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学习情境12 制单岗位（二）操作
学习目标
岗位描述
岗位工作流程及与其他岗位的关系
12.1 总账系统自动转账
12.2 账务处理系统月末结账
情境综述
技能训练
学习目标
学习目标
了解、领会制单岗位（二）的基本内容。
理解制单岗位（二）在会计电算化操作岗位中所处的地位及与其他岗位之间的联系。
理解自动转账、对账、结账的基本功能和原理
1.知识目标
学习目标
能够使用“自动转账”功能,进行自动转账定义与转账生成。
能够完成期末对账工作。
能够完成期末结账工作。
2.能力目标
学习目标
岗位描述
岗位描述
总账系统中,当期全部日常业务登记入账后,就要进行总账期末业务处理了。期末处理主要包括自动转账业务、对账、试算平衡、结账和编制报表。其中,制单岗位（二）主要负责自动转账、对账、试算平衡和结账业务的处理。
岗位描述
制单岗位的主要工作任务是:
1
2
确认本期日常业务全部正确、完整处理完毕并执行记账。
设置自动转账分录，根据企业具体业务完成自动转账处理、生成相关转账凭证。
岗位描述
岗位描述
制单岗位的主要工作任务是:
3
4
完成期末对账及试算平衡，确保账账、账实相符。
根据财经法规和会计制度的要求，确保本期业务正确、完整处理完毕，完成月末结账。
岗位描述
岗位工作流程及与其他岗位的关系
岗位工作流程及与其他岗位的关系
制单岗位（二）的工作任务主要包括：自动转账、期末对账、试算平衡、期末结账。需要注意的是，在期末业务处理之前，必须检查一下日常业务是否全部处理完毕并执行记账。如果有未处理或未记账业务，可能会影响期末结转的准确性。
岗位工作流程及与其他岗位的关系
制单岗位的工作流程，如图12-1所示：
岗位工作流程及与其他岗位的关系
图12-1 制单岗位
工作流程图
岗位工作流程及与其他岗位的关系
岗位工作流程及与其他岗位的关系
本岗位的典型的工作任务列表如下：
岗位工作流程及与其他岗位的关系
任务编号 任务名称 操作人员
任务12—1 自定义转账设置 马燕
任务12—2 对应结转设置 马燕
任务12—3 销售成本结转设置 马燕
任务12—4 汇兑损益结转设置 马燕
任务12—5 期间损益结转设置 马燕
任务12—6 转账生成 马燕
任务12—7 对账及试算平衡 马燕
任务12—8 结账 马燕
岗位工作流程及与其他岗位的关系
12.1 总账系统自动转账
概念
自动转账是利用计算机的特点和优势，将某些具有特定取数关系的业务实现自动取数并自动生成记账凭证的过程。自动转账是在计算机环境下，提高会计工作处理效率和准确性的有效方式。
总账系统内部自动转账通常有以下几个特点：
自动转账一般在会计期间的期末等固定的时间来进行。
1
自动转账一般凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也不变。
2
自动转账大多适合于相关业务。
3
自动转账的数据来源于记账后的数据，即账簿。
4
12.1 总账系统自动转账
自动转账业务的工作包括两个方面，一个是设置自动转账分录，一个是根据设置的分录模板生成自动转账凭证。具体的工作流程如下图所示：
记账前文件凭证
记账后文件凭证
记账
记账
自动转账分录
自动转账分录文件
输入
1.自动转账生成
2.自动转账设置
图12-23 自动转账流程
12.1 总账系统自动转账
设置自动转账分录是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算方法存入计算机的过程，其中如何设计金额的计算公式是定义自动转账分录的关键。设置自动转账分录其实就是定义一张包含取数关系的标准的凭证模板。
设置完自动转账分录后，在需要生成记账凭证时，执行转账操作，系统即可根据内置的公式进行取数，并生成一张凭证。在默认情况下，用于转账的数据源是记账后的凭证或者账簿数据，因此需要注意，能够影响数据生成的记账凭证都需要经过记账。生成的记账凭证和手工填制的凭证一样，是未审核未记账的凭证，和其他凭证一样，需要执行审核和记账的操作。
12.1 总账系统自动转账
自动转账的处理方式存在很大的优势：
1
可以快速完成期末转账凭证的生成。由于转账凭证由系统自动生成，可以只凭简单的操作指令便可生成较为复杂的记账凭证。
3
保障业务的完整性。自动转账处理能通过内部程序控制，使会计人员不至于遗漏必要业务项目的处理。
2
可保证所生成凭证的正确性。凭证的金额来自于系统中存储的数据，其正确性能得到系统的保障。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、会计科目、借贷方向、金额计算方法等预先存入软件环境，即建立一项业务的转账模型的过程称之为自动转账设置。
由于期末业务具有较强的重复性、规律性，如费用的分摊和计提，成本和期间损益的结转等，因此，这些业务可以通过设置自动转账凭证的方法提前进行设置，待月末或年末时调用。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
售价(计划价)销售成本结转
自定义转账
汇兑损益结转
期间损益结转等
对应结转
销售成本结转
自动转账
设置包括
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
任务12-10 自定义转账
【任务导入】
业务11：本期自定义转账业务如下：
本期期初借入的短期借款的借款年利率为12%，3月31日，据此计提本月短期借款利息。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
序号 转账说明 凭证
类别 科目编码 方向 金额表达式
0001 计提短期借款利息 转账
凭证 6603(财务费用) 借 短期借款本月期初贷方余额*12%/12
2231(应付利息) 贷 取对方科目计算结果
表12-4 计提短期借款利息
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【必备知识】
