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第5章 日常业务处理
本章学习要求
一、知识目标
1、熟知凭证填制、修改、删除、审核的基本要求和方法
2、熟悉出纳管理的基本内容与方法
3、熟知固定资产增、减、变动处理的基本方式与要求
4、熟知工资变动处理的基本内容、要求与方法。。
二、能力目标
1、知识理解与运用能力：能够将管理需求与业务凭证填制融合，为解决管理问题奠定基础。
2、实践动手能力：熟练利用软件完成相关日常业务处理。
三、思政素养目标
业务合规处理，树立责任意识和规则意识，做到有责任、懂规则、守规矩。
本章主要内容
一、凭证填制方法与要求
二、凭证审核方法与控制
三、凭证记账方法与要求
四、错误凭证修改处理机制
五、出纳管理
六、固定资产增减变动
七、工资数据变动处理
八、工资发放处理
2.1 系统管理概述
一、凭证填制方法与要求
一、凭证填制方法与要求
凭证格式
填制要求
填制方法
金额栏设置
通用内容
辅助核算内容
项目填制要求
快捷键使用
基本内容
辅助信息
（一）凭证填制内容
记账凭证的格式采用单一的借贷金额式或借贷标志式，其内容主要包括:
①凭证编号　　　　②制单日期
③附单据数　　　　④摘要
⑤会计科目　　　　⑥借方金额和贷方金额、
⑦辅助核算信息　　⑧合计
⑨制单人等
（一）凭证填制内容
1、凭证字号
2、制单日期
3、附单据数
4、摘要
5、科目
6、金额
7、责任者签章
8、辅助管理信息
（二）凭证填制方式
1、填制方式
凭
证
填
制
方
式
手工
填制
自动
生成
直接填制
集中输入
总账生成
子系统生成
前台处理：可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证。
后台处理：先由人工制单而后集中输入到计算机中。
（二）凭证填制方式
2、用好几个快捷键
回车键（Enter）、差额计算（等号键）、查询键（F2）
金额借贷方向调整（空格键）、增加键（F5）
保存键（F6），取消键（Esc）
（三）凭证填制要求
同类凭证按月从1 号凭证开始连续编号，不允许重号，也不允许漏号。
制单日期控制，与凭证字号相互对应。
（三）凭证填制要求
所输科目必须已定义，可输编码、助记词或名称，必须是末级科目
一个科目的借方金额和贷方金额不能同时为零，也不能在借方和贷方同时有金额。
（三）凭证填制要求
对于系统初始设置时已设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时系统要求根据科目属性录入相应的辅助信息。
以注册登录系统的操作员姓名自动填列责任者人签字
（四）凭证填制关键事项
1、银行账问题
要求输入辅助核算：
结算方式、票号
什么样的科目需要输入结算方式？
（四）凭证填制关键事项
银行账（关联设置）
需不需要输入结算方式？
科目设置为“银行账”的需要输入结算方式
（四）凭证填制关键事项
2、现金流量归集问题
要求输入辅助核算：
现金流量项目
什么样的科目需要输入现金流量？
两种控制机制：
1、凭证控制机制
2、分录控制机制
（四）凭证填制关键事项
现金流量归集（关联设置）
能不能输入？
需不需要输入？
（四）凭证填制关键事项
3、外币核算问题
系统自动带出汇率
输入外币金额
系统自动计算人民币
（四）凭证填制关键事项
4、数量核算问题
输入数量和单价，系统自动计算金额
单价是输入
还是自动生成
（四）凭证填制关键事项
5、客户往来账核算问题
输入客户相关信息
（四）凭证填制关键事项
6、供应商往来核算问题
输入供应商相关信息
（四）凭证填制关键事项
7、部门核算问题
输入部门信息
（四）凭证填制关键事项
8、个人往来核算问题
输入个人信息
（四）凭证填制关键事项
9、项目核算问题
输入项目信息
（四）凭证填制关键事项
凭证自身原因：凭证类型是否正确、凭证科目是否正确、金额方向是否正确
