资源简介

(共145张PPT)
学习情境11 审核记账岗位操作
学习目标
岗位描述
岗位工作流程及与其他岗位的关系
11.1 审核凭证
11.2 记账及恢复记账
情境综述
技能训练
11.3 账簿管理
11.4 账务处理系统月末结账
学习目标
学习目标
了解审核岗位的工作内容。
理解审核记账岗位的基本要求和流程。
理解审核记账岗位在所有操作岗位中所处的地位、作用及其与其他岗位之间的联系；
掌握凭证审核、记账及取消记账的操作方法与技巧。
掌握查询账簿的方法。
掌握结账及反结账的操作方法与技巧。
1.知识目标
学习目标
能够根据凭证审核的基本要求，完成凭证的审核。
能够进行记账操作，并熟悉记账的基本步骤。
能根据业务的要求进行账簿的查询。
能够进行结账及反结账的操作。
2.能力目标
学习目标
岗位描述
岗位描述
概念
审核记账岗位主要负责对记账凭证的合法性、完整性和正确性进行检查和校验，该岗位与制单岗位有着密切的联系，此二者为互斥岗位，不能由同一人员负责。
岗位描述
岗位描述
1
2
根据财经法规和会计制度的要求，审核反映本单位经济活动的各种原始凭证，及时将审核过的原始凭证交制单人员据以填制记账凭证。
审核记账凭证是否附有原始凭证；所附原始凭证的张数与记账凭证上填写的附件张数是否一致；记账凭证上记载的经济业务内容、金额与原始凭证上记载的是否相符。
审核记账岗位的主要工作内容
岗位描述
岗位描述
审核记账岗位的主要工作内容
3
审核记账凭证上填写的会计分录正确与否；记账凭证中所列示的各个项目是否已填写齐全；有关经办人员是否按照规定的手续和程序在记账凭证上签章。
4
如果发现凭证有误，应拒绝通过审核，并及时转交给制单人员进行修改。
5
将审核无误的凭证进行记账。
6
根据财经法规和会计制度的要求，进行月末结账。
岗位工作流程及与其他岗位的关系
岗位工作流程及与其他岗位的关系
审核记账岗位负责的主要工作包括：凭证的审核、记账、账簿查询以及总账系统月末结账。该岗位在会计电算化岗位体系中居于重要地位。通过该岗位的操作可以及时发现制单岗位操作的失误，保证财务数据的正确性；且该岗位操作的正确性直接关系到生成报表的正确性。
工作流程
工作流程
审核记账岗位的工作流程，如下图11-1所示：
图11-1 审核记账岗位工作流程图
工作流程
工作流程
审核记账岗的典型工作任务列表如下：
表11-1 审核记账岗位典型工作任务表
任务编号 任务名称 操作人员
任务11-1 审核凭证 李视明(ZG)
任务11-2 记账 李视明(ZG)
任务11-3 恢复记账前状态 李视明(ZG)
任务11-4 总账查询 李视明(ZG)
任务11-5 余额表查询 李视明(ZG)
任务11-6 明细账查询 李视明(ZG)
任务11-7 多栏账查询 李视明(ZG)
任务11-8 部门总账查询 李视明(ZG)
任务11-9 部门明细账查询 李视明(ZG)
任务11-10 部门收支分析查询 李视明(ZG)
11.1 审核凭证
为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单人员填制的每一张凭证都必须经过审核人员的审核。审核凭证是审核员根据会计制度对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等。审核凭证的目的是防止错误和舞弊，是企业内部控制的重要程序。
任务11-1 审核凭证
【任务导入】
会计马燕将龙翔科技有限责任公司2014年3月发生的第1-10笔业务凭证填制完毕，经出纳签字后，提交主管李视明对其进行审核。
11.1 审核凭证
【必备知识】
根据会计内部控制的要求，制单岗与审核岗为互斥岗位，不能是由一个人担任，否则就失去了审核控制的作用。如果当前操作员是制单人，则应执行“重新注册”命令，更换审核人员登录后再进行审核操作。凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。
只有具有审核权限的人才能对凭证进行审核。凭证既可逐张审核，也可成批审核。
11.1 审核凭证
【必备知识】
审查认为错误或有异议的凭证，不得自行进行修改，而应进行“标错”操作，再交与原制单员修改，修改后再进行审核确认。标错后，会在凭证左上角自动生成红色的“标错”字样。审核时，通过“审核凭证”窗口中的查看功能，可以在审查记账凭证信息的同时，联查明细账及原始单据。
11.1 审核凭证
【必备知识】
审核流程如下表所示：
11.1 审核凭证
审核记账岗位 制单岗
图11-2 审核工作流程
标错
审核凭证
记 账
修改凭证
不通过
通过
重新审核
在本案例中，由账套主管李视明审核凭证。
【任务处理】
(1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3” 命令，即可打开用友T3系统的“注册”对话框，以账套主管李视明的身份登录用友T3系统。
11.1 审核凭证
【任务处理】
(2)单击总账系统主菜单“凭证”|“审核凭证”，打开凭证审核条件窗。如图11-3所示：
11.1 审核凭证
图11-3 凭证审核条件
【任务处理】
(3)选择“凭证类别”为空；选择“凭证范围”为“全部“，“月份”为“2014年3月”。
11.1 审核凭证
【任务处理】
(4)单击“确定”，进入凭证审核列表窗口，显示所有符合审核条件的凭证信息。如图11-4：
11.1 审核凭证
【任务处理】
11.1 审核凭证
图11-4 凭证审核列表
【任务处理】
(5)在凭证一览表中单击“确定”按钮，进入“审核凭证”窗口：
11.1 审核凭证
【任务处理】
