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第3章
会计软件的应用
Contents
3.1 会计软件的应用流程
3.2 系统级初始化
3.3 账务处理模块的应用
3.4 固定资产管理模块的应用
3.5 工资管理模块的应用
3.6 应收管理模块的应用
3.7 应付管理模块的应用
3.8 报表管理模块的应用
3.1 会计软件的应用流程
会计软件的基本结构是从系统的功能层次结构来反映的，功能结构是指系统按其功能分层、分块的结构形式，即模块化的结构。一个系统可以划分为若干个子系统，每个子系统可划分为几个功能模块，每个功能模块再划分为若干个层次，每个层次沿横向分为若干个模块，每个模块都有相对独立的功能。一个子系统对应一个独立完整的管理职能，在系统中有较强的独立性；一个功能模块完成某一项管理业务，是组成子系统的基本单位；一个程序模块则实现某一具体加工处理，是组成功能模块的基本要素，各层之间、每块之间也有一定的联系。通过这种联系，将各层、各块组成一个有机的整体，去实现系统目标。
模块关系及流程
3.1.1 系统初始化
（一）系统初始化的特点和作用
系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。
系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。
在系统初始化首先应当做好以下方面的工作。
1.确定会计核算规则
(1)确定会计核算的输入数据源及会计档案形式
(2)记账程序的确定
(3)科目编码方案的确定
(4)凭证、账簿的规范化
(5)固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务的规范化
2.会计基础数据的准备
(1)确定信息化会计岗位及其岗位的具体操作任务
信息化岗位 操作员 制单 复核 记账 查询 打印 岗位功能 会计科目
报账 李东平 √ √ 凭证制作 1001、1002
王敏 √ √ √ √ 凭证复核 1001、1002
资金管理 黄飞华 √ √ 凭证制作 2202、1002
陈新 √ √ √ √ 凭证复核 2202、1002

(2)规范手工会计科目及科目性质
科目 编码 科目 名称 科目 类别 余额 方向 科目 性质 明细账 种类 辅助账 种类 备 注
1001 库存现金 资产 借 现金 日记账 总账科目
1002 银行存款 资产 借 银行 日记账 总账科目
100201 银行存款-工行 资产 借 银行 日记账 明细科目
100203 银行存款-外币 资产 借 银行 日记账 外币账 明细科目
1601 固定资产 资产 借 普通 三栏账 数量账 总账科目
2202 应付账款 负债 贷 往来 三栏账 总账科目
6602 管理费用 损益 借 普通 多栏账 总账科目

(3)整理会计科目的期初余额及累计发生额
(4)其他辅助会计资料
科目编码 科目名称 方向 期初余额 借方累计发生 贷方累计发生 备 注



3.准备软件应用环境
任何一个应用软件系统都必须在一定的环境下才能使用，本书中主要讲解的是Windows操作系统下运行的会计软件的应用环境。在准备软件的环境时，必须与软件供应商联系，明确软件的运行环境，特别在什么样的环境下更为稳定，稳定对于会计软件至关重要。主要包括以下方面：
(1)网络服务器及网络操作系统的安装及配置。
(2)服务器端网络数据库系统软件的安装及配置。
(3)应用端数据库软件的安装及配置。
如果使用单用户版本会计软件，可以不安装网络服务器部分软件，具体不同品牌的会计软件的支撑环境要求不同，在应用时应参考其使用说明。
4.安装的一般方法
(1)将会计软件光盘放入光盘驱动器。或者直接将会计软件拷贝到硬盘中进行安装。
(2)选择光盘驱动器目录，在目录中双击Setup或者Install应用程序图标运行安装程序。
(3)根据安装向导提示选择安装目录和应用系统内容进行安装。
不同品牌的会计软件的安装方法上可能有所差异，应参考其使用说明。
5.会计软件操作培训
会计软件操作培训工作主要有计算机基本操作知识、汉字输入的知识、操作系统的基本知识、具体使用的会计软件的操作方法等。会计软件操作的基础培训工作可以参加财政部门定点的会计电算化培训来完成。具体软件的应用培训需要软件实施方来组织培训。

（二）系统初始化的内容
系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。
1.系统级初始化
系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。
系统级初始化内容主要包括：
（1）创建账套并设置相关信息
（2）增加操作员并设置权限
将会计人员的职责分工在系统中加以明确，同时使系统具有了合法的使用者。
（3）设置系统公用基础信息。
设置编码体系：在系统中建立起用于进行会计核算的会计科目体系、往来单位代码体系、部门代码体系、人员代码体系、物料代码体系等。
会计科目体系在编码体系中是最重要的，通过会计科目，分别对会计对象的不同内容进行反映和监督，是会计核算的主要形式。在大部分会计资料中(如凭证、账簿、报表等)，都要以会计科目作为直接对象来加以反映，通过会计科目建立一个完整的核算体系。
往来单位代码等也要按照核算单位的要求，建立相应的编码体系。
模块级初始化
模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。
模块级初始化内容主要包括：
会计软件中的业务处理自动化，系统根据输入数据、控制数据及处理逻辑自动执行业务处理过程，控制数据在其中起到了决定性的作用。同时，很多内部控制点的控制标准、控制方法已预先制定并嵌入在系统的应用程序中，这些嵌入系统中的控制标准和控制方法在系统中都是以各式各样的控制数据、配置数据等形式实现的。
