资源简介 (共100张PPT)第3章 基础设置目的要求系统学习会计电算化基础设置的基本知识、基本原理、主要内容和操作方法。掌握基础设置的基本知识和技术方法。掌握会计科目体系的设置原则与方法。章节目录3.1 基础设置概述3.2 基本信息设置3.3 基础档案设置第3章 基础设置初始化是完成会计电算化开始时的一次性工作所运用的方法,它承担从手工会计到会计电算化的衔接任务,并使财务管理软件处于待运行的良好态势,它是结合企业的实际情况,根据管理需求,将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”的过程,是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。第3章 基础设置初始化既是会计核算的一个具体专门方法,也是会计电算化标准化模块结构之一,它主要包括四方面的内容:一是会计核算账套体系的创建二是会计数据字典的创建,即基础档案体系的建立三是各构成子系统运行规则的设置四是期初数据的整理录入第3章 基础设置初始化既是会计核算的一个具体专门方法,也是会计电算化标准化模块结构之一,它主要包括四方面的内容:一是会计核算账套体系的创建二是会计数据字典的创建,即基础档案体系的建立三是各构成子系统运行规则的设置四是期初数据的整理录入系统级初始设置模块级初始设置第3章 基础设置1、系统级初始设置系统级初始设置是财务软件系统公用的数据、参数及基础信息,供多个功能模块使用。主要包括:账套信息、公用基础档案财务软件系统架构不同,系统级初始设置的内容也不同。公用基础档案在“基础设置”模块进行设置第3章 基础设置总账固定资产薪资管理应收应付供应链第3章 基础设置2、模块级初始设置供某一特定模块使用的参数、数据及基础信息,主要包括:业务处理规则、模块基础信息、数据初始。不同的功能模块设置内容不同。(以业务处理规则为例)第3章 基础设置总账系统业务处理规则 固定资产系统业务处理规则第3章 基础设置薪资管理系统业务处理规则 应收款管理系统业务处理规则第3章 基础设置采购管理系统业务处理规则 销售管理系统业务处理规则3.2 基础设置第3章 基础设置——3.1 基础设置概述本节要点1.基础设置的内容2.基础设置的基本方法。本节内容3.1.1 基础设置的内容3.1.2 基础设置的基本方法3.1 基础设置概述基础档案设置就是把手工资料经过加工整理,根据本单位建立信息化管理的需要,建立软件系统应用平台,是手工业务的延续和提高。重要性:计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上,且要求事先设置各种分类、统计口径,才能在业务处理过程中分类归拢相关信息,并在事后提供对应的分析数据。要求:准确、及时、完整3.1.1基础设置的内容基础设置的内容较多,主要分为:基本信息、基础档案、业务参数、个人参数、单据设置、档案设置和变更管理。基本信息设置系统启用修改分类编码方案修改数据精度基础档案设置确定基础档案的分类编码方案基础档案整理基础档案输入1、系统启用的途径之一2、编码方案、数据精度修改的途径之一3、账套主管设置3.1.1基础设置的内容1、基本信息基本信息设置主要用于确定系统的应用方案,用于设置系统应用的功能模块和系统编码规则等,主要包括系统启用、编码方案、数据精度等内容。3.1.1基础设置的内容2、基础档案基础档案是系统运行的基础,它是根据企业实际情况,结合系统基础设置的基本要求,而进行的系统运行数据字典的建立过程,包括与企业组织结构相关的机构人员设置、与企业存在业务往来的客商信息的设置、与企业生产经营有关的存货信息的设置、与企业财务工作相关的财务信息的设置及收付结算、业务核算、生产制造等信息的设置。3.1.1基础设置的内容3、业务参数业务参数设置用于设置各个子系统的运行规则,是系统应用方案的细化,业务参数设置方案决定了系统的运行规则和业务处理规则,必须根据企业管理的要求进行合理设置,为系统运行搭建一个良好的运行环境。业务参数的设置内容视系统启用子系统存在差异,主要包括:财务会计、管理会计、人力资源、供应链等相关子系统的账套参数信息设置。