凭证方案设置原因：凭证限制类型是否正确、凭证限制科目是否正确
思考：
凭证保存时，弹出“凭证不满足凭证
必无条件”提示，原因可能是什么？
2.1 系统管理概述
二、凭证审核方法与控制
二、凭证审核方法与控制
审核目的
审核控制
审核方法
为何审核
内设控制机制
明细权限控制
常规审核
特殊审核
（一）凭证审核的目的
凭证审核的目的主要有两个：
1、合法合规性审核
为了防止填制过程中发生错误和舞弊行为，而对凭证的正确性和合法性进行检查核对。
2、记账判断标志
为系统记账提供一个标记，只有经过审核签字的凭证才能记账。
（二）凭证审核的内部控制
1、内含控制
从内部控制制度出发，凭证审核模块应满足内部控制的要求，应体现出如下控制功能：
（1）审核与制单不能是同一操作员。
（2）审核后的凭证，不能进行修改和删除处理。
（3）取消审核只能由审核员本人完成。
（4）作废凭证不能进行审核。
（5）凭证审核应符合所设定的权限控制规则。
（二）凭证审核的内部控制
2、用户自行设定控制机制
（三）凭证审核方法
1、常规审核方法
在计算机账务处理系统中，系统提供了两种审核机制：
（1）是静态屏幕审核
（2）是二次录入校验
（三）凭证审核方法
（1）静态屏幕审核法
静态屏幕审核法是指计算机依次将未审核的凭证显示在屏幕上，由审核员通过目测等方式对已输入的凭证进行检查，若审核员发现凭证填制有误或认为有异议，此时应予以标错并交由制单人修改后重新审核；若审核员认为没有差错，则可按动签字按钮进行审核签字，表明已审核通过。
（三）凭证审核方法
（2）二次输入校验法
二次输入校验法是由不同的操作员将同一笔业务重复输入两次，通过计算机比较两次录入的结果，判定凭证是否正确的一种审核方法。
（三）凭证审核方法
（3）取消审核
如果发现已审核的凭证有误，在未记账的情况下，可通过系统提供的取消审核签字功能，将审核签字取消。
（三）凭证审核方法
2、特殊审核
两种特殊的审核机制
（1）出纳签字
（2）主管签字
（三）凭证审核方法
（1）出纳签字
出纳签字就是出纳人员通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
前提条件：
在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”
在会计科目指定科目中指定了现金总账科目和银行总账科目
出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后
（三）凭证审核方法
两个前提设定
（三）凭证审核方法
是否正确设置出纳签字科目
是否设置出纳凭证必须经由出纳签字
操作员是否具备权限
相关凭证是否已记账
凭证范围设置是否正确
思考：
出纳签字时无法进行，可能是什么原因？
（三）凭证审核方法
（2）主管签字
出于内部控制的要求，有的企业要求所有的记账凭证必须经由主管会计签字后，方能进行记账处理，账务处理系统中也提供了此项控制要求。
前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”
2.1 系统管理概述
三、凭证记账方法与要求
三、凭证记账方法与要求
记账方式
前提条件
过程与控制
与手工比较：
一笔一记
多笔一记
一日一记
多日一记
什么情况下才可记账
基本过程
记账控制
（一）记账前提条件
四个前提条件
1、期初余额试算平衡
2、凭证已审核
3、上月已经结账
4、通过凭证合法性校验
（二）记账过程
记账的过程大体划分为四个阶段：
1、记账范围选择
2、记账凭证合法性检验
3、保护记账前状态
4、正式记账
为何要保护记账前状态
（二）记账过程
期初余额试算不平衡
凭证未审核
上月未结账
未通过凭证合法性检验
思考：
记账时无法进行，可能是什么原因？
（二）取消记账
由于在账务处理过程中，有的业务存在先后处理问题，可能会由于误操作而起记账信息错误，此时就需要对已记账凭证取消记账。由于此项功能操作也会引发信息混乱，必须控制其使用。在账务处理系统中，只能由主管会计进行此项操作。
