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(共45张PPT)
学习情境3　会计电算化的基本要求
3.1 会计电算化法规制度
3.2 会计核算软件的要求
3.3 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
3.4 计算机替代手工记账的基本要求
3.5 会计电算化档案的基本要求
学习目标
情境综述
超级链接
学习目标
学习目标
能说出会计电算化相关法律法规。
能表述出会计电算化在数据输入输出及数据处理等方面的基本要求。
能划分会计电算化相关岗位，并说出相关岗位权限。
能说出计算机替代手工记账的基本要求。
能说出会计电算化档案管理的基本要求。
3.1 会计电算化法规制度
一、中华人民共和国会计法
1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会计法》以法律的形式规定：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定。会计账簿的登记、更正也应当符合国家统一的会计制度的规定。
3.1 会计电算化法规制度
二、会计基础工作规范
1996年6月17日，财政部发布《会计基础工作规范》，其中对会计电算化工作作出了具体规范。比如第六十一条要求：“实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。”
3.1 会计电算化法规制度
三、会计档案管理办法
1998年8月21日财政部制订的《会计档案管理办法》规定：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”
3.2 会计核算软件的要求
1
2
3
会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。
会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
一、会计核算软件的基本要求
3.2 会计核算软件的要求
4
5
6
会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
会计核算软件应当符合GB/T19581《信息技术——会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
一、会计核算软件的基本要求
3.2 会计核算软件的要求
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8
9
会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。
会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
一、会计核算软件的基本要求
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
1
2
输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；
输入需要在本期进行对账的未达账项；
3
选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录；
1.会计核算软件应当具备以下初始化功能
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
4
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定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等；
输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；
6
提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
1.会计核算软件应当具备以下初始化功能
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
2.会计核算软件应当具备输入记账凭证的功能
经济业务
内容摘要
填制凭
证日期
凭证
编号
金额等
会计科目
或编号
输入的项目包括
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
3.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
4.下列数据输入应有必要的提示功能
1
2
正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；
以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称；
3
正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行；
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
4.下列数据输入应有必要的提示功能
4
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正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行；
正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
5.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
6.对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
7.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。
3.2 会计核算软件的要求
二、会计数据输入功能的基本要求
8.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。
3.2 会计核算软件的要求
三、会计数据输出功能的基本要求
概念
数据输出是将计算机处理的结果传递出来，给用户提供需要的信息。
3.2 会计核算软件的要求
三、会计数据输出功能的基本要求
1.会计核算软件提供查询的相关要求
查询机内会计科目
1
记账凭证和原始凭证
2
总分类账和明细账
3
往来账款的结算情况
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到期票据的结算情况等等
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3.2 会计核算软件的要求
三、会计数据输出功能的基本要求
2.会计核算软件对机内数据的打印输出要求
会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
1
会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
2
会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
3
3.2 会计核算软件的要求
三、会计数据输出功能的基本要求
2.会计核算软件对机内数据的打印输出要求
在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。
4
在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
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会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。
6
打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。
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3.2 会计核算软件的要求
三、会计数据输出功能的基本要求
3.会计核算软件提供的其他数据输出要求
根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能
1
会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。
2
3.2 会计核算软件的要求
四、会计数据处理功能的基本要求
结账
记账
报表编制
会计电算化的
处理功能包括
3.2 会计核算软件的要求
四、会计数据处理功能的基本要求
1.会计核算软件记账的相关要求
根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账；
1
根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账；
2
总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；
3
会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能；
4
机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。
5
3.2 会计核算软件的要求
四、会计数据处理功能的基本要求
2.会计核算软件对账、结账的相关要求
会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助自动生成银行存款余额调节表。
1
会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入确认已全部登记入账后才能结账。
2
机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。
3
3.2 会计核算软件的要求
四、会计数据处理功能的基本要求
2.会计核算软件对账、结账的相关要求
机内总分类账结账之前，应当与机内明细分类账进行核
对，如果不一致，总分类账不能结账。
4
结账后，上一会计期间的会计凭证不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。但是有一种情况比较特殊：会计核算软件也可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。
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3.2 会计核算软件的要求
四、会计数据处理功能的基本要求
3.会计核算软件生成报表的相关要求
会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等。
3.2 会计核算软件的要求
四、会计数据处理功能的基本要求
4.会计核算软件提供的其他数据处理功能
通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法以供用户选择，会计核算软件对会计核算方法的更改过程在计算机内应有相应的记录。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
概念
电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机，以及会计软件系统的工作岗位。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
电算化会计岗位包括：
电算化主管
负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
电算化会计岗位包括：
软件操作
按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行相应会计数据处理、输出记账凭证、会计账簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障应及时向系统管理员报告，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
电算化会计岗位包括：
审核记账
负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
电算化会计岗位包括：
电算维护
负责会计电算化系统的运行环境的建立，组织协
调各工作站对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，负责增加、删除账套和增加、删除
操作员的密钥，管理计算机会计数据，负责计算机数
据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发
生不可解决的问题时，应及时向软件公司技术人员联
系尽决解决。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
电算化会计岗位包括：
电算审查
负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊.采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
电算化会计岗位包括：
数据分析
负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备
计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的
水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件
的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。
3.3 会计电算化岗位及其权限
设置的基本要求
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
3.4 计算机替代手工记账的基本
要求
概念
采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计核算软件输入会计数据，采用电子计算机设备和会计软件对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。
3.4 计算机替代手工记账的基本
要求
1
2
配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠。
配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。
3
配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。
替代手工记账的条件
4
建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。
3.5 会计电算化档案的基本要求
概念
会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息。
3.5 会计电算化档案的基本要求
会计电算化工作的特殊性使得会计电算化档案的管理工作也有其特定的规范，其基本要求如下：
采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
1
会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。
2
系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。
3
3.5 会计电算化档案的基本要求
会计电算化工作的特殊性使得会计电算化档案的管理工作也有其特定的规范，其基本要求如下：
会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。
4
对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
5
对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
6
情境综述
◎
情境综述
本章该情境主要介绍会计电算化的基本要求，包括电算化的相关制度和法规，关于会计核算软件的要求，包括了会计核算软件的基本要求以及输出功能的基本要求、输出功能的基本要求和处理功能的基本要求。这些要求是电算化软件应该要遵循的规范。
◎
情境综述
在实务工作中，还需要了解会计电算化岗位及其权限设置的基本要求，岗位和权限对于保证会计信息系统的安全正确有十分重要的意义，也是实现信息化环境下会计内部控制的重要内容。
在计算机替代手工记账的特殊时期，还需要遵守计算机替代手工记账的基本要求。
此外，对于计算机环境下的会计档案也有不同于手工的特殊要求。
情境综述
◎
超级链接
前面我们介绍过，会计电算化的管理分为宏观管理和微观管理，并着重介绍了宏观管理下国家、各级政府机关制定的会计电算化工作的法律、法规及条例等，而微观管理则要求各个基层单位根据法律法规的要求，结合企业的具体核算与管理情况，制定针对会计电算化工作的管理办法和规定，下面是一家企业的会计电算化的管理规定，请注意宏观管理法规与企业微观管理规定的衔接。
超级链接
XX公司会计电算化管理规定

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