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(共26张PPT)
任务1 报表管理子系统认知基础
项目4 报表管理子系统
会计信息系统应用
01.UFO报表管理子系统的主要功能
UFO BAO BIAO GUAN LI ZI XI TONG DE ZHU YAO GONG NENG
报表管理子系统认知基础
任务1
02.UFO报表管理子系统与其他子系统之间的关系
UFO BAO BIAO GUAN LI ZI XI TONG YU QI TA ZI XI TONG ZHI JIAN DE GUAN XI
03.UFO报表管理子系统的应用流程
UFO BAO BIAO GUAN LI ZI XI TONG DE YING YONG LIU CHENG
04. UFO报表管理子系统的基本概念
UFO BAO BIAO GUAN LI ZI XI TONG DE JI BEN GAI NIAN
01.UFO报表管理子系统的主要功能
可以完成对报表文件的创建、读取、保存和备份；能够进行不同文件格式的转换，支持多个窗口同时显示和处理；提供了标准财务数据的[导入]和[导出]功能，可以和其他财务软件交换数据。
格式管理功能是指系统提供了丰富的报表格式设计功能，如设置表尺寸、定义组合单元、画表格线、调整行高列宽、定义单元属性、设置显示比例等功能，可以制作满足各种要求的报表。
数据处理功能是按照设定好的报表格式生成报表数据，并通过关键字将报表文件的每一张表页之间建立关联关系，把大量数据有机地组织起来，并以数据库的方式对各种复杂的报表进行数据处理。
图表处理功能是指将二维表形式的数据以图表的方式进行直观表示。
UFO提供了33个行业的200多张标准财务报表模板（包括现金流量表模板），用户可以根据所在行业挑选相应的报表模板以套用其格式及计算公式，轻松生成复杂报表。
该功能提供批命令和自定义菜单，可自动记录命令窗中输入的多个命令，将有规律性的操作过程编制成批命令文件。
文件管理功能
格式管理功能
数据处理功能
图表处理功能
二次开发
各行业报表模板
02.UFO报表管理子系统与其他子系统之间的关系
UFO报表管理子系统与总账管理子系统、采购与应付款管理子系统、存货核算子系统、销售与应收款管理子系统、薪资管理子系统、固定资产管理子系统和成本管理子系统之间存在着数据交换关系，利用单元公式从总账管理子系统或其他子系统中取得有关会计信息自动生成各种会计报表数据，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，进而按预定格式输出各种会计报表。
03.UFO报表管理子系统的应用流程
第一阶段是报表初始设置，在格式状态下，主要对报表的格式、内容和公式进行设置，建立报表的整体样式。第二阶段是报表日常业务处理，在数据状态下，主要是通过关键字录入，或通过报表图形处理功能对报表数据进行分析，最终形成可供输出或打印的财务报表。
两个阶段：初始设置和日常业务处理
编制报表有两种方法，一种是通过调用报表模板快速生成报表，另一种是通过自定义报表格式生成报表，两者的日常业务处理流程相同，所不同的是报表初始设置流程不同。
两种方法：调用报表模板和自定义报表
图4-1 报表应用流程
04.UFO报表管理子系统的基本概念
报表工作区左下角的[格式/数据]按钮，可以实现格式状态和数据状态之间的切换。在格式状态下设计报表格式和报表公式，在数据状态下进行报表的数据处理。
表页是报表管理子系统存储数据的基本单位，是由若干行和若干列组成的一个二维表。一个报表中的所有表页具有相同格式，但其中的数据不同。
单元是由行和列交叉确定的方格，专门用于填制各种数据。单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。
固定区是指组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。可变区是指屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的，
关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，其作用在于唯一标志一个表页，以便在大量表页中快速选择一张表页。关键字的值在数据状态下录入。UFO报表共提供了六种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日。
区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块。组合单元由相邻的两个或更多的单元合并组成，UFO报表将组合单元视为一个单元。
任务2 调用报表模板
项目4 报表管理子系统
会计信息系统应用
01.新建报表
XIN JIAN BAO BIAO
调用报表模板
任务2
02.调用报表模板
DIAO YONG BAO BIAO MO BAN
03.报表数据处理
BAO BIAO SHU JU CHU LI
04. 报表图形处理
BAO BIAO TU XING CHU LI
05. 报表管理
BAO BIAO GUAN LI
01.新建报表
调用报表模板前，企业需要新建一张空白报表，然后在此基础上进行报表格式设计和数据处理等操作。
双击打开[UFO报表]，执行[文件]—[新建]命令或单击[新建]按钮，系统自动创建名为“report1”的空白报表文件，默认为“格式”状态，如图4-2所示。
空白报表里面没有任何内容，所有单元的类型均默认为数值单元。系统默认的报表名“report1.rep”，在保存报表时可修改为自定义的文件名。新空白表建立后，左下角默认为“格式”状态，单击该按钮可以进行“格式”与“数据”状态的转换。