①反映业务处理逻辑的控制数据
②反映内控制度的控制数据
（2）设置基础信息
会计软件的基础信息主要有账套号、采用的会计制度、启用日期、会计期间、单位基本信息。在会计软件中，一般通过建账过程或者通过基础设置完成。
（3）录入初始数据。
业务初始化就是输入初始余额，将原来已经存在于手工系统的业务初始数据转入到信息化系统中来，如科目余额、固定资产余额、应收应付余额、物料余额等，以便进行信息化后的会计核算。
3.1.2 日常处理
（一）日常处理的含义
日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。
日常核算业务处理包括原始单据处理、凭证处理、汇总表查询打印、明细流水账查询打印及其他辅助功能。
业务处理模块之间的关系图:
（二）日常处理的特点
1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；
2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。
3.1.3 期末处理
（一）期末处理的含义
期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。
期末核算一般由期末计算、期末结转凭证生成、期末结账等功能组成。其中最主要的功能是期末结账，用于终结某会计月份或年度的核算处理，故也可将期末核算称为期末结账。
（二）期末处理的特点
1.有较为固定的处理流程；
2.业务可以由计算机自动完成。
3.1.4 数据管理
在会计软件应用的各个环节均应注意对数据的管理。
（一）数据备份
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
1.记帐、结账前的数据备份
2.正式数据数据备份
（二）数据还原
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。数据恢复后，数据就完全与数据备份时一致了。
3.2 系统级初始化
3.2.1创建账套并设置相关信息
（一）创建账套
账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。
建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。
（二）设置账套相关信息
建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。
（三）账套参数的修改
账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。
3.2.2 管理用户并设置权限
（一）管理用户
用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。
管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。
(1) 系统管理人员
(2) 业务操作人员
(3) 数据审核人员
(4) 系统维护人员
(5) 电算审查人员
(6) 财务分析人员
(7) 档案管理人员
（二）设置权限
在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。
3.2.3 设置系统公用基础信息
设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。
（一）设置编码方案
设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。
（二）设置基础档案
设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。
1.设置企业部门档案
设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算。
2.设置职员信息
设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。
3.设置往来单位信息
往来单位包括客户与供应商。
设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息，一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据与业务数据。
设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息，一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。
4.设置项目信息
项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。设置项目信息，一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。
（三）设置收付结算方式
设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。
（四）设置凭证类别
设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。
编码 类型名称 简称 借方必有科目 贷方必有科目 必有科目 必无科目
01 收款凭证 收款 1001、1002
02 付款凭证 付款 1001、1102
03 转账凭证 转账 1001、1002
（五）设置外币
设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。用户可以增加、删除币别。通常在设置外币时，需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。
