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4.3 日常业务处理
第5章 日常业务处理
本节要点
系统学习会计电算化日常经济业务的处理方法。
了解日常经济业务的内容，掌握凭证填制、修改、删除、审核等业务处理的基本要求和方法。
掌握出纳管理的基本内容与方法。
掌握固定资产增、减、变动处理的基本方式与要求。
掌握工资变动处理的基本内容、要求与方法。
本节内容
5.1 凭证处理
5.2 出纳管理
5.3 固定资产增减变动
5.4 工资变动
4.3 日常业务处理
第5章 日常业务处理
——5.1 凭证处理
本节要点
1.凭证填制、修改、删除、审核等业务处理的基本要求和方法。
2.经济业务凭证的处理。
本节内容
5.1.1 填制凭证
5.1.2 修改凭证
5.1.3 删除凭证
5.1.4 审核凭证
5.1.5 记账
5.1 凭证处理
凭证处理主要包括
①填制凭证
②修改凭证
③删除凭证
④冲销凭证
⑤审核凭证
⑥凭证的汇总输出
5.1.1 填制凭证
1、填制凭证的方式
填制记账凭证的方式主要有两种：
①可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也称为前台处理；
②先由人工制单而后集中输入到计算机中，也称为后台处理。
5.1.1 填制凭证
2、填制凭证的一般方法
记账凭证的格式采用单一的借贷金额式或借贷标志式，其格式的内容主要包括:
①凭证编号　　　　②制单日期
③附单据数　　　　④摘要
⑤会计科目　　　　⑥借方金额和贷方金额、
⑦辅助核算信息　　⑧合计
⑨制单人等
5.1.1 填制凭证
凭证编号是凭证的唯一标识。同一类凭证按月从1 号凭证开始连续编号，不允许重号，也不允许漏号。编号由凭证类别和序号两部分组成，输入时要求分别输入凭证类型和序号。
制单日期是指该张凭证经济业务发生的日期，包括年、月、日。凭证日期不能超过系统日期。
5.1.1 填制凭证
摘要是对该笔业务内容的简述
会计科目可以通过科目代码或科目助记词输入，计算机根据科目代码或助记词自动切换为对应的会计科目名称
借方金额或贷方金额是指该笔分录的借方或贷方本位币金额。在一张凭证中，一个科目的借方金额和贷方金额不能同时为零，也不能在借方和贷方同时有金额。
5.1.1 填制凭证
对于系统初始设置时已设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时系统要求根据科目属性录入相应的辅助信息，
账务处理系统自动计算借方科目和贷方科目的合计金额，借贷方合计金额应相等。
系统会根据进入制单功能时注册的操作员姓名自动填列制单人签字区域
5.1.1 填制凭证
辅助核算-银行账
要求输入辅助核算：
结算方式
票号
什么样的科目需要输入结算方式？
5.1.1 填制凭证
辅助核算-银行账
科目设置为“银行账”的需要输入结算方式
5.1.1 填制凭证
辅助核算-现金流量
要求输入辅助核算：
现金流量项目
什么样的科目需要输入现金流量？
两种控制机制：
1、凭证控制机制
2、分录控制机制
5.1.1 填制凭证
辅助核算-现金流量
能不能输入？
需不需要输入？
5.1.1 填制凭证
辅助核算-外币
系统自动带出汇率
输入外币金额
系统自动计算人民币
5.1.1 填制凭证
辅助核算-数量
输入数量和单价，系统自动计算金额
单价是输入
还是自动生成
5.1.1 填制凭证
辅助核算-客户往来账
输入客户相关信息
5.1.1 填制凭证
辅助核算-供应商往来
输入供应商相关信息
5.1.1 填制凭证
辅助核算-部门
输入部门信息
5.1.1 填制凭证
辅助核算-个人往来
输入个人信息
5.1.1 填制凭证
辅助核算-项目核算
输入项目信息
5.1.1 填制凭证
3、凭证填制的其他方法
①调用常用摘要填制凭证
②调用常用凭证填制凭证
③快速填制红字冲销凭证
④由相关子系统自动生成凭证
5.1.1 填制凭证
凭证自身原因：凭证类型是否正确、凭证科目是否正确、金额方向是否正确
凭证方案设置原因：凭证限制类型是否正确、凭证限制科目是否正确
思考：
凭证保存时，弹出“凭证不满足凭证
必无条件”提示，原因可能是什么？
5.1.2 修改凭证
1、错误凭证的修改方式
①错误凭证的“无痕迹”修改
②错误凭证的“有痕迹”修改
三种状态