(6)屏幕显示待审核凭证，确认该张凭证无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”签字栏自动签上审核人员姓名，该张凭证审核完毕，如图11-5：
11.1 审核凭证
【任务处理】
11.1 审核凭证
图11-5 审核凭证—审核后
【任务处理】
(7)按照同样的方法对余下的凭证进行审核签字操作。
11.1 审核凭证
【任务处理】
(8)审核完毕，单击“退出”，返回“凭证审核一览表”界面，显示对凭证的审核情况，如图11-6。
11.1 审核凭证
【任务处理】
11.1 审核凭证
图11-6 凭证审核结果一览表
【任务处理】
(9)单击“退出”，审核完成。
11.1 审核凭证
11.1 审核凭证
注意：
1.审核人和制单人不能是同一个人。
2.凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审 核签字后才可以进行修改或删除。若想对已审核的凭证取消 审核，可用鼠标单击“取消”按钮，使凭证回到未审核状态。
3.在“审核凭证”对话框中选择“审核”|“成批审核”，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核；选择“审核”|“成批取消审核”，则统自动对当前范围内 的所有已审核凭证执行取消审核操作。
4.取消审核签字只能由审核人员自己进行。
5.作废凭证不能被审核，也不能被标错。
6.已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。
除了上述凭证审核方式外，总账系统还提供“对照式审核”功能。对照式审核主要是为满足金融、证券等一些特殊行业的需要，通过对凭证的二次录入，达到系统自动审核的目的。通过此项功能可满足对金额有特别控制的企业或单位的要求，确保业务处理不会发生输入错误。如想使用“对照式审核”功能对凭证进行审核，可按以下步骤进行操作：
11.1 审核凭证
(1)先在“凭证审核”条件窗中选择要审核的凭证如“收字0001”号凭证，单击“对照式审核”按钮，显示另一个凭证审核对话框，再次录入对应凭证的内容，如图11-7所示：
11.1 审核凭证
11.1 审核凭证
图11-7 “凭证审核—对照审核“窗口
(2)单击“对照检查”按钮，系统将显示原有凭证与待审核凭证对照表，如图11-8所示，即可查看全部凭证、已审核凭证和审核发现有错误的凭证。审核完毕之后，继续进行下一行凭证的录入。
11.1 审核凭证
11.1 审核凭证
图11-8 “审核检查对照表“窗口
任务11-2 记账
【任务导入】
以账套主管李视明的身份登录，将2014年3月已审核过的第1-10笔业务凭证进行记账操作。
11.2 记账及恢复记账
【必备知识】
记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。从记账原理上看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。在数据传递过程中，还伴随有对数据的各种运算。只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成系统正式有效数据的一个关口。
11.2 记账及恢复记账
【必备知识】
在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附的原始凭证逐笔或汇总后，登记有关的总账和明细账。在电算化方式下，记账则是在记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查，登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账及项目账等账簿。
11.2 记账及恢复记账
【必备知识】
电算化方式下，经过记账的凭证将不能进行修改，只能采取补充凭证或生成红字冲销凭证的方法进行更正。因此，记账前应对记账凭证的内容仔细审核。电算化系统只能检验出记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系。
11.2 记账及恢复记账
【必备知识】
在电算化环境下，记账的操作非常简单。用友T3总账系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确。整个记账过程由计算机自动完成，不需人工干预。记账每月可多次进行。
11.2 记账及恢复记账
【任务处理】
(1)用鼠标单击总账系统中的“凭证”|“记账”，进入记账向导，如图11-9：
11.2 记账及恢复记账
图11-9“记账”向导—选择记账范围
【任务处理】
(2)选择记账范围：输入采用范围列示方式，可以输入数字、“－”和“，”。若为空，则默认范围为全部未记账凭证。在本任务中，应设置为空。
11.2 记账及恢复记账
【任务处理】
(3)用鼠标单击“下一步”，显示记账报告，如图11-10所示：
11.2 记账及恢复记账
图11-10 “记账”向导—记账报告
【任务处理】
(4)核对无误后，用鼠标单击“下一步”，进入记账界面。如图11-11：
11.2 记账及恢复记账
图11-11 记账向导—记账
【任务处理】
(5)用鼠标单击“记账”按钮，屏幕显示“期初余额试算平衡表”，如图11-12所示：
11.2 记账及恢复记账
图11-12 期初余额试算平衡表
【任务处理】
(6)单击“确认”系统开始自动登录有关的总账和明细账(包括正式总账、明细账；数量总账与明细账；外币总账与明细账；项目总账与明细账，部门总账与明细账，个人往来总账与明细账)，银行往来账等有关账簿。
11.2 记账及恢复记账
【任务处理】
(7)显示“记账完毕”提示信息，如图11-13所示：
