资源简介

(共38张PPT)
学习情境四：
UFO 报 表 系 统
职业能力目标
专业能力：
运用系统提供的UFO报表系统完成报表初始设置、报表生成和报表管理；能够熟练进行报表格式设置、单元公式定义、审核公式和舍位平衡公式，能够进行报表数据处理生成一张完整报表。为了更好服务企业管理需求，能够对报表进行管理，完成表页排序、查找和形象直观的各种图表制作。
职业核心能力：
明确财务报表的核心作用：为企业及其现在和潜在的投资者、债权人以及其他财务会计报告的使用者提供决策的财务信息、促进社会资源的合理配置，为公众的利益服务。能根据学习情境的设计需要查阅追踪相关案例资料，在满足企业对报表信息需求的基础上，按团队进行合作，完成报表初始设置、报表生成和报表管理等工作。
本情境结构图
工作任务
学习子情境
报表格式定义
报表公式定义
输入关键字
生成报表
舍位操作
表页管理
报表保护
报表数据管理
报表初始设置
报表生成
报表管理
学习子情境一：
报表初始设置
新华有限责任公司每个月末都要求财务部会计主管王志强编制资产负债表，以及时了解企业资本结构及其占用和变化情况。如表4-1所示。
一、任务内容
工作任务一：报表格式定义
二、任务要求
工作任务一：报表格式定义
完成新华有限责任公司2013年7月31日的资产负债表。
资产负债表中的表头：黑体、18号、上下左右居中；标题：黑体、10号、会企01表右对齐、单位：元右对齐；表体：所有文字都为宋体、10号；表尾：宋体、10号。
资产负债表表中表头行高12毫米、第2行和3行行高5毫米、第4行行高为9毫米、其他各行行高为5毫米。
资产负债表表中A列列宽为44毫米、B列列宽为9毫米、C列列宽为27毫米、D列列宽为27毫米、E列列宽为63毫米、F列列宽为9毫米、G列列宽为27毫米、H列列宽为27毫米。
三、知识链接
(一)报表基本概念
1.格式状态和数据状态
格式状态下进行有关报表格式设计与公式定义的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
数据状态下管理报表的数据，如生成报表数据、输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总与合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，报表格式和数据。
工作任务一：报表格式定义
三、知识链接
(一)报表基本概念
2.单元
单元是组成报表的最小单位，单元名称有所在行、列标识。
单元类型有数值单元、字符单元和表样单元三种。
3.组合单元
组合单元是有两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（数值、字符、表样）。
4.区域
区域有一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。
工作任务一：报表格式定义
三、知识链接
(一)报表基本概念
5.表页
每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。
6.二维表和三维表
确定某一数据的要素称为“维”。在一张有方格的纸上写一个数字，这个数字的位置可以通过行和列（二维）来描述。
如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行（横轴）和列（纵轴）可以找到这个二维表中的任何位置的数据。
如果将多个不同的二维表叠在一起，找到某一个数据其要素需要增加一个，即表页号（Z轴）这一叠表称为一个三维表。
工作任务一：报表格式定义
三、知识链接
(一)报表基本概念
7.固定区和可变区
固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。
可变区域是屏幕显示一个区域的行数和列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计状态中设定的。
8.关键字
关键字是游离余单元外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量用于中快速选择表页。
通常关键字可以有以下几种：
单位名称、 单位编号、 年、 季、 月、 日。
工作任务一：报表格式定义
三、知识链接
(二)报表格式定义
1.报表格式内容
报表格式一般包括：标题、表头、表体、表尾四部分内容。
2.固定表格式设计
固定表是指报表的行和列相对固定的报表。
3.可变表格式设计
行数或列数不固定，随实际需要变动的表。
工作任务一：报表格式定义
四、工作示范
1．报表子系统的启动
2．自定义一张资产负债表
工作任务一：报表格式定义
设置报表尺寸
报表区域合并设置
区域画线设置