3.1.1基础设置的内容4、单据设置单据是记录经济活动的一切凭证和证明文件,如汇票、商业发票、运输单据等。单据设置的作用在于为记录经济活动创建一个良好的记录载体。单据设置的内容主要包括:单据格式设置单据编号设置单据打印控制单据选项3.1.2 基础设置的基本方法在财务管理软件中基础设置的内容比较多,它们是财务管理软件系统运行的基础,是系统共用的数据词典。3.1.2 基础设置的基本方法基础信息的设置在企业应用平台的【基础设置】功能中集中设置。3.1.2 基础设置的基本方法两种设置界面表单式列表式3.1.2 基础设置的基本方法“表单式”设置界面设置注意事项1、编码唯一2、名称唯一3、遵循编码规则3.1.2 基础设置的基本方法编码设置注意事项:(1)遵循编码级次规则要求(2)先上级后下级(自上而下设置)(3)编码唯一,不可重复(4)多采用全码方案(个别为简码)(5)保存后,编码不可修改3.1.2 基础设置的基本方法“列表式”设置界面注意事项1、先选上级,后设下级2、编码无规则限制,但要体现层次性3、注意ESC键的使用本节思考题1、基础设置的内容有哪些?3.2 基础设置第3章 基础设置——3.2 基本信息设置本节要点1.基本信息设置的内容和方法。本节内容1、系统启用2、编码方案3、数据精度3.2 基本信息设置基本信息设置是系统初始化工作的重要内容,它直接关系到系统应用方案的选择和使用,影响到企业管理质量,必须根据管理需要进行恰当的选择和设置。基本信息设置主要包括系统启用、编码方案和数据精度设置等。3.2 基本信息设置1、系统启用系统启用是指设置系统各个子系统开始使用的日期,只有启用后的子系统才能进行业务处理。系统启用的方法有两种:一是在创建一个新账套时,进入系统启用界面,可以一气呵成的完成创建账套和系统启用;二是在账套创建完成后,由账套主管登录企业应用平台进行系统启用设置。3.2 基本信息设置(1)供应链系统启用约束机制①采购、销售、存货、库存四个模块,如果其中有一个模块后启,其启用期间必须大于等于其他模块最大结账月。②应付先启,后启采购,③应收先启,后启销售,④销售先启,应收后启,⑤销售先启,后启应收,⑥在启用库存前,用户必须先审核库存启用日期之前的未审发货单。3.2 基本信息设置⑦库存启用时,库存启用日期之前的发货单有对应的库存启用日期之后的出库单,必须将此类出库单删除,并在库存启用日期之前生成这些出库单,然后再启用库存系统。⑧库存启用时,用户必须先审核库存启用日期之前的先开票、未审发票,否则,库存系统不能启用。⑨采购先启用,库存后启用时,如果库存启用月份已有根据采购订单生成的采购入库单,则库存不能启用。3.2 基本信息设置(2)生产制造系统启用约束机制①生产订单、主生产计划、需求规划、工程变更系统应在物料清单系统启用后,才能启用;反启用时,应进行反向检查,即生产订单、主生产计划、需求规划、工程变更系统没有反启用,则物料清单系统不允许反启用。②车间管理、产能管理系统应在生产订单系统启用后,才能启用;车间管理、产能管理系统没有反启用,则生产订单系统不允许反启用。3.2 基本信息设置(3)总账与其他系统的启用约束机制各系统的启用日期必须大于或等于账套的启用日期。要启用网上银行必须先启用总账。3.2 基本信息设置(4)人力资源系统启用约束机制①人事管理启用之前必须先启用HR基础设置 。②人事管理反启用之前,其它产品(薪资管理、考勤管理、招聘管理、经理自助、员工自助)必须全部反启用。③HR基础设置反启用之前,人事管理必须先反启用。④计件工资启用前必须先启用薪资管理,薪资管理反启用前,必须反启用计件工资。3.2 基本信息设置2、编码方案编码方案主要用于设置有级次档案的分级方式和各级编码长度。可分级设置的内容有:科目编码、客户分类编码、部门编码、存货分类编码、地区分类编码、货位编码、供应商分类编码、收发类别编码和结算方式编码等。3.2 基本信息设置3、数据精度在日常业务处理过程中,应收、应付、销售、采购、库存、存货、采购计划系统以及计量单位设置等均需使用数据精度。需要设置的数据精度主要有:存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数、换算率小数位数和税率小数位数等,可根据企业的实际情况来进行设置。