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会计信息系统
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第四章
建账及基础设置
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新建单位或原有单位在年度开始时，均应根据核算工作的需要设置应用账簿，即平常所说的“建账”。
在计算机中，建账实际上就是为原始数据、中间数据、最终数据建立一个数据库文件。
建账工作是通过“系统管理”模块来完成的。
系统管理模块是会计核算软件最基础的模块。只有几个特定的被授权用户才能使用该模块，包括系统管理员（admin）、系统安全员（SAdmin）、管理员用户和账套主管。
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不同操作员系统管理操作内容
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第一节　建立账套
账套是用来保存业务数据的文件，由账套库（年度账）构成，系统中最多可建999个账套。
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一、系统管理登录
①执行“系统管理”菜单中的“系统”—“注册”功能
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②“登录到“下拉列表框中选择或者输入需要登录的服务器。”操作员”文本框输入系统预置的操作员admin，也称为系统管理员，默认的密码为空，实际应用时可以选中“修改密码”复选框进行密码设置，平时练习可不用设置密码。
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二、用户管理
对操作人员进行岗位分工，对操作权限进行明确规定，实施权限控制，以避免无关人员对系统进行错误或者恶意操作，做到责权分明，保证系统的安全。
通过系统管理中“权限”菜单项中的“用户”功能实现对用户的日常管理,例如增加用户、删除用户、修改用户、注销用户等操作,这里的“用户”是指将来要承担某一个或几个账套中相关职能的具体操作人员。
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三、建立账套
执行“系统管理”模块的菜单功能项“账套”-“建立”。
1.选择建账方式。
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2. 输入账套信息。
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3.输入单位信息。“单位名称”应该输入单位全称,打印发票时将使用该信息。其他内容根据实际情况录入。
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4.输入核算类型基本信息。
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5.设置基础信息。
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6. 信息收集完成，准备建立账套，由于需要创建的文件较大，所以需要花费一些时间。
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7. 确定账套的编码方案。
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8. 确定账套的数据精度。
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9.系统启用选择。
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10. 系统管理中显示已经建立好的账套信息。
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四、分配操作权限
建立完账套后,就可以给用户分配事先划分好的账套操作权限。
1.分配“王剑”账套主管权限。
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2. 分配“张梅”出纳权限。
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3.“李颖”权限设置。
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五、权限转授
实现除系统管理员和账套主管以外，其他用户进行功能权限的授权。目的是减少系统管理员的压力和责任，完善功能权限的管理，提高功能权限授权的灵活性。
1. 账套主管在"系统管理"主界面，进入用户管理功能。
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2. 选择拟授权用户，点击转授，增加待授权成员，设置该用户能够把权限转授给哪些人。
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3. 拥有转授权限的用户登录企业应用平台，在“系统服务-权限-功能权限转授”中选择要转授给的用户，设置要给用户转授的权限。
用户如想收回转授的权限，则在权限分配页面把已经转授的权限取消即可，被授权的用户则只拥有它原来的权限。
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六、角色管理
角色是系统拥有相应权限的虚拟组织。用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。
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七、备份和恢复账套数据
为了确保财务数据库的安全和完整,财务软件通常会设置备份和恢复功能。该功能只能由系统管理员完成。
1. 执行“系统管理”—“账套”—“输出”功能。
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2.选择需要输出的账套号以及输出文件位置。
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如果需要将系统中的账套数据删除,可以在账套输出时选择“删除当前输出账套”复选框,系统将会对选定账套强制备份以后再从系统中将数据库删除。
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3. 引入账套。
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八、修改账套参数
该功能属于“账套主管”的权限,系统管理员以及一般会计人员都不具备该操作权限。
1.以账套主管身份登录“系统管理”模块。
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2.账套主管登录以后,系统将开放账套修改的操作权限。可以完成部分账套信息的修改,包括账套名称、启用会计期月份、单位信息、行业性质、基础信息、编码方案、数据精度等内容。