图4-2 新建空白报表
02.调用报表模板
针对资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等国家规定统一格式的财务报表，UFO报表管理子系统一般都预先设置了模板以供用户选择。UFO报表管理子系统提供了包括33个行业的200多张标准财务报表模板，在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式。
在格式状态下，用户可以调用系统内置好的报表模板，如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致，可以利用报表格式设计功能，对系统已有报表模板加以修改，即可快速得到所需要的报表模板。
【例4-1】利用报表模板生成利润表，并在利润表模板中删除行。
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调用利润表模板并加以修改
03.报表数据处理
打开已定义好格式的报表文件或调用报表模板后，切换进入数据状态，根据需要增加相应的表页，用于存放不同会计期的报表数据。
打开报表文件
关键字在格式状态下设置完成后，只有在数据状态下对其实际赋值才能生成真正的数据。因此，要生成有数据的报表必须先录入关键字的值，以判定该表页公式取自哪个编制单位、哪个会计期间的数据。
录入关键字
当设置的单元公式改变，或者单元公式中引用单元的数据发生变化时，需要利用[整表重算]或[表页重算]功能，根据最新的单元公式和数据重新计算所有表页或当前表页的数据，以保持数据的正确性。
整表重算
在数据处理状态下，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据钩稽关系的准确性。在数据处理状态下，执行[数据]—[审核]命令后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。
审核报表
执行[数据]—[舍位平衡]命令，系统按定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中，并使舍位后的表页置于当前活动表页。
报表舍位平衡
03.报表数据处理
【例4-2】承上例，生成2021年1月份利润表数据并保存。
【操作路径】
在“数据”状态下，执行[数据]—[关键字]—[录入]命令，打开[录入关键字]对话框，输入关键字：年“2021”，月“1”，系统会自动计算1月份数据，单击[保存]按钮，将文件名保存为“利润表.rep”，如图4-3所示。
（图4-3 利润表）
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生成利润表数据并保存
04.报表图形处理
图表是利用报表文件中的数据生成的，报表与报表数据存在着紧密的联系，报表数据发生变化时，图表也随之变化，报表数据删除以后，图表也随之消失，所以图表通常称为“虚表”。
在进行图表分析管理时，可以通过图表对象来管理，也可以在图表窗口将图表专门作为图表文件来管理。如果通过图表对象管理，则图表对象和报表数据一样在报表区域中编辑、显示、打印；如果把图表单独作为一个文件来管理，则图表文件的编辑、显示、打印均在图表窗口中进行，但图形的大小会随报表数据变动。
报表数据生成之后，为了对报表数据进行直观的分析和了解，方便对数据的对比、趋势和结构进行分析，可以利用图形对数据进行直观显示。UFO图表功能提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。
05.报表管理
表页管理主要包括表页的增加、删除、交换、定位、排序等。
要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。
表页管理
数据透视
数据汇总
数据汇总是报表数据不同形式的叠加，是较为复杂和烦琐的工作，利用UFO报表子系统提供的汇总功能可以快速、简捷地完成数据汇总操作。
任务3 自定义报表
项目4 报表管理子系统
会计信息系统应用
01.自定义报表格式
ZI DING YI BAO BIAO GE SHI
自定义报表
任务3
02.设置报表公式
SHE ZHI BAO BIAO GONG SHI
01.自定义报表格式——报表格式的构成
报表格式用来设置报表表样，确定整张报表的外观和结构，需要在格式状态下完成。自定义一张满足企业经营管理需求的报表，需要在了解报表格式构成的基础上，利用报表格式设计功能完成报表表样的设置。
一张报表一般由标题、表头、表体、表尾四部分构成。
标题为报表的名称。
标题
表头主要包括报表的编号、编表单位名称、编制日期、计量单位等内容。
表头
表体是报表的主体，列示报表的具体内容。表体由报表的栏目名称、报表的项目名称和存放报表数据的单元组成。
表体
表尾是对正表内容中未能说明的事项或明细项目提供的补充、辅助说明。
表尾
01.自定义报表格式——报表格式的构成
【例4-3】以“固定资产账面价值表”为例，说明报表的四部分构成内容，见表4-1。
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设置固定资产账面价值表格式
01.自定义报表格式——报表格式的设计
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设置表尺寸
表尺寸是指用于界定报表的行数和列数。设置前可先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行数和列数。