（六）设置会计科目
设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。
1.增加、修改或删除会计科目
2.设置科目属性
（1）会计科目编码
（2）会计科目名称
（3）会计科目类型
（4）账页格式
（5）外币核算
（6）数量核算
（7）余额方向
（8）辅助核算性质与作用
用于设置会计科目是否有辅助核算。辅助核算的目的是实现对会计数据的多元分类核算，为企业提供多样化的信息。辅助核算一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。辅助核算一般设置在末级科目上。某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。
辅助核算的作用主要有以下几个方面：
①简化会计科目体系
由于进行辅助核算时，可以用相关的辅助档案代替明细科目，从而达到简化会计科目体系的作用。
使用辅助核算后，当辅助核算相关信息发生变动时不会影响到会计科目，因而使得会计科目体系变得相对稳定。
②对同一科目数据,提供多个分析入口和统计口径
例如：差旅费,如果设置了部门、人员、项目，这就可以从这几个维度和组合维度进行分析，提供了多种分析途径，使数据更能为管理服务。
③实现多重关系下的跨科目查询和分析数据
使用传统明细核算时，只能进行“纵向查询”，而使用辅助核算时，不仅可以进行“纵向查询”，还可以进行“横向查询”和相关的统计、分析。
如辅助核算设置了部门、人员、项目，这就可以进行单项、多种组合的跨科目账簿查询，并可以从多个维度/多种组合来查询和分析数据。
（9）日记账和银行账
用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。
3.3 账务处理模块的应用
3.3.1 账务的处理流程
（一）账务处理流程
（二）信息化账务处理流程的特点
手工处理与信息化账务处理流程对比表
方式 建账 制作凭证 审核 记账过程 用账
软件 初始设置 凭证输入或业务生成 复核 记账 自动生成
手工 设置账户 填制凭证 复核 凭证汇总 登总账 登日记账和明细账 固定
（三）账务与其他子系统之间的数据关系
3.3.2 账务处理模块初始化工作
（一）设置控制参数
（二）录入会计科目初始数据
1.录入会计科目期初余额
2.录入会计科目本年累计发生额
3.3.3 账务处理模块日常处理
（一）凭证管理
1. 凭证处理工作流程
2.凭证录入
（1）凭证录入的内容
（2）凭证录入的输入校验
3.凭证修改
（1）凭证修改的内容
（2）凭证修改的操作控制
（3）错误凭证的处理
凭证制作中出现错误是难免的，处理错误的凭证一般采用如下的方法：
①记账前发现错误
如果在凭证记账前发现凭证有错误，处理十分简单，先取消审核，然后再对凭证进行修改或删除该错误凭证。
②记账后发现凭证有误
凭证被记账后，凭证的内容已记入总账、明细账等相关账簿中，若发现错误，就需要出更正凭证。一般是出“红字”凭证冲销后再重新输入正确的凭证进行调整。更正方法是先出一张“红字”凭证冲销错误的凭证，然后再补输一张正确的凭证，并进行审核记账。
“红字”凭证是一张和原凭证会计科目及其他辅助内容完全相同的凭证，只是凭证的金额为负数（红字），须在凭证的摘要中写明是冲销哪一张凭证。注意，冲销凭证时不允许使用金额为正数、借贷方向相反的“蓝字”凭证方式进行冲销。
如果科目没有错，仅仅是金额错误，可以采用补充登记法进行更正。
4.凭证审核
（1）凭证审核功能
（2）凭证审核的操作控制
①审核人员和制单人员不能是同一人；
②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；
③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；
④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。
5.凭证记账
凭证记账实现对已审核过的会计凭证进行批量或单张记账的功能。实际上“记账”也就是对凭证数据表打上记账标志，同时计算这些凭证所有分录所对应会计科目余额表的相应数据。
（二）出纳管理
1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理
出纳对现金日记账和银行存款日记账的管理包括查询和输出现金及银行存款日记账。
资金日报表以日为单位，列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额，计算出当日的余额，并累计当日发生的业务笔数，对每日的资金收支业务、金额进行详细汇报。出纳对资金日报表的管理包括查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。
2.支票管理
支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。
（1）支票购置
支票购置是指对从银行新购置的空白支票进行登记操作。登记的内容包括购置支票的银行账号、购置支票的支票规则、购置的支票类型、购置日期等。
（2）支票领用
支票领用时应登记详细的领用记录，包括领用部门、领用人信息、领用日期、支票用途、支票金额、支票号、备注等。
（3）支票报销
对已领用的支票，在支付业务处理完毕后，应进行报销处理。会计人员应填制相关记账凭证，并填入待报销支票的相关信息，包括支票号、结算方式、签发日期、收款人名称、付款金额等。
3.银行对账
（1）银行对账初始数据录入
（2）银行对账单录入
（3）对账
在会计电算化环境下，系统提供自动对账功能，即系统根据用户设置的对账条件进行逐笔检查，对达到对账标准的记录进行勾对，未勾对的即为未达账项。