本节思考题1、基本信息设置的内容有哪些?可通过什么途径进行设置?3.2 基础设置第3章 基础设置——3.3 基础档案设置本节要点1.机构人员设置的基本方法和注意事项。2.往来单位设置的基本方法和注意事项。3.存货设置的基本方法和注意事项。4.财务信息设置的基本方法和注意事项。5.结算方式设置的基本方法和注意事项。本节内容3.3.1 机构人员设置3.3.2 客商信息设置3.3.3 存货设置3.3.4 财务基础档案设置3.3.5 收付结算设置3.3.6 业务档案设置3.3.1 机构人员设置机构人员设置的内容设置内容 档案用途 前提条件 使用系统部门档案 设置与企业财务核算与管理有关的部门 先设置部门编码方案 所有子系统人员档案 设置企业各个职能部门中需要对其核算和管理的职工信息 先设置部门档案和人员类别,才能增加人员档案 除固定资产和成本管理外的其他子系统人员类别 对企业人员进行分类设置和管理 薪资管理3.3.1 机构人员设置1、本单位信息设置本单位信息是用于维护企业本身一些基本信息的功能。本单位信息设置的三种途径:(1)系统建账时可以设置。(系统管理员、系统管理)(2)在账套修改功能中进行修改调整。(账套主管、系统管理)(3)在企业应用平台中,可由具有权限的操作员进行。(企业应用平台)3.3.1 机构人员设置2、部门档案设置部门档案就是将企业组织结构按照要求所形成的财务管理软件系统分类方案,是使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体。部门档案需要按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。注意成立日期3.3.1 机构人员设置3、人员类别设置设置人员类别的目的在于对企业的人员类别进行分类设置和管理,以满足企业精细化管理的需求。系统预置了在职人员、离退人员、离职人员和其他人员四类顶级人员类别,用户可以根据企业管理的需求自定义扩充人员子类别,但不能增加新的顶级类别。先选上级再设下级3.3.1 机构人员设置4、职员档案设置职员档案主要用于记录本单位职员个人的信息资料,包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。1、若涉及个人往来,必须设为业务员2、若选业务员,请注意生效日期3.3.2 客商信息设置客商信息设置就是对与本单位有业务往来核算的客户和供应商进行分类并设置其基本信息,以便于对往来单位数据的统计分析。客商信息设置所涉及到的内容主要包括地区分类、客户分类、供应商分类、行业分类、客户级别、客户档案、供应商档案等。3.3.2 客商信息设置客商信息设置内容档案内容 档案用途 前提条件 使用系统客户分类 便于进行业务数据的统计分析 先确定对客户分类,然后确定编码方案 总账、应收、销售客户档案 便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析 先建立客户分类档案 总账、应收、销售供应商分类 便于进行业务数据的统计分析 先确定对供应商分类,然后确定编码方案 总账、应付、采购供应商档案 便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析 先建立供应商分类档案 总账、应付、采购地区分类 针对对客户、供应商所属地区进行分类,便于进行业务数据的统计分析 先建立地区分类编码方案 总账、应收、应付、采购、销售设置顺序:先分类,后档案3.3.2 客商信息设置1、地区分类设置在财务管理软件系统中,采购管理、销售管理、库存管理和应收应付账管理子系统,都会使用到供应商档案、客户档案,而供应商档案、客户档案涉及到所属地区信息。地区分类最多有五级, 企业可以根据实际需 要进行分类,如可按 地区、省、市进行分 类,也可以按省、市、 县进行分类。3.3.2 客商信息设置2、行业分类设置企业可以依据自身管理要求对客户的所属行业进行相应的分类,建立行业分类体系,以便对业务数据可以按行业来进行统计分析。