11.2 记账及恢复记账
图11-12 期初余额试算平衡表
【任务处理】
(8)单击“确定”按钮，结束记账工作。
11.2 记账及恢复记账
11.2 记账及恢复记账
注意：
1.在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
2.所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。
3.在记账过程中，不得中断退出。
4.在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”按钮返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”按钮，取消本次记账工作。
5.记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。
任务11-3 恢复记账前状态
【任务导入】
记账完毕后，账套主管李视明发现会计马燕将业务4的现金流量项目“01销售商品提供劳务收到的现金”误录为“04购买商品、接受劳务支付的现金”，需要将此张凭证返回会计马燕进行更正。因此，只能先执行“恢复记账前状态”的操作。
11.2 记账及恢复记账
【必备知识】
如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，可以利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。
进入总账系统时，本功能并没有显示，如果要使用该功能，必须在“对账”功能界面按下快捷键[Ctrl+H]激活“恢复记账前状态”功能，退出“对账”功能，在系统主菜单“凭证”下显示该功能，然后再进行调用。此功能只能由账套主管执行。
11.2 记账及恢复记账
【必备知识】
此外，系统在记账过程中，万一发生记账被中断，系统将自动进入“恢复记账前状态”功能，恢复中断状态，然后再重新记账。
在“恢复记账前状态”时，可以根据需要选择是恢复最近一次记账前状态还是恢复到本月月初状态。
“最近一次”是将最近一次记账的凭证恢复成未记账凭证，以便重新修改，再记账。
“本月月初”是将本月全部己记账的凭证恢复成未记账状态，以便重新修改，再记账。
11.2 记账及恢复记账
【任务处理】
(1) 以账套主管李视明的身份登录,执行“总账” |“凭证”|“恢复记账前状态”命令,屏幕显示“恢复记账前状态”对话框。
11.2 记账及恢复记账
【任务处理】
(2)选择“恢复最近一次记账前状态”,屏幕显示要求输入主管口令。如图11—14所示。
11.2 记账及恢复记账
图11-14 “恢复记账前状态”对话框
【任务处理】
(3)单击“确认”按钮,系统开始进行恢复工作。如图11—15所示。
11.2 记账及恢复记账
(4)单击“确定”,退出本功能。
图11-15 恢复记账完毕
11.3 账簿管理
概念
会计账簿是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算，并按照专门的格式以一定的形式链接在一起的账页所组成的簿籍。
11.3 账簿管理
为了能够及时地了解账簿中的数据资料，并满足对账簿数据统计分析的需要，总账系统提供了强大的账簿查询功能，包括总账、余额表、明细账、多栏账、综合多栏账、序时账、日记账等科目账及各种辅助账簿的查询。
11.3 账簿管理
【任务导入】
2014年3月末，已将全部经济业务进行制单、审核、记账完毕，要求查询应付账款(2202)科目的总账。
一、基本会计账簿查询
任务11-4 总账查询
11.3 账簿管理
【必备知识】
通过“总账查询”功能，不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。
一、基本会计账簿查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
在设置总账查询条件时，需注意
(1)科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。
(2)科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则应选中“末级科目”复选框。
(3)若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”复选框即可。
(4)“我的账簿”是为了方便用户录入查询条件而提供的查账工具，它可将用户常用的查询条件加以保存，以便在下次查询时可直接调用查询。
(5)在查账时，除月、日、凭证号数等固定列外，其他列用户可用鼠标自行设置列宽。
11.3 账簿管理
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“账簿查询”|“总账”功能，屏幕显示“总账查询条件”窗口，如图11-16所示：
一、基本会计账簿查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
11-16 “总账查询条件”窗口
11.3 账簿管理
【任务处理】
(2)在“科目”处选择“2202—2202”，“级次”为“1—1”。
一、基本会计账簿查询
11.3 账簿管理
【任务处理】
(3)点击“确认”，屏幕显示“应付账款总账”窗口，如图11-17所示：
一、基本会计账簿查询
图11-17 “应付账款总账”窗口
(4)单击“退出”，完成查询。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
注意：
