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(共25张PPT)
任务1 总账管理子系统认知基础
项目3 总账管理子系统
会计信息系统应用
01.总账管理子系统的主要功能
ZONG ZHANG GUAN LI ZI XI TONG DE ZHU YAO GONG NENG
总账管理子系统认知基础
任务1
02.总账管理子系统与其他子系统之间的关系
ZONG ZHANG GUAN LI ZI XI TONG YU QI TA ZI XI TONG ZHI JIAN DE GUAN XI
03.总账管理子系统的应用流程
ZONG ZHANG GUAN LI ZI XI TONG DE YING YONG LIU CHENG
01.总账管理子系统的主要功能
初始
设置
账表
管理
辅助核算管理
期末
处理
凭证
管理
出纳
管理
初始设置主要包括与总账管理子系统有关的系统级初始设置和模块级初始设置。
账表查询功能，不仅可以查询打印总账、明细账、余额表、多栏账、序时账等基本账表，还可以查询各种辅助账。
凭证管理主要包括填制凭证、修改凭证、审核凭证、凭证记账、查询打印凭证和其他辅助功能。
辅助核算主要包括：客户往来核算、供应商往来核算、部门核算、个人核算和项目核算。
期末处理主要包括自动转账、对账和结账工作。其中自动转账功能针对期末经常发生的经济业务，通过设置转账定义可以快速生成转账凭证。
出纳管理用于完成现金日记账和银行存款日记账的查询与输出、资金日报的查询和输出、支票登记簿管理以及银行对账等工作，并可为企业长期未达账提供审计。
主要功能
02.总账管理子系统与其他子系统之间的关系
(1)应收款管理子系统与总账管理子系统之间的关系
(2)应付款管理子系统与总账管理子系统之间的关系
(3)出纳管理子系统与总账管理子系统之间的关系
(4)固定资产子系统与总账管理子系统之间的关系
(5)薪资管理子系统与总账管理子系统之间的关系
(6)存货核算子系统与总账管理子系统之间的关系
(7)成本管理子系统与总账管理子系统之间的关系
(8)资金管理子系统与总账管理子系统之间的关系
(9)报表管理子系统与总账管理子系统之间的关系
总账管理子系统属于财务管理系统的一部分，既可以独立运行，也可以与其他子系统协同运转。总账管理子系统在整个会计信息系统中处于核心地位，以记账凭证为数据接口与其他子系统有机联系在一起，同时也为部分子系统提供数据支持和对账工作，概括地反映企业购销存等经济业务的综合信息。
图3-1 总账管理子系统与其他子系统之间的关系
03.总账管理子系统的应用流程
图3-2 总账管理子系统与其他子系统之间的关系
一般而言，各个子系统的操作分为初始设置、日常业务处理和期末处理三个阶段，总账管理子系统也遵循这一规律。
应用流程
总账管理子系统的控制参数中提供了“出纳凭证必须经由出纳签字”和“凭证必须经由主管会计签字”两个选项供用户选择。用户可以根据实际工作需要，选择是否进行出纳签字或主管签字。
注意事项
任务2 总账管理子系统初始设置
项目3 总账管理子系统
会计信息系统应用
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置
ZONG ZHANG GUAN LI ZI XI TONG YOU GUAN DE XI TONG JI CHU SHI SHE ZHI
总账管理子系统初始设置
任务2
02.总账管理子系统模块级初始设置
ZONG ZHANG GUAN LI ZI XI TONG MO KUAI JI CHU SHI SHE ZHI
总账管理子系统初始设置
凭证类别设置
项目目录设置
外币设置
总账控制参数设置
总账期初数据录入
总账管理子系统有关的系统级初始设置
总账管理子系统模块级初始设置
会计科目设置
总账管理子系统初始设置是应用总账管理子系统的基础工作。由用户根据本企业的需要建立的账务应用环境，通过初始设置可以变成适合本单位实际需要的专用系统。总账管理子系统初始设置的过程中，在总账管理子系统有关的系统级初始设置的基础上，讲解总账管理子系统的模块级初始设置。
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——会计科目设置
设置会计科目时，必须遵循以下原则：（1）会计科目设置的完整性；（2）满足会计核算与管理的要求；（3）统一性与灵活性相结合；（4）保持相对稳定性；（5）简明通俗。