行业分类最多可以设置五级。行业分类信息包括类别编码和类别名称两部分。3.3.2 客商信息设置3、客户分类设置客户分类可以按行业、地区等进行划分。建立客户分类后,可以将客户设置在最末级的客户分类之下。客户分类信息包括类别编码和类别名称两部分。3.3.2 客商信息设置4、供应商分类设置供应商分类可以按行业、地区等进行划分。建立供应商分类后,可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。供应商分类信息包括类别编码和类别名称两部分。3.3.2 客商信息设置5、客户级别设置客户级别是客户细分的一种方法,企业可以根据自身管理需要,对客户进行分级管理。客户级别信息包括级别编码和级别名称及说明等。3.3.2 客商信息设置6、客户档案设置建立客户档案可以对客户的数据进行分类、汇总和查询,以便于加强往来管理。客户档案所需基本信息主要包括客户编号、客户名称、客户所属分类、开户银行名称、账号、税号、联系方式、信用等级等。3.3.2 客商信息设置6、客户档案设置注意发展日期注意客户属性设置3.3.2 客商信息设置7、供应商档案设置建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案。3.3.2 客商信息设置7、供应商档案设置注意发展日期注意供应商属性设置3.3.3 存货设置存货设置内容设置内容 档案用途 前提条件 使用系统存货分类 便于进行存货管理和业务数据的录入、统计、分析 先确定对存货分类,然后确定编码方案 总账、应收、应付、购销存计量单位 设置存货计量单位组和计量单位信息 先设置计量单位组,然后在组内设置计量单位 总账、应收、应付、购销存存货档案 便于存货核算、统计、分析和实物管理 先确定对存货分类、确定编码方案、设置计量单位 总账、应收、应付、购销存设置顺序:先分类、计量单位,后档案3.3.3 存货设置1、存货分类设置如果企业的存货较多时,可以对存货进行分类,以便于核算和管理。存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。存货可以按性质、用途、产地等进行分类。3.3.3 存货设置2、存货计量单位档案设置 计量单位的设置可根据企业对存货管理的具体要求而定。在财务管理软件系统中设置计量单位时应首先设置计量单位组,然后再进行计量单位的设置。计量单位组的设置分三种应用方案:一是计量单位组设置为固定换算率二是计量单位组设置为浮动换算率三是计量单位组设置为无换算3.3.3 存货设置当计量单位组设置为固定换算率时,可以设置两个以上(不包含两个)的计量单位,且每一个辅助计量单位对主计量单位的换算率不为空。(一主多辅)当计量单位组设置为浮动换算率时,计量单位可以设置为一个或两个。(一主或一主一辅)当计量单位组设置为无换算时,可以设置多个计量单位。(单位独立,无主辅之分)数量(主计量单位)=数量(辅计量单位)*换算率3.3.3 存货设置定义计量单位,先选定计量单位组先设置计量单位组,再设置计量单位3.3.3 存货设置3、存货档案设置存货档案应按存货编码方案要求进行设置,只有在存货分类的最末级才能设置存货档案。存货档案的建立应保证存货核算的完整性,需要将随同发货单或发票一起开具的应税劳务或采购费用等也设置在存货档案信息中。3.3.3 存货设置存货代码必须唯一。可输入最多30位数字或字符。可以用0—9或字符A—Z表示,但 & 、“、 ’、 ;、— 禁止使用。存货名称必须输入。可以用0—9或字符A—Z表示,最多可写30个汉字或60个字符。但 & 、“、 ’、 ;、— 禁止使用。主计量单位:根据已选的计量单位组,显示不同的计量单位。库存(成本、销售、采购)系统默认单位:对应每个计量单位组均可以设置一个且最多设置一个库存(成本、销售、采购)系统缺省使用的辅计量单位。3.3.3 存货设置存货属性:销售(内销、外销)、采购、生产耗用、自制、在制、服务项目、应税劳务等。同一存货可以设置多个属性。3.3.3 存货设置税率:指该存货的增值税税率。销项税率:存货销售时,此税率为专用发票或普通发票上该存货默认的销项税税率;进项税率:存货采购时,此税率为专用发票、运费发票等可抵扣的进项发票上默认的进项税税率。