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第2章 账务处理与会计循环
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
账务处理的基本概念
账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。
账务处理的基本概念
投资人
债权人
管理者
政府
会计数据（账簿、凭证）
经济业务流程
数据采集
数据存储与加工
报告信息
原始凭证
账务处理的基本特征
规范性强，一致性好
会计记账处理原则相同
账簿格式基本相同
综合性强，在整个会计信息系统中起到核心作用
集成性要求高
正确性要求高
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
手工环境下账务处理流程
会计核算组织程序
记账凭证核算形式
科目汇总表核算形式
汇总记账凭证核算形式
记账凭证核算形式
科目汇总表核算形式
科目汇总表
汇总记账凭证核算形式
汇总记账
凭证
手工环境科目汇总表账务处理流程
见教材P12
手工账务处理形式的缺陷
数据大量重复
信息提供不及时
准确性差
工作强度大
制作人:殷建红
IT环境下账务处理的主要角色
业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）
凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员
凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥
记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；
查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
总账子系统的目标
及时、准确地采集和输入各种凭证
高效、正确地完成记账等数据处理过程
随时输出某个期间内的各种账表
建立总账系统与其他子系统的数据接口
总账子系统基本功能
科目编码及文件设计
账务处理子系统会计科目编码设计
账务处理子系统主要数据文件设计
科目文件
凭证文件
汇总文件
会计科目编码
会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。
会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。
科目编码设计
手工账务处理时，会计科目以汉字表示
计算机处理文字科目的缺点
存储空间的浪费
文字科目具有二义性
不利于提高录入速度
科目编码设计
对会计科目进行编码的意义
反映会计科目间的逻辑关系
保证会计科目的唯一性
便于计算机处理和分类
节省存储空间
提高处理速度
科目编码方法
顺序编码
分组编码
群码（层次码，位数编码）
科目编码方法
顺序编码
按编码对象顺序排列进行编号的一种方法
例如，管理费用的明细科目编码可以采用顺序编码的方法
科目编码 科目名称
6602001 办公费
6602002 差旅费
6602003 招待费
6602004 通讯费
6602005 市内交通费
….. ……
科目编码方法
科目编码 科目内容
1601001~1601099 固定资产-机床
1601101~1601199 固定资产-电脑
1601201~1601299 固定资产汽车
分组编码
按数字顺序进行分组，又某一特定号码至另一特定号码代表某一类项目的一定类别名称的一种编码方法
科目编码方法——群码
又称层次吗，以分类对象的从属关系为排列顺序的编码
第一层：一级科目
第二层：二级科目
．．．．．．
举例：科目编码结构4-2-2
科目编码原则
规定性原则
层次性原则
1501 固定资产
150101 固定资产——甲车间
150101001 固定资产——甲车间——A型机床
150101002 固定资产——甲车间——B型机床
一致性原则
简短性原则
扩展性原则
会计科目编码体系的设计
定长定位
不定长方法
立体科目
定长定位
科目体系结构：4－2－2
三级科目最多设计99个
二级科目最多设计99个
一级科目最多设计9999个
不定长方式
确定最大长度
缺点？
如何解决？
在科目数据文件中，增加“科目级别”、“上级科目”、“末级标志”等字段
从传统科目到立体科目
