
MID 返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。 =MID（text，start_num，num_chars）。 ①text：要提取的字符的文本字符串。
②start_num：要提取的第一个字符的位置。
③num_chars：提取的字符的数目。
LEFT 返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。 语法格式：=LEFT（text，num_chars）。
四、函数的类型
3．逻辑函数IF
作用：判断“logical_test”的内容是否为真，如果为真则返回“value_if_true”，如果为假则返回“value_if_false”。
语法格式：=IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。
参数说明：
①logical_test： 计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任何值或表达式。
②value_if_true： logical_test 参数的计算结果为 TRUE 时所要返回的值。
③value_if_false： logical_test 参数的计算结果为 FALSE 时所要返回的值。
四、函数的类型
4．查找与引用函数
查找与引用函数的作用和语法格式如下表所示。
函数 作用 语法格式 参数说明
LOOKUP （向量 形式） 在单行区域或单列区域（称为“向量”）中查找值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的值。 =LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）。 ①lookup_value：要查找的值。
②lookup_vector：要查找的区域。
③result_vector：在查找区域中返回查找值对应的结果。
LOOKUP（数组 形式） 在数组的第一行或第一列中查找指定的值，并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。 =LOOKUP（lookup_value，array）。 ①lookup_value：在数组中要查找的值。
②array：包含要与 lookup_value 进行比较的文本、数字或逻辑值的单元格区域。
四、函数的类型
函数 作用 语法格式 参数说明
INDEX 返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。 =INDEX（array，row_num，column_num）。 ①array：单元格区域或数组常量。
②row_num：选择数组中的某行，函数从该行返回数值。
③column_num：选择数组中的某列，函数从该列返回数值。
MATCH 在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。 =MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）。 ①lookup_value：要在 lookup_array 中匹配的值。
②lookup_array：要搜索的单元格区域。
③match_typt：设置匹配类型，默认为1。
四、函数的类型
5．日期与时间函数
日期与时间函数的作用和语法格式如下表所示。
函数 作用 语法格式 参数说明
YEAR 返回某日期对应的年份。 =YEAR（serial_number）。
MONTH 返回某日期对应的月份，介于 1到12之间。 =MONTH（serial_number）。
DAY 返回某日期对应的天数，介于1到31之间。 =DAY（serial_number）。
NOW 返回当前的日期和时间。 =NOW（）。
四、函数的类型
（二）基本财务函数
基本财务函数的作用和语法格式如下表所示。
函数 作用 语法格式 参数说明
SLN 返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。 =SLN（cost，salvage，life）。 ①cost：必需参数，指固定资产原值。
②salvage：必需参数，指固定资产的残值。
③life：必需参数，指固定资产的折旧期数。
DDB 使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。 =DDB（cost，salvage，life，period，factor）。 ①cost ：必需参数，指固定资产原值。
②salvage：必需参数，指固定资产的残值。
③life：必需参数，指固定资产的折旧期数。