系统进行自动对账的条件一般包括：业务发生的日期、结算方式、结算票号、发生金额相同等。其中，发生金额相同是对账的基本条件，对于其他条件，用户可以根据需要自定义选择。
除了自动对账外，系统一般还提供手工对账功能。特殊情况下，有些已达账项通过设置的对账条件系统无法识别，这就需要出纳人员通过人工识别进行勾对。
（4）余额调节表的编制
对账完成后，系统根据本期期末的银行存款日记账的余额、银行对账单的余额对未达账项进行调整，自动生成银行存款余额调节表。调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。用户可以在系统中查询余额调节表，但不能对其进行修改。
1.科目账查询
（1）总账查询
（2）明细账查询
（3）余额表
（4）多栏账
（5）日记账
2.辅助账查询
辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在会计科目设置时，如果某一会计科目设置多个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。
3.3.4 账务处理模块期末处理
账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。
（一）自动转账
1.自动转账的步骤
（1）自动转账定义
（2）自动转账生成
2.常用的自动转账功能
（1）自定义转账
（2）期间损益结转
（二）对账
对账是指为保证账簿记录正确可靠，对账簿数据进行检查核对。对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。
（三）月末结账
1.月末结账功能
结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。
2.月末结账操作的控制
结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据状态正确的情况下才能进行。因此，结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：
（1）检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；
（2）检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；
（3）检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；
（4）对会计科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账；
（5）检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账；
（6）当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。
3.4 固定资产管理模块的应用
3.4.1 固定资产管理模块初始化工作
（一）使用前的准备工作
1.规范固定资产数据的收集
2.规范固定资产的基础数据和历史数据
3. 确定折旧方法
4. 规范信息输出
5. 规范计算机系统的工作程序
（二）设置控制参数
1.设置启用会计期间
启用会计期间是指固定资产管理模块开始使用的时间。固定资产管理模块的启用会计期间不得早于系统中该账套建立的期间。设置启用会计期间在第一次进入固定资产管理模块时进行。
2.设置折旧相关内容
设置折旧相关内容一般包括：是否计提折旧、折旧率小数位数等。
如果确定不计提折旧，则不能操作账套内与折旧有关的功能。
3.设置固定资产编码
固定资产编码是区分每一项固定资产的唯一标识。
（三）设置基础信息
1.设置折旧对应科目
2.设置增减方式
3.设置使用状况
4.设置折旧方法
5.设置固定资产类别
（四）录入原始卡片
3.4.2 固定资产管理模块日常处理
（一）固定资产业务处理流程
固定资产日常管理与固定资产卡片的关系
（二）固定资产增加
固定资产采用计算机管理后，当发生购入、投资转入、盘盈以及其他方式增加企业的资产时，对新增加的资产就要进行“新卡片录入”的操作。其基本操作与在基础设置阶段所做的工作基本一致，唯一不同的是，在资产的基本信息录入完成后，要根据该项业务的内容生成相关凭证，而凭证通常是由系统根据设置自动生成的。
新卡片第一个月不计提折旧。如果新增的是旧资产，其在其他企业已计提折旧的月份、累计折旧和累计工作量等信息应准确记录，否则不能正确计算折旧。
（三）固定资产减少
这里所说的资产的减少，仅指系统已经开始计提折旧后发生的出售、报废、盘亏以及其他方式引起的企业资产的减少，否则减少资产只需移除相关卡片即可。
减少的固定资产当月仍要计提折旧。
固定资产减少业务的核算不是直接减少固定资产的价值，而是输入资产减少卡片，说明减少原因，记录业务的具体信息和过程，保留审计线索。
（四）固定资产变动
固定资产变动业务包括价值信息变更和非价值信息变更两部分内容。
1.价值信息的变更
（1）固定资产原值变动
固定资产使用过程中，其原值变动的原因一般包括：根据国家规定，对固定资产重新估价；增加补充设备或改良设备；将固定资产的一部分拆除；根据实际价值调整原来的暂估价值；发现原记录固定资产的价值有误等几种情况。
（2）折旧要素的变更
折旧要素的变更包括使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、累计折旧调整等。
2.非价值信息变更
固定资产非价值信息变更包括固定资产的使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等。