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九、系统管理模块的管理功能
1. 系统管理界面信息
以系统管理员或者账套主管登录系统管理模块将会显示运行的子系统和正在执行的功能。
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2. 解除单据锁定
在使用过程中由于不可预见的原因可能会造成单据锁定，此时单据的正常操作将不能使用，使用"清除单据锁定"功能，将恢复正常功能的使用。
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3. 清除异常任务
用户在使用过程中，可在U8服务管理器中设置服务端异常和服务端失效的时间，提高使用中的安全性和高效性。如果用户服务端超过异常限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统，则视此为异常任务，在系统管理主界面显示"运行状态异常"，系统会在到达服务端失效时间时，自动清除异常任务。
在等待时间内，用户也可选择“清除异常任务”菜单，自行删除异常任务。
U8可以手工进行异常任务的清除，还可以自动进行异常任务的清除。
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4. 维护上机日志。由预置操作员sadmin负责。
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安全策略管理，由sadmin负责。
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第二节　基本信息设置
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账套主管登录“企业应用平台”,打开基本信息设置界面,进行“系统启用”操作，也可以对建账时设置好的项目“编码方案”和“数据精度”进行修改。
1.以账套主管登录“企业应用平台”。
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2. 展开”基础设置”中“基本信息”操作菜单。进行会计期间、系统启用、编码方案、数据精度等内容的操作。
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3. 会计期间调整。
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4.首先启用全部子系统，为设置基础档案做好准备。完成基础档案以后，根据使用需要再关闭相关子系统。
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5.本账套子系统操作顺序。
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展开“基础设置-基础档案”菜单。
第三节 基础档案设置
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1. 本单位基本信息设置。可以对单位信息进行完善。
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2. 部门档案设置。将部门名称和对应的编码输入数据库中。
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3. 人员类别设置。
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4. 职员档案设置。在职员档案设置之前应该先把部门档案设置完整。
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5.供应商分类档案。
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6.供应商档案。
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7.客户分类档案。
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8.客户档案。
①输入客户常规信息。
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②选择菜单栏的“银行”功能输入客户的开户银行信息。
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③所有客户档案。
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9.存货分类档案。
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10.计量单位档案。
①选择计量单位页面菜单项“分组”功能,完成计量单位分组设置。
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②选择计量单位页面菜单项“单位”功能,选择“自然单位”组,完成组内无换算计量单位设置。
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③选择计量单位页面菜单项“单位”功能,选择“手表计量”组,完成该组组内主计量单位设置。
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④选择计量单位页面菜单项“单位”功能,选择“手表计量”组，完成该组组内其他计量单位设置。
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⑤设置完成的计量单位列表。
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11.存货档案。
①输入存货档案基本信息。
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②输入存货档案成本信息。
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③完成的存货档案列表。
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12. 外币及汇率设置。
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13. 会计科目设置
①“库存现金”科目需要登记日记账,因此选中“日记账”属性。
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②“银行存款”一级科目以及下属的“工行”二级科目需要登记日记账,也需要进行银行对账,选择“日记账”和“银行账”属性。
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③“银行存款—中行”科目需要登记日记账,也需要进行银行对账,选择“日记账”“银行账”属性。该科目还需要核算外币,因此选中“外币核算”(美元)。