科目编码 科目名称 科目编码 科目名称
6602 管理费用 　 　
660201 办公费 660202 差旅费
66020101 部门1 66020201 部门1
6602010101 科室1 6602020101 科室1
6602010102 科室2 6602020101 科室2
6602010103 科室3 6602020101 科室3
6602010104 科室4 6602020101 科室4
6602010105 科室5 6602020101 科室5
…… …… …… ……
66020102 部门2 66020202 部门2
6602010201 科室1 6602020201 科室1
6602010202 科室2 6602020201 科室2
6602010203 科室3 6602020201 科室3
6602010204 科室4 6602020201 科室4
6602010205 科室5 6602020201 科室5
…… …… …… ……
假设该公司有10个部门，每个部门又分5个科室；管理费用分为10个明细费用，6602管理费用下会计科目个数：10x5x10=500个
以部门核算为例
从传统科目到立体科目
为了从部门、项目、职员、供应商以及客户等视角了解收入、费用以及往来款项的情况，这些信息往往会以2级、3级甚至更明细科目的形式融入科目体系中
不足
随着公司业务规模的增加，科目体系越来越庞大
科目过多，影响录入效率与正确率
如果需要查询一个部门（项目、职员、供应商及客户）的多个科目的信息，需要分多次查询科目明细账或总账
从传统科目到立体科目
部门档案
部门编码 部门名称
01 部门1
0101 科室1
0102 科室2
0103 科室3
0104 科室4
0105 科室5
…… ……
02 部门2
0201 科室1
0202 科室2
0203 科室3
0204 科室4
0205 科室5
…… ……
科目体系
科目名称 科目编码 辅助核算
6602 管理费用 部门核算
660201 办公费 部门核算
660202 差旅费 部门核算
660203 招待费 部门核算
660204 市内交通费 部门核算
660205 通讯费 部门核算
660206 工资 部门核算
660207 福利费 部门核算
660208 工会经费 部门核算
660209 职工教育费 部门核算
660210 其他费用 部门核算
立体科目（部门核算）
一个科目链接多个部门
一个部门链接多个科目
会计科目编码的拓展应用
部门编码、存货编码、客户编码、供应商编码的编码方法可以借鉴会计科目编码的方法
总账子系统文件设计
三个关键文件
科目文件
科目汇总文件
凭证文件
主要数据文件设计＿科目文件
序号 字段名 说明
1 科目编码 如:1001
2 科目名称 如:现金
3 科目类型 如:资产
4 余额方向 如:借
5 辅助核算 如:部门核算
… … …
主要数据文件设计＿科目文件
科目编码 科目名称 科目类型 余额方向 辅助核算
1001 库存现金 资产 借
1002 银行存款 资产 借
…… …… …… …… ……
2001 短期借款 负债 贷
2201 应付票据 负债 贷
…… …… …… …… ……
6001 主营业务收入 损益 收入 项目核算
6401 主营业务成本 损益 支出 项目核算
6602 管理费用 损益 支出 部门核算
…… …… …… …… ……
数据存储举例
收入与支出：期末结转本年利润后余额为0
主要数据文件设计＿凭证文件
凭证内容文件
序号 字段名
1 凭证类型
2 凭证号
3 日期
4 附件
5 录入
6 审核
7 记账
凭证业务文件
序号 字段名
１ 凭证号
３ 摘要
４ 科目编码
５ 借贷标志
６ 金额
主要数据文件设计＿凭证文件
临时凭证文件
历史凭证文件
二者相同点
数据结构相同
二者差异
临时凭证文件存储记账前的凭证
历史凭证文件存储记账后的凭证
主要数据文件设计＿凭证文件
数据存储举例
借：本年利润 5,000
贷：主营业务成本 1,000
营业税金及附加 1,000
管理费用 1,000
销售费用 1,000
财务费用 1,000
主要数据文件设计＿凭证文件
凭证内容文件
凭证号 日期 附件 录入 审核 记账
转字1号 2013-3-1 1 张明 李静 柴亮
凭证业务文件
凭证号 摘要 科目代码 借贷标志 金额
转字1号 费用结转至本年利润 4103 借 5000
转字1号 费用结转至本年利润 6401 贷 1000
