资源简介

(共104张PPT)
学习情境7 出纳岗位操作
学习目标
岗位描述
工作流程
7.1 日常业务处理
7.2 月末处理
7.3 查询出纳报表
情境综述
技能训练
学习目标
学习目标
了解领会出纳岗位的基本职责和工作内容；
理解出纳岗位在会计电算化操作岗位中所处的地位及与 其他岗位之间的联系。
理解现金管理模块的基本功能和原理。
了解银行对账的基本原理；
1.知识目标
学习目标
能根据业务需要完成出纳业务。
能够对现金银行业务执行出纳签字。
能够正确进行银行对账，并能分析相关问题。
能够查询现金银行等出纳账簿。
2.能力目标
学习目标
岗位描述
岗位描述
现金和银行存款是企业流动性最强也是风险最高的资产，因此这部分资产在企业内部控制中，属于企业重点控制的资产。一般企业都需要设置专门的岗位，也就是出纳岗对现金和银行存款进行专门的管理。
岗位描述
出纳岗位是企业必备的岗位之一，主要负责现金和银行存款的相关业务，出纳岗位的职责一般包括：
岗位描述
出纳岗位职责包括
办理现金
收付和结
算业务
保管有关
印章、空
白收据和
空白支票
登记现金
和银行存
款日记账
保管库存
现金和各
种有价证券
工作流程
工作流程
出纳业务本身包括了初始设置、日常业务处理和期末业务处理。其中，初始设置属于账套主管的岗位职责，出纳岗位的工作流程主要包括了出纳日常业务处理和期末业务处理。日常业务处理包括出纳业务输入、出纳签字、票据管理、日记账管理，期末业务处理包括银行对账和查询与分析等。如下图所示：
工作流程
工作流程
图7-1 出纳岗位工作流程图
工作流程
工作流程
初始设置的相关内容请参见账套主管岗位操作章节。
出纳岗位的典型工作任务列表如下：
工作流程
工作流程
任务编号 任务名称 操作人员
任务7-1 出纳签字 张小娴
任务7-2 支票登记簿管理 张小娴
任务7-3 输入银行对账单 张小娴
任务7-4 银行对账 张小娴
任务7-5 输出余额调节表 张小娴
任务7-6 查询现金日记账 张小娴
任务7-7 查询银行日记账 张小娴
任务7-8 查询资金日报表 张小娴
表7-1 出纳岗位典型工作任务表
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
任务7-1 出纳签字
【任务导入】
以出纳张小娴的身份登录“用友T3”，对现金银行业务执行出纳签字。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
【必备知识】
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可在“账簿选项”中取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。
凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面。
(2)单击“确定”，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
(3)执行“总账”|“凭证” |“出纳签字”命令，打开“出纳签字”窗口。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
图7-2 出纳签字条件选择
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
【任务处理】
(4)默认所有条件，单击“确认”按钮。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
图7-3 出纳签字选择
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
【任务处理】
(5)单击“确认”按钮，打开凭证签字界面。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
图7-4 出纳签字
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
【任务处理】
(6)单击“签字”按钮，签字操作完成。
(7)单击“下张”按钮，单击“签字”按钮。出纳签字操作完成，单击“退出”按钮。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
注意：
1.出纳签字可以逐张审核，也可以在检查完所有凭证后，执行“成批审核”，提高签字的效率。
2.签字时，要仔细检查凭证的合法性，正确性和完整性，确认符合要求和规范后，才执行签字。
3.如果在参数设置中，设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”参数，如下图所示，则必须经过出纳签字才能执行记账，否则出纳凭证将无法参与记账。
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
图7-5 总账参数
7.1 日常业务处理
一、出纳日常业务
注意：
5.出纳签字后，凭证将无法直接修改，如果发现凭证错误需要修改，则可以在出纳签字界面由原签字人取消出纳签字，再进行修改。
7.1 日常业务处理
二、支票登记簿管理
任务7-2 支票登记簿管理
【任务导入】
2014-03-30，人力资源部经理张涛因出差需要借出支票一张，支票号为“5546”，用途是“出差借款”，预计金额为“2000.00元”，尚未报销。