两种修改机制
5.1.2 修改凭证
2、未审核错误凭证的修改
未经审核的错误凭证可通过填制凭证功能直接修改。
5.1.2 修改凭证
3、已审核未记账凭证的修改
对于已审核尚未记账的凭证，在发现错误后，可先由审核人取消审核签字后，再由制单人对此张凭证通过编辑录入功能进行修改。
5.1.2 修改凭证
4、已记账凭证的修改
对于已审核记账的错误凭证，可通过红字冲销法来进行修改。
5.1.3 删除凭证
当某张凭证不想再要或出现不可修改的错误时，可以将该凭证作废删除。
1、作废凭证
在日常操作过程中，若遇到非法凭证需要作废删除时，可通过“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。
作废凭证不能审核，但可记账
5.1.3 删除凭证
2、删除凭证
如果不想保留已作废的凭证，可以通过“整理凭证”功能将其删除，并对未记账凭证重新编号，确保凭证编号连续。
5.1.4 审核凭证
1.凭证审核的目的及功能
审核凭证的目的主要有两个：
①为了防止填制过程中发生错误和舞弊行为，而对凭证的正确性和合法性进行检查核对。
②为系统记账提供一个标记，只有经过审核签字的凭证才能记账。
5.1.4 审核凭证
从内部控制制度出发，凭证审核模块应满足内部控制的要求，应体现出如下控制功能：
①无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个人。
②凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才能进行修改、删除处理。
③取消审核只能由审核人自己完成。
5.1.4 审核凭证
2.凭证审核的方法
在计算机账务处理系统中，系统提供了两种审核机制：
①是静态屏幕审核
②是二次录入校验
5.1.4 审核凭证
（1）静态屏幕审核法
静态屏幕审核法是指计算机依次将未审核的凭证显示在屏幕上，由审核员通过目测等方式对已输入的凭证进行检查，若审核员发现凭证填制有误或认为有异议，此时应予以标错并交由制单人修改后重新审核；若审核员认为没有差错，则可按动签字按钮进行审核签字，表明已审核通过。
5.1.4 审核凭证
（2）二次输入校验法
二次输入校验法是由不同的操作员将同一笔业务重复输入两次，通过计算机比较两次录入的结果，判定凭证是否正确的一种审核方法。
5.1.4 审核凭证
（3）取消审核
如果发现已审核的凭证有误，在未记账的情况下，可通过系统提供的取消审核签字功能，将审核签字取消。
5.1.4 审核凭证
3、主管签字
出于内部控制的要求，有的企业要求所有的记账凭证必须经由主管会计签字后，方能进行记账处理，账务处理系统中也提供了此项控制要求。
前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”
5.1.5 记账
1.记账方式
2.前提
期初余额试算平衡
凭证已审核
上月已经结账
3.记账处理过程
记账的过程大体划分为以下几个阶段：
（1）记账范围选择
（2）记账凭证合法性检验
（3）保护记账前状态
（4）正式记账
5.1.5 记账
期初余额试算不平衡、凭证未审核、上月未结账、未通过凭证合法性检验
思考：
记账时无法正常完成，可能是什么原因？
5.1.5 记账
3.取消记账
由于在账务处理过程中，有的业务存在先后处理问题，可能会由于误操作而起记账信息错误，此时就需要对已记账凭证取消记账。由于此项功能操作也会引发信息混乱，必须控制其使用。在账务处理系统中，只能由主管会计进行此项操作。
激活“恢复记账前状态”
在对账界面〈Ctrl〉+〈H〉
取消记账
“凭证”-“恢复记账前状态”
恢复最近一次记账前状态
恢复到月初状态（只有主管有权）
注意事项
己结账月份的数据不能取消记账
本节思考题
1.在凭证修改处理过程中，哪些凭证可以直接修改？哪些凭证不能修改？应如何修改哪些不能直接修改的凭证？
2.凭证审核的目的是什么？在财务管理系统中应实现哪些控制功能？
3.凭证审核的方式有哪几种？
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4.4 出纳管理
第5章 日常业务处理
——5.2 出纳管理
本节要点
1.出纳管理的基本内容与方法。
2.银行对账的基本处理过程和要求。
本节内容