转字1号 费用结转至本年利润 6403 贷 1000
转字1号 费用结转至本年利润 6602 贷 1000
转字1号 费用结转至本年利润 6601 贷 1000
转字1号 费用结转至本年利润 6603 贷 1000
数据存储结果
主要数据文件设计＿科目汇总文件
序号 字段名
１ 科目编码
３ 年初余额
４ 借贷方向
５ 1月借方合计
６ 1月贷方合计
．．．．．．
７ 12月借方合计
８ 12月贷方合计
存储策略：一年一个科目汇总文件
通过计算获取以下数据：月初余额、月末余额、本年借方累计、本年贷方累计
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
初始设置的设计
设置账套
科目设置
初始余额输入
凭证类别设置
结算方式设置
其他设置（根据需要设置）
部门信息
人员信息
项目信息等
会计主体与账套管理
账套：用于对会计主体的经济业务进行会计核算，通常，一个会计主体建立一个账套
一个账套，包含若干套年度账
如：中国人民大学账套
2012年度账
2013年度账
账套参数
账套参数
账套：账套号、账套名称、单位名称、企业性质等
编码方案
账套启用日期
记账本位币
会计主管姓名等
账套参数
编码方案
会计科目、部门、存货、客户、供应商等档案的编码级次及每级位数
例如：会计科目编码采用4-2-2的方案
账套启用日期：新旧会计系统的切换日期，即新的会计信息系统从那天开始使用
人员权限设置：根据岗位分工情况，对职员进行授权，保证系统的安全性和会计信息的保密性
账套管理
账套管理
账套的维护
账套数据的备份与恢复
年度账管理
年度账的维护
年度账数据的备份与恢复
用户与权限
用户的建立
授权
上机指导
系统管理子系统实现账套管理功能
系统管理的操作员分为两类
系统管理员（admin）。系统管理员的用户名为admin，初始密码为空。系统管理员的权限包括：建立账套、备份账套、恢复账套、启用子系统、维护操作员、给操作员授权、确定账套主管。
账套主管（建立账套时授权）。账套主管的权限包括：修改账套、启用子系统、年度账管理、给操作员授权。
系统管理员与账套管理(admin)
账套主管与年度账
权限管理
人员权限设置
根据财务人员岗位分工，分配与设置人员权限
在会计信息系统中，财务主管具有最高权限，可以为其他财务人员设置权限，如：
李红，有凭证录入权、记账权、账簿查询权
杨柳，有凭证审核权、账簿查询权
权限管理
账套管理
特别提示
系统管理员建立账套后，可立即通过“系统管理”子系统中“账套”菜单下的“启用”供，启用总账等子系统
系统管理员建立账套后，如未启用系统就退出了系统管理，则必须以账套管理员身份进入系统管理启用系统
科目设置
将会计核算中使用的会计科目逐一按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理
科目设置
科目合规性检查：
是否符合编码规则
是否重复编码
是否为一级科目
是
否,上级科目编码是否存在
科目是否已经使用
是,只能增加平级科目,不能增加下级科目
初始余额输入
方法一：录入开始使用月份的月初余额
方法二：录入年初余额和一月至使用计算机前各月的发生额
余额录入完毕，试算平衡
资产=负债+所有者权益+（收入-费用）
总账=下属明细科目之和
借方合计=贷方合计
初始余额输入
录入余额：
进行辅助核算的科目，需要录入各辅助核算项的余额，系统自动汇总生成科目余额
录入完毕，进行试算平衡，检查所录余额是否正确
凭证类别设置
定义凭证类别
确定凭证类别的限制条件
制作人:殷建红
结算方式设置
企业经营过程中使用的收款及付款结算方式
设置内容
结算方式编码
结算方式名称（如现金结算、现金支票、转账支票、银行本票等）
结算方式被运用于总账、销售与收款、采购与付款等子系统中
总账子系统录入收付款凭证，输入结算方式及票据号，以便进行银行对账
结算方式
录入凭证（收款与付款业务）、收款单、付款单，需要输入结算方式及结算票据号
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
凭证管理——凭证录入
凭证管理——凭证录入与控制机制
正确性检查措施
凭证号：连续编号
凭证日期：凭证日期随凭证号递增而递增，不能为已结账月份的日期
科目编码
存在性检查
是否是末级明细记账科目
与凭证类型的限制条件是否相符
金额：借贷平衡
凭证管理——输入辅助核算信息