激活“恢复记账前状态”
在对账界面〈Ctrl〉+〈H〉
取消记账
“凭证”-“恢复记账前状态”
恢复最近一次记账前状态
恢复到月初状态（只有主管有权）
某类或某张凭证
注意事项
己结账月份的数据不能取消记账
2.1 系统管理概述
四、总账错误凭证处理
四、总账错误凭证处理
出错原因
处理机制
处理方法
凭证重复
金额多填
金额少填
科目用错
审计线索
三种状态
修改
删除
冲销
（一）凭证三种状态
凭证在系统中有三种存在状态：
1、未审核状态
2、已审核未记账状态
3、已记账状态
（二）错误凭证处理的两种机制
错误凭证有两种处理机制，三种处理方式：
1、两种处理机制
（1）“无痕迹”处理
（2）“有痕迹”处理
2、三种处理方式
（1）修改
（2）删除
（3）冲销
凭证状态不同，采用不同的处理机制，选用不同的处理方式
出错原因不同，采用不同的处理机制，选用不同的处理方式
（三）处理方法选择
1、情形A：未审核
未审核状态
无痕迹处理
修改
删除
金额、科目错误
凭证重复
状态
机制
方式
原因
（三）处理方法选择
2、情形B：已审核未记账
已审未记状态
无痕迹处理
修改
删除
金额、科目错误
凭证重复
状态
机制
方式
原因
（三）处理方法选择
3、情形C：已记账
已记账状态
有痕迹处理
冲销
冲销重制
凭证重复
科目错误
状态
机制
方式
原因
？
金额错误
金额错误如何修改
1、补充登记？
2、差额冲销？
3、全额冲销？
（四）凭证删除机制
凭证删除分两步走：
先作废（逻辑删除）→再整理（物理删除）
1、作废凭证
在日常操作过程中，若遇到非法凭证需要作废删除时，可通过“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。
作废凭证不能审核，但须记账
（四）凭证删除机制
2、整理凭证
如果不想保留已作废的凭证，可以通过“整理凭证”功能将其删除，并对未记账凭证重新编号，确保凭证编号连续。
2.1 系统管理概述
五、出纳管理
五、出纳管理
出纳管理内容
如何处理
出纳签字
支票管理
银行对账
方法步骤
注意事项
（一）支票管理
1、领用支票
打开进入“支票登记”功能登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。
（一）支票管理
2、支票报销
在支票登记簿中填写支票报销日期，两种方式：
（1）系统自动填写
（2）手工填写
（二）银行对账
银行对账工作包括：
（1）银行对账期初余额录入
（2）录入银行对账单
（3）银行对账
（4）编制银行存款余额调节表
（5）删除已达账项
（二）银行对账
1、银行对账期初余额录入
为了确保银行对账的准确性，顺利完成手工对账向计算机账务处理系统对账的转换，在使用银行对账功能前，必须将银行未达账项和企业未达账项录入到计算机账务处理系统中
（二）银行对账
2、录入银行对账单
银行对账单信息输入要完整，主要包括对账单上每一笔业务的银行入账时间、结算方式、结算的凭证编号、借贷金额、银行账户的余额等。
（二）银行对账
3、银行对账
银行对账采取自动对账与手工对账相结合的方式进行。
合理设置银行自动对账依据和条件
（二）银行对账
4、编制银行存款余额调节表
系统已自动整理汇总未达账项和已达账项，并生成银行存款余额调节表，操作员仅能进行查看，不能直接进行修改。
（二）银行对账
5、核销已达账项
（1）查询银行勾对情况
查询单位日记账与银行对账单的对账情况，在检查对账是否有误。
（2）核销银行账
核销用于对账的银行存款日记账和银行对账单的已达账项，核销后的已达账项不能参与下次银行对账。
（3）反核销银行账
若银行对账出现对账错误，可通过反核销功能恢复核销前状态，重新进行银行对账。
2.1 系统管理概述
六、固定资产增减变动处理
六、固定资产增减变动处理
业务内容
如何处理
新增资产
资产减少