由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，总账系统提供了“自定义转账”功能，操作人员可以自行定义自动转账凭证，以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。
自定义转账需要详细定义所生成凭证的摘要、借贷方科目、方向、借贷方金额来源。具有很强的灵活性和适应性。自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：“费用分配”的结转，如工资分配等；“费用分摊”的结转，如制造费用等；“税金计算”的结转，如增值税等；“提取各项费用”的结转，如提取福利费、工会经费、折旧、利息等。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【必备知识】
比如定义计提本期坏帐准备的自动转账分录，假设采用应收账款(科目代码为5502)余额百分比法计提坏账，坏账准备率为5‰，根据应收账款年末借方余额计算(这里为了说明问题，不考虑坏账准备的期初余额问题)。
如果要采用自定义结转的方式来进行转账处理，则金额计算的表达式及设置的公式为：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
科目 方向 金额表达式 公 式
管理费用 借 “应收账款”年末借方余额×5‰ QM(1131,年,借)
坏账准备 贷 取对方科目计算结果 JG()或者 JG(5502)
表12-5 自定义结转设置过程
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(1)由会计马燕登录，执行总账系统主菜单“期末”|“转账定义” |“自定义结转”，进入自定义转账设置窗口。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(2)用鼠标单击“增加”按钮，可定义一张转账凭证，屏幕弹出凭证主要信息录入窗口，如图12-24所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-24 自动转账设置—转账目录
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(3)依次输入转账序号“0001”，转账说明“计提短期借款利息”，凭证类别“转账凭证”。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(4)单击“确定”，返回自定义转账设置窗口。
(5)在“摘要”栏录入“计提短期借款利息”。
(6)在“科目编码”栏输入“6603”；
(7)在“方向”栏选择“借”。
(8)在“金额公式”栏，直接输入金额计算公式；或单击参照按钮，打开“公式向导”录入计算公式，如图12-25所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-25 公式向导(一)
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(9)选择“期初余额”，单击“下一步”，设置所选函数的选项。如图12-26所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-26 公式向导(二)
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(10)在“科目”栏选择“科目”为“2201短期借款”；选择“期间” 为“月”，“方向”为空；单击“按科目总数取数”。
(11)用鼠标单击“继续输入公式”选项，选择运算符“*(乘)”。
(12)单击“下一步”，返回“公式向导”设置，选择“常数”，如图12-27所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-27 公式向导(三)
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(13)单击“下一步”，输入常数表达式“0.12/12”，如图12-28所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-28 公式向导(四)
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(14)单击“完成”，返回自定义转账设置窗口。
(15)单击“增行”，在第二行 “摘要“栏输入相同摘要，在“科目编码”栏输入“2231”；在“方向”栏选择“贷”。
(16)在“金额公式”栏，直接输入金额计算公式；或单击
参照符号，打开“公式向导”选择计算公式“JG()取对方科目计算结果”，如图12-29所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-29 公式向导(五)
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(17)单击“下一步”，单击“完成”按钮，返回自定义转账设置窗口，如图12-30所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-30 自动转账设置完成
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(18)单击“保存” |“退出”， 自定义转账设置完成。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
注意：
1.转账科目可以为非末级科目。
2.当输入的科目为辅助核算科目时，则需在部门、个人、客户、供应商及项目等栏中指定辅助核算项目，否则，即表示按所有辅助核算项目进行结转。