科目性质为客户往来（或供应商往来）核算
科目性质为部门核算
科目性质为个人往来核算
科目性质为项目核算
凭证管理——输入辅助核算信息
凭证管理——凭证审核
凭证审核的目的
发现凭证输入时出现的错误
记账的前提
凭证审核的方法：静态屏幕审核法
凭证审核的控制
审核及取消审核，与制单不能为同一人
凭证审核后不能修改、删除
取消审核只能由审核人完成
凭证管理——凭证记账
记账方式
按单
按天
多天记账
凭证管理——凭证记账
临时凭证文件
科目编码
借贷 金额 ，，，
科目文件
科目编码
科目性质 上级科目，，，
历史凭证文件
科目编码
借贷 金额 ，，，
科目汇总文件
科目编码
余额 发生额，，，，，
企业银行账文件
科目编码
借贷 金额 ，，，
记账过程文件之间的数据传递关系
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
出纳管理——支票管理
基本完善的支票管理应该包括以下功能
经办人领用支票时，出纳人员输入支票信息
经办人持发票办理报销业务时，会计人员录入记账凭证的同时，录入相关支票信息
系统自动填写已领支票的报销日期
出纳管理——银行对账
银行对账：银行记载的银行存款收付记录和单位登记的银行存款日记账相互核对
银行与企业间由于记账时间不同或其他原因会形成一方已记录而另一方未记录，这类款项称为未达账项
银行已收企业未收
银行已付企业未付
企业已收银行未收
企业已付银行未付
银行对账的目的：找出相同的收付款业务进行核销，而且还要找出未达账项和造成未达账项的根源
出纳管理——银行对账
前提
科目设置：将需要进行银行对账的银行存款科目设置为“银行账”
日常处理：录入凭证，使用“银行账”科目，录入结算方式及结算票号
出纳管理——银行对账
初始化余额调节表
获取银行对账单
定期对账
输出对账结果
核销已达账项
初始化余额调节表
启用银行对账前，最后一张非会计信息系统的余额调节表上的未达账项
获取银行对账单
获取方式
手工录入银行对账单
软盘获取对账单
网络获取对账单
定期对账
自动对账
结算方式+结算号+金额
手工对账
输出对账结果
核销已达账
删除
银行对账单文件已达记录
单位银行对账文件已达记录
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
期末处理——自动转账
定义自动
转账分录
期末处理——自动转账
生成自动转账分录——机制凭证
期末处理——自动转账
期末转账的特点
转账业务大多发生在各个会计期的期末
期末转账业务大多只有会计人员自己编制的会计凭证，而没有原始凭证
期末转账业务大多要从会计账簿中提取数据
有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据
期末处理——自动转账
每个月月末有规律重复填制的凭证（摘要、科目相同，金额的来源或计算方法相同）
“费用分配”的结转。 如：工资分配等
“费用分摊”的结转。 如：制造费用等。
“税金计算”的结转。 如：所得税等。
“提取各项费用”的结转。 如：提取福利费等。
期末收入费用类科目结转本年利润等
定义自动转账分录模板
定义的内容
摘要
借贷方科目
金额计算公式
自动转账分录模板举例
提取城市维护建设税及教育费附加（假设该公司不需要交纳营业税和消费税，只需要交纳增值税）
定义自动转账分录模板举例
生成自动转账凭证
期末处理——结账
月结
保护结账前状态
结账前必要的检查工作
上月未结账，则本月不能结账
本月还有未记账凭证时，本月不能结账
计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户余额并将余额结转至下月月初
结账标志
年结(12月份结账)
必须产生下年度的空白账
期末处理——结账
特别提示，结账顺序
账表输出
账表输出内容
日记账
明细账
总账
账表的查询条件
会计科目
会计期间
账表输出
输出方式
打印输出
磁介质输出
查询输出
账务处理与会计循环
账务处理概述
账务处理的流程分析
总账子系统的总体设计
总账子系统的初始设置
凭证管理
出纳管理
期末处理与账表输出
辅助管理
辅助管理
部门核算与管理
往来核算与管理
项目核算与管理
部门核算与管理
动因
简化会计科目体系
传统的部门信息通常被设置为明细科目
立体科目：实现会计科目与部门档案的动态链接，形成一个科目对多个部门，一个部门对多个科目的交叉关系