1.单击屏幕右上方账页格式下拉框，显示所选科目的外币金额式、数量式金额、数量外币式余额表。
2.在“应付账款总账”窗口，单击工具栏中的“明细”按钮，即可联查到当前科目当前月份的明细账。
3.当期初余额或上年结转所在行为当前行时，不能联查明细账。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务导入】
查询2014年3月所有一级科目的余额表。
任务11-5 余额查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务导入】
1.余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，在保证总分类账和余额表记账依据一致的前提下，建议用余额表代替总账。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务导入】
2．余额表的应用范围：
(1)可输出总账科目、明细科目的某一时期内的本期发生额， 累计发生额和余额；
(2)可输出某科目范围的某一时期内的本期发生额，累计发生额和余额；
(3)可按某个余额范围内输出科目的余额情况；
(4)本功能提供了很强的统计功能，用户可灵活运用，该功能不仅可以查询统计人民币金额账还可查询统计外币和数量发生额和余额。
(5)可查询到包含未记账凭证在内的最新发生额及余额。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务导入】
3．在设置余额表查询条件时，需注意：
(1)月份范围：选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份，
(2)余额范围：用于指定要查找的余额范围， 例如输入余额下限输入0.01，上限不输，则表示查余额大于零的所有科目， 若输入200─400： 表示余额≥200且余额≤400的所有科目。
(3)科目类型：为空时，系统默认全部类型。也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查询的科目类型。
(4)外币名称：为空时系统默认所有外币。指定外币名称时，将只查为核算该外币的科目。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“账簿查询”|“余额表”功能，屏幕显示“发生额及余额查询条件”窗口，如图11-20所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-19 “发生额及余额查询条件”窗口
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(2)设置“月份“为”2014.03—2014.03，“科目”为空，“级次”为“1—1”。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(3)点击“确认”，屏幕显示“发生额与余额表”窗口，如图11-21所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-20 “发生额与余额表”窗口
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(4)单击“退出”，完成查询。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
注意：
1.在余额表中用鼠标点〖累计〗按钮，系统将显示或取消显示借贷方累计发生额。
2.用鼠标单击〖专项〗按钮，可联查到相应科目的辅助总账或余额表。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务导入】
分别按普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账三种格式查询“1403原材料”科目的三栏式明细账。
任务11-6 明细账查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【必备知识】
明细账查询功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【必备知识】
明细账查询功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。在进行明细账查询时，系统提供了联查总账、凭证的功能。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【必备知识】
按科目范围查询明细账时，不能查询在科目设置中指定为现金、银行科目的明细账，但可查月份综合明细账，且可以到“现金管理”中通过现金日记账与银行日记账查询该科目的明细数据。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“账簿查询”|“明细账”功能，屏幕显示“明细账查询条件”窗口，如图11-22所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-21 “明细账查询条件”窗口