报表项目输入
单元格属性设置
行高列宽设置
关键字设置
区域组合方式有三种方式：整体组合、按行组合、按列组合。可按照实际情况选择任何一种方式。
四、工作示范
1．报表子系统的启动
2．自定义一张资产负债表
工作任务一：报表格式定义
设置报表尺寸
报表区域合并设置
区域画线设置
报表项目输入
单元格属性设置
行高列宽设置
关键字设置
报表项目包括报表表头内容、表体项目、表尾项目等，但不包括关键字。
通常情况下，编制单位、年、月、日不作为文字内容录入，而将它们作为关键字进行设置。
四、工作示范
1．报表子系统的启动
2．自定义一张资产负债表
工作任务一：报表格式定义
设置报表尺寸
报表区域合并设置
区域画线设置
报表项目输入
单元格属性设置
行高列宽设置
关键字设置
格式状态下输入内容的单元格均默认为表样单元，未输入数据的单元均默认为数值单元，在数据状态下可输入数值。
如果希望在数据状态下输入字符，必须将单元格定义为字符单元。
字符单元和数值单元输入后，只对本表页有效，表样单元输入后对所有表页有效。
四、工作示范
1．报表子系统的启动
2．自定义一张资产负债表
工作任务一：报表格式定义
设置报表尺寸
报表区域合并设置
区域画线设置
报表项目输入
单元格属性设置
行高列宽设置
关键字设置
关键字可以定义多个。
取消关键字，执行“数据”/“关键字”/“取消”。
关键字定义后可能发生重叠。
通过关键字位置调整解决重叠问题。
关键字位置调整通过偏移量表示，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。
关键字偏移量单位为像素。
偏移位置可以多次调整，直至符合要求为止。
定义新华有限责任公司资产负债表中各数据生成的单元公式、审核公式、舍位平衡公式。
一、任务内容
工作任务二：报表公式定义
二、任务要求
完成新华有限责任公司2015年7月31日的资产负债表公式定义、审核公式定义和舍位平衡公式。
1.计算公式
计算公式决定报表数据的来源，其工作过程是从其他子系统的账簿文件中、本表其他表页中或者其他报表中采集数据，直接填入表中相应的单元或经过简单计算填入相应的单元。因此，通常报表系统会内置一整套从各种数据文件中调取数据的函数。
2.审核公式
为了确保报表数据的准确性，可以利用这种报表之间或报表内的勾稽关系对报表编制的正确性进行检查，用于该种用途的公式称为审核公式。
3.舍位平衡公式
报表经舍位之后，用于重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。
三、知识链接
工作任务二：报表公式定义
四、工作示范
1.直接输入公式法
特别提示：
报表公式定义必须在“格式”状态下进行。
公式中除文字外的所有符号都要再英文半角状态下录入，不能使用全角状态录入。
公式输入错误直接删除重新输入即可。
工作任务二：报表公式定义
四、工作示范
2.引导输入公式法
工作任务二：报表公式定义
栏目说明
科目项可以科目名称，也可以是科目编码，通过参照按钮选择输入。
会计期间项可以是年、季、月等，也可以是具体数字表示的日期。
方向项可以是借，也可以是贷，还可以省略。都表示科目的余额方向。如果省略，则表示该会计科目默认余额方向，这与科目性质直接相关。
帐套号项只能是数字（001—999），或者省略也可以，表示默认当前账套。
会计年度项可以省略，也可以输入具体的年度。
包含未记账凭证复选框项，表示连同未记账凭证数据一并取数到生成的报表中。
四、工作示范
3.定义审核公式
工作任务二：报表公式定义
特别提示：
审核公式定义是在报表的“格式”状态下完成的。
定义审核公式时，报表中各单元之间的数据勾稽关系要明确。
审核公式中审核关系（数据勾稽关系）必须正确。
错误的审核公式不能对报表数据的勾稽关系进行审核，还可能标示正确报表数据为错误。
四、工作示范
4.定义舍位平等公式
工作任务二：报表公式定义
特别提示：
将报表数据进行位数转换，如个位转换成百位、千位、万位，这种转换称为进位。
进位后，原来数据间的平衡关系可能被打破，所以，才有必要进行舍位平衡，使得数据间的平衡关系恢复。
系统中报表的舍位平衡公式就是用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公式。
每个公式一行，各公式间用逗号“，”（半角）隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法执行。（系统认为公式未完全录完）。
公式等号左边只能是一个单元（不能带页号和表名）。
舍位公式中只能用“+”、“-”符号，不能使用其他运算符及函数。
学习子情境二：
报表生成
录入关键字，生成 “新华公司资产负债表”。
一、任务内容
工作任务一：生成资产负债表
二、任务要求