加强部门管理
从部门视角了解损益、收支发生情况
制作人:殷建红
部门核算与管理
初始设置
将需要进行部门核算的会计科目，设置为“部门辅助核算”（立体科目）
维护部门档案信息
日常处理
录入凭证时，如果科目需要进行“部门辅助核算”，需要同时录入对应部门信息
账表查询
按部门查询部门总账和部门明细账，进行部门收支分析
部门核算与管理
科目设置
部门核算与管理
部门档案
部门核算与管理
凭证录入
往来核算与管理
范围
客户往来（销售业务引起的债权关系）
供应商往来（采购业务引起的债务关系）
个人往来（职员与公司之间的债务关系）
本节以客户往来为例
往来核算与管理
手工环境下往来科目设置
　应收账款——华北地区——天津——天津糖果贸易公司
——天津——天津日化厂
——天津——……
——石家庄——A公司
——石家庄——……
　应收账款——华东地区——……
随着客户资源的增加，明细科目越来越多
往来核算与管理
会计信息系统中，采用客户往来辅助核算
往来核算与管理
初始设置
将应收账款科目设置为“客户往来辅助核算”（立体科目）
维护客户档案信息
在初始余额录入中，录入各客户的期初未达往来账（即尚未收到的货款）
日常处理
录入凭证时，如果应收账款需要进行“客户往来辅助核算”，需要同时输入对应客户信息
往来核销：收到货款时，确定应收账款与收款之间的核销关系
账表查询
查询客户余额表以及客户明细账
如果应收账款和预收账款同时进行客户往来辅助核算，可以一次性查询某个客户或多个客户的应收及预收款项余额和明细信息
进行应收账款的账龄分析
往来核销
核销：确定应收账款凭证与收款凭证之间的对应关系，即收到货款时指定收到具体哪些销售业务的款项
逐笔核销
客户编码+发生额+借贷方向相反
全额核销
客户编码+借贷发生额合计
一对多或多对一
手工核销
往来核算与管理
科目设置
往来核算与管理
往来单位档案
根据客户数量决定是否对客户分类，如分类，需要维护客户分类档案及客户档案
往来核算与管理
凭证录入
往来核算与管理
往来核销
说明：凭证号为记-0029号凭证确认应收账款的增加；凭证号为记-0035号凭证确认收到一笔款等额项。二者做两清核销。
在销售与收款核算与管理中，将介绍往来核销的另一种模式：销售发票与收款单的核销，即在原始凭证环节执行往来核销。
项目核算与管理
项目应用范围举例
工程项目
产品
合同或订单
科研课题等
动机
核算项目的收入、成本费用及占用资金情况等
手工环境下的核算方式
按项目设置明细科目
项目核算与管理
初始设置
将需要进行项目管理的会计科目设置为“项目辅助核算”（立体科目）
建立项目大类，选择该项目大类需要应用的会计科目
维护项目档案信息
日常处理
录入凭证时，如果会计科目需要进行“项目辅助核算”，需要同时输入对应项目信息
账表查询
项目账表输出
项目总账
反映项目对应各个科目的各期发生额和余额
科目的项目明细账
反映某科目下，各项目的明细数据
项目的明细账
反映某个项目对应各科目的明细数据
项目统计表
反映各个项目在各个科目下的期初余额、借贷方发射功能额及期末余额
项目核算与管理
科目设置
项目核算与管理
项目档案
建立项目大类
项目核算与管理
项目档案
选择项目大类需要使用的会计科目（前提：待选科目已设置为项目辅助核算）
项目核算与管理
项目档案
根据项目数量及特征决定是否分类、如何分类
项目核算与管理
项目档案
维护项目目录
项目核算与管理
凭证录入
上机指导-总账子系统操作流程
上机指导-现金银行
现金银行子系统的功能：日记账的查询、支票簿管理、银行对账等
上机指导-往来管理
客户往来和供应商往来
在“总账子系统”执行科目设置、凭证管理
在“往来管理”执行往来核销、账表查询、账龄分析等
上机指导-往来管理
项目核算与管理
在“总账子系统”执行科目设置、凭证管理
在“项目管理子系统”执行项目账表查询
作业要求
模拟某公司业务，在软件中录入一个月凭证
作业，提交的材料：
你所模拟公司的基本信息
模拟业务不少于20笔
要求管理费用按费用性质设置明细科目，且按部门核算；截取管理费用多栏账；某部门明细账
提供8个备选科目，选择其中5个科目，截取其明细帐或日记帐截面；
截取资产负债表、利润表月报界面
作业要求
可选会计科目：
库存现金
银行存款
原材料
库存商品
固定资产
累计折旧
主营业务收入
主营业务成本

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