资源简介

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会计信息系统
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第十二章
总 账
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U8总账操作流程：
初始化
日常业务处理
期末业务处理
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第一节　总账凭证处理
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一、记账凭证项目的填制要求
记账凭证的输入是整个账务处理的起点。实际操作时，可以根据原始凭证内容直接在计算机中输入记账凭证，也可以先填好纸质记账凭证，然后成批输入计算机。
记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。
记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务以后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证的准确和完整。
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二、填制凭证和查询凭证
1.拥有填制凭证权限的会计人员登录“企业应用平台”，系统强制要求制单日期不能晚于操作系统日期。
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2.选择“总账”—“凭证”—“填制凭证”功能。
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填制凭证
业务1： 11月 15日，采购部王一报销差旅费1 000元。
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业务2: 11月15日，接受华人公司以商标权向公司投资，评估价100 000元，其中80 000元作为注册资本。
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业务3: 11月17日，从原材料仓库领用1 000元（100米）布匹，200元（200粒）纽扣，100元（20卷）缝纫线，用于生产明珠男衣。
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3.通过“查询凭证”功能可以查询已经存盘的凭证。
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三、审核凭证
1.出纳签字
①选择“业务工作”—“财务会计”—“出纳管理”—“设置”—“系统设置”功能。
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②在“账套参数”中选择出纳签字功能在“GL-总账”。
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③选择系统菜单中的“凭证”—“出纳签字”功能。
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④筛选出待签字的出纳凭证。
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⑤选择“出纳签字”或者“成批出纳签字”,完成签字操作。
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2.审核凭证
以账套主管的身份登录“企业应用平台”，执行“总账”—“凭证”—“凭证审核”。
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①如果点击“对照式审核”按钮，则采用对照式审核方法，这种方法需要由审核员将凭证主要内容再重新输入一次，并与制单人员填制的凭证进行对照，确认凭证是否正确。
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点击“对照检查”调出对照表查看审核的详细内容。”已审核 ”可以显示匹配的会计科目， ”审核错误”可以显示不匹配的会计科目。
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②如果直接点击“确定”按钮，则采取静态审核的方法，由审核人员将需要审核的凭证逐张调出查看，如果确认无误点击审核进行确认，或者成批审核。
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3.取消凭证的出纳签字或者审核。
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取消审核
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四、记账
记账只能按月进行，不允许跨月记账，即每次只能记一个月的账。
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系统自动进行期初试算平衡检查，若检查不平衡则不允许记账。
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记账完毕显示记账报告。
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第二节　自动转账处理
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具备转账定义和生成权限的操作员登录“总账”—“期末”—“转账定义”
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1.自定义无形资产摊销凭证，输入转账序号1，转账说明“无形资产摊销”，凭证类别“转账凭证”。
一、自定义转账和生成
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2.定义凭证摘要、科目编码、方向、金额公式。
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3.选择结转月份。
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4.系统自动生成无形资产摊销凭证。
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二、销售成本结转定义和生成
进入“业务工作”—“财务会计”—“总账”—“期末”—“转账定义”，根据企业销售成本的确认方式，比如按实际成本结转（具体又分为加权平均法、先进先出法、个别辨认法等）、计划成本结转、售价法等，选择“销售成本结转”或者“售价（计划价）结转”。
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1.转账定义时选择凭证类别为“转账凭证”，输入“库存商品”“主营业务收入”“主营业务成本”三个科目的编码。
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2.选择结转月份，可以是一个月，也可以是多个月合并结转。
2020.11
2020.11
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3.系统自动生成销售成本结转一览表。
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4.系统自动生成销售成本结转凭证。
本例所有销售成本结转都已经在供应链系统中完成，所以此处不需要再次生成结转凭证。
1.转账定义时输入汇兑损益入账科目，选中需要计算汇兑损益的外币科目
三、汇兑损益结转定义和生成
2.选择结转月份与外币币种。
由于自动转账凭证的生成与其他凭证有密切联系，所以在自动生成转账凭证之前，系统都会自动检查是否还有未记账凭证，如果存在，则给出提示信息。如果确认未记账的凭证对即将转账生成的凭证没有影响，可以选择继续结转，否则需要检查是什么凭证未记账，对自动转账凭证是否有影响，再进行后续处理。
3.系统自动生成汇兑损益试算表
4.系统自动生成汇兑损益结转凭证
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四、期间损益结转定义和生成
1.在转账设置中输入本年利润对应的科目编码。
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2.选择结转月份以及收入类型。
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3.选择结转月份以及支出类型。
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4.系统自动生成收入结转凭证。
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5.系统自动生成成本费用结转凭证。
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第三节　账簿查询
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一、总账查询
可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额,而且还可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时,标题显示为“所查科目的一级科目名称+总账”。例如,库存现金总账，如图 。
图　库存现金总账