④period：必需参数，指需要计算折旧值的期间，使用的单位需与 life 相同。
⑤factor：可选参数，指余额递减速率。如果省略，则默认为“2”，即使用双倍余额递减法。
SYD 返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。 =SYD（cost，salvage，life，per）。 ①cost：必需参数，指固定资产原值。
②salvage：必需参数，指固定资产的残值。
③life：必需参数，指固定资产的折旧期数。
④per：必需参数，指第几期，其单位必须与 life 相同。
四、函数的类型
【2012年真题·单选题】在Exce1中，D2单元格内输入=SUM(B3:C5,E7:G9)”后按Enter键，则D2最多存放（ ）个单元格内容的和。
A．42 B．6
C．9 D．15
【答案】D
【解析】B3:C5表示的是一个区域，这个区域在左上角单元格为B3，右下角单元格为C5，所以B3:C5这个区域共包含B3、C3、B4、C4、B5、C5这6个单元格。同理，E7:G9这个区域包含E7、F7、G7、E8、F8、G8、E9、F9、G9这9个单元
格。所以，D2单元格最多存放15个单元格内容的和。
四、函数的类型
【2012年真题·单选题】在Excel表中C1单元格输入100，在D1单元格输入条件函数=IF(C1≥100，”GOOD”，IF(C1≥60，”PASS”，”FAIL”))，则Dl单元格中显示（ ）。
A．FAIL B．PASS
C．GOOD D．IF
【答案】C
【解析】D1单元格中函数的含义为：如果C1单元格中的数值大于或等于100，则返回“GOOD”，如果小于或等于60，则返回“PASS”，如果在60到100之间，则返回“FAIL”。
【任务实施】
（一）创建公式
Excel中，创建公式的方式包括手动输入和移动单击输入。
1．手动输入公式
以输入“=A3-SUM(A1:A2)”为例，在Excel中手动输入公式的方法为：选择单元格，输入“=”，然后输入第一个运算体“A3”、第一个运算符“-”、第二个运算体“SUM”、第二个运算符“:”，完成后按【Enter】键确认。若公式中包含小圆括号，应注意其位置是否适当以及左括号是否与右括号相匹配。
2．移动单击输入公式
当输入的公式中含有其他单元格的数值时，为了避免重复输入费时甚至出错，还可以通过移动鼠标去单击拟输入数值所在单元格的地址（即引用单元格的数值）来创建公式。移动单击输入数值所在单元格的地址后，单元格将处于“数据点模式”。
以输入公式“=35+A2-12.5”为例，输入“=35+”后，可单击A2单元格，此时公式将自动引用变为“=35+A2”，此时A2单元格四周将出现“数据点”，如图4-33所示。继续输入其他公式内容，完成后按【Enter】键确认。
（二）编辑和修改公式
公式编辑和修改的方法有以下3种。
（1）双击公式所在的单元格，直接在单元格内修改内容。
（2）选择公式所在的单元格，按【F2】建后直接在单元格内更改内容。
（3）选择公式所在的单元格后，单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应更改。
应注意，在编辑或者移动单击输入公式时，不能随便移动方向键或者单击公式所在单元格以外的单元格，否则单元格内光标移动之前的位置将自动输入所移至单元格的地址名称。
（三）显示公式运算结果
一般情况下，使用了公式的单元格显示的是公式的计算结果，公式表达式的完整内容则显示在编辑栏。当该单元格处于编辑状态时，单元格也将显示公式的完整表达式，与所对应编辑栏显示的内容一致。
1．查看公式中某步骤的运算结果
单元格中默认显示的运算结果是根据完整的公式表达式进行运算的结果，可通过以下方法查看公式中某步骤的运算结果。
（1）选择公式所在的单元格，双击该单元格或直接按【F2】键进入编辑状态。
（2）选择公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符，按【F9】键后，被选中的内容将转化为运算结果，该运算结果同时处于被选中状态。
（3）按【Esc】键或者【Ctrl＋Z】组合键（或单击“撤消”按钮），运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。
2．公式默认显示方式的改变
为了检查公式整体或者其中某一组成部分的表述是否正确，可以通过以下方法使单元格默认显示完整的公式表达式，实现公式表达式与运算结果之间的快速切换。
（1）运算结果→公式表达式：选择单元格，按【Ctrl＋`】组合键或者单击“公式”选项卡“公式审核”栏中的按钮（适用于Excel 2013），可切换为显示公式内容。
（2）公式表达式→运算结果：选择单元格，选择【工具】/【公式审核】/【公式审核模式】菜单命令，或者按【Ctrl＋`】组合键，或者单击“公式”选项卡“公式审核”组中的按钮（适用于Excel 2013），可切换为显示运算结果。