科目编码是数据库主关键字，需要按照科目编码方案为每一个会计科目建立一个科目编码。科目编码方案由科目编码级次和各级科目编码长度两部分组成，系统最大限制级次为13级，最大限制总长度为40位，且任何一级的最大长度都不得超过9位编码。设置完科目编码方案后，按照科目编码方案设置科目编码时，需要遵循系统性、唯一性、简洁性、可扩展性原则。
企业应根据对业务核算的精细程度，合理设置不同层次的会计科目。会计科目的内容主要包括科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、科目性质、辅助核算等信息。科目编码必须是全编码，并且唯一。科目编码必须按其级次的先后次序建立，即先建上级科目，再建下级科目。科目名称是指本级科目名称，分为科目中文名称和科目英文名称。
会计科目
的内容
会计科目
编码方案
会计科目
设置原则
系统提供了五种常用的会计科目辅助核算，包括部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来和项目核算，用户也可以自定义辅助核算。利用系统提供的辅助核算功能，可将明细科目的上级科目改设为末级科目并选择相应的辅助核算，以后企业每发生一笔经济业务，都会同时登记总账和辅助账，这样既优化了会计科目结构，又提供了更为灵活广泛的会计信息。
会计科目
辅助核算
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——会计科目设置
应按照会计科目设置的原则，增加完善、适时的会计科目。如果系统已经预置好一级会计科目，用户只需根据企业需要增加明细科目即可。已使用的会计科目增加下级科目时，如果新增加的下级科目属性与上级科目一致，系统自动将原科目的所有信息全部转移到新增的第一个下级科目中，此操作不可逆。
1.增加会计科目
修改会计科目是指已经增加完的会计科目内容设置有误或不合理，通过[修改]功能修改该会计科目的编码、名称、辅助核算、外币核算等内容。但是已有数据的科目不能修改科目编码和科目性质。
2.修改会计科目
对于企业不需要的会计科目，可以通过[删除]功能来删除，但是已经使用的会计科目不能删除。删除会计科目时应遵循自下而上的原则，即先删除下级科目，再删除上级科目。因此，非末级科目不能直接删除。
3.删除会计科目
指定会计科目是指定需要出纳管理的会计科目，包括指定现金科目、银行科目和现金流量科目。只有指定过现金科目和银行存款科目，才能执行出纳签字或者查看现金、银行存款日记账。一般指定“库存现金”为现金科目，指定银行存款为银行存款科目。
4.指定会计科目
科目功能
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——会计科目设置
增加会计科目
修改会计科目
删除会计科目
指定会计科目
【例3-1】增加会计科目“银行存款/建设银行（100201）”，采用人民币核算，其他核算为“日记账、银行账”。
【例3-2】修改会计科目“1122应收账款”的辅助核算为“客户往来”。
【例3-3】删除会计科目“1003存放中央银行款项”。
【例3-4】完成会计科目的指定工作。
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增加会计科目
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修改会计科目
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删除会计科目
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指定会计科目
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——凭证类别设置
（1）记账凭证；
（2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；
（3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；
（4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；
（5）用户也可以根据实际需要自定义凭证类别。
五种常用凭证分类方式
（1）借方必有：制单时，借方至少有一个限制科目有发生额；
（2）贷方必有：制单时，贷方至少有一个限制科目有发生额；
（3）凭证必有：制单时，无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；