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二、余额表查询
余额表用于查询某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、期末余额等信息。
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三、明细账查询
明细账用于平时查询各账户的明细发生情况,及按任意条件组合查询明细账。例如库存商品明细账 。
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四、序时账查询
序时账用于按时间顺序排列每笔业务的明细数据，如图 。
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可以使用本功能设计企业需要的多栏明细账,按明细科目保存为不同的多栏账名称,在以后的查询中只需要选择多栏明细账直接查询即可。可按明细科目自由设置不同样式的多栏账。
五、多栏账查询
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综合多栏账是在多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式,它既可以以科目为分析栏目查询明细账,也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账,还可以完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。其目的主要是为了完成商品销售、库存、成本明细账的横向联合查询。并提供简单的计算功能,以方便用户对商品进销存状况的即时了解。
六、综合多栏账查询
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日记账主要用于查询除现金日记账、银行存款日记账以外的其他日记账。
七、日记账查询
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日报表用于查询输出某日所有科目的发生额及余额情况(不包括库存现金、银行存款科目)。
八、日报表查询
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对于一些设置了辅助核算的科目,可以进一步输出辅助核算的详细内容。
1. 客户往来辅助账科目余额表。
九、辅助账查询
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2.供应商往来辅助账科目余额表。
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3.个人往来明细账查询。
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4.部门辅助总账查询。
5.项目辅助账查询
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十、跨年查询账表
该功能可以实现跨不同的会计年度查询相关的数据，如图 。
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第四节　凭证及账簿修改
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在凭证及账簿处理过程中，如果出现错误，可以根据错误出现的不同阶段，采用不同的方式进行修改。
一、直接修改凭证
记账凭证存盘后发现凭证内容错误，且发生错误的项目不是凭证类别或编号，如果凭证尚未进行审核等后续处理时，可以直接对错误的项目进行修改，然后再次存盘即可改正错误。如果此时凭证已经审核或者出纳签字， 则需要取消审核或者出纳签字，然后直接修改再次存盘。
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二、作废/恢复凭证
1.在“填制凭证”功能的“制单”菜单中选择“作废/恢复”功能，系统将会在凭证上盖“作废”戳记,但这张凭证还保留在数据库中,还占用了一个凭证号。
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2.如果需要把作废的凭证从数据库中清除,可以执行“整理凭证”功能,准备将它永久删除。
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3.选择凭证期间。
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4.选择需要永久删除的凭证。
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5.确认是否需要整理凭证断号。
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三、冲销凭证
如果凭证记账以后发现了错误,可以调用“冲销凭证”功能来将这类错误进行修改并保留修改的痕迹。
1.执行“制单”菜单项中的“冲销凭证”功能。
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2.选择需要冲销的凭证月份、凭证类别及凭证号。
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3.系统将会自动生成一张红字的冲销凭证。
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四、反记账
1.以账套主管身份注册总账,打开对账界面,按组合键“Ctrl+H”,输入验证口令以后激活反记账功能。
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2.选择一种恢复方式。
3.输入账套主管密码以后即可完成反记账工作。
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五、账簿清理
当年初建完账后，发现账建得太乱或错误太多，如果希望将该账冲掉，然后重新建账，可使用该功能。账簿清理可以将账套本年度已录入的财务数据清空。
清理后仍然保留会计科目、部门目录、客户目录、供应商目录、项目目录个人目录、凭证类别、常用摘要、常用凭证等公用目录的内容。
1.以账套主管身份登录总账，在设置菜单中执行账簿清理功能。
2.清理账务数据
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六、重新初始化
在会计科目体系发生了重大变化，可以使用该功能将总账系统进行重新初始化。
执行重新初始化后该年度将视为一个新的启用年度，本会计年度数据与之前年度数据将会割裂开，成为两段独立、并列的数据，在跨年查询账表中将不再支持本年度与之前年度连续查询。
第五节 总账月末处理
一、对账
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确、账簿是否平衡，主要核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。对账之前选择核对内容，选择需要核对的会计月份，执行对账操作，系统将显示对账结果
二、结账
结账是总账处理的最后一步，这步工作的开始也就意味着一个会计期间即将结束。必须注意的是，如果上月未结账，那本月不能记账，也不能结账，但可以填制、审核新的凭证；本月还有未记账凭证时，不能进行结账；已经结账的月份不能再填制记账凭证。
由于很多业务系统需要向总账系统传递数据（主要以记账凭证形式），所以为了防止数据传递错误，在总账结账之前，系统会检查相关子系统是否结账，具体包括应付、应收、成本管理、固定资产、项目成本、存货核算、薪资管理。
（1）启动结账向导
（2）核对账簿
（3）系统生成月度工作报告
（4）完成结账。如果各项条件满足，系统可以正常结账。如果不能结账，则需要仔细查看月度工作报告，特别是第一部分和最后一部分的提示信息，解决存在的问题以后再次启动结账。
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三、反结账
如果结账以后发现前面的处理存在问题,也可以调用系统提供的反结账功能将结账标记去除,从而为修改错误提供可能。具体操作如下:以账套主管的身份注册总账,在已经结账的最后一个月份按组合键“Ctrl+Shift+F6”,然后输入主管口令,即可完成该月份的反结账工作。
四、调整期
系统自动在结账功能菜单后增加关账功能，在结账之后关账之前为调整期，在调整期内填制的凭证为调整凭证。
在总账选项中，选中“启用调整期”。
如果尚未设置调整期凭证类别，则关闭总账选项时会自动弹出凭证类别设置窗口，要求选择调整期凭证类别，可双击调整期列进行选择。
关闭总账选项后系统自动显示“关账”菜单。
此时可按正常操作，进行正常凭证录入、审核、记账、结账。结账后，可录入当月调整期凭证，选择凭证类别时只允许选择调整期凭证类别字，调整期凭证的审核、记账，与日常凭证类似。
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思考题：
1. 为什么启用了应收模块后通常需要将总账选项中的“可以使用应收受控科目”设置为不可用？
2. 会计科目的期初余额方向与该科目默认余额方向不一致应该怎样处理？
3. 引入基础档案完成账套，完成总账业务。
4. 完成如下操作（以下部分操作有破坏性，请先备份账套数据，以便恢复）：
(1) 查询库存现金11—12月累计借方发生额
(2) 查询应交税费11月末余额
(3) 冲销11月份的1号转账凭证
(4) 永久删除11月份的2号转账凭证
(5) 作废11月份的1号付款凭证
(6) 修改11月初的库存现金余额(加上1 000)以及应付职工薪酬余额(加上1 000)

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