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(2)选择“按科目范围查询”，在“科目”处选择“1403—1403”，设置“月份”为“2014.03—2014.03”。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(3)单击“确认”，屏幕显示“原材料明细账”窗口，如图11-23所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-22 “原材料明细账”—按科目范围查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(4)单击工具栏的“查询”按钮，重新调出“明细账查询条件”窗口，选择“按科目范围查询”，在“科目”处选择“1403—1403”， 设置“月份”为“2014.03—2014.03”， 在“按科目排序” 前打上“√”。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(5)单击“确认”，屏幕显示“原材料明细账”窗口，如图11-24所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-23 “原材料明细账”—按科目排序查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(6)单击工具栏的“查询”按钮，调出“明细账查询条件”窗口，选择“月份综合明细账”，在后面选择“1403原材料“，设置“月份”为“2014.03—2014.03”，“科目”处为空。如图11-25所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-24 “明细账查询条件”—按月份综合明细账查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(7)单击“确认”，屏幕显示“原材料明细账”窗口，如图11-26所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-25 “原材料明细账”—按“月份综合明细账查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(8)查询完毕，单击“退出”，退出明细账查询功能。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
注意：
1.若在总账“选项”中选择了“明细账查询权限控制到科目”，则须在“权限设置”中对此进行设置。若操作员不具备查询某科目明细账的权限，那么，在进入明细账查询功能后，将看不到此科目的明细账。
2.查询月份综合明细账必须先指定一级科目，且起始科目与终止科目必须为指定科目或其下属科目，且为同一级次。
3.只能查询某一月份已记账业务的月份综合明细账。因此，若选“月份综合明细账”则只能选择起始月份，终止月份与起始月份相同，且系统默认为不包含未记账凭证。
4.用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，可联查相应的凭证；按“总账”按钮可联查此科目的总账。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务导入】
查询2014年3月份“6602管理费用”科目的多栏账。
任务11-7 多栏账查询
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【必备知识】
多栏式账查询是总账系统中一个很重要的功能，用于查询有多个下级明细科目的科目明细账。系统采用自定义多栏账查询方式，即用户要查询某个多栏账之前，必须先定义其查询格式，然后才能进行查询。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【必备知识】
在定义多栏账查询方式时，要定义多栏账的栏目，系统提供了两种定义方式：自动编制栏目、手动编制栏目。建议先进行自动编制再进行手动调整，可提高录入效率。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【必备知识】
自动编制：单击“自动编制”按钮，系统将根据所选核算科目的下级科目自动编制多栏账分析栏目。
手动编制：单击“增加栏目”按钮可自行增加栏目，选择栏目后按“删除栏目”按钮可删除该栏目，用鼠标双击表中栏目，或按空格键可编辑修改栏目。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“账簿查询”|“多栏账”功能，屏幕显示“多栏账查询条件”窗口，如图11-27所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-26 “多栏账查询条件”窗口
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(2)单击工具栏“增加”按钮，屏幕显示“多栏账定义”窗口，如图11-27所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-27 多栏账定义窗口(一)
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(3)在“核算科目”处选择“6602管理费用”，“多栏账名称”处自动显示“管理费用多栏账”。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(4)在栏目定义处，单击“自动编制”，系统自动将管理费用的下级科目设为多栏账分析栏目。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(5)单击“选项”，可对多栏账输出格式进行设置，选择“分析栏目后置”、“借方分析”，在“格式预览”中可进行预览。如图11-28所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-28 多栏账定义窗口(二)