5.2.1 出纳签字
5.2.2 支票管理
5.2.3 银行对账
5.2.1 出纳签字
出纳签字就是出纳人员通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
前提条件：
在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”
在会计科目指定科目中指定了现金总账科目和银行总账科目
出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后
5.2.1 出纳签字
是否正确设置出纳签字科目、是否设置出纳凭证必须经由出纳签字、操作员是否具备权限、相关凭证是否已记账、凭证范围设置是否正确
思考：
出纳签字时无法正常进行，可能是什么原因？
5.2.2 支票管理
1.领用支票
当有人领用支票时，银行出纳员须进入“支票登记”功能登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。
5.2.2 支票管理
2.支票报销
当支票支出后，填制记账凭证时，需录入该支票的结算方式和支票号，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销。
5.2.3 银行对账
由于企业与银行之间的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面记录不一致的情况，产生“未达账项”。
为了防止记账发生差错，准确掌握银行存款的实际余额，了解企业可以运用的贷币资金余额，企业必须定期将企业的银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，这就是银行对账。
财务管理软件系统中银行对账工作包括银行对账期初余额录入、录入银行对账单、对账、编制银行对账余额调节表、删除已达账项等。
5.2.3 银行对账
1. 银行对账期初录入
期初未达账项是指账务系统启用日期前的未达账项，即在完成手工账向计算机账转化后，手工方式所编制的最后一张银行存款余额调节表上的未达账项。 这些数据是计算机系统中银行对账模块的期初数据。
只有首次使用银行对账模块时，才需要录入银行对账期初未达账项。
5.2.3 银行对账
1. 银行对账期初录入
5.2.3 银行对账
2.录入银行对账单
在每次银行对账前，必须将银行开具的银行对账单的内容输入到计算机账务系统中并加以保存，这样才能够进行银行对账。
输入的内容主要包括对账单上的每一笔业务银行入账时间、结算方式、结算的凭证编号、借贷金额、银行账户的余额等。
系统按照“企业银行日记账期末余额+企业未达账借方金额-企业未达账贷方余额=开户银行对账单期末余额+对账单未达账借方金额-对账单未达账贷方金额”的公式进行平衡校验，需检查修正直到平衡。
5.2.3 银行对账
2.录入银行对账单
5.2.3 银行对账
3.银行对账
在账务处理系统中，为了提高银行对账速度和效率，系统提供了两种对账方式：自动对账和手工对账。
（1）自动对账
自动对账就是由计算机自动在“单位银行对账文件”和“银行对账单文件”中寻找完全相同的经济业务进行核对或勾销。
5.2.3 银行对账
所谓完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间、内容、摘要、结算方式、结算号、金额等均相同的经济业务。
①支票号+金额。即“单位银行对账文件”和“银行对账单文件”中支票号和金额完全相同的业务。
②结算方式+结算号+金额。即“单位银行对账文件”和“银行对账单文件”中结算方式、结算号和金额完全相同的业务。
5.2.3 银行对账
5.2.3 银行对账
（2）手工对账
手工对账的目的是核对自动对账未能找到的已达账项。
在计算机账务处理系统中往往是采用自动对账与手工对账相结合的方式。
5.2.3 银行对账
5.2.3 银行对账
4. 编制银行存款余额调节表
在对账完毕后，系统已自动整理汇总未达账项和已达账项，并生成银行存款余额调节表，操作员仅能进行查看，不能直接进行修改。
5.2.3 银行对账
5. 核销已达账项
在确保对账准确后，系统中已达账项已没有保留的必要，可以通过删除已达账项功能，删除用于对账的日记账已达账项和银行对账单已达账项，以便以后可以重新使用银行对账功能。
