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第4章 业务处理规则与初始设置
目的要求
系统学习会计电算化经济业务处理规则的设置机制、设置方法及要求。
要求掌握账务处理系统控制参数设置机制及初始数据的设置方法；
掌握固定资产应用方案的选择及初始设置的内容与方法；
掌握薪资管理应用方案的选择与初始设置的内容与方法；
了解相关子系统集成应用时控制规则的设置。
章节目录
4.1 账务处理系统业务规则与数据初始
4.2 固定资产管理业务规则与初始设置 （自学）
4.3 薪资管理业务规则与初始设置 （自学）
4.2 总账系统初始化
第4章 业务处理规则与初始设置
——4.1 账务处理系统业务规则与数据初始
本节要点
1.账务处理系统控制参数设置机制。
2.初始数据的设置方法。
本节内容
4.1.1 业务控制参数设置
4.1.2 录入期初余额
4.1 总账系统业务规则与数据初始
通过账务处理系统的初始设置阶段，可以把核算单位的会计核算规则、核算方法、应用环境，以及基础数据输入计算机，实现会计手工核算向计算机核算的过渡，同时完成将通用的财务管理系统向适合本单位实际情况的专用财务管理系统的转化。
总账初始化设置所涉及的内容主要包括
基础档案（部门、职员、客户、供应商、存货、结算方式、会计科目体系、项目档案、凭证类别、外币汇率等）→系统级
业务处理规则（控制参数） →模块级
期初余额→模块级
4.1 总账系统业务规则与数据初始
使用总账系统之前，须先行在系统管理模块完成核算账套的创建，然后启动并注册登录企业应用平台，在企业应用平台中选择总账系统的业务处理模块后，进行双击即可登录相关功能模块进行业务处理。
4.1.1 业务控制参数设置
制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列
三个时间点：
①计算机系统日期
②系统启用日期
③凭证已使用日期
支票控制：在制单时输入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。
4.1.1 业务控制参数设置
赤字控制：制单时，当现金、银行存款科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。
现金流量科目必录现金流量项目：凭证填时，对于所指的现金流量科目必须在现金流量项目中录入现金流量信息后才能对凭证进行保存。
批量审核凭证进行合法性校验：系统提供了凭证的批量审核功能，在进行批量审核时，自动对凭证的合法性进行检验。
4.1.1 业务控制参数设置
系统编号：填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。
手工编号：在制单时须手工录入凭证编号。
4.1.1 业务控制参数设置
是否允许总账系统使用受控科目制单
4.1.1 业务控制参数设置
制单权限控制到凭证类别：在制单时，只能使用具有相应制单权限的凭证类型填制凭证。
制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。
4.1.1 业务控制参数设置
凭证审核控制到操作员：允许对审核权限通过“明细权限”作进一步细化。如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证而不能审核其他部门操作员填制的凭证。
出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行存款科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。
凭证必须经由主管会计签字：所有凭证必须由主管会计签字后才能进行记账。
4.1.1 业务控制参数设置
允许修改、作废他人填制的凭证：在制单时，可以修改、作废他人填制的凭证，保存时是以修改人的身份进行保存。如未选择，则凭证只能由原填制人进行修改或作废，其他人员无权进行修改、作废。
操作员进行金额权限控制：在制单时，操作员只能使用规定范围内的金额。
4.1.1 业务控制参数设置
固定汇率：在制单时，在一个会计期的期初录入记账汇率，期末录入调整汇率。
浮动汇率：在制单时，每天制单前录入当天的汇率，期末录入调整汇率。
4.1.2 录入期初余额
期初余额录入注意事项
（1）录入期初余额时，只要求录入最末级核算科目的期初余额和累计发生额，上级科目的期初余额和累计发生额及年初余额由系统自动计算。
（2）如果会计科目设置为辅助核算，则需通过辅助账录入。
（3）对于有数量核算的会计科目应先录金额，后录数量。
（4）对于有外币核算的会计科目应先录本位币金额，后录外币份额。
（5）期初余额输入后，应对期初进行试算平衡检查和对账检查，以保证期初余额的准确性。
