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(共38张PPT)
任务1 采购与应付款管理子系统认知基础
项目8 采购与应付款管理子系统
会计信息系统应用
01.采购与应付款管理子系统的主要功能
CAI GOU YU YING FU KUAN GUAN LI ZI XI TONG DE ZHU YAO GONG NENG
采购与应付款管理子系统认知基础
任务1
02.采购与应付款管理子系统和其他子系统之间的关系
CAI GOU YU YING FU KUAN GUAN LI ZI XI TONG HE QI TA ZI XI TONG ZHI JIAN DE GUAN XI
03.采购与应付款管理子系统的应用流程
CAI GOU YU YING FU KUAN GUAN LI ZI XI TONG DE YING YONG LIU CHENG
01.采购与应付款管理子系统的主要功能
包括与采购有关的系统级初始设置，采购管理子系统的控制参数设置、期初数据录入，以及应付款管理子系统的控制参数设置、科目设置和期初数据录入。
主要是对企业采购过程中采购订单、采购到货单、采购发票、付款单、商业汇票等单据的处理，跟踪采购全过程，掌握采购动态及付款情况，对采购中发现的问题，及时采取采购退货、追究责任等处理措施，合理安排付款提高资金使用效率。
系统提供了丰富的信息查询功能，可以随时查询各种原始单据、采购统计表、采购分析表、应付款账龄分析及科目账等信息，帮助采购部门进行采购分析，财务部合理安排资金的支出。
采购管理子系统期末处理主要包括月末结账以及取消结账等工作。应付款管理子系统期末处理主要包括汇兑损益处理、月末结账以及取消结账等工作。
02.采购与应付款管理子系统和其他子系统之间的关系
采购管理子系统与销售管理子系统之间的关系
采购管理子系统与库存管理子系统之间的关系
采购管理子系统与存货核算子系统之间的关系
采购管理子系统与应付款管理子系统之间的关系
应付款管理子系统与应收款管理子系统之间的关系
应付款管理子系统与存货核算子系统之间的关系
应付款管理子系统与总账管理子系统之间的关系
（图8-1 采购与应付款管理子系统和其他子系统之间的关系）
03.采购与应付款管理子系统的应用流程
（图8-2 采购与应付款管理子系统的应用流程）
采购请购单、采购订单和采购到货单是可选单据，用户可以根据企业需要选择是否使用；
1.非必有订单模式时
采购订单是必要单据，是整个采购业务的核心，整个业务的执行情况都反馈到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。
2.必有订单模式时
3.采购发票、采购入库单来源
采购管理子系统与应付款管理子系统是否集成应用，录入采购发票的子系统不同；
采购管理子系统与库存管理子系统是否集成应用，录入采购入库单的子系统不同。
任务2 采购与应付款管理子系统日常业务处理
项目8 采购与应付款管理子系统
会计信息系统应用
01.采购业务的主要环节
CAI GOU YE WU DE ZHU YAO HUAN JIE
采购与应付款管理子系统日常业务处理
任务2
02.普通采购业务
PU TONG CAI GOU YE WU
03.特殊采购业务
TE SHU CAI GOU YE WU
04.账表查询
ZHANG BIAO CHA XUN
01.采购业务的主要环节
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采购请购单
请购单是采购业务处理的起点，一般手工增加。采购请购单是可选单据。
采购到货单
采购到货单可以手工新增，也可以参照采购订单生成；但采用必有订单业务模式时，采购到货单不可手工新增。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。
采购发票
采购发票是必要单据，可以手工新增；可以参照采购订单、采购入库单生成。注意采购发票录入保存后无须审核。
采购订单
采购订单可以手工录入，也可以参照审核后的请购单生成。采购订单是可选单据，但采用必有订单业务模式时，采购订单必有。
采购入库单
采购入库单可以手工增加，也可以参照采购订单、采购到货单、委外订单、委外到货单生成。
采购结算
采购结算的结果是生成采购结算单，它是记载采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。采购结算分为自动结算、手工结算两种方式。