3.转账序号是转账凭证的代号，不是凭证号，转账凭证的凭证号在每月转账时自动产生。一张转账凭证对应一个转账序号，转账序号可任意定义，但只能输入数字1~9，字母a~z，A~Z，不能重号。
4.若公式的表达式明确，可直接输入金额公式，括号、标点、运算符等应在英文半角状态下输入，否则，系统不认可。
5.在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向余额时发生取数错误。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
任务12-11 对应结转设置
【任务导入】
本期对应结转的业务如下：
业务12：3月31日，结转制造费用至生产成本(假设本期只生产睿琪T2台式机)。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
序号 转账说明 凭证类别 科目编码 方向 结转系数
0002 结转制造费用 转账凭证 510101(制造费用-装配车间) 转出 1
50010101(生产成本-基本生产成本-睿琪T2台式机) 转入
0003 结转制造费用 转账凭证 510102(制造费用-维修车间) 转出 1
50010101(生产成本-基本生产成本-睿琪T2台式机) 转入
表12-6 结转制造费用设置
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
业务13：3月31日，假设本期睿琪T2台式机投产10台，全部完工，将生产成本全部结转至库存商品。
序号 转账说明 凭证类别 科目编码 方向 结转系数
0004 结转完工产品成本 转账凭证 50010101(生产成本-基本生产成本-睿琪T2台式机) 转出 1
140501(库存商品-睿琪T2台式机) 转入
表12-7 结转生产成本设置
在此，以业务13为例来说明对应结转设置的方法与步骤。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【必备知识】
对应结转功能不仅可进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目)，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。定义对应结转凭证时，只需输入转出科目编码和转入科目编码及其转入比例即可。对应结转只结转期末余额而不论发生额是多少，什么方向。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(1)单击总账系统主菜单“期末”|“转账定义” |“对应结转”，即可进入“对应结转设置”窗口；单击“增加”按钮，开始增加对应结转模板。
(2)在“编号”处输入“0004”，在“凭证类别”处选择“转账凭证”。
(3)在“摘要”处输入“结转完工产品成本”。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(4)在“转出科目编码”编码处输入“50010101”，单击“回车”，自动显示转出科目名称。
(5)单击“增行”，增加一空行，输入转入科目编码“140501”，自动显示转入科目名称。
(6)在“结转系数”处输入“1”。 此时屏幕显示如图12-30所示：
12.1 总账系统自动转账
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-31 对应结转设置
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(7)单击“保存”按钮，进行保存。
(8)单击“退出”，对应结转设置完成。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
注意：
1.【栏目说明】：
① 编号：是该张转账凭证的代号，转账编号不是凭证号。一张转账凭证对应一个转账编号，转账编号可任意定义。
② 凭证类别：结转时使用的凭证类别。
③ 转出科目：将此科目的余额转出到转入科目中去，可单击参照科目录入，有辅助项还需输入辅助项内容。
④ 转入科目：可单击参照科目录入，可有多个转入科目，辅助项可与转出科目不同。
⑤ 结转系数：即转入科目取数=转出科目取值×结转系数，若未输入，则系统默认为1。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
注意：
2.转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可不相同。
3.转出科目与转入科目必须有相同的科目结构，但转出辅助项与转入辅助项可不相同。
4.若转出科目定义辅助项，则转入科目的辅助项不能为空。
5.辅助项可根据科目性质进行参照，若转出科目有辅助核算，系统弹出辅助项录入窗，如该科目为部门项目辅助账类，要求录入结转的项目和部门，录入完毕后，系统用逗号分隔显示在表格中。
6.自动生成转账凭证时，如果同一凭证转入科目有多个，并且，若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
任务12-12 销售成本结转设置
【任务导入】
本期销售成本结转业务如下：
12业务14：3月31日，销售成本结转，结转本期销售商品的主营业务成本。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
序号 凭证类别 库存商品科目 商品销售收入科目 商品销售
成本科目 结转系数
0005 转账凭证 1405 6001 6401 1
表12-8 库存商品结转设置
设置按商品销售数量进行结转。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【必备知识】
销售成本结转功能，是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。定义销售成本结转凭证时只需输入“库存商品” “主营业务收入”和“主营业务成本”科目的科目编码即可