4.1.2 录入期初余额
1.录入基本科目期初余额
无辅助核算的末级科目余额直接录入
4.1.2 录入期初余额
2.录入辅助账期初余额
（1）在录入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则系统会自动为该科目开设辅助账页。
（2）在录入期初余额时，不能直接输入总账期初余额，必须调出辅助核算账，录入辅助账的期初明细资料。
（3）总账余额由辅助账的期初数之和自动计为该科目的期初余额。
（4）对于往来辅助核算科目不仅要录入辅助期初余额，还要录入往来明细。
4.1.2 录入期初余额
双击进入
4.1.2 录入期初余额
思考：期初余额在什么情况下可以修改？
4.1.2 录入期初余额
3.调整余额方向
以下例说明余额方向调整的基本处理方式:一是通过科目修改实现，二是通过在期初余额录入界面实现。
4.1.2 录入期初余额
4.试算平衡
期初余额及累计发生额录入完毕后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”和“借贷平衡”的原则进行试算平衡。
校验工作由计算机自动完成，校验完成后系统自动生成校验报告，如果试算结果不平衡，则应依次逐项进行检查、更正，并再次进行试算平衡，直到平衡为止。
试算平衡检查的是什么？
4.1.2 录入期初余额
思考：
期初余额试算不平衡对后续业务有何影响？
4.1.2 录入期初余额
5.期初对账
若系统建账之初，使用了部门、项目等辅助核算管理功能，期初余额录入时要求录入辅助账，为确保总账与明细账、总账与辅助账数据信息一致，需要进行期初对账。
4.1.2 录入期初余额
思考：
对账不平衡对后续业务有何影响？
对账数据1
对账数据2
练习思考题
1.账务处理系统初始化设置的涵义是什么？初始设置主要包括哪些工作？
2.往来辅助核算科目期初需要输入哪些数据？
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4.2 总账系统初始化
第4章 业务处理规则与初始设置
——4.2 固定资产管理业务规则与初始设置
本节要点
1.固定资产应用方案的选择。
2.初始设置的内容与方法。
本节内容
4.2.1 系统使用前的准备工作
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
4.2 固定资产管理业务规则与初始设置
固定资产管理系统初始设置是固定资产管理系统正常使用的重要基础工作，这一工作的基本任务是使企业可以根据本单位的实际需要设置固定资产业务处理规则、管理方法和输入系统投入使用前的基础数据，从而将一个通用的系统转化为适用于处理本单位会计业务的专用系统。
4.2.1 系统使用前的准备工作
固定资产使用前的准备工作主要包括以下几方面：
1.规范固定资产数据的收集
2.规范固定资产的基础数据和历史数据
3.确定折旧方法
4.规范信息输出
5.规范业务处理的工作流程
4.2.1 系统使用前的准备工作
1、规范固定资产数据的收集
根据企业管理的需要对现有手工系统的数据情况进行调查分析，搞清楚存在的数据冗余、遗漏、脱节的原因。
制定制度规定数据收集的方法、内容、凭证格式。
优化数据传递的渠道。
规定数据管理的责任部门，从而保证固定资产数据的完整、系统和及时。
4.2.1 系统使用前的准备工作
2、规范固定资产的基础数据和历史数据
（1）固定资产的基础数据主要是进行计算机处理必不可少的各种编码和为了管理需要而制定的各种控制指标数据。
（2）对固定资产的历史数据的规范其根本目的在于对手工系统进行一次全面的清理，对历史遗留问题进行一次彻底解决，以便固定资产管理系统一开始就在一个良好的基础上运行。
4.2.1 系统使用前的准备工作
3、确定折旧方法
固定资产折旧的计算是固定资产核算的核心工作。
只需要根据企业细化管理的要求出发，在会计制度允许的范围内选择固定资产折旧方法即可。
一般来说选用单台折旧方法核算固定资产折旧更有助于固定资产的细化管理。
4.2.1 系统使用前的准备工作
4、规范信息输出
固定资产信息的输出主要是以报表形式提供，满足企业不同管理需求，在固定资产管理系统投入使用前应允许考虑报表的种类、格式和具体内容，以便于据此确定报表的格式和计算公式。
4.2.1 系统使用前的准备工作
5、规范业务处理的工作流程
规范固定资产管理系统的业务工作流程，目的有二：
一是要确保数据处理的正确性。
二是通过规范工作流程从制度上建立系统使用的内部控制体系。
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
固定资产管理系统业务处理规则主要涉及固定资产是否计提折旧及主要折旧方法、固定资产编码规则、固定资产对账规则、固定资产变动生效规则、固定资产制单规则等方面。