（四）输入单元格引用
在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格，也可以使用鼠标或键盘的方向键选择单元格。单元格地址输入后，通常使用以下两种方法来改变引用的类型：
（1）在单元格地址的列标和行标前直接输入“$”符号。
（2）输入单元格地址后，重复按【F4】键选择合适的引用类型。
（五）跨工作表单元格引用
跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的单元格，又称三维引用，需要按照以下格式进行跨表引用：工作表名！数据源所在单元格地址。
（六）跨工作簿单元格引用
跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格，又称外部引用，需要按照以下格式进行跨工作簿引用：[工作簿名]工作表名！数据源所在单元格地址。跨工作簿引用与跨工作表引用的操作基本相同，只是在选择单元格时，要先转换到引用单元格所在的工作簿。
（七）应用常用函数进行计算
在Excel中，利用函数可以快速执行有关计算。
【例4-6】泰煌公司在2014年急需扩大生产规模，无奈流动资产不足，因此向当地工商银行申请贷款。请使用公式、函数计算该公司“银行借款登记卡”中的剩余数据。
“银行借款登记卡”中需要使用公式、函数的是未偿还金额一列和合计数，其中未偿还金额=期初未偿还金额+借款额度-借款偿还金额，合计数一行需要使用求和函数，
（八）应用文本函数进行计算
【例4-7】假定A1单元格中的文本为“804197”，分别使用LEN、LEFT、RIGHT和MID函数计算该文本的结果（得出的值显示在B1单元格）。
使用不同的文本函数时，得出的值也不同。
B1=LEN(text)=LEN(A1)=6；
B1=LEFT(text, num_chars)=LEFT(A1, 3)=804；
B1=RIGHT(text, num_chars)=RIGHT(A1, 3)=197；
B1=MID(text, start_num, num_chars)=MID(A1, 3, 3)=419。
本例的操作与【例4-6】基本一致，区别在于打开“插入函数”对话框后，应先在“或选择类别”下拉列表框中选择“文本”选项，然后在“选择函数”下拉列表框中选择“LEN”等函数选项，其他操作不再赘述。
（九）应用查找与引用函数进行计算
【例4-8】假定A1~A5单元格分别为：成本、300、390、420、450，B1~B5单元格分别为：利润、47、50、64、72，则使用不同的文本函数时，得出的值将不同（假定得出的值显示在C2单元格）：
C2=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)=LOOKUP(420, A2:A5, B2:B5)=64，即在A2:A5单元格区域中查找值“420”，然后在B2:B5单元格区域中查找“420”对应单元格的数值64。
C2=INDEX(array, row_num, column_num)=INDEX(A2:B5, 2, 2)=50，即返回A2:B5单元格区域中第2行和第2列交叉处的数值50。
C2=MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)=MATCH(60, B2:B5, 1)=3，在 B2:B5单元格区域查找值“60”，由于此处无精确匹配项，因此函数会查找最接近的下一个最小值（64）的位置3（即B2:B5单元格区域的第3个数据）。
（十）应用基本财务函数进行计算
【例4-9】假定甲公司拥有一项固定资产，原价为100万元，预计使用年限为5年，预计净残值为0.4万元，计算该固定资产第1年的折旧（假定按12个月）。
根据企业会计准则，企业可选择的折旧方法主要包括年限平均法（直线法）、双倍余额递减法和年数总和法。各种折旧方法的计算不同，具体过程如下。
直线法：第1年的折旧=（固定资产原价－预计净残值）÷预计使用寿命=（100－0.4）÷5=19.92（万元），用函数表示为SLN(100, 0.4, 5)=19.92。
双倍余额递减法：第1年的折旧=固定资产账面净值×（2/预计使用寿命×100%）=100×（2/5×100%）=40（万元），用函数表示为DDB(100, 0.4, 5, 1, 2)=40。
年数总和法：第1年的折旧=（固定资产原价－预计净残值）×（尚可使用年限/预计使用寿命的年数总和×100%）=（100－0.4）×[5/（5＋4＋3＋2＋1）×100%]=33.2（万元），用函数表示为SYD(100, 0.4, 5, 1)=33.2。其具体操作如下。