定义组合单元
有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能在一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要把几个单元作为一个单元来使用，即定义组合单元。
定义行高和列宽
行高和列宽的设置方法基本相同，可以通过执行[格式]—[行高]命令，也可以直接利用鼠标拖动行、列来调整行高和列宽。
画表格线
报表尺寸设置完后，在设计表体时，首先需要对表格中的表体画表格线，以便对表体中的内容进行设计。
一般报表格式设计包括设置表尺寸、定义行高和列宽、定义组合单元、画表格线、定义单元属性、输入报表项目、设置关键字等内容。
01.自定义报表格式——报表格式的设计
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输入报表项目
报表项目指报表的固定文字内容，主要包括标题、表头、表体、表尾等项目。在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，UFO报表一般将其单独设置为关键字。
设置关键字
定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置，关键字及其位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。一个关键字在一张报表中只能定义一次。通过定义偏移量对关键字的位置进行调整时，偏移量负数值表示向左移，正数值表示向右移。
定义单元风格和单元属性
单元风格指单元内容的字体、颜色图案、对齐方式和折行显示；单元属性指单元的类型、数据格式和边框线。
对于新建的报表，所有单元的单元类型均默认为数值型；格式状态下输入的内容均默认为表样单元。字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入以后对所有的表页有效。
02.设置报表公式
报表公式是指报表数据单元的计算规则。
单元
公式
审核
公式
舍位平衡
公式
概念
包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。
设置报表公式必须在格式状态下进行。
分类
注意事项
02.设置报表公式——单元公式
账务取数公式
账务取数公式也称账务函数，账务函数从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表数据，实现账表一体化。它是报表管理子系统中使用最为频繁的一类公式。系统提供了手工设置公式和引导设置公式两种方式。
表页与表页间的取数公式
表页内部的取数公式，是指数据存放位置和数据来源位置均在本表页范围内的计算公式。
报表与报表间的取数公式
报表与报表间的取数公式又称自他表取数公式，用于从另一报表某期间某页中某个或某些单元中采集数据。
表页内部取数公式
表页内部的取数公式，是指数据存放位置和数据来源位置均在本表页范围内的计算公式。主要用于对本表页内的指定区域做求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值和求统计方差等统计结果的运算。
单元公式又称计算公式，是指为报表数据单元进行赋值的公式，用来定义报表数据来源和运算关系。依据数据来源的不同，将单元公式分为账务取数公式、表页内部取数公式、表页与表页间的取数公式和报表与报表间的取数公式四类。
02.设置报表公式——单元公式
【例4-4】定义“固定资产账面价值表”“C4”的单元公式。
【操作路径】
选中需要定义公式的单元“C4”，即固定资产原值的期初数。执行[数据]—[编辑公式]—[单元公式]命令，打开[定义公式]对话框，直接输入期初函数公式：C4=QC(“1601”，月)，或者通过函数向导输入函数公式。
【例4-5】定义“货币资金表”的单元公式。
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定义单元公式
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设置货币资金表公式
02.设置报表公式——审核公式
审核公式是将报表数据之间的钩稽关系用公式表示出来，由验证关系公式和提示信息组成。
报表中各个数据之间一般都有一定的钩稽关系，比如“资产负债表：资产等于负债加所有者权益”、“借方期末余额等于贷方期末余额”等，为了确保报表数据的准确性，可以使用审核公式来检查报表之间或报表之内的钩稽关系是否正确。
审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行，以进一步检验报表编制的结果是否正确。
02.设置报表公式——舍位平衡公式
进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为小数位数的四舍五入而被破坏，因此需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。
【例4-6】承上例，定义“固定资产账面价值表”的舍位平衡公式。
【操作路径】
在格式状态下，执行[数据]—[编辑公式]—[舍位公式]命令，打开[舍位平衡公式]对话框，输入舍位平衡公式的相关内容，如图4-4所示。
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设置舍位平衡公式
（图4-4 舍位平衡公式）

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