7.1 日常业务处理
二、支票登记簿管理
【必备知识】
在手工记账时，银行出纳员通常建立有支票领用登记薄，它用来登记支票领用情况， 为此系统特为银行出纳员提供了“支票登记簿”功能， 以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。使用“支票登记簿”需要注意一下几点：
7.1 日常业务处理
二、支票登记簿管理
1
2
3
只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票登记簿。
当需要使用支票登记簿时， 请在“结算方式”功能中对需使用支票登记簿的结算方式打上标志。
当有人领用支票时，银行出纳员须进入“支票登记”功能登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。
7.1 日常业务处理
二、支票登记簿管理
4
5
当支票支出后，经办人持原始单据(发票)到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证，当在系统中录入该凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在系统填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销。
票登记簿中的报销日期栏， 一般是由系统自动填写的， 但对于有些已报销而由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票， 您可进行手工填写，即将光标移到报销日期栏， 然后写上报销日期。
7.1 日常业务处理
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面。
【任务处理】
二、支票登记簿管理
(2)单击“确定”，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
(3)执行“现金”|“票据管理” |“支票登记簿”命令，打开“银行科目选择”窗口。
7.1 日常业务处理
二、支票登记簿管理
图7-6 银行科目选择
7.1 日常业务处理
(4)单击“确定”按钮。
【任务处理】
二、支票登记簿管理
(5)单击“增加”按钮，在领用日期文本框中键入“2014-03-30”，领用部门文本框中键入“人力资源部”，领用人文本框键入“张涛”，支票号文本框键入“5546”，预计金额文本框中键入“2 000”，用途文本框中键入“出差借款”。单击“退出”按钮，支票登记完毕。
7.1 日常业务处理
二、支票登记簿管理
图7-7 支票登记
7.2 月末处理
出纳岗位的月末处理主要是由出纳在来完成，出纳的月末处理工作包括了输入银行对账单、银行对账、输出余额调节表等操作。
7.2 月末处理
任务7-3 输入银行对账单
【任务导入】
截至月底，银行对账单即银行记载的企业银行存款业务如下表所示：
一、输入银行对账单
7.2 月末处理
一、输入银行对账单
日 期 摘 要 结算方式 票号 借方金额 贷方金额 余 额
2014-3-1 收到零售货款 现金支票 9987 2,000.00 1086196.33
2014-3-5 提现 现金支票 1001 56,000.00 1030196.33
2014-3-6 收到兑付商业汇票款 商业汇票 2314 250,000.00 1280196.33
2014-3-13 收到销售货款 转账支票 8972 584,906.00 1865102.33
2014-3-15 收到销售货款 转账支票 1379 30,000.00 1895102.33
2014-3-20 支付货款 转账支票 6789 83,900.00 1811202.33
2014-3-30 代扣水电费 800.00 1810402.33
表7-2 银行存款业务
7.2 月末处理
【必备知识】
银行对账单是银行记录的企业银行存款业务的发生情况，所谓的银行对账也就是将银行对账单和企业记录的银行日记账这两个文件进行核对，以检查未达账的发生情况，因此，如果要在计算机中进行银行对账操作，就必须在月底时，将银行对账单输入系统内部。
银行对账单可以由出纳在月底在银行柜台打印出来，然后再输入计算机系统，也可以从磁盘或者通过网络导入对账单文件，直接导入对账单文件可以大大提高输入的效率。
一、输入银行对账单
7.2 月末处理
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面。
一、输入银行对账单
(2)单击“现金”|“现金管理”|“银行账”|“银行对账单”菜单，弹出“银行科目选择”对话框。
7.2 月末处理
一、输入银行对账单
图7-8 银行科目选择
7.2 月末处理
【任务处理】
(3)单击“确定”按钮，进入“银行对账单”窗口。
一、输入银行对账单
(4)单击“增加”按钮，在日期文本框中键入“2014-03-01”，结算方式文本框中键入“现金支票”，在票号文本框中键入“9987”，在借方金额文本框中键入“2000”，第一条信息录入完毕。
(5)按照上述操作步骤录入其他条目信息，输入结果如图。
7.2 月末处理
一、输入银行对账单
图7-9 银行对账单
7.2 月末处理
一、输入银行对账单
注意：
1.输入的银行对账单信息应该尽量详细，则自动对账的精度将会更高。