（五）生成记账凭证
设置固定资产凭证处理选项之后，固定资产管理模块对于需要填制记账凭证的业务能够自动完成记账凭证填制工作，并传递给账务处理模块。
3.4.3 固定资产管理模块期末处理
（一）计提折旧
（二）对账
固定资产管理模块对账功能主要是指与账务处理模块进行对账。对账工作主要是为了保证固定资产管理模块的资产价值、折旧、减值准备等与账务处理模块中对应科目的金额相一致。
（三）月末结账
用户在固定资产管理模块中完成本月全部业务和生成记账凭证并对账正确后，可以进行月末结账。
（四）相关数据查询
固定资产管理模块提供账表查询功能，用户可以对固定资产相关信息按照不同标准进行分类、汇总、分析和输出，以满足各方面管理决策的需要。
固定资产的报表一般有如下几种。
统计类：固定资产汇总表、固定资产增减表、固定资产清单。
分析类：固定资产类别构成分析表、固定资产类别价值结构分析表、固定资产部门构成分析表，固定资产使用情况分析表。
折旧类：固定资产折旧汇总表、固定资产累计折旧表。
账簿类：固定资产总账、固定资产明细账(卡片)。
3.5 工资管理模块的应用
3.5.1 工资管理模块初始化工作
（一）工资业务处理
（二）设置基础信息
1.设置工资类别
工资类别用于对工资核算范围进行分类。企业一般可按人员、部门或时间等设置多个工资类别。
2.设置工资项目
设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。
3.设置工资项目计算公式
设置工资项目计算公式是指企业根据其财务制度，设置某一工资类别下的工资计算公式。
4.设置工资类别所对应的部门
设置工资类别所对应的部门后，可以按部门核算各类人员工资，提供部门核算资料。
5.设置所得税
为了计算与申报个人所得税，需要对个人所得税进行相应的设置。设置内容具体包括：基本扣减额、所得项目、累进税率表等。
6.设置工资费用分摊
企业在月内发放的工资，不仅要按工资用途进行分配，而且需要按工资一定比例计提某些费用。为此系统提供设置计提费用种类和设置相应科目的功能。
（三）录入工资基础数据
第一次使用工资管理模块必须将所有人员的基本工资数据录入计算机。
由于工资数据具有来源分散等特点，工资管理模块一般提供以下数据输入方式：
（1）单个记录录入。选定某一特定员工，输入或修改其工资数据。
（2）成组数据录入。先将工资项目分组，然后按组输入。
（3）按条件成批替换。对符合条件的某些工资项，统一替换为一个相同的数据。
（4）公式计算。适用于有确定取数关系的数据项。
（5）从外部直接导入数据。指通过数据接口将工资数据从车间、人事、后勤等外部系统导入工资管理模块。
3.5.2 工资管理模块日常处理
（一）工资计算
1.工资变动数据录入
工资变动是指对工资可变项目的具体数额进行修改，以及对个人的工资数据进行修改、增删。工资变动数据录入是指输入某个期间内工资项目中相对变动的数据，如奖金、请假扣款等。
2.工资数据计算
工资数据计算是指按照所设置的公式计算每位员工的工资数据。
（二）个人所得税计算
工资管理模块提供个人所得税自动计算功能，用户可以根据政策的调整，定义最新的个人所得税税率表，系统可以自动计算个人所得税。
（三）工资分摊
工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并自动生成转账凭证传递到账务处理模块。工资费用分摊项目一般包括应付工资、应付福利费、职工教育经费、工会经费、各类保险等。
（四）生成记账凭证
根据工资费用分摊的结果及设置的借贷科目，生成记账凭证并传递到账务处理模块。

3.5.3 工资管理模块期末处理
（一）期末结账
在当期工资数据处理完毕后，需要通过期末结账功能进入下一个期间。系统可以对不同的工资类别分别进行期末结账。
（二）工资表的查询输出
工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资管理模块提供了主要的工资报表，报表的格式由会计软件提供，如果对报表提供的固定格式不满意，用户也可以自行设计。
1.工资表
工资表主要用于对本月工资发放和统计，包括工资发放表、工资汇总表等。用户可以对系统提供的工资表进行修改，使报表格式更符合企业的需要。
2.工资分析表
工资分析表是以工资数据为基础，对按部门、人员等方式分类的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。
3.6 应收管理模块的应用
3.6.1 应收管理模块初始化工作
（一）控制参数和基础信息的设置
1.控制参数的设置
（1）基本信息的设置
主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。
（2）坏账处理方式设置
企业应当按期估计坏账损失，计提坏账准备，当某一应收款项全部确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备，同时转销相应的应收款项金额。
在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则坏账处理方式这一参数不能更改；如确需更改的，只能在下一年修改。
（3）应收款核销方式的设置
应收款核销是确定收款与销售发票、应收单据之间对应关系的操作，即指明每一次收款是哪几笔销售业务款项。应收管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。
（4）规则选项
应收管理模块的规则选项一般包括：核销是否自动生成凭证、预收冲应收是否生成转账凭证等。
2.基础信息的设置
（1）设置会计科目
设置会计科目是指定义应收管理模块凭证制单所需的基本科目。
（2）设置对应科目的结算方式
设置对应科目的结算方式即设置对应科目的收款方式，主要包括现金、支票、汇票等。