资产变动
方法步骤
注意事项
（一）固定资产增加
固定资产增加操作也称“新卡片录入”，它与“原始卡片录入”相对应。
外购固定资产款项支付、涉及的增值税的业务凭证在总账系统填制！
（一）固定资产增加
固定资产新增业务可分四个阶段完成：
第一阶段：以固定资产管理员身份注册登录企业应用平台，在固定资产系统新增固定资产卡片。
第二阶段：以固定资产制单员身份注册登录企业应用平台，在固定资产系统在生成固定资产新增凭证。
第三阶段：以总账凭证制单员身份注册登录企业应用平台，在总账系统编制付款业务或转账业务凭证，处理增值税等。若启用应付款管理系统，则采购发票、付款业务在应付款管理系统进行。
第四阶段：在总账系统对相关凭证审核记账。
（二）固定资产减少
资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为“资产减少”。
固定资产减少前必须先提折旧！！
清理收入、清理费用、清理结果处置的业务凭证在总账系统填制！
（三）固定资产变动
固定资产变动包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理等。
（三）固定资产变动
1、原值变动
资产在使用过程中，除发生下列情况外，价值不得任意变动：
（1）根据国家规定对固定资产重新估价。
（2）增加补充设备或改良设备。
（3）将固定资产的一部分拆除。
（4）根据实际价值调整原来的暂估价值。
（5）发现原记固定资产价值有误的。
（三）固定资产变动
原值发生变动包括原值增加和原值减少两种，通过系统提供的“原值变动”功能来实现。
1、原值增加
固定资产原值增加涉及款项支付、和增值税的业务凭证在总账系统填制！
（三）固定资产变动
2、原值减少：
（三）固定资产变动
2、部门转移
固定资产在使用过程中，因内部调配而发生的部门变动，如不对其处理，将会影响到部门折旧的计算。
（三）固定资产变动
固定资产的变动处理的方法基本相似，其余的固定资产变动方式可参照上述固定资产原值变动、部门转移、计提减值准备的变动处理过程。
（三）固定资产增减变动制单
固定资产管理系统需要制单或修改凭证的情况包括资产增加（录入新卡片）、资产减少、卡片修改（涉及原值或累计折旧时）、资产评估（涉及原值或累计折旧变化时）、原值变动、累计折旧调整、折旧分配等。
（三）固定资产增减变动制单
1、固定资产凭证生成
两种方式：
（1）业务发生后立即制单
（2）批量制单
（三）固定资产增减变动制单
2、固定资产凭证修改
通过对原始单据修改实现对错误凭证的修改。
三种状态
两种机制
两种方法
三种状态
两种机制
两种方法
固定资产系统生成的凭证，总账系统无权修改、删除和冲销
（三）固定资产增减变动制单
错误凭证修改处理流程
step1：删除或冲销差错凭证
step2：修改原始单据
step3：重新制单
错
误
凭
证
修
改
流
程
（三）固定资产增减变动制单
情况一：总账系统未审核的凭证
step1：固定资产系统，通过“凭证查询”功能找到相关凭证删除
step2：总账系统，通过“凭证整理”功能将作废凭证删除
step3：固定资产系统，修改相关单据
错
误
凭
证
修
改
流
程
step4：固定资产系统，重新制单生成凭证
step5：总账系统，对凭证审核记账
（三）固定资产增减变动制单
情况二：总账系统已审核未记账的凭证
step2：固定资产系统，通过“凭证查询”功能找到相关凭证删除
step3：总账系统，通过“凭证整理”功能将作废凭证删除
step4：固定资产系统，修改相关单据
错
误
凭
证
修
改
流
程
step5：固定资产系统，重新制单生成凭证
step6：总账系统，对凭证审核记账
step1：总账系统，取消相关凭证的审核签字
（三）固定资产增减变动制单
情况三：总账系统已记账的凭证
step1：固定资产系统，通过“凭证查询” 执行红字冲销处理
step2：固定资产系统，修改相关单据