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
1、固定资产折旧处理规则
固定资产折旧处理规则主要包括
账套是否计提折旧
主要折旧方法
折旧汇总分配周期
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
2、固定资产编码规则
固定资产编码规则主要包括类别编码及固定资产编码两个方面。
（1）资产类别的编码方式
（2）固定资产编码方式
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
固定资产管理系统的基本编码主要有使用部门、固定资产类别等 ，在处理这些编码时需要注意以下几个问题：
（1）凡具有国家标准的，应尽量参照使用国家标准。
（2）编码应尽量具有一定的层次
（3）在设计编码时应注意不能超越系统编码总长度的要求
（4）各管理子系统的公共码表应尽量保持一致
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
3、固定资产管理对账结账规则
固定资产管理对账结账规则主要是从企业精细化管理的角度提出的，如果企业对固定资产进行精细管理，则需要严格控制各子系统的固定资产业务，需要加强各个子系统之间的对账工作；如果企业采取的是粗放式管理，则可不进行对账。
对账结账规则主要包括 是否需要对账、对账科 目、结账控制等内容。
固定资产凭证科目来源之一
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
4、固定资产变动生效原则
固定资产发生变动后必然会涉及累计折旧计提的处理问题，变动生效规则就是要规范固定资产发生变动后，变动生效的时期，以完善固定资产管理的控制。
固定资产变动生效规则需要与国家的管理制度相吻合。
4.2.2 固定资产管理业务规则设置
5、制单业务规则
制单业务处理规则主要确定业务发生后是否立即制单等。
4.2.3 固定资产管理初始设置
固定资产管理系统初始设置内容主要包括：
创建固定资产核算账套
控制参数设置
基础档案设置
初始余额
4.2.3 固定资产管理初始设置
固定资产管理系统的初始设置主要包括以下几方面：
1、建立固定资产核算账套
建立核算单位又称为建立账套。固定资产管理系统核算账套的建立，实质上就是一个启用问题，其核心内容是设定系统主要编码的编码方式和固定资产管理系统与账务处理系统的数据接口。
4.2.3 固定资产管理初始设置
核算单位建立过程：
（1）固定资产管理系统启用
（2）登录固定资产管理系统，完成初始定义
4.2.3 固定资产管理初始设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
思考：
固定资产相关规则设置完成后哪些可以修改？
如何修改？
4.2.3 固定资产管理初始设置
2、控制参数设置
账套参数设置包括在账套初始化中设置的参数和其他一些在账套运行中使用的参数或判断，主要包括基本信息、折旧信息、与账务系统接口、编码方式和其他五方面的内容，它是固定资产管理系统运行的前提条件。
4.2.3 固定资产管理初始设置
（1）变动单生效原则
（2）制单对账设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
3、基础信息设置
固定资产管理系统的基础设置就是完成通用管理系统向专用管理系统的转换，涉及到的固定资产管理系统的基础设置包括：卡片项目、卡片样式、折旧方法、部门、资产类别、使用状况、增减方式等，这些基础设置是利用固定资产管理系统进行资产管理和核算的基础。
4.2.3 固定资产管理初始设置
（1）设置资产类别
固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时、准确地做好固定资产核算，必须科学地对固定资产进行分类，为核算和统计管理提供依据。
4.2.3 固定资产管理初始设置
（2）设置部门对应折旧科目
对应折旧科目是指计提折旧时所对应的成本或费用科目。
设置重点是为各部门设置折旧计提时的对应入账科目，即折旧费的归集科目
4.2.3 固定资产管理初始设置
（3）设置增、减方式
固定资产增减方式的设置主要是在固定资产有增加或减少业务时使用，类似于一摘要，系统内置了六种增加方式和七种减少方式，也可根据单位实际需要增加或减少增减方式。
增加方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。
减少方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出。
4.2.3 固定资产管理初始设置
增减方式系统已预设，可增加、删除
设置重点是为各增减方式设置对应入账科目
4.2.3 固定资产管理初始设置
（4）设置使用状况