（3）设置账龄区间
设置账龄区间是指为进行应收账款账龄分析，根据欠款时间，将应收账款划分为若干等级，以便掌握客户欠款时间的长短
（二）期初余额录入
初次使用应收管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入到系统，以便以后的核销处理。一般包括初始单据、初始票据、初始坏账的录入。
当第二年度处理时，应收管理模块自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。
3.6.2 应收管理模块日常处理
（一）应收处理
1.单据处理
（1）应收单据处理
企业的应收款来源于销售发票（包括专用发票、普通发票）和其他应收单。如果应收管理模块与销售管理模块同时使用，则销售发票必须在销售管理模块中填制，并在审核后自动传递给应收管理模块，在应收管理模块中只需录入未计入销售货款和税款的其他应收单数据（如代垫款项、运输装卸费、违约金等）；企业如果不使用销售管理模块，则全部业务单据都必须在应收管理模块中录入。
应收管理模块具有销售发票与其他应收单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。
（2）收款单据处理
收款单据用来记录企业收到的客户款项。收款单据处理主要是对收款单和预收单进行新增、修改、删除等操作。
（3）单据核销
单据核销主要用于建立收款与应收款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。
2.转账处理
（1）应收冲应收
应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。通过将应收款业务在客户之间转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户间入错户和合并户等问题。
（2）预收冲应收
预收冲应收用于处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。
（3）应收冲应付
应收冲应付是指用某客户的应收款冲抵某供应商的应付款项。通过应收冲应付，将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。
（二）票据管理
票据管理用来管理企业销售商品、提供劳务收到的银行承兑汇票或商业承兑汇票。对应收票据的处理主要是对应收票据进行新增、修改、删除及收款、退票、背书、贴现等操作。
（三）坏账处理
1.坏账准备计提
坏账准备计提是系统根据用户在初始设置中选择的坏账准备计提方法，自动计算坏账准备金额，并按用户设置的坏账准备科目，自动生成一张计提坏账的记账凭证。
2.坏账发生
用户选定坏账单据并输入坏账发生的原因、金额后，系统将根据客户单位、单据类型查找业务单据，对所选的单据进行坏账处理，并自动生成一张坏账损失的记账凭证。
3.坏账收回
坏账收回是指已确认为坏账的应收账款又被收回。一般处理方法是：当收回一笔坏账时，先填制一张收款单，其金额即为收回坏账的金额；然后根据客户代码查找并选择相应的坏账记录，系统自动生成相应的坏账收回记账凭证。
（四）生成记账凭证
应收管理模块为每一种类型的收款业务编制相应的记账凭证，并将凭证传递到账务处理模块。
3.6.3 应收管理模块期末处理
（一）期末结账
当月业务全部处理完毕，在销售管理模块月末结账的前提下，可执行应收管理模块的月末结账功能。
（二）应收账款查询
应收账款查询包括单据查询和账表查询。单据查询主要是对销售发票和收款单等单据的查询；账表查询主要是对往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，以及总账、明细账、单据之间的联查。
（三）应收账龄分析
账龄分析主要是用来对未核销的往来账余额、账龄进行分析，及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。
3.7 应付管理模块的应用
3.7.1 应付管理模块初始化工作
（一）控制参数和基础信息的设置
1.控制参数设置
（1）基本信息的设置
主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。
（2）应付款核销的设置
应付款核销是确定付款与采购发票、应付单据之间对应关系的操作，即指明每一次付款是哪几笔采购业务款项。应付管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。
（3）规则选项
应付管理模块规则选项一般包括：核销是否自动生成凭证、预付冲应付是否生成转账凭证等。
2.基础信息设置
（1）设置会计科目
设置会计科目是指定义应付管理模块凭证制单所需的基本科目，如应付科目、预付科目、采购科目、税金科目等。
（2）设置对应科目的结算方式
设置对应科目的结算方式即设置对应科目的付款方式，主要包括现金、支票、汇票等。
（3）设置账龄区间
设置账龄区间是指为进行应付账款账龄分析，根据欠款时间，将应付账款划分为若干等级，以便掌握对供应商的欠款时间长短。
（二）期初余额录入
初次使用应付管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入到系统中，以便以后进行核销处理。
当第二年度处理时，系统会自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。
3.7.2 应付管理模块日常处理
（一）应付处理
1.单据处理
（1）应付单据处理
企业的应付款来源于采购发票（包括专用发票、普通发票）和其他应付单。如果应付管理模块与采购管理模块同时使用，采购发票必须在采购管理模块中填制，并在审核后自动传递给应付管理模块，应付管理模块中只需录入未计入采购货款和税款的其他应付单数据。企业如果不使用采购管理模块，则全部业务单据都必须在应付管理模块中录入。