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(6)单击“确定”，返回“多栏账查询条件”窗口，显示刚设置保存好的查询条件。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(7)选中该条件，单击“查询”， 显示“多栏账查询”对话框，如图11-29所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-29 “多栏账查询”对话框
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(8)在“多栏”处选择“管理费用多栏账”单击“确认”，屏幕显示管理费用多栏账，如图11-30所示：
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
图11-30 “管理费用多栏账”窗口
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(9)查询完毕，单击工具栏“退出”，返回多栏账查询条件窗口。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
【任务处理】
(10)单击“退出”，退出多栏账查询功能。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
注意：
1.多栏账的名称不能重复。
2.栏目定义时，栏目中的科目不能重复。
3.如果选择了“分析栏目后置”，则所有栏目的分析方向必须相同；且若选择“借方分析”则分析方向必须为“借”，若选择“贷方分析”则分析方向必须为“贷”。
4.如果选择了“分析栏目后置”，则所有栏目的分析内容必须相同，且不能输出外币及数量。若按金额分析，则需全按金额分析，若按余额分析，则需全按余额分析。
11.3 账簿管理
一、基本会计账簿查询
综合多栏账是在原多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式，它除了可以以科目为分析栏目查询明细账，也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账，并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。其目的主要是为了完成商品销售、库存、成本明细账的横向联合查询。并提供简单的计算功能，以方便用户对商品进销存状况的及时了解。
11.3 账簿管理
辅助账簿查询包括个人往来账、部门账、客户往来账、供应商往来账及项目账等辅助账的查询。
总账系统中可以查询到各辅助核算类型的总账、余额表和明细账等信息。但是在总账系统中只能查询个人往来辅助账与部门辅助账。客户往来和供应商往来辅助账簿需在往来管理系统中进行查询，项目辅助账簿则在项目管理系统进行查询。
下面以部门辅助账的查询，来说明辅助账簿查询的方法。总账系统提供的部门辅助账查询包括三部分：部门总账查询、部门明细账查询和部门收支分析。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
【任务导入】
查询2014年3月份“660201 管理费用—工资及福利费”科目的部门科目总账。
任务11-8 部门总账查询
11.3 账簿管理
【必备知识】
部门总账查询功能可以查询某部门核算科目(即在“会计科目”中设为部门核算的科目)下各部门的本期发生、累计发生、期初及期末余额或某部门下各部门核算科目的本期发生、累计发生、期初及期末余额。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
部门总账查询用于查询某部门的各费用、收入科目的发生额及余额汇总情况。
部门科目总账查询用于查询某部门核算科目下各个部门的发生额及余额汇总情况。
部门三栏总账查询用于查询某部门下某科目各个月份的发生额及余额汇总情况。
部门科目
总账查询
部门总账
查询
部门三栏
总账查询
部门总账查询功能包括
11.3 账簿管理
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“辅助查询”|“部门总账” |“部门科目总账”功能，屏幕显示“部门科目总账条件”窗口。如图11-31所示：
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-31“部门科目总账条件”窗口
11.3 账簿管理
【任务处理】
(2)在“科目”处选择“660201 工资及福利费”，设置“月份”为“2014.03—2014.03”，设置部门为空。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
【任务处理】
(3)单击“确认”，屏幕显示科目总账的查询结果，如图11-32所示：
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-32 “部门科目总账”窗口
11.3 账簿管理
【任务处理】
(4)查询完毕，单击“退出”，退出部门科目总账查询功能。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
注意：
1.在查询部门科目总账时，系统列出的部门皆为明细级部门。
2.用鼠标单击工具栏中的“明细”按钮，即可联查到当前科目、当前月份各部门的科目明细账。