2.此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的银行对账单。3.引入银行对账单文件类型包括：DBF、TXT。
7.2 月末处理
二、银行对账
任务7-4 银行对账
【任务导入】
对本期的银行存款日记账和银行对账单进行银行对账。
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
银行对账就是将本期企业记录的银行存款日记账和银行记录的银行对账单进行核对，查找其中的未达账项，并将其调整为已达账的过程，通过银行对账，能及时反映在途的银行存款业务，准确反映出企业实际控制和掌握的银行存款余额。
在企业实务中，银行对账的目的是查找企业或者银行的未达账项，但在系统中进行银行对账时，通常是先将已达账项勾对出来，而除了已达账以外的就是企业或者银行的未达账项了。
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
设置对账条件
核对已达账
确定未达账
输入银行存款
余额表
银行对账
图7-10 款银行对账原理
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
系统在判断已达账的时候，是根据某些条件来识别和判断的，包括要求结算方式相同、结算票号相同、方向相同、金额相同、日期相差xx以内。系统在检索企业日记账和银行对账单这两个文件的记录时，如果符合这些条件，则将相关记录判断为已达账，否则即标志为未达账。
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
系统在核对已达账时往往采用自动对账与手工对账相结合的方式。一般的情况下，先执行自动对账，对于自动对账无法勾对的情况下在辅以手工对账，这样才能保证银行对账的完整和精确。
自动对账
手工对账
图7-11 对账方法
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
自动对账是计算机根据对账条件自动进行核对、勾销，对账条件包括方向、金额、结算方式、结算票号，可 以根据需要选择，其中方向、金额相同是必选条件，其他 可选条件为票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。
对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单标注两清标志， 并视为已达账项，对于在两清栏未标注两清符号的记录，系统则视其为未达账项。
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了提高自动对账的准确率，使用者必须尽量保证对账数据的规范合理，比如：银行存款日记账和银行对账单的票号要统一位长，如果对账双方不能统一规范，各自为政，系统则无法识别。
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
自动对账只能实现一对一的核对，即日记账的一条记录和对账单的一条记录互相匹配，但在实务中，由于银行或企业在记账的时候，有时将一条记录分几次记录，就可能会造成某个文件中的一条记录和另一个文件的多条记录互相匹配的情况，即所谓的一对多，多对一和多对多的情况，这种情况计算机是无法实现自动对账的，必须要辅以手工对账才能保证对账的彻底正确。
7.2 月末处理
二、银行对账
【必备知识】
比如企业当日同笔业务收到两张支票(分别为2000元，3000元)，存入银行，企业合并为入账5000元，而银行分两条记录反映，这样就出现一对多的情况，这种情况是不能使用自动对账的，必须使用手工对账。
另外在对账条件要求很高的情况下，如果某条记录记载的银行信息不全，如结算方式信息缺失，则也会造成自动对账核对不上的情况，这时也需要手工进行辅助对账。
7.2 月末处理
二、银行对账
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
7.2 月末处理
二、银行对账
【任务处理】
(2)单击“现金”|“现金管理”|“银行账”|“银行对账单录入” 菜单，打开“银行科目选择”对话框。
图7-12 银行科目选择
7.2 月末处理
二、银行对账
【任务处理】
(3)单击“确定”按钮，打开“银行对账”窗口。
7.2 月末处理
二、银行对账
图7-14 银行对账
7.2 月末处理
二、银行对账
【任务处理】
(4)单击“对账”按钮，打开“自动对账”对话框。
7.2 月末处理
二、银行对账
图7-15 自动对账
7.2 月末处理
二、银行对账
【任务处理】
(6)选择截止日期为“2014.03.31”，选择默认的对账条件，单击“确定”按钮，系统将根据对账条件自动进行银行对账，对账结果如下图。
7.2 月末处理
二、银行对账
图7-16 银行对账
7.2 月末处理
二、银行对账
【任务处理】
(7)单击“检查”按钮，系统显示对账平衡检查结果，如果不平，则表示对账有误。
7.2 月末处理
二、银行对账
图7-17 银行对账平衡检查
7.2 月末处理
二、银行对账
注意：
1.若在“银行对账期初”中定义“银行对账单余额方向”为借方，则对账条件为方向、金额相同的日记账与对账单进行勾对，若在“银行对账期初”中定义“银行对账单余额方向”为贷方，则对账条件为方向相反、金额相同的日记账与对账单进行勾对。在对账之前，可以调整对账单的方向，对账方向将无法调整。
7.2 月末处理