项目内容：任务一 了解电子表格软件任务二 输入与编辑数据任务三 应用公式与函数任务四 应用数据清单、分析与管理数据【任务目标】本任务的目标是了解构建数据清单的要求，熟悉记录单的使用方法，掌握排序、筛选、分类汇总数据的具体设置，能够使用数据透视表和图表分析与管理数据。【知识讲解】本任务的讲解要点如下：任务四 应用数据清单、分析与管理数据一、数据清单的概念及构建要求二、记录单的概念和作用三、图表的概念和作用一、数据清单的概念及构建要求
（一）数据清单的概念
Excel中，数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的 Excel工作表。
数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。
只有具备以下条件的表格才能视为数据清单。
（1）含有数据的单元格区域必须是连续的，不允许出现空行或空列。
（2）数据清单以列为字段、以行为记录。
一、数据清单的概念及构建要求
（二）构建数据清单的要求
为了使 Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单有如下几点要求。
（1）列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。
（2）同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。
（3）避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。
（4）尽量在一张工作表上建立一个数据清单。
二、记录单的概念和作用
（一）记录单的概念
记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。该对话框左侧从上到下显示的文本框，即数据清单中从左到右显示的字段内容，右侧的按钮主要用于对记录的新建、删除、查询等操作，如下图所示。
二、记录单的概念和作用
（二）通过记录单处理数据清单的记录
1．通过记录单处理记录的优点
通过记录单处理记录的优点主要体现在如下图所示几个方面。
1
2
3
界面直观，操作简单。
减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误。
特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。
二、记录单的概念和作用
2．“记录单”对话框的打开
（1）输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，选择【数据】→【记录单】菜单命令即可。 （Excel 2003）
（2）按【Alt+D】组合键，然后继续按【O】键。（ Excel 2013）
3．在“记录单”对话框中输入新记录
在“记录单”对话框中输入一条新记录的方法为：单击“新建”按钮，在文本框中输入相应的记录内容（各文本框可通过按【Tab】键或单击鼠来定位），按【Enter】键确认输入即可。
4．利用“记录单”对话框查找特定单元格
利用“记录单”对话框查找特定单元格的方法为：单击“条件”按钮，在对话框中的某个或多个文本框中输入相应的查询条件，然后通过单击“上一条”或“下一条”按钮逐步查看符合条件的记录。
二、记录单的概念和作用
5．利用“记录单”对话框核对或修改特定记录
利用“记录单”对话框核对或修改特定记录的方法：查找到待核对或修改的记录后，在对话框的文本框中逐一核对或修改即可。单击“还原”按钮可放弃本次确认前的所有修改。
6．利用“记录单”对话框删除特定记录
利用“记录单”对话框删除特定记录的方法为：查看到某条记录后，单击“删除”按钮可删除该记录。
【例题·多选题】Excel记录单的功能包括（ ）。
A．修改记录 B．新建记录 C．删除记录 D．查找记录
【答案】ABCD
【解析】记录单可以快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录。
三、图表的作用与构成
Excel自带有多种图表，它的作用是直观显示数值大小、变化趋势、所占比例、多个数据比较、数据差异等，便于对数据进行分析，提高数据的可读性和观赏性。图表主要由图表标题、坐标轴、数据系列、网格线和图例等部分组成，如下图所示。
【任务实施】
（一）使用记录单
记录单功能实现的载体是“记录单”对话框。打开该对话框的方法是：输入数据清单的列标志，选择数据清单的任意一个单元格，然后选择【数据】/【记录单】菜单命令。
Excel 2013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。
“记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，而无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。