3.用鼠标单击工具栏中的“定位”按钮，可按所输条件定位查询辅助账。
4.用鼠标单击工具栏中的“累计”按钮，可查看累计发生额。
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
【任务导入】
查询2014年3月份“660201 管理费用—工资及福利费”科目的部门科目明细账。
任务11-9 部门明细账查询
11.3 账簿管理
【必备知识】
部门明细账查询功能可以查询各部门核算科目的明细账，也可查询各部门明细账，还可以查询某一科目、某一部门的明细账以及部门多栏账。具体包括：部门科目明细账查询、部门明细账查询、部门三栏明细账查询和部门多栏明细账查询。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
【必备知识】
部门科目明细账查询功能用于查询某部门核算科目下各个部门的明细账。
部门明细账功查询能用于查询某部门的各个费用、收入科目的明细账。
部门三栏明细账查询功能用于查询某部门下某科目各个月的明细账。
部门多兰明细账查询功能用于查询某部门的各个费用、收入科目的多栏明细账。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“辅助查询”|“部门明细账” |“部门科目明细账”功能，屏幕显示“部门科目明细账条件”窗口。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
【任务处理】
(2)在“科目”处选择“660201工资及福利费”；设置“部门”为空，默认为所有部门；设置“月份”为“2014.03—2014.03”。如图11-33所示：
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-33 “部门科目明细账条件”窗口
11.3 账簿管理
【任务处理】
(3)点击“确定”，屏幕显示“部门科目明细账”窗口，如图11-34所示：
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-34 “部门科目明细账”窗口
11.3 账簿管理
【任务处理】
(4)单击“退出”，完成查询。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
注意：
1.用鼠标单击工具栏中的“总账”按钮，可联查到当前科目各部门的总账。
2.单击工具栏中的“凭证”按钮或双击某行明细发生数据，可联查到相应的凭证。
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
【任务导入】
查询2014年3月份“660201 管理费用—工资及福利费”科目下会计部门的收支情况。
任务11-10 部门收支分析查询
11.3 账簿管理
【必备知识】
为了加强对各部门收支情况的管理，系统提供部门收支分析功能，可对所有部门核算科目的发生额及余额按部门进行分析。在对发生额及余额进行统计分析时，系统将科目、部门的期初、借方、贷方、余额一一列出，进行比较分析。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
【任务处理】
(1)用鼠标选择系统主菜单上的“总账”|“辅助查询”|“部门明细账” |“部门收支分析”功能，屏幕显示“部门收支分析条件”窗口。如图11-35所示：
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-35 “部门收支分析条件”窗口(一)
11.3 账簿管理
【任务处理】
(2)选择分析科目：在选择框中双击 “660201—工资及福利费”，将其选入下方的空白框。 如图11-36所示
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-36 “部门收支分析条件”窗口(一)
11.3 账簿管理
【任务处理】
(3)单击“下一步”，选择分析部门为“会计部”。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
【任务处理】
(4)单击“下一步”，选择分析月份为“2014.03-2014.03”。单击“完成”，屏幕显示“部门收支分析表”，如图11-37所示：
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
图11-37 “部门收支分析表”窗口
11.3 账簿管理
【任务处理】
(5)单击“退出”，完成查询。
二、辅助账簿查询
11.3 账簿管理
二、辅助账簿查询
注意：
1.若所选部门中的某部门为另一部门的上级部门，则合计中不统计其下级部门的数据，只统计该上级部门的数据。
2.在分析过程中，可以用鼠标点击“过滤”按钮及“全部”、“收入科目”、“费用科目”的页签查询需要得到的数据。
情景综述
本章介绍了审核记账岗位的业务处理，审核记账是会计关键控制岗位之一，在会计信息化环境下，财务数据自动化处理程度大大提高，同时数据更多以电子化隐形化的方式保存，会计数据的安全性要求也将随之提高，在会计信息系统中，记账凭证是会计账表资料的唯一数据来源，会直接影响到账表数据的正确性，在这种环境下，对记账凭证的审核对于会计信息的安全性意义将更为重要。财务人员需要将生成的记账凭证与原始单据仔细核对，保证凭证数据的合法、正确和完整。对于审核无误的凭证可以执行记账，记账后，同步生成会计基本账簿和辅助账簿。

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