01.采购业务的主要环节
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应付单据处理
应付单据处理是指用户对应付单据进行录入、修改、删除、审核等操作。
企业的应付单据主要来源于采购发票和其他应付单。应付单据处理包括应付单据录入和应付单据审核。
票据管理
票据管理包括应付票据的增加、修改、删除、计息、结算、转出等操作。如果要使用票据管理功能，必须将应付票据科目设置为有供应商辅助核算的应付受控科目。
付款核销
付款核销处理是指日常进行的付款核销应付款的工作，建立付款与应付款的对应关系，监督应付款的支付情况。
系统提供手工核销和自动核销两种核销方式。
付款单据处理
付款单据处理是指对付款单和收款单（即红字付款单）的录入、审核、修改和删除等操作。付款单据处理分为付款单据录入和付款单据审核两步。
转账处理
转账处理是指对发生的应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲等业务的处理。
制单处理
制单处理即生成凭证，并将记账凭证传递至总账管理子系统进行审核、记账。采购入库单在存货核算子系统记账和生成凭证；采购发票和付款单在应付款管理子系统中审核、制单。
01.采购业务的主要环节
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采购订单录入与审核
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采购到货单生成与审核
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采购入库单生成与审核
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采购发票生成
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【例8-1】1月1日，采购部刘佳慧向正锋机械订购一批缸筒，数量50件，无税单价160元/件，预计到货日期为2021年1月3日。
【例8-3】承上例，完成采购入库单的录入与审核工作。
【例8-4】完成采购专用发票的录入工作。1月3日，收到增值税专用发票一张（票号：23434685）。
【例8-2】1月3日，采购部刘佳慧收到正锋机械发来的缸筒，已验收入原材料库。
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01.采购业务的主要环节
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采购结算
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应付单据（采购发票）审核
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付款单录入与审核
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付款核销
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【例8-5】承上例，完成采购发票与采购入库单的结算工作。
【例8-7】1月4日，财务部开出转账支票（票号：78624596）一张，金额为9 040元，用于支付从正锋机械购买的缸筒货款。
【例8-8】完成采购发票与付款单的核销工作。
【例8-6】承上例，完成采购发票的审核工作。
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制单处理
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【例8-9】依据采购发票、采购入库单、付款单进行制单处理。
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02.普通采购业务
票到货未到业务
（在途物资业务）
普通采购业务模式支持正常的采购业务，适用于一般工商企业的采购业务。
单货同行业务
货到票未到业务
（暂估入库业务）