（1）在“记录单”对话框中输入新记录：单击按钮，在文本框中输入相应的记录内容（各文本框可通过按【Tab】键或单击鼠来定位），按【Enter】键确认输入。
（2）利用“记录单”对话框查找特定单元格：通过查询功能，符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中，这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。
（3）利用“记录单”对话框核对或修改特定记录：查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前，按钮处于激活状态，可通过单击按钮放弃本次确认前的所有修改。
（4）利用“记录单”对话框删除特定记录：查看到某条记录后，单击按钮可删除该记录。记录删除后无法通过单击按钮来撤销。
【例4-10】为了有效管理产品的基本信息，明确责任人，泰煌公司编制了一份“产品信息表”。请使用记录单查询产品D。
（二）数据排序
在数据清单下，Excel数据的管理分析主要包括对数据的排序、筛选和分类汇总，以及数据透视表和图标的插入和设置等操作。
数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据重新组织行的顺序。
1．快速排序
快速排序是指按单个关键字进行排序的操作，对数据进行快速排序的方法如下。
（1）在数据清单中选定需要排序的各行记录。
（2）单击工具栏中的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮即可。
2．自定义排序
自定义排序是指设置多个关键字进行排序，当主要关键字相同时，按第二关键字排序，以此类推进行排序的操作。使用自定义排序的方法如下。
（1）单击【数据】→【排序】菜单命令。
（2）打开“排序”对话框，按要求分别设置“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”的关键字和排序方式，单击按钮，如下图所示。
（三）筛选数据
数据的筛选是指对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。
1．快速筛选
快速筛选也叫自动筛选，适用于简单条件的筛选操作，可以将不满足条件的数据暂时隐藏，只显示符合条件的数据。使用快速筛选的方法如下。
（1）选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】菜单命令。
（2）单击筛选依据对应字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择筛选结果。
【例4-11】通过编号查询A产品的详细信息。
2．高级筛选
高级筛选可以根据自行设置的条件筛选出同时符合所有条件的记录。 使用高级筛选的方法如下。
（1）编辑条件区域。
（2）选择【数据】→【筛选】→【高级筛选】菜单命令。
（3）打开“高级筛选”对话框，选定和输入“列表区域”和“条件区域”，单击“确定”按钮。
【例4-12】泰煌公司于月末编制员工工资表，请筛选出提成大于1 400元、应发合计小于3 700元的员工。
3．清除筛选
在Excel 2003中，选择【数据】→【筛选】→【全部显示】菜单命令可清除筛选。
在Excel 2013中，在筛选状态下单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮可清除筛选。
（四）分类汇总数据
数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计，分类汇总后，可通过单击相应的分级按钮来汇总不同级别的数据记录。
1．创建分类汇总
创建分类汇总的方法如下。
（1）选择【数据】→【分类汇总】菜单命令。
（2）打开“分类汇总”对话框，在其中设置分类字段、汇总方式和选定汇总项等内容，单击“确定”按钮。
【例4-13】为了业务需要，泰煌公司分公司组织了一次房交会，根据参会客户的相关资料，编制了一份房交会展会分布表。请按展区进行分类汇总。
2．清除分类汇总
清除分类汇总的方法很简单，只需打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮即可。
（五）插入数据透视表
1．创建数据透视表
创建数据透视表的方法如下图所示。
打开“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2”对话框
，在参数框中输入数据区域，或直接在表格中拖动鼠标选
择单元格区域，单击“下一步”按钮。
选择【数据】→【数据透视表和数据透视图】菜单
命令，打开“数据透视表和数据透视图向导--3步骤
之1”对话框，选中“数据透视表”单选项，单击“
下一步”按钮。