销售成本结转设置主要用来辅助没有启用购销存业务子系统的企业完成销售成本的计算和结转。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(1)用鼠标单击总账系统主菜单“期末”| “转账定义” |“销售成本结转设置”，进入销售成本结转设置窗口，如图12-34所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(2)选择“凭证类别”为“转账凭证”。
(3)在“库存商品科目”处输入 “1405库存商品”，在“商品销售收入科目”处输入“6001主营业务收入”，在“商品销售成本科目”处输入“6401主营业务成本”。如图12-32所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-32 销售成本结转设置
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(4)单击“确定”按钮，完成设置，系统自动计算出所有商品的销售成本。其中：
数量=商品销售收入科目下某商品的贷方数量。
单价=库存商品科目下某商品的月末金额 / 月末数量
金额=数量 × 单价
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
注意：
1.“库存商品”、“商品销售收入”、“商品销售成本”三个科目必须具有相同的科目结构，下级明细科目必须一一对应，且必须都设置了数量核算。
2.“库存商品”、“商品销售收入”、“商品销售成本”三个科目及下级科目都不能带往来辅助核算，否则，需到“自定义转账”功能中定义。
3.当库存商品科目的期末数量余额小于商品销售收入科目的贷方数量发生额时，若不希望结转后造成库存商品科目余额为负数，可选择按库存商品科目的期末数量余额结转。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
任务12-13 汇兑损益结转设置
【任务导入】
本期由于发生了外币业务，所以需要进行汇兑损益结转，请进行汇兑损益结转设置。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【必备知识】
汇兑损益结转用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(1)用鼠标单击总账系统主菜单“期末”|“转账定义”|“汇兑损益”，进入“汇兑损益结转设置”窗口，如图12-34所示：
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
图12-33 汇兑损益结转设置
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
【任务处理】
(2)设置“凭证类别”为“转账凭证”；在“汇兑损益入账科目”处输入 “6603财务费用”，也可单击 参照科目录入。
(3)用鼠标在“是否计算汇兑损益处双击，显示“Y”。
(4)选择完毕后，单击“确定”，完成设置。
12.1 总账系统自动转账
一、自动转账设置
注意：
1.为了保证汇兑损益计算正确，填制某月的汇兑损益凭证时必须先将本月的所有未记账凭证先记账。
2.汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有数量外币。
12.1 总账系统自动转账
任务12-14 期间损益结转设置
【任务导入】
进行期间损益结转设置。
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
期间损益结转用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于主营业务收入、管理费用、主营业务费用、财务费用、营业外收支等科目的结转。
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
在进行期间损益结转设置时，需分两种情况：
(1)如果本年利润科目没有下级科目，可直接在期间损益设置窗口的“本年利润科目”处选择“4103本年利润”，则窗口下方损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将默认全部转入“本年利润”科目。
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
在进行期间损益结转设置时，需分两种情况：
(2)如果本年利润科目下有明细级科目，则可在期间损益设置窗口下方的损益科目结转表中录入明细级的本年利润科目，损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将结转到该行的本年利润科目明细科目中去。
本案例中本年利润科目下未设明细科目，只设了“4103本年利润”一级科目，适用于第一种情况。
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(1)单击总账系统主菜单“期末”|“转账定义”|“期间损益”，进入期间损益设置窗口，屏幕显示如图12-34所示：
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
图12-34 期间损益结转设置
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(2)选择“凭证类别”为转账凭证。
(3)在“本年利润科目”处输入“4103”。
(4)单击“确定”，完成设置。
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
注意：