从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。
主要的使用状况有： 在用、季节性停用、 经营性出租、大修理 停用、不需用、未使 用等。
4.2.3 固定资产管理初始设置
（5）设置折旧方式
折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。
系统给出了常用的五种方法：不提折旧、平均年限法（一和二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法
4.2.3 固定资产管理初始设置
（6）原始卡片录入
原始卡片录入：即将建账日期以前的数据录入到系统中，以保持历史资料的连续性。
原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。
固定资产原始卡片是固定资产核算和管理的基础、依据，固定资产卡片所记录的固定资产的开始使用日期的月份必须大于其录入系统的月份。
原始卡片输入完毕后一定要进行期初对账
4.2.3 固定资产管理初始设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
4.2.3 固定资产管理初始设置
本节思考题
1、与固定资产折旧处理相关的核算规则有哪些？
2、固定资产管理系统内置的增加方式和减少方式有哪些？结合企业会计准则的有关要求，阐述下如何为各种增减方式设置对应科目？
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4.2 总账系统初始化
第4章 业务处理规则与初始设置
——4.3 薪资管理业务规则与初始设置
本节要点
1.薪资管理应用方案的选择。
2.初始设置的内容与方法。
3.工资项目设置和工资计算公式设置。
本节内容
4.3.1应用基础准备工作
4.3.2建立薪资核算账套体系
4.3.3工资类别设置与管理
4.3.4薪资管理系统基础设置
4.3 薪资管理业务规则与初始设置
薪资管理系统业务处理规则是整个薪资管理系统的应用前提，是薪资管理系统初始设置的基础，主要包括企业员工工资发发放标准是否统一、存在不存在计件工资、个人所得税如何处理、工资发放形式如何，以及各类员工工资构成项目，各项目工资数据如何确定等。
薪资管理系统的初始化就通过对工资数据整理，并将其录入到计算机系统中，使通用的薪资管理系统转化为企业的专用薪资管理系统。
4.3.1应用基础准备工作
薪资管理系统在应用之前必须按系统的要求进行数据的整理，使之既适合于系统应用，又满足企业对工资的核算管理。
应用基础准备工作包括:
1.数据准备
2.录档案准备
3.业务处理规则
准备什么？
会计数据规范 化的要求
4.3.1应用基础准备工作
1、数据准备
在使用薪资管理系统前，应当规划设置企业内部所有部门的名称和简称规范、人员编码的编排方式、人员类别的划分形式，整理好准备设置的工资项目及核算方法，并准备好人员的档案数据、工资数据等基本信息。
4.3.1应用基础准备工作
2、目录档案准备
使用薪资管理系统前，如果未使用其它系统，则需按要求编辑基础信息有关内容，建立部门档案、工资项目档案，工资计算规则等；如进行的薪资管理中含有外币，则需进行外币设置。
4.3.1应用基础准备工作
3、设置工资业务规则
（1）工资核算规则
（2）计件工资核算规则
（3）个人所得税扣缴规则
（4）工资发放规则
4.3.2建立薪资核算账套体系
建立核算单位工作是整个薪资管理系统正确运行的基础。建立一个完整的核算单位体系，是系统正常运行的根本保障。建立核算单位可通过系统提供的建账向导，逐步完成整个工资账套的创建工作。
薪资核算管理账套的创建分两大步:
1.启用薪资管理系统
2.登录薪资管理系统，完成薪资账套的创建
4.3.2建立薪资核算账套体系
4.3.3工资类别设置与管理
工资类别是指一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。如某企业中将正式工和临时工分设为两个工资类别，两个工资类别对应同一套账务。
1.新建工资类别
4.3.3工资类别设置与管理
2.删除工资类别
当某此工资类别因设置错误或其他原因不再需要时，可将其从系统中删除。
3.打开工资类别
在进行工资数据处理时，必须使操作的工资类别处于打开状态，也就是要将工资类别打开。
4.关闭工资类别
某一工资类别数据处理完毕，或要对工资类别进行基础信息设置，如定义系统可以使用的工资项目，则必须将工资类别关闭。
4.3.3工资类别设置与管理
5.设置工资类别参数
4.3.3工资类别设置与管理
4.3.3工资类别设置与管理
思考：
在工资类别打开状态下能干什么工作？
在关闭状态下能干什么工作？
4.3.4薪资管理系统基础设置
1.部门设置