税率不能小于零。计价方式:每次只能选择一种计价方式。只有当存货核算系统的系统选项设置为根据存货核算时才可以编辑该项目,且选择存货核算时必须对每一个存货记录设置一个计价方式,缺省选择全月平均。3.3.3 存货设置注意启用日期3.3.4 财务基础档案设置财务信息设置内容设置内容 档案用途 前提条件 使用系统外币汇率 设置企业用到的外币种类及汇率 先确定有外币核算 所有子系统会计科目 设置企业核算的科目目录 先设置会计科目编码方案及外币 总账、工资、固定资产、应收、应付凭证类别 设置企业核算的凭证类型 先完成会计科目设置 总账、工资、固定资产、应收、应付、存货、成本项目档案 设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录 先完成会计科目设置 所有子系统3.3.4 财务基础档案设置1、设置外币汇率汇率管理是专为外币核算服务的。企业如果存在外币业务或外币汇率发生变动等,需通过外币汇率功能进行定义。3.3.4 财务基础档案设置在填制凭证中时所用的汇率应先在此进行定义,以便制单时调用,减少录入汇率的次数和差错;当汇率变化时,应预先在此进行调整,否则,制单时不能正确录入汇率;对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户,在填制每月的凭证前,应预先在此录入该月的记账汇率,否则在填制该月外币凭证时,将会出现汇率为零的错误;对于使用浮动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户,在填制当天的凭证前,应预先在此录入当天的记账汇率。3.3.4 财务基础档案设置2、设置会计科目会计科目是会计核算系统的基础,设置时必须综合考虑:(1)要充分考虑到满足会计报表编制的需要(2)必须考虑到与各子系统的衔接问题(3)要注意保持科目间的协调性、体系的完整性和相对稳定性。会计科目设置的应遵循的原则和基本要求是“五项基本要求”(1)设置会计科目必须满足会计核算的要求(2)设置的会计科目必须满足管理的要求(3)设置会计科目必须满足报表的需要(4)设置会计科目要保持相对稳定性(5)设置会计科目要满足会计制度的要求3.3.4 财务基础档案设置(1)会计科目设置的基本内容会计科目设置的基本内容包括:①设置会计科目编码②科目助记词③科目名称④科目类型⑤方向⑥辅助属性3.3.4 财务基础档案设置设置科目编码设置科目编码,是指对每一科目的编码按科目编码规则进行定义。①设置会计科目编码规则②科目编码设置3.3.4 财务基础档案设置输入科目编码时必须遵循以下原则:①科目编码必须唯一,不能重复②科目编码必须按照其级次的先后次序建立③输入各级科目编码长度必须符合所定义的科目编码长度④科目编码输入明细科目时,其上级科目必须已经输入3.3.4 财务基础档案设置会计科目编码设置应遵循相关规则,科目名称、编码应唯一设置科目助记词的目的是为方便用户记忆,它是对会计科目另外进行的编码会计科目按其性质划分为六种类型,即资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类。账户格式是定义该科目在账簿打印时默认的打印格式。一般可分为普通三栏式、数量金额式、复币式等格式。3.3.4 财务基础档案设置根据企业管理的实际要求,合理设置辅助核算类型:外币、数量、辅助核算等3.3.4 财务基础档案设置(2)会计科目设置的基本操作会计科目设置的基本操作包括:①增加会计科目②修改会计科目③删除会计科目④指定会计科目3.3.4 财务基础档案设置增加会计科目3.3.4 财务基础档案设置删除会计科目3.3.4 财务基础档案设置修改会计科目3.3.4 财务基础档案设置指定会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现库存现金、银行存款管理的保密性,才能查看现金、银行存款日记账。