在打开的“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3”对话框中选
中“新建工作表”单选项，单击“完成”按钮，可在新建的工作表
中创建数据透视表；若选中“现有工作表”单选项，并在下方的文
本框中指定单元格后单击“完成”按钮，可在当前工作表中创建数
据透视表。
将“数据透视表字段列表”窗格中需要的字段拖动到空白的数据透视
表布局中即可创建数据透视表。
【例4-14】为了更详细地统计房交会各展区的参展费用，现根据房交会展会分布表创建数据透视表，以备管理层开会使用。
在Excel 2013中创建数据透视表的方法为：在“插入”选项卡“表格”组中单击“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框，按Excel 2003的方法进行设置后，单击 按钮即可，如下图所示。
2．设置数据透视表
创建数据透视表后，可根据需要对其进行适当设置。对应设置的内容及说明如下表所示。
设置内容 说明
重新设计版面布局 在数据透视表布局框架中选定已拖入的字段、数据项，将其拖出，将“数据透视表字段列表”窗格中的字段和数据项重新拖至数据透视表框架中的适当位置。
设置值的汇总依据 在数据透视表的字段上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“字段设置”选项，打开“数据透视表字段”对话框，在“汇总方式”列表框中选择指定的选项后，单击“确定”按钮。
设置值的显示方式 在数据透视表的数值单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中重新设置类型和格式即可。
进行数据的筛选 单击数据透视表字段右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选中需筛选记录对应的复选框，单击“确定”按钮即可。
设定报表样式 选择数据透视表，选择【格式】→【自动套用格式】菜单命令，在打开的对话框中选择某个报表样式后，单击“确定”按钮。
【例4-15】创建“房交会展会分布表”的数据透视表，并将参展费用按最大值进行汇总。设置汇总依据的具体操作如下。
（六）图表的插入
在Excel 2003中插入图表的方法为：
（1）选择【插入】→【图表】菜单命令。
（2）打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，在“图表类型”和“子图表类型”列表框选择所需的图表类型选项，单击“下一步”按钮，如下图所示。
（3）在打开的对话框中选择数据区域和系列产生的位置，单击“下一步”按钮。
（4）在打开的对话框中设置图表的相应选项，包括图表标题、坐标轴、图例、数据标志等，单击“下一步”按钮，如下图所示。
（5）在打开的对话框中设置图表的插入位置，单击“完成”按钮，如下图所示。
【例4-16】为了在制定2015年预算有参考依据，泰煌公司编制了“企业日常费用表”，请将该表按费用类别、以簇状柱形图的形式展现。
【例4-17】将“企业日常费用表”改为以饼图形式展现，且数据标志改为百分比。
建立图表后，可以根据需要输入标题、各轴所代表的数据含义，还可以适当改变图表类型、调整大小及其位置等。现根据要求修改图表类型和数据标志，其具体操作如下。
【2013年真题·判断题】在Excel中排序时如果选择多个关键字段，则所有关键字段必须选用相同的排序趋势 （如递增或递减）。（ ）
【答案】×
【解析】在Excel中排序时选择多个关键字段，所有关键字段可以选用不同的排序趋势。
【2013年真题·判断题】在Excel中，自动筛选的条件只能有一个，高级筛选的条件可以有多个。（ ）
【答案】×
【解析】在Exce1中，自动筛选和高级筛选的条件都可以有多个。
【例题·单选题】（ ）是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。
A．排序 B．筛选
C．高级筛选 D．分类汇总
【答案】D
【解析】数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。
【例题·多选题】关于数据透视表的说法，下列选项正确的是（ ）。
A．数据透视表是一种表格
B．数据透视表可以汇总数据
C．创建数据透视表后，表格数据不能更改
D．数据透视表中的数据可以随时调整
【答案】ABD
【解析】数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格，因此其表格数据是可以根据需要更改的。
项目总结
本项目主要介绍电子表格软件的种类与功能，特别是介绍了该类软件的代表——Excel的界面、启动与退出等基础知识，通过录入、编辑数据到分析、管理数据，由浅及深地讲解数据的处理全过程；通过详细介绍公示与函数的原理与具体用法，帮助读者掌握数据计算的快捷方法，以应对学习、工作中可能遇到的数据处理问题。