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④“应收票据”科目选择辅助核算“客户往来”属性,受控系统选择默认的“应收系统”。
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⑤“应收账款”科目选择辅助核算“客户往来”属性,受控系统选择默认的“应收系统”。
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⑥“预付账款”科目选择辅助核算“供应商往来”属性,受控系统选择默认的“应付系统”。
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⑦“其他应收款”科目选择辅助核算的“个人往来”。
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⑧“库存商品”科目需要进行数量核算,选择“数量核算”,计量单位栏输入计量单位“件”，该科目还有自定义项设置“保管人”、“出厂日期”。
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⑨“应付票据”科目选择辅助核算“供应商往来”属性,受控系统选择默认的“应付系统”。
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⑩“应付账款”科目选择辅助核算“供应商往来”属性,受控系统选择默认的“应付系统”。
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“预收账款”科目选择辅助核算“客户往来”属性,受控系统选择默认的“应收系统”。
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“主营业务收入”科目需要进行数量核算,选中“数量核算”,计量单位“件”,科目性质(余额方向)选择“收入”。
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“主营业务成本”科目需要进行数量核算,选中“数量核算”,计量单位“件”。需要注意,该科目性质(余额方向)要选择“支出”。
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“管理费用—差旅费”科目需要进行部门核算,在辅助核算选项中选中“部门核算”,该科目性质(余额方向)要选择“支出”。
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14.自定义项设置(以库存商品科目为例)。
①执行“基础档案”—“其他”—“自定义项”—“单据头”功能。
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②选择一个文本类型项目,输入项目名称“保管人”,长度8,其余按默认值。
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③选择一个日期类型项目,输入项目名称“出厂日期”。
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④在“库存商品“会计科目的修改窗口,勾选需要的自定义项。
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15.备查科目设置。
进行备查科目设置，首先需要应用基础档案中“其他”菜单中的“自定义表结构”功能，进行科目的备查项目定义。
然后执行基础档案中“财务”菜单中的“备查科目设置”功能，选择需要进行备查信息录入的会计科目，选择备查项目。
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16.指定出纳科目。
在“会计科目”中的“编辑”菜单中执行“指定科目”完成该项工作。
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17. 凭证类别设置。
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18.项目目录设置。
①增加项目大类
②进行项目分类定义
③进行项目目录维护
④选择项目大类的核算科目
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19.结算方式设置。建立和管理企业在经营活动中所涉及的结算方式,与手工结算方式一致,主要用于银行对账。
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20.付款条件设置。
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21.本单位开户银行设置。
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22.仓库档案。
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23.收发类别档案。是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示出入库类型。
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24.采购类型档案。
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25.销售类型档案。用户在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况自定义销售类型，以便于按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。
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26.费用项目分类。
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27. 费用项目。用户在处理销售业务中的代垫费用、销售支出费用时，应先行在本功能中设定这些费用项目。
会计信息系统
——信息技术在会计领域中的应用
东北财经大学出版社
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拓展内容 账套的其他操作
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拓展一　年度数据的结转
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一、不建新账套库的年度数据结转
1. 在会计期间菜单项建立会计年度
如果希望将不同年度的数据放在同一个账套库，采用该操作。具体步骤如下：
2.未开账将无法使用总账
3.在总账的期初余额中执行“开账”功能，系统将上一年基础档案、基础设置结转到本年
4. 总账开账成功提示信息
6.系统自动生成结转报告
5.执行总账期初余额中的“结转”功能，系统将以前年度的数据结转到本年年初。
二、建新账套库的年度数据结转
1.以账套主管的身份登录系统管理，执行建立账套库功能。
如果希望将不同年度的数据放在不同账套库，采用该操作。具体步骤如下：