1.表格上方的“本年利润科目”是本年利润的入账科目，可单击参照录入。如果本年利润科目又分为多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的损益科目对应。
2.如果希望某损益科目参与期间损益的结转，则必须在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目；若为空，则不结转。
3.损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。
4.若损益科目结转表的每一行中的损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。
一、自动转账设置
12.1 总账系统自动转账
任务12-15 转账生成
【任务导入】
2014年3月份期末，利用转账生成功能，对本期间的第11-14笔期末业务进行处理；并进行本期期间损益的结转。
二、转账生成
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
定义完转账凭证后，每月月末只需执行“转账生成”功能即可快速生成转账凭证。在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，需先将所有未记账凭证记账。
二、转账生成
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
在进行期末转账生的时候，应特别注意业务发生的先后次序，否则，计算金额时就会发生差错。如果先生成的凭证数据对后生成的凭证有影响，则需要先将其审核、记账，再生成后面的凭证。期间损益的结转一般在最后进行。如下图所示：
二、转账生成
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
转账生成凭证1
转账生成凭证n
转账生成凭证m
期间损益结转
审核
记账
审核
记账
审核
记账
制单岗位
账套主管岗位
图12-35 自动转账结转顺序
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
其中凭证1与凭证n为不相关业务，凭证1对凭证n的生成没有影响，则可以一并先后结转，而凭证n与凭证m为相关业务，存在数据依赖关系，需要将凭证n生成并审核记账以后才能结转生成凭证m。比如在本案例中，业务11计提短期借款利息与业务12结转制造费用，没有直接数据依赖关系，因此可以一并结转，而业务12与业务13结转产品成本有直接关系，需要将业务12生成并记账以后才能结转业务13，而期间损益的结转需要将本期所有收入与费用类科目全部结转并审核记账完毕以后才能结转。
二、转账生成
12.1 总账系统自动转账
【必备知识】
在处理本案例的期末业务时，转账顺序应为：自定义转账生成业务11凭证→对应结转生成业务12凭证→审核记账→对应结转生成业务13凭证→审核记账→销售成本结转生成业务14凭证→审核记账→期间损益结转→审核记账。
二、转账生成
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(1)用鼠标单击总账系统主菜单“期末处理”|“转账生成”命令，打开转账生成对话框，如图12-36所示：
二、转账生成
1.自定义转账结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-36 转账生成—自定义结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(2)选择要进行结转的月份“2014.03”。
二、转账生成
(3)选择结转类型“自定义转账”，在窗口右半部分选择编号为0001的凭证，在“是否结转”处双击鼠标打上“√“，表示该转账凭证将执行结转。
(4)选择完毕后，按“确定”按钮，屏幕显示将要生成的业务11的转账凭证。
(5)单击“保存”,系统在生成凭证的左上方，显示红色“已生成”标记。如图12-37所示：
1.自定义转账结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-37 生成的业务11凭证
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(1)单击“退出”，返回转账生成对话框；选择要进行结转的月份“2014.03”。
二、转账生成
(2)选择结转类型“对应结转”，在窗口右半部分显示编号为0002-0004的3张凭证。如图12-38所示：
2.对应结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-38 转账生成—对应结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(3)在根据业务12设置的0002、0003两张凭证的“是否结转”处打上“√“，表示这2张转账凭证将执行结转。
二、转账生成
(4)单击“确定”按钮，屏幕显示将要生成的第一张对应结转凭证。单击“保存”,系统在生成凭证的左上方，显示红色“已生成”标记。如图12-39所示：
2.对应结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-39 生成的业务12第一张凭证
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(5)单击“下张”，显示将要生成的第二张对应结转凭证。单击“保存”,系统在生成凭证的左上方，显示红色“已生成”标记。业务12的两张凭证生成完毕。
二、转账生成
(6)单击“退出”，返回转账生成对话框；单击“取消”，退出转账生成功能。
2.对应结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(7)由账套主管李视明登录将已生成的3张凭证进行审核、记账。
二、转账生成
