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(共27张PPT)
2.1.4 规范的电子邮件
发件人：“人间四月天”
标题：“亲，你好啊！”
问：“怎么没有书单呢？”
答：“不好意思，我忘添加附件了。我再发一遍。”
1
邮件内容及版面就犹如人的脸面，是对外虚拟形象的一种象征。
尊重为先，替他人节省时间
规范为本，拟写一份规范的电子邮件
电子邮件礼仪
信件
传真
备忘录
SCARP书写原则
SCRAP是一种文书书写格式，可以用来起草简洁、清楚的商业信函。
其他文件
1. 事态描述（Situation）: 陈述事件当前的发展状况，让收到信息的人能够知道你要说的事情，而且能够理解事件的前因后果。
主要内容：
2. 复杂性（Complication）: 写信解释出现复杂状况的原因，如“每个人的日程安排都很紧张，而且，李经理10月中旬要出差，会议改期” 。
3. 解决方案（Resolution）: 情况比较复杂，就需要找到解决方案。
4. 行动（Action）: 忘记告诉别人你希望他们做什么，以及什么时候做：“请在明天（星期二）下班前给我回复邮件，这样我就可以在周末前告诉你们一个确定的日期。”
主要内容：
5. 礼貌用语（Politeness）: 你要保证礼貌的进行每一次书面沟通。
规范的电子邮件格式
一、邮件主题
第一步
用真名
第二步
拟写一个总结性标题作为主题。
如 “请审阅：X出版社最新规划教材书单”。
一、邮件主题
邮件接收者首先看到的是两样东西：
显示名
邮件主题
二、称呼与问候
邮件的开头要称呼收件人，对方有职务，就按照职务尊称对方。
二、称呼与问候
如：清楚职务——区老师；不清楚职务——区女士
开头要有问候语：
如：“尊敬的区老师”或“女士，您好！”
结尾要有祝福语：
如：“此致/敬礼！”
三、正文内容
01
邮件正文要简明扼要，行文通顺。
抓住要点，陈述事件当前的发展状态。
三、正文内容
01
邮件正文要简明扼要，行文通顺。
抓住要点，陈述事件当前的发展状态。
02
注意选择恰当的语气进行论述
三、正文内容
01
邮件正文要简明扼要，行文通顺。
抓住要点，陈述事件当前的发展状态。
02
注意选择恰当的语气进行论述
如：多说几句“非常感谢”、“致以最美好的祝福”等。
三、正文内容
01
邮件正文要简明扼要，行文通顺。
抓住要点，陈述事件当前的发展状态。
02
注意选择恰当的语气进行论述
如：多说几句“非常感谢”、“致以最美好的祝福”等。
03
正文多用1、2、3、4之类的列表，以清晰明确。
三、正文内容
01
邮件正文要简明扼要，行文通顺。
抓住要点，陈述事件当前的发展状态。
02
注意选择恰当的语气进行论述
如：多说几句“非常感谢”、“致以最美好的祝福”等。
03
正文多用1、2、3、4之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4地列出几个段落进行说明。
三、正文内容
04
一次邮件交代完整信息。
如“若教材书单确认无误，请在本周二下班前给我邮件答复”
05
尽可能避免拼写错误和错别字。
注意使用拼音检查。
06
合理提示重要信息。
三、正文内容
07
合理利用图片、表格等形式合理来辅助阐述。
08
不要动不动使用笑脸等表情符号，显得轻佻。
09
重对方的阅读习惯。
三、正文内容
如果对方发给你的邮件是中文，千万不要自作聪明地发送英文邮件给对方。
英文
字号
中文
宋体、新宋体
Verdanna、Arial
五号、10号
四、附件
邮件数目较多的时候，一定要打包在一个文件里再压缩。
五、结尾签名
五、结尾签名
结尾的部分，总结邮件内容，强调需要他跟进的事情。
签名档：包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，一般不超过四行。
六、邮件回复
收到邮件尽快回复
回信的专业方式
代表你的能力、效率、对他的重视程度。
代表你的职业化程度。
六、邮件回复
如：善用抄送、密送；回复、全部回复功能。
按下“发送”键之前，再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

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