2.系统会自动提供新建账套库的相关信息，点击“确认”可自动建立账套库
3.创建完成后会有提示信息
4.会计年度归属账套库的基本原则。
会计年度归属账套库的基本原则如下：第一个账套库是建账时自动建立的，起始会计年度就是账套启用的年度；第二个账套库的起始会计年度是第一个账套库中总账未结过账的会计年度。
5.年度数据结转
在此基础上可以选择需要卸出的年度
一个账套库中包含过多年份数据，体积过于庞大而影响业务处理性能时，账套主管可以通过数据卸出功能把一些历史年度的历史数据卸出，减小本账套库的体积，提高运行效率。
三、数据卸出
如果检查全部通过，系统显示卸出的主要步骤的列表
如果有产品不满足卸出要求，则不允许继续卸出
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拓展二　基础档案设置的其他方法
一、参照已有账套建账
1.如果需要建立一个与已有账套相似的账套，包含相同的基础档案和某些期初数据，可以采用这种方式，建好的账套将拥有参照账套的全部档案
二、使用总账工具
1.首先要准备好一个提供基础档案数据的账套，称为数据源，还要新建一个账套，称为目的数据，以接收数据源提供的基础档案或者期初数据，要求新建账套的相关档案编码方案与提供数据的账套档案编码方案一致，并且新建的账套中准备接受的档案内容是空的。
利用总账工具，可以实现两个账套之间基础档案的快速复制。如果两个账套的会计年度一致，还可以实现账套中记账凭证的复制。
3.在数据源选项中登录提供数据的账套
2.启动系统服务中的总账工具
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拓展三　功能权限设置
一、用友U8软件操作员权限分类
操作员权限设置分为三个层次：功能权限、数据权限和金额权限
权限分类 作用
功能权限管理 将提供划分更为细致的功能权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限
数据权限管理 可以通过两个方面进行权限控制，即字段级权限控制和记录级权限控制
金额权限管理 主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别、对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们在制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内
1.功能权限的设置
所谓功能权限设置，是指对某操作员是否具备某功能模块相关业务处理的权限进行设置。
功能权限的授权对象是角色或用户。
功能权限的内容是系统所包括的功能，其本质是赋予不同岗位所对应的权限
功能权限的设置在“系统管理”中通过“权限分配”设置。
二、用友U8操作员权限设置
2.数据权限的设置
数据权限的设置是在“企业应用平台”中通过“系统服务”—“权限”设置，且必须是在系统管理的功能权限分配完成后才能进行。
数据权限设置分为记录级权限设置和字段级权限设置
（1）进行记录级数据权限控制设置。在“数据权限控制设置”功能中选择对“部门”“科目”“凭证类别”“用户”业务对象进行控制
②设置操作员可以使用的会计科目
①在“数据权限分配”功能中设置操作员可以访问的部门
④设置操作员可以访问的用户
③设置操作员可以使用的凭证类别
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①对角色进行权限分配时，相当于将这些权限同时分配给该角色包含的所有用户，即实现对多个用户批量分配权限。若对其中的个别用户还要进行权限的添加、删除，则可通过对该用户的权限分配达到最终目的。
②如果是集团账套，则增加业务分配对象“集团企业目录”的设置。
③在记录级权限设置时，如果选中主管，该用户对此业务对象拥有所有记录级权限，并不允许对该用户分配此业务对象的记录级权限。
④记录级权限设置必须与总账选项中的“制单权限控制到科目”“制单权限控制到凭证类别”“凭证审核控制到操作员”配合起来才能生效
对记录级权限设置时需要注意以下四个方面：
记录级权限设置的效果见表
数据权限 业务对象 效果 业务对象 效果
记录级权限 科目 限制用户能够对哪些科目数据进行查询、录入，用于总账系统科目权限控制 货位 限制用户能够对哪些货位的业务数据进行查询和录入，货位权限控制适用于库存管理系统
客户 限制用户能够对哪些客户的业务数据进行查询或录入，用于总账、应收、销售系统提供客户权限控制 资金单位 限制用户能够对哪些资金单位进行查询和录入，适用于WEB资金系统
部门 限制用户能够对哪些部门的业务数据进行查询或录入，部门权限控制适用于所有系统 用户 限制用户能够对哪些用户所制的单据或凭证进行查询、删除、审核、弃审、关闭（订单），是用户对用户的权限控制模式，适用于总账、库存管理、存货核算、销售管理、采购管理、WEB系统
单据模板 增加单据模板时，对于已经存在的单据模板，限制用户可以使用哪些模板进行实际业务数据的录入和打印 供应商 限制用户能够对哪些供应商的业务数据进行查询或录入，适用于总账、应付、采购管理系统
单据设计 允许用户可以对哪些单据类型进行单据模板设计 仓库 限制用户能够对哪些仓库的业务数据进行查询或录入，适用于库存管理、存货核算系统
凭证类别 限制用户能够录入和查询哪些凭证类别的凭证，适用于总账系统和向总账系统传输凭证的外部系统 报账中心 限制用户能够对哪些报账中心单位有操作权限，适用于报账中心系统
项目 限制用户能够对各项目大类中的哪些项目有查询和录入数据的权限，项目权限控制适用于总账系统 网上报销 限制用户能够对网上报销中的单据有查询和录入的权限，可以按部门或者业务员来控制
工资权限 限制用户能够对各工资类别中的哪些部门或者工资项目有查询和录入工资数据的权限，适用于薪资管理系统 指标 按照指标权限控制可进行修改的检验指标项目
存货 限制用户能够对哪些存货的业务数据进行查询和录入，适用于库存管理、存货核算、销售管理、采购管理系统 销售类型 对于已存在的销售类型档案，可以给操作员分配“查询”和“录入”两种权限
业务员 限制用户能够对哪些业务员的业务数据进行查询或录入，业务员权限适用于总账、销售管理、采购管理系统 采购类型 对于已存在的采购类型档案，可以给操作员分配“查询”和“录入”两种权限
在填制凭证时，只能看到和选择被授权填制的凭证类别
具体来看，如果使用了未被授权的会计科目，将会出现如下所示提示
（2）进行字段级数据权限控制设置
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①对角色进行权限分配时，相当于将这些权限同时分配给该角色包含的所有用户，即实现对多个用户批量分配权限。若对其中的个别用户还要进行权限的添加、删除，则可通过对该用户的权限分配达到最终目的。
②当用户与所隶属角色的字段级权限互斥时，执行用户权限。如用户是“无权限”，而隶属角色是“读权限”，按“无权限”处理。
对字段级权限进行设置时需要注意以下两方面：
3.金额权限设置
对某操作员进行金额权限设置时，首先应进行金额权限级别的设置，然后再根据该操作员的具体职权情况，选择相应的金额级别。
执行级别功能（如下图）
金额权限设置
金额级别设置
如果用户超过了授权金额，将出现如下图所示的提示信息。

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