（4）凭证必无：制单时，无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；
（5）无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目；
（6）借方必无：制单时，借方科目必须不包含限制科目；
（7）贷方必无：制单时，贷方科目必须不包含限制科目。
制单时对科目的七种限制类型
为了便于管理凭证或提高登账效率，企业应根据管理和核算需要，对记账凭证进行分类设置，由于各企业分类方式不同，选择记账凭证类别不尽相同。
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——凭证类别设置
【例3-5】完成凭证类别的设置工作。
【操作路径】
以“2001高文博”的身份登录企业应用平台，单击[基础设置]菜单项，执行[基础档案]—[财务]—[凭证类别]命令，打开[凭证类别预置]对话框，选择“收款凭证 付款凭证 转账凭证”，单击[确定]按钮，打开[凭证类别]窗口，单击[修改]按钮，依次设置各凭证类别的限制类型和限制科目。
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设置凭证类别
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——项目目录设置
系统内置了使用存货目录定义项目、成本对象、现金流量项目、项目成本核算四个项目大类供用户选择使用，用户也可以根据需要自定义项目大类。
系统内置的项目目录
包括新增项目大类、选择项目核算科目、设置项目结构、定义项目分类、维护项目目录。
项目目录设置步骤
企业在实际业务处理中会对很多的项目进行专门核算和管理，如在建工程、对外投资、技术改造项目、产品成本等，为了能对这些项目进行精细化管理，用户可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，从而使项目核算更加方便、详细。系统允许用户设置多个项目大类，为了便于分级管理，项目大类下还可以建立项目分类，末级分类下建立具体的项目档案。
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——项目目录设置
【例3-6】完成项目目录的设置工作。
【操作路径】
执行[基础档案]—[财务]—[项目目录]命令，打开[项目档案]对话框，完成项目大类的[增加]。在[项目档案]对话框中，通过[核算科目]、[项目结构]、[项目分类定义]、[项目目录]选项卡完成项目档案的设置。
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设置项目目录
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——外币设置
采用固定汇率时，需要录入各月的记账汇率和期末调整汇率；采用浮动汇率时，需要录入各月的每日记账汇率和期末调整汇率。记账汇率是指发生外币业务制单时所使用的汇率，在平时制单时系统调用该汇率；调整汇率一般是指月末汇率，应在月末输入，用于期末计算汇兑损益。
外币折算方式有固定汇率和浮动汇率两种可供选择
制单时使用固定汇率或浮动汇率，不是由外币设置中选择的固定汇率或浮动汇率决定，而是由总账管理子系统的选项参数中设置的“汇率方式”决定。
注意事项
外币设置是为外币核算服务的，当企业对外币业务制单时，系统可以调用该外币设置中的币符、汇率等信息，以提高制单效率。外币设置的内容主要包括币符、币名、汇率小数位、外币折算方式、汇率等。
01.总账管理子系统有关的系统级初始设置——外币设置
【例3-7】完成外币设置工作，币符：USD，币名：美元，固定汇率1：6.52。
【操作路径】
执行[基础档案]—[财务]—[外币设置]命令，打开[外币设置]对话框，单击[增加]按钮，输入“币符”“币名”“记账汇率”等信息。
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外币设置
图3-3 外币设置
02.总账管理子系统模块级初始设置——总账控制参数设置
针对企业生产经营和财务管理需求的个性化特点，总账管理子系统作为通用商品软件的核心子系统，内置了大量的控制参数供企业根据自身实际情况进行选择，使软件更好地适应本企业的要求。
总账管理子系统将参数设置分为八个选项卡：凭证选项卡、账簿选项卡、凭证打印选项卡、预算控制选项卡、权限选项卡、会计日历选项卡、其他选项卡和自定义项核算选项卡，如图3-4所示。
图3-4 总账控制参数设置