项目实训一 编制A公司面试人员汇总表
【实训目标】
本实训的目标是掌握Excel在数据管理方面的相关知识，主要包括记录单的使用，数据的排序、分类汇总等。
【实训资料】
本实训的资料为A公司编制的“面试人员汇总表”（素材参见： 光盘\素材文件\项目四\项目实训\面试人员汇总表.xls）。现对该表进行修改和以下处理。
（1）由于录入时不小心，相关人员将“沈圆”的笔试成绩33.5分录成了27.78分，需进行修改。
（2）编表时临时增加一名面试人员，其信息如下：吴江，男，84.10.09，计算机专业，行政主管，42.36（笔试成绩），33.80（面试成绩），初试时间2015-3-15，初试人员：张阳，复试时间：2015-3-18，复试人员：陈琪珊，通知录用：2015-3-20。
项目实训一 编制A公司面试人员汇总表
（3）对面试成绩降序排列，然后按专业和笔试、面试成绩的最大值进行分类汇总，如下图所示。
项目实训一 编制A公司面试人员汇总表
【实训指导】
由于表格中所含行列数较多，若是按逐行、逐列的方式查找要添加记录的位置就比较麻烦，此时，可利用记录单进行数据管理。
1．通过记录单查找“沈圆”并修改其笔试成绩，然后新增“吴江”的记录。
2．在“排序”对话框设置参数，对面试成绩降序排列；在“选定汇总”列表框中选择“专业”选项，选择“最大值”汇总方式，最终的分类汇总效果如下图所示。
项目实训二 编制A公司本月应交增值税
明细表
【实训目标】
本实训的目标是了解本月应交增值税款的计算，掌握单元格格式（日期、负数）的设置以及求和函数、条件函数的具体运用。
【实训资料】
本实训的资料为A公司编制的“应交增值税明细表”，如下图所示。
【实训指导】
“应交增值税明细表”中需设置公式或函数的项目主要有日期、期末未抵扣数的本月数和本年累计数、本期转入数的本月数和本年累计数、期末未交数的本月数和本年累计数。其中，日期单元格的格式为“自定义”，类型为“mmm-yy”；期末未抵扣数的本月数和本年累计数、期末未交数的本月数和本年累计数应先设置为数值格式，且计算结果为负数时，字体应显示为红色，且用负号表示。
按照以下公式或函数设置“应交增值税明细表”：C2=NOW( )，C16=SUM(C5:C9)-SUM(C11:C14)，D16=SUM(D5:D9)-SUM(D11:D14)，C20=IF(C16>0,C16,0)（即期末未抵扣数为正数时，当月应交增值税等于该数值；为负数时，当月应交增值税等于0），D20=IF(D16>0,D16,0)，C22=C19+C20-C21，D22=D19+D20-D21，最终的计算结果如下图所示。
项目实训二 编制A公司本月应交增值税
明细表
项目实训二 编制A公司本月应交增值税
明细表
项目实训三 汇总“员工培训考评表”
表格
【实训目标】
本实训的目标是掌握数据透视表的创建与编辑。
【实训资料】
本实训的资料为A公司2015年1月编制的“员工培训考评表”， 如下图所示。根据该表在当前工作表中的空白位置建立数据透视表，以考核项目为列，被考核人为行，汇总方式为得分的最大值。
项目实训三 汇总“员工培训考评表”
表格
【实训指导】
1．以B2:E23单元格区域为数据源，按照创建数据透视表向导的提示一步步操作，分别将被考核人、考核项目、得分设置为行区域、列区域和数据区域后，完成创建。
2．在数据透视表中筛选出除了“许珍”和“王央”的其他所有数据，然后选择汇总方式为最大值，设置后的效果如下图所示。
项目实训三 汇总“员工培训考评表”
表格
项目实训三 汇总“员工培训考评表”
表格
项目实训四 分析A公司本年生产成本
【实训目标】
本实训的目标是了解生产成本的构成，能够创建公式计算相关数据，并能根据生产成本数据创建可供管理用的图表（分离型饼图、数据标志为百分比）。
【实训资料】
本实训的资料为A公司在2015年年初编制的“2014年生产成本统计表”， 如下图所示。
【实训指导】
在设置公式或函数前，首先要明确各数据之间的关系，其中，每月的期末数=期初数+本月投入-本期转出；每月的期初数=上月的期末数（如），例如2月的期初数（C3）=1月的期末数（B10）；合计=直接材料+直接人工+制造费用+其他，例如，B8=SUM(B4:B7)；生产成本各组成部分的比重=组成部分的金额/合计数，例如，B11=B4/B$8（B$8是混合引用，便于下一步用填充方式复制到其他月份对应的单元格）。
1．分别设置每月期初数、合计、生产成本各组成部分的比重的公式或函数。
2．选择成本项目、全年合计数所在的单元格区域，按照系统向导创建图表，效果如下图所示。
项目实训四 分析A公司本年生产成本
项目实训四 分析A公司本年生产成本
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