step3：固定资产系统，重新制单生成凭证
错
误
凭
证
修
改
流
程
step4：总账系统，对凭证审核记账
2.1 系统管理概述
七、工资数据变动处理
七、工资数据变动处理
内容
工资变动
扣缴个税
发放工资
如何处理
方法步骤
注意事项
面向工资类别
（一）工资项目分类
根据工资数据变化频率，工资项目分为三大类：固定不变项目、基本不变项目和变动项目。
固定不变项目是指一直保持不变的工资项目，如性别。
基本不变项目是指一定时期内容保持不变的工资项目，如职务、基本工资、岗位工资等；
变动项目是指每月均要发生变化的项目，如病、事假扣款、水电费扣款等。
根据是否定义有公式，又将工资项目划分为公式工资项目和非公式工资项目。
（二）工资数据变动处理途径
录入工资数据的途径有二：
途径之一：通过【人员档案明细】实现
（二）工资数据变动处理途径
途径之二：通过【工资变动】实现
（三）工资数据变动处理方式
工资数据变动处理方式主要包括：
数据定位
数据过滤
项目过滤
数据替换
工资计算
工资汇总
（三）工资数据变动处理方式
（1）数据定位
在对某一个职工的数据修改调整时，可通过定位功能快速地定位在需要修改的记录上。
面向记录操作
（三）工资数据变动处理方式
（2）数据过滤
实现按部门、人员类别、工资项目对工资数据进行筛选过滤。
面向记录操作
（三）工资数据变动处理方式
（3）项目过滤
在录入数据时，有时仅是某一工资项目的数据，此时可通过数据过滤功能，仅保留要录入数据的工资项目，以提高数据录入速度。
面向字段操作
（三）工资数据变动处理方式
（4）数据替换
如果要对同一工资项目进行统一变动，则可通过替换功能一次性地将符合条件的职工相关的工资项目的数据进行调整。
面向字段和记录操作
数据替换操作针对的是哪类工资项目？
（三）工资数据变动处理方式
（5）计算工资数据
工资数据发生变动、重置计算公式、个人所得税参数进行调整、员工信息发生变动等发生变动后，为确保工资数据准确可靠，应予以进行工资数据计算处理。
（三）工资数据变动处理方式
（6）汇总工资数据
工资数据发生变更，重新计算工资数据后，为保证工资数据汇总结果的准确性，满足凭证生成需要，应予以进行工资数据汇总处理。
2.1 系统管理概述
八、个税扣缴与工资发放处理
（一）个人所得税扣缴处理
个人所得税扣缴业务只是完成个人所得税的计算、个人所得税的扣除以及生成个人所得税纳税申报表，而个人所得税的缴纳需要在总账系统进行处理
（二）工资发放处理
薪资管理系统中，工资发放业务只是完成每一员工工资计算，并生成工资发放文件，而工资具体发放处理需要在总账系统进行处理。
员工工资发放有两种方式：
一是现金发放
二是采取银行代发
（二）工资发放处理
1、现金发放——分钱清单
工资分钱清单是按单位计算的工资发放分钱票面额清单，会计人员根据此表从银行取款并发给各部门。
工资分钱清单分部门分钱清单、人员分钱清单、工资发放取款单三部分。
扣零设置
（二）工资发放处理
2、银行代发——代发文件
银行代发即由银行发放企业职工个人工资。
薪资管理系统提供了银行代发功能和工资管理系统与网上银行系统的接口，整理工资系统的银行代发输出格式，满足网上银行系统的数据读取要求，同时还提供银行代发输出文件的加密功能。
（二）工资发放处理
（二）工资发放处理
（二）工资发放处理
本章思考题
1.在凭证修改处理过程中，哪些凭证可以直接修改？哪些凭证不能直接修改？应如何修改那些不能直接修改的凭证？
2.什么是审核凭证？进行凭证审核的目的是什么？凭证审核的方式有哪几种？
3.为什么要进行银行对账？如何获得银行对账的基础数据？如何进行银行对账？
4.进行出纳签字时，出纳签字无法正常进行，分析可能的原因是什么。
5.填制凭证时应注意什么问题？
6.固定资产变动时如何处理？
7.工资数据变动处理的途径和方式有哪些？
本章结束！

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