02.总账管理子系统模块级初始设置——总账控制参数设置
1.【凭证】选项卡
（1）制单控制。
制单控制主要用于设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。
①制单序时控制
②支票控制
③赤字控制
④可以使用受控科目
（2）凭证控制
①现金流量科目必录现金流量项目
②自动填补凭证断号
②支票控制
③银行科目结算方式必录
④往来科目票据号必录
⑤主管签字以后不可以取消审核和出纳签字
3.【凭证打印】选项卡
2.【账簿】选项卡
凭证打印选项卡用来设置凭证的输出方式和打印要求等。
账簿选项卡用于设置各种账簿的输出方式和打印要求等。
4.【预算控制】选项卡
根据预算管理系统或财务分析系统设置的预算数对业务发生进行控制。
02.总账管理子系统模块级初始设置——总账控制参数设置
5.【权限】选项卡
（1）制单权限控制到科目；
（2）制单权限控制到凭证类别；
（3）操作员进行金额权限控制；
（4）凭证审核控制到操作员；
（5）出纳凭证必须经由出纳签字；
（6）凭证必须经由主管会计签字；
（7）允许修改、作废他人填制的凭证；
（8）可查询他人凭证；
（9）明细账查询权限控制到科目；
（10）制单、辅助账查询控制到辅助核算；
7.【其他】选项卡
6.【会计日历】选项卡
企业有外币核算时，可以查看本位币、设置汇率方式；也可以对部门、个人、项目三类辅助核算设置查询列表的内容排序方式，可以选择按编码排序或者按名称排序。
可以查看会计期间、建立账套的一些基本信息，也可以修改数量小数位、单价小数位和本位币精度。
8.【自定义项核算】选项卡
如果系统提供的个人、部门、项目、供应商、客户等辅助核算项不够时，可在此将某些自定义项设置为辅助核算。
02.总账管理子系统模块级初始设置——总账期初数据录入
如果总账管理中子系统中已有上年数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年，用户无须录入。
如果总账管理中子系统中已有上年数据
如果第一次使用总账管理子系统，为保证账簿资料的连续性，企业应将启用系统前的各账户余额及累计发生额录入系统中，并通过试算平衡检查数据的正确性，为以后会计期间的账务提供期初数据。
如果第一次使用总账管理子系统
总账管理子系统的期初数据处理包括期初数据录入和期初数据试算平衡两个功能。
两个功能使用
02.总账管理子系统模块级初始设置——总账期初数据录入
总账管理子系统的期初数据就是各账户的余额和累计发生额，包括的内容有年初余额、累计借方发生额、累计贷方发生额和期初余额
企业期初数据录入的内容，因建账时间不同而有所不同。比如是在年中9月初建账并启用总账管理子系统，则需要录入9月初的期初余额以及1—8月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；如果是在年初1月初建账，则只需直接录入期初余额。
录入期初数据
02.总账管理子系统模块级初始设置——总账期初数据录入
（2）有辅助核算科目的期初数据录入
（1）无辅助核算科目的期初数据录入
有辅助核算科目的期初数据需要在科目的辅助期初余额中按照明细录入，系统自动将辅助期初明细汇总生成该科目的期初数据，不能直接输入总账期初数。
无辅助核算科目的期初余额和累计发生额录入从最末级科目开始，上级科目的期初余额和累计发生额由系统自动计算汇总。如果某科目有数量核算，在输完本币金额后，还要输入相应的数量；如果某科目有外币核算，在输完本币金额后，还要输入相应的外币金额。
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录入无辅助核算科目期初余额
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录入有辅助核算科目期初余额
02.总账管理子系统模块级初始设置——期初余额试算平衡
【例3-8】对期初余额进行试算平衡。
期初数据录入完毕后，用户应当对期初余额进行试算平衡，以检查期初余额输入的正确性。如果试算不平衡，需要重新调整数据直至平衡后再进行下一步工作。
如果期初试算不平衡，将不能记账，但可以填制、审核凭证。期初余额试算平衡后方可记账，一经记账，则不能再录入、修改期初余额。
【操作路径】
在[期初余额]窗口，单击[试算]按钮，系统弹出[期初试算平衡表]对话框，提示“试算结果平衡”，如图3-5所示。
图3-5 期初试算平衡
谢谢收看！

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