5.2.3 银行对账
（1）查询银行勾对情况
在进行核销已达账项之前，应先查询单位日记账与银行对账单的对账情况，在检查无误后，即可核销已达账项，核销后的单位日记账和银行对账单的数据将不再参与以后的银行对账勾对。
5.2.3 银行对账
（2）核销银行账
核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项，核销后的已达账项不能参与下次银行对账。如果银行对账不平衡，则不能使用核销银行账的功能。核销银行账不影响银行日记账的查询打印。
（3）反核销银行账
本节思考题
为什么要进行银行对账？银行对账的基础数据如何获得？如何进行银行对账？
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4.4 出纳管理
第5章 日常业务处理
——5.3 固定资产增减变动
本节要点
1.固定资产增、减、变动处理的基本方式与要求
本节内容
5.3.1 固定资产增加
5.3.2 固定资产减少
5.3.3 固定资产变动
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
5.3 固定资产日常管理
固定资产的日常管理是指固定资产的增加、减少、原值变动、固定资产的调入与调出等。
5.3.1 固定资产增加
固定资产增加操作也称“新卡片录入”，它与“原始卡片录入”相对应。
5.3.2 固定资产减少
资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为“资产减少”。
固定资产减少前必须先提折旧！！
5.3.3 固定资产变动
固定资产变动包括
原值变动 部门转移
使用状况变动 使用年限调整
折旧方法调整 净残值（率）调整
工作总量调整 累计折旧调整
资产类别调整 计提减值准备
变动单管理
5.3.3 固定资产变动
1.原值变动
资产在使用过程中，除发生下列情况外，价值不得任意变动：
（1）根据国家规定对固定资产重新估价。
（2）增加补充设备或改良设备。
（3）将固定资产的一部分拆除。
（4）根据实际价值调整原来的暂估价值。
（5）发现原记固定资产价值有误的。
5.3.3 固定资产变动
原值发生变动包括原值增加和原值减少两种，通过系统提供的“原值变动”功能来实现。
5.3.3 固定资产变动
2.部门转移
固定资产在使用过程中，因内部调配而发生的部门变动，如不对其处理，将会影响到部门折旧的计算。
5.3.3 固定资产变动
固定资产的变动处理的方法基本相似，其余的固定资产变动方式可参照上述固定资产原值变动、部门转移的变动处理过程。
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
固定资产系统和账务系统之间存在着数据的自动传输，该传输通过制作传送到账务系统的凭证实现。
固定资产管理系统需要制单或修改凭证的情况包括：
资产增加（录入新卡片）
资产减少
卡片修改（涉及到原值或累计折旧时）
资产评估（涉及到原值或累计折旧变化时）
原值变动
累计折旧调整
折旧分配
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
1、固定资产凭证生成
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
2、固定资产凭证修改
固定资产系统生成的凭证，总账系统无权修改、删除和冲销
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
固定资产系统生成的凭证
发现错误后应如何修改
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
情况一：总账系统未审核的凭证
（1）注册登录固定资产系统，通过“凭证查询”功能找到相关凭证删除。
（2）注册登录总账系统，通过“凭证整理”功能将作废凭证删除。
（3）注册登录固定资产系统，修改相关单据，重新生成凭证。
（4）注册登录总账系统，对生成的凭证审核记账。
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
情况二：总账系统已审核未记账的凭证
（1）注册登录总账系统，取消相关凭证的审核签字。