按照货物和发票到达的先后顺序不同，将普通采购业务分为单货同行业务、货到票未到业务（暂估入库业务）和票到货未到业务（在途物资业务）三种类型，不同业务类型的业务处理流程有所不同。
02.普通采购业务——单货同行业务
单货同行业务是指货物和发票同时到达企业的业务。在非必有订单模式下，采购请购单、采购订单、采购到货单是可选单据，企业根据需要选择是否使用。因此单货同行业务处理，可从采购请购开始，也可从采购订单开始或采购到货单开。
赊购业务
预付业务
现付业务
据采购付款时点的不同，单货同行业务又分为赊购业务、预付业务、现付业务。在采购活动中，有时还会遇到现金折扣、采购运费、采购损耗、商业票据结算等情况，用友U8V10.1软件均提供了相应的处理功能。
其他采购业务
02.普通采购业务——单货同行业务
赊购业务是采购货物后再进行付款的采购业务。赊购业务的付款是在采购货物之后进行，在应付款管理子系统中以“应付账款”科目入账。
（图8-3 赊购业务的主要操作流程）
02.普通采购业务——单货同行业务
概念：预付业务是指采购前预付部分货款，收到货物后再支付尾款的采购业务。
特点：预付业务的预付款发生在采购货物之前，企业提前支付货款时，形成了预付款；采购完货物并收到采购发票时，需要做预付冲应付。
企业预付货款时，需要在应付款管理子系统中填制付款单，付款单表体的款项类型选择“预付款”，制单时形成预付账款。
不同点1：预付款的付款单不同
企业审核采购发票后，需要在应付款管理子系统中做预付冲应付处理，制单时预付账款和应付账款同时减少；或者进行核销处理，核销制单时系统自动生成的预付冲减应付的分录。
不同点2：预付冲应付处理
采购预付业务的操作流程与赊购业务的操作流程基本相同，不同之处主要体现为付款环节的处理
预付业务
02.普通采购业务——单货同行业务
[案例]
1.1月1日，财务部开出转账支票（票号：78624596）一张，金额9 040元，系预付正锋机械购买缸筒货款。
2. 2021年1月1日，采购部刘佳慧向正锋机械订购一批缸筒，数量50件，无税单价160元/件，预计到货日期为2021年1月3日。2021年1月3日，采购部刘梅收到正锋机械发来的缸筒，已验收入原材料库，同时收到增值税专用发票一张（票号：23434685）。
预付业务举例
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预付业务
02.普通采购业务——单货同行业务
定义：现付业务是指在业务发生当日，收到采购发票并支付货款的业务。由于开具发票和支付货款同时完成，企业可以在填制采购发票时直接进行现付处理。
（图8-4 现付业务的主要操作流程）
02.普通采购业务——单货同行业务
流程异同点：现付业务的操作流程与赊购业务的操作流程类似，不同之处主要体现为2点。
现结业务在保存完采购发票后，通过采购发票上的[现付]功能录入付款信息，无须在应付款管理子系统中专门进行付款单处理；
不同点1：付款信息的录入方式不同
在应付管理子系统中，打开应付单据审核查询条件时，需要勾选“包含已现结发票”，同时对采购发票制单时需要勾选“现结制单”。
不同点2：采购发票审核和制单处理不同
02.普通采购业务——单货同行业务
采购费用是指企业在采购货物过程中所支付的各项费用。
企业发生采购费用时，需要录入增值税发票，并进行采购结算摊入到采购成本中。
现金折扣业务与普通采购业务处理流程基本类似，不同之处主要体现为：①在录入采购相关单据时录入付款条件。 ②付款核销和制单处理时要考虑现金折扣金额。
采购损耗分合理损耗和非合理损耗。采购损耗形成的原因不同，进行的账务处理也有所不同。
合理损耗只是增加单位成本，总金额不变；非合理损耗在制单时可以依据采购结算单，或者直接在总账中填制相关凭证。
在采购过程中，如果发生采购运费、现金折扣、采购损耗等其他情形，采购管理子系统和应付款管理子系统也提供了相应的处理功能，以保证采购业务处理的正确性。
02.普通采购业务——暂估入库业务
（图8-5 采购暂估入库操作流程）
暂估入库是指货物先到并已验收入库，而采购发票未到达企业的采购业务。
暂估入库
暂估入库企业可根据实际入库数量填制采购入库单，若月底发票仍未到达，为保证账实相符、及时核算存货成本，应先做存货暂估入库，待取得发票后，再录入采购发票并进行采购结算，以便调整存货成本。操作流程见图8-5所示。
02.普通采购业务——暂估入库业务
暂估入库报销是指下月采购发票收到后，对上月的暂估成本调整为发票实际成本。系统提供了月初回冲、单到回冲、单到补差三种调整成本的处理方法。企业可以根据核算和管理需要，在存货核算子系统的控制参数中设置相应的“暂估方式”。