生成单位名称为“河北新华有限责任公司”、年月日为“2015”、“7”、“31”的“资产负债表”并保存于D盘，文件名称为“新华公司资产负债表.rep”。
不同会计期间企业经营的数据有所不同，如何判定本表页数据取自哪个单位、哪个会计期，在系统中是通过设置关键字来识别的，因此在生成报表数据前的重要步骤就是录入关键字的值。
三、知识链接
工作任务一：生成资产负债表
特别提示：
①不同的报表对应不同的关键字值，关键字值随单元跟报表一起输出。
②日期关键字确认报表数据生成的具体日期。
③数据状态下的报表“数据”菜单提供了整表重算、表页重算两种方式。
④整表重算是将该表的所有表页（可以是多个）全部进行计算。
⑤表页重算是单就当前该表数据进行重新计算。
四、工作示范
工作任务一：生成资产负债表
录入关键字，生成“利润表”，进行审核操作。
一、任务内容
工作任务二：生成利润表
二、任务要求
生成河北新华有限责任公司的年和月分别为“2015”和“7”的“利润表”并保存于F盘，文件名称为“新华公司7月利润表.rep”。
特别提示：
①报表舍位操作后，可以打开舍位表查阅。
②舍位公式有误时，系统状态栏会自动提示“无效命令或错误参数！”
③出现“无效命令或错误参数！”时，要回到舍位平衡公式定义窗口重新定义舍位平衡公式，直至正确为止。
四、工作示范
工作任务二：生成利润表
学习子情境三：
报表管理
查找河北新华有限责任公司的资产负债表8月份表页。
一、任务内容
工作任务一：表页管理
二、任务要求
按照“年=2015 AND 月=8”查找条件，查找河北新华有限责任公司的资产负债表8月份表页。
表页管理包括插入、追加表页，还可以对表页进行排序、查找、交换位置、区域填充和删除表页
表页插入是在当前表页前面插入一张新表。
表页追加是在当前表页后面增加一张新表。
表页排序是指报表子系统可以按照表页关键字的值或按照报表中任何一个单元的值重新排列表页，以方便用户进行查询和管理。表页排序时的“第一关键值”指根据什么内容对表页进行排序。“第二关键值”指当有表页的第一关键值相等时，按照此关键值排列。“第三关键值”是指当有多张表页用第一关键值和第二关键值还不能排序时，按照第三关键值排列。
表页查找是将符合查找条件的表页显示为当前表页。
表页交换是将两张表页的位置进行交换，达到满足用户需求目的。
区域填充是在报表中一个区域的表样或数据都一样时，可以利用此功能实现快速输入。
表页删除是删除不用的或多于的表页的操作。
三、知识链接
工作任务一：表页管理
四、工作示范
工作任务一：表页管理
2.表页排序
1.表页增加
3.表页查找
对新华有限责任公司的利润表进行格式和文件加锁。
一、任务内容
工作任务二：表页保护
二、任务要求
格式加锁和文件加锁时各自密码或口令为1和2。
报表保护是基于日常工作需要而进行的。报表保护包括：格式加锁和文件加锁。格式加锁后，每次切换到格式状态时都要求输入口令，起到报表单元公式不被任意修改的作用。文件加锁后，每次打开报表文件时都要求输入口令，起到保护报表文件不被任意删除或修改的作用。
三、知识链接
工作任务二：表页保护
四、工作示范
工作任务二：表页保护
特别提示：
①格式加锁可以在格式状态下完成，也可以在数据状态下完成。
②格式加锁后，必须输入口令才能进入报表格式状态。口令输入错误无法进入报表格式状态。
③取消格式加锁，执行“格式”/“保护”/“格式解锁”命令，打开“格式解锁”窗口，输入口令即可。
④文件口令设置可以在格式状态设置，也可以在数据状态设置。
⑤口令不区分大小写。文件口令可以修改，也可以取消。方法如同格式加锁取消。
透视和汇总河北新华有限责任公司的利润表。
一、任务内容
工作任务三：报表数据管理
二、任务要求
透视和汇总河北新华有限责任公司的利润表并能在报表上联查明细账及通过明细账联查总账和记账凭证。
（一）报表透视
在报表子系统中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。数据透视的结果可以保存在报表中。
（二）数据汇总
报表的数据汇总是报表数据不同形式的叠加。它是通过数据汇总功能把结构相同、数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新的报表的过程。在实际工作中，主要用于同一报表不同时期的汇总，以便得到某一期间的汇总数据，或者同一单位不同部门同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。
三、知识链接
工作任务三：报表数据管理
四、工作示范
工作任务三：报表数据管理
报表透视
数据汇总
联查明细账和记账凭证
The end!
Thanks!

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