二、银行对账
图7-18 期初银行对账
7.2 月末处理
二、银行对账
注意：
2.在截止日期处直接或参照输入对账截止日期，对账截止日期不输则将所有日期的账进行核对，一般单位可不输对账日期，如果输入对账截止日期，系统则将至截止日期前的日记账和对账单进行勾对。
3.自动对账两清的记录标记“○”，如需要手工对账则双击“两清”栏，手工核对的记录标记为“Y”，已两清的记录背景色为绿色。
7.2 月末处理
二、银行对账
图7-19 手工对账标记
7.2 月末处理
二、银行对账
注意：
4.用鼠标单击〖检查〗按钮检查对账是否有错，如果有错误，应进行调整。
5.如果对账错误，可以单击“取消”按钮，取消对账状态，也可以直接对已对账的记录上，双击“两清”栏，取消对账标记。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
任务7-5 输出余额调节表
【任务导入】
输出银行存款余额调节表。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
【必备知识】
银行存款余额调节表，是在银行对账单余额与企业账面余额的基础上，分别加减双方的未达账项的金额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法。该表主要目的是在于核对企业帐目与银行账目的差异，也用于检查企业与银行账目的差错。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
【必备知识】
通过银行对账环节的核对与调节，“银行存款余额调节表”上的双方余额相等，一般可以说明双方记账没有差错。如果经调节仍不相等，要么是未达账项未全部查出，要么是一方或双方记账出现差错，需要进一步采用对账方法查明原因，加以更正，调节相等后的银行存款余额是当日可以动用的银行存款实有数。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
【任务处理】
(2)单击“现金”|“现金管理”|“银行账”|“余额调节表”菜单，打开“银行存款余额调节表”窗口。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
图7-20 银行存款余额调节表
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
【任务处理】
(3)双击“工商银行”条目，或者选中工商银行所在行，再单击“查看”按钮，打开“银行存款余额调节表”窗口。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
图7-21 银行存款余额调节表
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
【任务处理】
(4)单击“详细”按钮，查看“余额调节表(详细)”。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
图7-22 余额表详细
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
注意：
1.余额表的调整后余额应该是平衡的，如果不平，一般是可以检查以下几个方面：
①“银行期初录入”中的“调整后余额”是否平衡？如不平衡请查看“调整前余额”、“日记账期初未达项”及“银行对账单期初未达项”是否录入正确，如不正确请进行调整。
②银行对账单录入是否正确？如不正确请进行调整。
③“银行对账”中勾对是否正确、对账是否平衡？如不正确请进行调整。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
注意：
2.已经核对正确并确认无误的银行账可以核销，核销后，已达账从系统中删除，只保留未达账。如果银行账不平衡，则不能使用银行账核销功能，核销后，不影响银行日记账的查询。如果核销错误，可以按“ALT”+“U”进行反核销。
7.2 月末处理
三、输出余额调节表
图7-23 核销银行账
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
任务7-6 查询现金日记账
【任务导入】
查询本期的现金日记账。
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
【必备知识】
现金日记账是用来逐日反映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账。它是由单位出纳人员根据审核无误的现金收、付款凭证和从银行提现的银付凭证逐笔进行登记的。
在本系统中，要查询现金日记账必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定现金总账科目。
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
【任务处理】
(2)执行“现金”|“现金管理” |“日记账” |“现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”窗口。
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
图7-24 银行日记账查询条件