（2）注册登录固定资产系统，通过“凭证查询”功能找到相关凭证删除。
（3）注册登录总账系统，通过“凭证整理”功能将作废凭证删除。
（4）注册登录固定资产系统，修改相关单据，重新生成凭证。
（5）注册登录总账系统，对生成的凭证审核记账。
5.3.4 固定资产增减变动制单处理
情况三：总账系统已记账的凭证
（1）注册登录固定资产系统，通过“凭证查询”功能找到相关凭证执行红字冲销处理。
（2）注册登录总账系统，对固定资产系统生成的红字冲销凭证审核记账。
（3）注册登录固定资产系统，修改相关单据，重新生成凭证。
（4）注册登录总账系统，对生成的凭证审核记账。
本节思考题
1、固定资产变动类型有哪些？举例说明固定资产变动的业务处理过程？
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4.4 出纳管理
第5章 日常业务处理
——5.4 工资变动
本节要点
1.工资变动处理的基本内容、要求与方法
本节内容
5.4.1 工资变动
5.4.2 扣缴所得税
5.4.3 工资发放
5.4 工资变动
薪资管理系统的日常业务处理包括:
工资变动处理
工资报表管理
个人所得税计算
5.4.1 工资变动
薪资管理系统将工资数据分为三大类：固定不变项目、基本不变项目和变动项目。
固定项目是指一直保持不变的工资项目，如性别。
基本不变项目是指一定时期内容保持不变的工资项目，如职务、基本工资、岗位工资等；
变动项目是指每月均要发生变化的项目，如病、事假扣款、水电费扣款等。
根据是否定义有公式，又将工资项目划分为公式工资项目和非公式工资项目。
5.4.1 工资变动
1、工资变动处理途径
录入工资数据的途径有二：
一是通过【人员档案】对话框录入
二是通过【工资变动】窗口录入
5.4.1 工资变动
2、工资数据变动处理方式
（1）数据定位
在对某一个职工的数据修改调整时，可通过定位功能快速地定位在需要修改的记录上。
5.4.1 工资变动
（2）数据过滤
在录入数据时，有时仅是某一工资项目的数据，此时可通过数据过滤功能，仅保留要录入数据的工资项目，以提高数据录入速度。
5.4.1 工资变动
（3）数据筛选
实现按部门、人员类别、工资项目对工资数据进行筛选。
5.4.1 工资变动
（4）数据替换
如果要对同一工资项目进行统一变动，则可通过替换功能一次性地将符合条件的职工相关的工资项目的数据进行调整。
数据替换操作针对的是哪类工资项目？
5.4.1 工资变动
（5）计算工资数据
在修改了某些数据、重新设置了计算公式、进行了数据替换或在个人所得税中执行了自动扣税等操作，最好调用本功能对个人工资数据重新计算，以保证数据正确。
5.4.1 工资变动
（6）汇总数据
若对工资数据的内容进行了变更，在执行了重算工资后，为保证数据的准确性，可调用本功能对工资数据进行重新汇总。在退出工资变动时，如未执行工资汇总处理，系统会自动提示进行汇总操作。
5.4.1 工资变动
（7）动态计算
在数据或项目发生变动后，为使数据根据变动自动计算工资数据，而不必点击重新计算功能按钮。即当光标离开当前行时，若当前行发生数据变动，则系统自动予以计算。
5.4.2 扣缴所得税
在薪资管理系统中提供了个人所得税自动计算功能，这时所提到的个人所税计算仅是一个查询功能，所有的计算均是由计算机来完成的，这样既减轻了会计部门的工作负担，又提高了工作效率。
要进行个人所得税管理，首先需要设置申报项目和税率，然后系统自动根据设置完成计算。
5.4.3 工资发放
1、工资分钱清单
工资分钱清单是按单位计算的工资发放分钱票面额清单，会计人员根据此表从银行取款并发给各部门。
工资分钱清单分部门分钱清单、人员分钱清单、工资发放取款单三部分。
5.4.3 工资发放
2、银行代发工资
银行代发即由银行发放企业职工个人工资。
薪资管理系统提供了银行代发功能和工资管理系统与网上银行系统的接口，整理工资系统的银行代发输出格式，满足网上银行系统的数据读取要求，同时还提供银行代发输出文件的加密功能。
本节思考题
1、当工资数据发生变动时，如何进行变动数据的录入？
2、工资分钱清单是否任何情况下均需要？为什么？
3、工资数据变动处理的途径和方式有哪些？
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