暂估入库报销
月初时，对上月未报销的暂估入库单，存货核算子系统自动生成与上月暂估入库完全相同的红字回冲单，同时自动登记存货明细账，以冲回上月暂估入库的明细账。此时，需要用户对红字回冲单制单，以冲回上月的暂估凭证。
月中收到采购发票时，在采购管理子系统中录入采购发票，并与采购入库单进行采购结算后，需要在存货核算子系统进中行结算成本处理，此时系统自动生成的蓝字回冲单并登记存货明细账。同样，需要用户对蓝字回冲单制单，生成的凭证传递到总账管理子系统。
月末时，对本月未报销的入库单，进行期末处理后，系统自动生成蓝字暂估单，用户不能修改。自动生成的蓝字暂估单，系统直接记入明细账，用户不能修改。
（1）月初回冲
月初回冲是指月初时系统自动生成红字回冲单；报销处理时，系统自动根据报销金额生成采购报销入库单。
02.普通采购业务——暂估入库业务
暂估入库报销是指下月采购发票收到后，对上月的暂估成本调整为发票实际成本。系统提供了月初回冲、单到回冲、单到补差三种调整成本的处理方法。企业可以根据核算和管理需要，在存货核算子系统的控制参数中设置相应的“暂估方式”。
暂估入库报销
（2）单到回冲
单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红蓝回冲单，同时登记存货明细账，并对红蓝回冲单制单。
月初系统不做处理，待收到采购发票时，在采购管理子系统中录入采购发票，并与采购入库单进行采购结算；在存货核算子系统中进行结算成本处理时，系统自动同时生成红字回冲单和蓝字回冲单，并登记存货明细账；此时，需要用户对红字回冲单和蓝字回冲单制单。如图8-6所示。
（图8-6 单到回冲操作流程）
02.普通采购业务——暂估入库业务
暂估入库报销是指下月采购发票收到后，对上月的暂估成本调整为发票实际成本。系统提供了月初回冲、单到回冲、单到补差三种调整成本的处理方法。企业可以根据核算和管理需要，在存货核算子系统的控制参数中设置相应的“暂估方式”。
暂估入库报销
（3）单到补差
单到补差是指报销处理时，系统自动生成一笔调整单，调整金额为实际金额与暂估金额的差额。
月初系统不做处理，月中收到采购发票时，在采购管理子系统中录入采购发票，并与采购入库单结算后，需要在存货核算子系统中进行结算成本处理，系统自动生成调整单，由用户确认记账。生成的调整单中的金额，用户不能修改，只能确认或取消。
02.普通采购业务——票到货未到业务
票到货未到是指采购发票先到，而货物未到企业的业务。此时，企业可以不输入发票做压单处理，等货物到达企业时再填制采购入库单、采购发票；若要及时掌握在途货物情况，则应及时输入采购发票做在途物资处理。
票到货未到业务
03.特殊采购业务
企业有时也会碰到一些特殊业务，比如采购货物因质量问题需要退货，或者赊购固定资产等业务，这些业务的处理流程与普通采购业务有所不同。
采购退货
业务
固定资产
采购业务
直运采购
业务
03.特殊采购业务——采购退货业务
尚未办理到货
采购结算前发生退货业务时，如果尚未办理到货单，只需要把货物直接退给供应商即可，无须在系统中进行处理。
已入库尚未收到发票
已入库并收到发票
已录完到货单
采购结算前发生退货业务时，如果只是录完到货单，则只需开具采购拒收单，然后按照实际入库数量录入采购入库单。
采购结算前发生退货业务时，如果已经录入采购入库单，但还没有收到发票，则只需要根据退货数量录入红字入库单，然后对红蓝入库单进行采购结算。
采购结算前发生退货业务时，如果已录入采购入库单，同时收到采购发票，则只需要根据退货数量录入红字采购入库单，并根据红蓝入库单的数量差额录入采购发票。这时需要将红字采购入库单、原蓝字采购入库单和采购发票三者进行手工采购结算。
03.特殊采购业务——采购退货业务
采购结算后发生退货业务，如果采购货款已经支付需要退款，采购退货的操作流程如图8-5所示。
（图8-5 结算后采购退货业务的主要操作流程）
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采购结算后的退货业务
03.特殊采购业务——固定资产采购业务
（图8-6 采购固定资产业务的主要操作流程）
在财务业务一体化环境下，运用采购管理子系统和库存管理子系统，以采购订单为核心完成固定资产的采购后，在固定资产管理子系统中通过采购资产功能，实现固定资产在固定资产管理子系统中的登记，然后通过应付款管理子系统实现对固定资产采购过程中发生的应付款项的管理。