3.3.4 财务基础档案设置设置会计科目辅助项目如果企业有许多往来单位,个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算和管理的,则可以将相应的明细科目设置为辅助核算进行核算和管理。财务软件系统中可以进行辅助核算内容主要有:部门辅助核算、个人辅助核算、客户往来辅助核算、供应商往来辅助核算及项目辅助核算等。1、辅助核算可两两组合2、注意辅助核算的互斥性受控系统设置3.3.4 财务基础档案设置3、设置凭证类别系统提供的凭证类别设置方案主要有五种:①记账凭证;②收款凭证、付款凭证、转账凭证;③现金凭证、银行凭证、转账凭证;④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;⑤自定义凭证类别。3.3.4 财务基础档案设置为确保凭证类别的正确使用,可对会计科目进行必要的使用限制设置,系统提供了七种限制类型:①借方必有②借方必无③贷方必有④贷方必无⑤凭证必有⑥凭证必无⑦无限制3.3.4 财务基础档案设置4、设置项目档案项目档案设置的内容主要有:①项目大类②项目核算科目③项目分类④项目栏目结构以及项目目录3.3.4 财务基础档案设置设置项目档案可通过向导提示一步步完成,其基本过程大体可分为四大步:第一步,定义项目大类第二步,设置项目大类核算科目第三步,定义项目分类第四步,设置项目目录思考:项目设置步骤的先后顺序如何?3.3.4 财务基础档案设置(1)定义项目核算类会计科目在设置会计科目时,根据需要将进行项目核算的科目设置为项目核算会计科目,如对在建工程、生产成本及其下级科目设置项目核算的辅助账类。3.3.4 财务基础档案设置(2)定义项目大类项目大类即项目核算的分类类别,主要设置项目大类名称、指定该大类使用的会计科目、设置项目分类编码方案和设置项目栏目。3.3.4 财务基础档案设置(3)指定核算科目指定会计科目就是具体指定需要进行项目核算的会计科目。一个项目大类可以指定多个会计科目,一个会计科目只能指定给一个项目大类。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为按生产成本项目大类核算的会计科目。先选大类,后设置3.3.4 财务基础档案设置(4)项目分类定义为了便于统计,可以对同一项目大类下的项目进行进一步划分,这就需要进行项目分类定义。如将生产成本项目大类进一步划分为自行开发项目和委托开发项目。先选大类,后设置3.3.4 财务基础档案设置(5)定义项目目录定义项目目录是将各个大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目中所拟定义的栏目名称或数据。先选大类,后设置项目完工才需要选择3.3.5 收付结算设置在企业经营管理过程中,经常因商品交易、劳务供应、资金调拨等经济往来而引起货币收付清偿业务,在财务软件系统中,合理设置收付结算信息,对于规范现金收支业务,加速资金周转,提高经济效益具有重要的作用。收付结算信息包括结算方式、开户银行、付款优惠条件等内容。3.3.5 收付结算设置1、结算方式结算方式是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的与银行之间的货币结算方式,它与财务结算方式一致,如现金结算、支票结算、电汇结算、商业汇票等。结算方式设置的主要内容包括:①结算方式编码②结算方式名称③票据管理标志3.3.5 收付结算设置2、银行档案设置银行名称设置主要用于设置职工工资发放的银行名称和账号长度。在薪资管理系统中可以设置多个发放工资的银行,以适应不同的需要。3.3.5 收付结算设置3、本单位开户银行设置开户银行设置用于满足企业进行收款结算处理,系统支持多个开户行及账号的设置情况,满足企业不同业务的处理。单位开户银行设置信息包括开户编码、开户名称、银行账号、结算币种、开户银行基本信息等。本节思考题1.部门档案与职员档案在设置上应注意什么问题?2.客户/供应商分类与客户/供应商档案在设置上应注意什么问题?3.科目设置的主要内容是什么?4.辅助核算有哪几种方式?5.如何设置往来辅助核算科目?6.项目核算与管理是如何实施的?返回目录谢 谢! 展开更多...... 收起↑ 资源预览