(8)第二次执行总账系统主菜单“期末处理”|“转账生成”命令 ，选择“对应结转”，按照同样的方法生成业务13的凭证；并对此张凭证进行审核、记账。生成的凭证如下图12-40所示：
2.对应结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-40 结转库存商品转账凭证
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(1)第三次执行总账系统主菜单“期末处理”|“转账生成”命令，选择结转类型“销售成本结转”，屏幕显示界面如图12-41所示：
二、转账生成
3.销售成本结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-41 转账生成—销售成本结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(2)单击“确定”按钮，屏幕显示“销售成本结转一览表”，如图12-42所示：
二、转账生成
3.销售成本结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-42 转账生成—销售成本结转一览表
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(3)单击“确定”按钮，显示将要生成的业务14的转账凭证，单击“保存”,如图12-43所示：
二、转账生成
3.销售成本结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-43 生成的业务14凭证
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(4)单击“退出”，返回转账生成对话框；单击“取消”，退出转账生成功能。
二、转账生成
(5)将此张凭证进行审核、记账。
3.销售成本结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
二、转账生成
(1)执行“基础设置”|“财务”|“外币种类”命令，系统弹出“外币设置”对话框。
4.汇兑损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-44 调整汇率输入
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(2)在“外币设置”对话框中的调整汇率栏输入“6.75”。单击“退出”按钮。
二、转账生成
(3)执行“总账”|“期末”|“转账生成”命令，系统弹出“转账生成”对话框。
4.汇兑损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-45 汇兑损益结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(4)选择结转类型“汇兑损益结转”，选择外币种类为“美元”，单击“全选”按钮，选中“中国银行”，单击“确定”，系统弹出“汇兑损益试算表”。
二、转账生成
4.汇兑损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-46 汇兑损益试算表
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(5)查看无误，单击“确定”按钮，系统自动生成相关记账凭证。
二、转账生成
4.汇兑损益结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(6)选择凭证类型为“付款凭证”，制单日期修改为“2014年03月31日”，单击保存按钮，如图所示。
二、转账生成
4.汇兑损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-47 汇兑损益结转凭证
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(7)单击“退出”，返回转账生成对话框；单击“取消”，退出转账生成功能。
二、转账生成
4.汇兑损益结转
(8)由账套主管注册，将此张凭证进行审核、记账。
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(1)执行总账系统主菜单“期末”|“转账生成”命令，选择结转类型“期间损益结转”，显示界面如图12-48所示：
二、转账生成
5.期间损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-48 转账生成—期间损益结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(2)将“类型“设为“全部”，表示将收入类和支出类科目余额同时结转。
二、转账生成
5.期间损益结转
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(3)单击“全选”|“确定”，屏幕显示将要生成的期间损益结转凭证。单击“保存”，系统在生成凭证的左上方，显示红色“已生成”标记。如图12-49所示：
二、转账生成
5.期间损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
图12-49 生成的期间损益结转凭证
12.1 总账系统自动转账
【任务处理】
(4)单击“退出”，返回转账生成对话框；单击“取消”，退出转账生成功能。将此张凭证进行审核、记账。本期期末转账生成业务全部完成。
二、转账生成
5.期间损益结转
12.1 总账系统自动转账
二、转账生成
注意：
1.若凭证类别、制单日期、附单据数及凭证内容与实际情况略有出入，可直接在新生成的凭证上进行修改。
2.“转账生成”每月只能使用一次；转账生成的凭证仍需进行审核后才能记账。
11.4 账务处理系统月末结账