财务业务一体化下的固定资产采购业务
03.特殊采购业务——固定资产采购业务
1.采购管理子系统中完成填制订单、填制到货单、开具增值税发票、采购结算等环节的操作。
1.固定资产采购业务无须在存货核算子系统中进行业务处理。
2.在库存管理子系统中完成采购货物入库的操作；在应付款管理子系统中完成应付款管理的操作。
2.在固定资产管理子系统中通过[采购资产]功能形成资产卡片的增加，并根据采购发票和采购入库凭证登记资产账。
固定资产采购业务与普通采购业务流程，既有相似之处，也有不同之处。
03.特殊采购业务——直运采购业务
对于非必有订单的直运业务，直运采购发票和直运销售发票可以相互参照。采购管理子系统是否有直运采购业务，取决于销售管理子系统中控制参数是否勾选“有直运销售业务”。
直运采购业务，是指采购的商品无须入库，直接由供应商发给客户的采购业务。
直运采购业务采购的商品无需做采购入库，采购成本的核算依据采购发票中的存货单价，在存货核算或应付款管理中制单。
对必有订单的直运采购业务，直运采购订单是参照直运销售订单生成的，审核后的直运采购订单可参照生成直运采购发票；直运采购发票传递到应付款管理子系统中进行应付单据审核；在存货核算子系统进行直运业务记账并生成采购凭证。
04.账表查询
采购统计表
采购账簿
采购统计分析
业务账表
统计分析
科目账查询
任务3 采购与应付款管理子系统期末处理
项目8 采购与应付款管理子系统
会计信息系统应用
01.汇兑损益处理
HUI DUI SUN YI CHU LI
采购与应付款管理子系统期末处理
任务3
02.期末结账
QI MO JIE ZHANG
01.汇兑损益处理
计算汇兑损益有两方式：
①月末计算汇兑损益
②外币余额结清时计算汇兑损益。
月末计算汇兑损益是指每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为零或者本币余额不为零的外币单据；
外币余额结清时计算汇兑损益是指仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为零且本币余额不为零的外币单据。
汇兑损益处理是指计算外币单据的汇兑损益并对其进行相应的账务处理。对有外币往来业务的企业，应在应付款管理子系统控制参数中设置“汇兑损益方式”，在月末计算或单据结清时计算汇兑损益金额，并进行制单。
02.期末结账——月末结账
如果上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。
采购管理子系统没有期初记账，将不允许月末结账
应付款管理子系统的付款单在结账前应全部审核完毕，发票和应付单在结账前是否需要审核完取决于控制参数中设置的“单据审核日期依据”。
月末结账不允许跨月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账。
采购管理子系统一旦月末结账后，已结账月份的采购入库单、采购发票等单据将不能修改、删除，该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。
采购与应付款管理子系统期末结账的注意事项
02.期末结账——月末结账
采购与应付款管理子系统期末结账顺序
（图8-7 各子系统月末结账顺序）
供应链管理系统的各个子系统相互联系、相互依赖，存在数据传递关系和控制关系。因此，月末结账时需按一定顺序进行，只有采购管理子系统月末结账后，应付管理子系统、库存管理子系统、存货核算子系统才能月末结账。
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月末结账
课程紧扣大纲。注重知识点的理解而非死记硬背，注重学习和实践相结合而非只学习不实践
02.期末结账——取消结账
取消结账又称反结账，是系统提供的一个纠错功能。月末结账后，如果由于某种原因，发现结账前的操作有误，而结账后不能修改结账前的数据，这时可以使用取消结账功能恢复到结账前状态去修改错误。
作用
取消结账不允许跨月，只能从最后一个月逐月取消。
注意事项
如果采购管理子系统要取消月末结账，必须应付款管理子系统、库存管理子系统、存货核算子系统先取消结账。
取消结账顺序

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