薪资管理系统中所使用的部门与其他管理系统共用，如果尚未建立部门档案，或要对部门档案进行修改、删除等处理，则通过基础设置来进行。
如果要调整工资类别所包含的部门情况，则在打开工资类别的前提下，在薪资管理系统中进行。
薪资管理系统所指部门设置，是指定工资类别所包含的部门情况，指定的部门必须是在基础设置中所建立的部门档案。
4.3.4薪资管理系统基础设置
2.人员附加信息设置
在薪资管理系统中已预设了职工的基本信息项目，但这些项目有时并不能满足企业管理的需求。在薪资管理系统中设置了人员附加信息设置功能，通过此功能可以增加其他信息项目，丰富人员档案的内容，便于对人员进行更加有效的管理。
附加信息作为工资项目使用
4.3.4薪资管理系统基础设置
3.工资项目设置
工资项目定义的内容主要有：序号或栏目号、项目名称、数据类型和数据长度。
定义工资项目时需要注意以下几点：
（1）工资项目定义的基本作用是定义存在工资数据的数据库文件的库结构。
两种状态
4.3.4薪资管理系统基础设置
（2）工资项目中有些项目是所有单位必须有的项目，如部门编码、职工编码、姓名、签名等，系统已预设。
（3）工资项目定义并输入数据后，如修改、增加或删除工资项目，可能会导致数据丢失或出错。要慎重！
（4）在定义各个工资项目的数据宽度时，应以能容纳该项目下可能出现的最大数据的宽度为依据，以免出现数据溢出的错误。
（5）部分工资项目如应发工资、实发工资、个人所得税项目的数据是由其他项目的数据经过计算得出的，因此凡是参与工资汇总计算的工资项目的数据类型必须设置成数值型。
4.3.4薪资管理系统基础设置
薪资管理系统工资项目的定义
关闭工资类别状态下进行设置
4.3.4薪资管理系统基础设置
工资类别工资项目定义
打开工资类别状态下进行设置
4.3.4薪资管理系统基础设置
4.人员档案设置
人员档案用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，处理员工的增减变动等。对人员档案的设置包括增加人员、人员调离与停发工资、数据替换等。
4.3.4薪资管理系统基础设置
（1）增加人员
（两种方式）
4.3.4薪资管理系统基础设置
（1）增加人员
（两种方式）
逐一增加
4.3.4薪资管理系统基础设置
批量增加
4.3.4薪资管理系统基础设置
（2）人员调离与停发工资
4.3.4薪资管理系统基础设置
5.设置工资项目计算公式
设置工资核算公式是指设置工资项目之间的计算等式或运算关系，以便于系统根据计算公式进行数据处理。运用公式可直观表达各工资项目的实际含义以及显示与该项目有关的各参数信息。
定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。
重点掌握：
IFF（）函数
4.3.4薪资管理系统基础设置
应用举例：
（1）基本工资=IFF(职务="总经理" ,3000,IFF(职务="主任" ,2000, 1000))
（2）岗位工资=IFF(人员类别=“企业管理”，800，IFF(人员类别=“车间管理”，700，500))
（3）基础津贴= IFF(职务="总经理" ,1200,IFF(职务="主任" ,800, 600))
（4）基础工资=基本工资+岗位工资+基础津贴
（5）日工资=基础工资/21
（6）住房补贴= IFF(职务="总经理" ,600,IFF(职务="主任" ,400, 300))
4.3.4薪资管理系统基础设置
应用举例：
已知某单位工资构成中有一“绩效工资”工资项目，该项目工资标准如表所示：
绩效工资标准
请根据上述工资标准数据，写出“绩效工资”工资项目的计算公式。
职务 工资标准 职务 工资标准
正高级 3800 中级 2200
副高级 3000 其他 1500
4.3.4薪资管理系统基础设置
1、先选定工资项目，再定义工资项目计算公式。
2、公式必须符合公式规则
3、公式定义后必须执行“公式确认”
4、公式中删除内容需要通过退格键实现，不能通过删除键进行
5、所有公式定义完毕后，执行“确定”按钮。
公式确认有两种作用：一是检查公式是否符合公式输入规则；二是进行公式保存。
IFF函数中的条件表达式左侧内容必须是“工资项目”列表中的内容及“部门”列表中的“部门”、“人员类别”列表中的“人员类别”
4.3.4薪资管理系统基础设置
6.个人所得税扣缴设置
在薪资系统中进行个税计算规则设置，主要包括个税计算对应工资项目的设置、税率表设置及个税起征点设置等。
本节思考题
1、薪资管理系统中设置工资核算类别有何的意义？
2、结合企业实际，从财务软件角度阐述如何设置工资项目？
3、薪资管理系统中部门设置与基础档案中部门设置有何区别？
4、薪资管理系统中人员档案与基础档案中的职员档案有何区别？
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