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会计信息系统
——ERP基础
第七章
采购及其他业务支持系统
第一节 采购管理系统
第二节 应付款管理系统
第三节 仓存管理系统
第四节 成本管理系统
第五节 总账系统
目录
CONTENTS
采购管理系统
CONTENTS
一、采购管理业务概述
二、采购管理系统
三、采购管理系统功能
四、采购管理业务流程
（一）采购管理
采购管理（purchasing management）是指为保障企业能可靠地、经济地获取这些物料和服务的一系列管理行为。
采购管理是供应链管理的重要环节。
采购管理的主要业务活动有采购活动、采购分析、预测与计划、供应商管理等。
一、采购管理业务概述
一、采购管理业务概述
（二） 采购业务责任
采购管理活动是由企业内部多个部门协同完成：
计划员—— 根据MRP生成的计划订单，提出采购需求。
采购员—— 主要活动有需求确认、供应商开发、价格确定、订单下达、单执况跟进、发票核对以及过程意外情况的处理。
采购经理— 负责审批合格供应商、审批价格及交易条款、审批计划、订单，检查库存周转情况，编制预算，检查购计划、资金计划执行情况等。
一、采购管理业务概述
应付会计— 负责核对应付款往来业务、核实付款申请、结算应付款。
库管员—— 根据订单或原材料检验结果对原材料进行接收，根据材料检验结果退货通知办理供应商退货手续。
质检员—— 根据物料规划说明书和检验标准，对供应商供货进行检验，并给出检验结果。
一、采购管理业务概述
（一）采购管理系统与其他子系统的关系
与销售管理——采购订单可以根据销售订单生成，采购发票可以根据销售发票生成从而处理直运销售（采购）的业务。
与仓存管理——外购入库单是仓存系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应物料的即时库存。
与存货核算——的外购入库单是进行入库核算的原始依据，入库核算之后的入库成本将反填到外购入库单的单价中，核算完成的外购入库单将根据凭证模板生成相应的凭证。
二、采购管理系统
与生产计划——采购订单是MPS和MRP的计算预计入库量的一种重要的单据，并且MPS系统和MRP系统的计划订单可以投放生成采购申请。
与应付系统——采购发票可以直接传递到应付系统作为确认应付的依据，费用发票在保存时会传递到应付系统形成其他应付单。
与质量系统——采购检验申请单是采购系统与质量系统的纽带，质量系统的检验结果，是采购系统收货或退货的依据。
二、采购管理系统
（二）采购管理系统E-R图
二、采购管理系统
（一）采购管理系统顶层数据流图
采购管理系统其完成从采购计划到获取物料入库、结算的过程
三、采购管理系统功能
（二）采购管理系统0层数据流图
其主要功能模块（数据流图）包括供应商管理、采购计划管理、采购订单管理、收货管理和收货结算管理。
三、采购管理系统功能
（一）采购管理业务流程——现购业务流程EPC
四、采购管理业务流程
四、采购管理业务流程
四、采购管理业务流程
（二）EPC流程说明
序号 处理说明 责任部门 责任人
1 根据企业的实际需要，由MRP 自动生成，或手工录入或依据销售订单生成采购申请单。 业务部门 业务/计划
人员
2 采购员依据采购申请单、采购配额信息、采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，根据实际情况可变更订单或手工关闭订单。采购订单还可以依据采购合同、销售订单生成或手工新增。 采购部 采购员
3 当货物是免检时，在订单审核通过后，为了仓库准时收货，采购业务员必须及时了解订单及库存信息并且按照订单的要求发出收料通知。收料通知也可以依据采购发票开具。当货物是全检或抽检时，则订单审核之后需要先进行采购检验，然后才能入库。 采购部 采购员
4 已审核的收料通知/请检单传递到仓库，由仓管员根据收料通知/请检单上货品的数量进行收货。收货完毕之后，仓管员根据收料通知/请检单填写外购入库单。外购入库单还可以依据采购订单、采购发票、检验合格的采购检验申请单生成或手工新增。 仓库 仓管员
5 会计收到已经确认的外购入库单，按照外购入库单进行开票和付款。现购的采购发票其确认之后就表示付款完成（发票录入时，采购方式选择“现购”），并可以通过选项控制是否将现购的采购发票传递到应付系统以便在应付系统参与相应统计。 财务部 会计
6 当在采购过程中发生了费用时，可以采用费用发票来记录和管理。财务部接到相应的费用发生单证之后系统中录入费用发票。现购的费用发票确认之后就表示付款完成。 费用包括“计入成本”和“不计入成本”两种类型。如果是“计入成本”，则在入库核算时会将费用作为入库成本的一部分来计算入库的单位成本；如果是“不计入成本”，则在入库核算时不会将费用作为入库成本的一部分，而直接作为期间费用处理。 财务部 会计
7 现购中的外购入库单和采购发票必须进行勾稽。勾稽一方面用于核对入库和开票一致，即保证开了票的已经入库；另一方面能将入库和对应的发票（采购发票、费用发票）进行匹配，通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联，然后依据这种关联进行费用分配和入库核算。 财务部 会计
四、采购管理业务流程
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