结账是指每月月末计算和结转各种账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作的过程，为开始下月的业务做准备。将本期的全部业务处理完毕后，就可以进行期末结账了。
结账之前必须先进行试算平衡，试算平衡之后才可以执行结账。
【任务导入】
进行对账，并生成2014年3月份的试算平衡表。
任务11-11 对账及试算平衡
11.4 账务处理系统月末结账
【必备知识】
试算平衡就是依据会计平衡公式“借方金额=贷方金额” 对所选期间各科目的期初余额、本期发生额及期末余额数据进行平衡检验。试算平衡后，说明记账工作基本上是正确的。
在总账系统中，试算平衡是在对账功能中实现的；通常都是在对账结束后，进行试算平衡检查。
11.4 账务处理系统月末结账
【必备知识】
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般情况下，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后的各种账簿都应是正确、平衡的；但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。企业应经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。
在对账功能界面，单击工具栏“试算“按钮，即可生成试算平衡表。
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
(1)执行系统主菜单上的“总账”|“期末”|“对账”命令，屏幕显示“对账”窗口，如图12-38所示：
11.4 账务处理系统月末结账
图12-38 “对账”窗口
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
(2)选择对账月份，双击 “2014.03”月份行的“是否对账”栏，显示“Y”。
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
(3)选择核对内容，系统默认为全选。单击工具栏“对账”按钮，开始对账。对账完毕，屏幕显示如图12-39所示：
11.4 账务处理系统月末结账
图12-39 “对账完毕”窗口
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
(4)单击工具栏“试算”按钮，屏幕显示试算平衡表。如图12-40所示：
11.4 账务处理系统月末结账
图12-40 试算平衡表
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
(5)单击“确认”，返回对账窗口；单击“退出”，退出对账功能。
11.4 账务处理系统月末结账
【任务导入】
月末，本月所有业务已处理完毕，启用的其他系统也已结账，要求对2014年3月份进行账务系统结账操作。
任务11-12 结账
11.4 账务处理系统月末结账
【必备知识】
通常结账是由具有结账权限的操作员，在确定本月业务全部结束后，发出结账指令，由系统自动完成。结账意味着本期工作的结束和下期工作的开始。每月只能结一次账。用友T3总账系统提供了“结账”功能，在运行这一功能时，系统主要完成如下几项工作：
(1)检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。
(2)计算各科目的本期发生额和累计发生额。
(3)计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。
11.4 账务处理系统月末结账
【必备知识】
如果启用了其他系统，则总账系统的结账工作必须在其他系统结账之后进行。
在本案例中，龙翔科技有限责任公司的账套启用了工资管理和固定资产系统，因此必须先将工资管理系统和固定资产系统进行结账，才能进行总账系统结账。
【任务处理】
（1）执行系统主菜单上的“总账”|“期末”|“结账”命令，屏幕显示“结账”窗口，如图12-41所示：
11.4 账务处理系统月末结账
图12-41“结账—开始结账”窗口
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
（2）单击“下一步”|“对账” |“下一步”，生成“2014年03月工作报告”，如图12-42所示：
11.4 账务处理系统月末结账
图12-42 “结账—工作报告”窗口
11.4 账务处理系统月末结账
【任务处理】
（3）单击“下一步” |“结账”，完成本月结账。
11.4 账务处理系统月末结账
注意：
1.结账必须按月连续进行，上月未结账，本月也不能结账，但可以填制、审核凭证。
2.本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
3.已结账月份不能再填制凭证。
4.结账只能由有结账权限的人进行。
5.若总账与明细账对账不符，则不能结账。
6.如果与其他子系统联合使用，若其他子系统未全部结账，总账系统不能结账。
7.总账系统提供“反结账”功能。在“结账”窗口选择要反结账的月份，按“Ctrl+Shift+F6”，即可取消结账。反结账工作只能由账套主管执行。
11.4 账务处理系统月末结账
情境综述
本章介绍了在总账系统中，制单岗位的操作员负责完成的主要工作任务包括：凭证处理(填制凭证、修改凭证、作废与删除凭证)、凭证管理(定义常用摘要与常用凭证、凭证查询、科目汇总、凭证打印)及总账系统期末转账设置(转账定义、转账生成)等操作。本章的重点是凭证的填制、修改、作废与删除部分的操作方法与技巧；难点则集中在总账系统期末转账设置部分。
情境综述
通过本章的学习，我们会发现，会计电算化环境下，记账凭证是整个账务处理的起点，记账凭证的正确性，影响着整个会计信息系统数据的正确性；凭证处理操作大大较少了制单人员的工作量，提高了工作效率，满足了会计核算的及时性要求。

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