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
【任务处理】
(3)确认查询的条件，单击“确认”按钮，打开现金日记账。
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
图7-25 银行日记账
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
【任务处理】
(4)双击凭证记录所在行，或者单击选中某张凭证记录，再单击“凭证”按钮，可查看凭证情况。单击“总账”按钮，可以查询现金总账。
7.3 查询出纳报表
一、查询现金日记账
注意：
如果想查询包括未记账凭证的日记账，可以在查询条件中选择“包含未记账凭证”。
7.3 查询出纳报表
二、查询银行日记账
任务7-7 查询银行日记账
【任务导入】
查询本期的银行存款日记账。
7.3 查询出纳报表
【必备知识】
银行存款日记账是专门用来记录银行存款收支业务的一种特种日记账。
在本系统中，要查询银行日记账必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定银行总账科目。
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
【任务处理】
(2)执行“现金”|“现金管理” |“日记账” |“银行日记账”命令，打开“银行日记账查询条件”对话框。
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
图7-26 银行日记账查询条件
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
【任务处理】
(3)选择查询条件，单击“确认”按钮，打开银行日记账。
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
图7-27
银行日记账
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
【任务处理】
(4)双击凭证记录所在行，或者单击选中某张凭证记录，再单击“凭证”按钮，可查看凭证情况。单击“总账”按钮，可以查询银行存款总账。
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
注意：
如果想查询包括未记账凭证的银行日记账，可以在查询条件中选择“包含未记账凭证”。
二、查询银行日记账
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
任务7-8 查询资金日报表
【任务导入】
查询“2014-03-15”的资金日报表。
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
【必备知识】
资金日报表用于查询输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。在该表显示当日资金的余额、本日共借、本日共贷金额。单击“日报”可查询并打印光标所在科目的日报单，单击“昨日”按钮可查看各现金、银行科目的昨日余额。
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3”命令，以出纳身份登录T3用友通标准版界面，进入到“T3用友通标准界面”主窗口。
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
【任务处理】
(2)执行“现金”|“现金管理”|“日记账”|“资金日报表”命令，打开“资金日报表查询条件”对话框。
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
图7-28 资金日报表查询条件
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
【任务处理】
(3)录入日期为“2014.03.15”，单击“确认”按钮，打开“资金日报表”进行查询。
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
图图7-29 资金日报表
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
【任务处理】
(4)单击“日报”按钮，打开“日报单”对话框，如下图。单击“取消”返回上一界面。
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
图7-30 日报单
7.3 查询出纳报表
三、查询资金日报表
注意：
如果想查询包括未记账凭证的资金日报表，可以在查询条件中选择“包含未记账凭证”。
情景综述
本章介绍了出纳岗位的业务处理，出纳岗位是企业的最基本也是最常见的会计核算岗位之一，主要负责现金银行存款业务的处理与核算。这部分资产是企业流动性最强的资产，同时安全性也最差，因此一般企业对现金和银行存款的控制也是最严格的。在财务软件中，为了满足企业的控制需要，往往设置了较多的控制环节，比如设置“出纳凭证必须经出纳签字”参数，对需要进行“支票控制”的结算方式，要求进行支票登记簿的管理等，通过这种控制措施保证这现金和银行存款资产的安全性。

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