应付管理模块具有对采购发票与其他应付单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。
（2）付款单据处理
付款单据用来记录企业支付给供应商的款项。付款单据处理主要包括对付款单和预付单进行新增、修改、删除等操作。
（3）单据核销
单据核销主要用于建立付款与应付款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。
2.转账处理
（1）应付冲应付
应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过将应付款业务在供应商之间转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商间入错户和合并户等问题。
（2）预付冲应付
预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商应付欠款的转账核销业务。
（3）应付冲应收
应付冲应收是指用某供应商的应付款，冲抵某客户的应收款项。通过应付冲应收，将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应付债务与应收债权的冲抵。
（二）票据管理
票据管理用来管理企业因采购商品、接受劳务等而开出的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。对应付票据的处理主要是对应付票据进行新增、修改、删除及付款、退票等操作。
（三）生成记账凭证
应付管理模块为每一种类型的付款业务编制相应的记账凭证，并将记账凭证传递到账务处理模块。
3.7.3 应付管理模块期末处理
（一）期末结账
当月业务全部处理完毕，在采购管理模块月末结账的前提下，可执行应付管理模块的月末结账功能。
（二）应付账款查询
应付账款查询包括单据查询和账表查询。单据查询主要是对采购发票和付款单等单据的查询；账表查询主要是对往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，以及总账、明细账、单据之间的联查。
（三）应付账龄分析
账龄分析主要是用来对未核销的往来账余额、账龄进行分析，及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。
3.8 报表管理模块的应用
3.8.1 报表编制的一般方法
(1) 确定报表数据来源账套。
(2) 定义报表
① 会计报表的构成
页眉（表头）：页眉是指报表上部的描述部分，如表名、编号、单位、日期等。
表体：表体是报表的主要组成部分，包括列标题、项目说明和数据。行、列坐标均从表体开始计算。
附注：附注是报表的补充资料，报表的附注始终在表体与页脚之间。
页脚（表尾）：页脚是指报表底部的描述部分，如制表人、审核人等。
报表构成示意图
② 定义报表
(3) 定义计算公式和钩稽关系公式
① 定义计算公式
② 定义钩稽关系公式
(4) 生成报表
(5) 调整报表
(6) 完成报表编制
3.8.2 报表数据来源
（一）手工录入
报表中有些数据需要手工输入，例如资产负债表中“一年内到期的非流动资产”和“一年内到期的非流动负债”需要直接输入数据。
（二）来源于报表管理模块其他报表
会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。
（三）来源于系统内其他模块
会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等。
3.8.3 报表管理模块应用基本流程
（一）格式设置
报表格式设置的具体内容一般包括：定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。
1.定义报表尺寸
定义报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该表所需的行列，然后再进行设置。
2.定义行高和列宽
设置行高、列宽应以能够放下本表中最高数字和最宽数据为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。
3.画表格线
为了满足查询打印的需要，在报表尺寸设置完毕、报表输出前，还需要在适当的位置上画表格线。
4.定义单元属性
定义单元属性包括设置单元类型及数据格式、数据类型、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。
5.定义组合单元
把几个单元作为一个单元来使用即为组合单元。所有针对单元的操作对组合单元同样有效。
（二）公式设置
在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
1.计算公式
计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或他表等处调用、运算所需要的数据，并填入相关的单元格中。
2.审核公式
审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。
审核公式由关系公式和提示信息组成。审核公式把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。
3.舍位平衡公式
舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。
（三）数据生成
报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，就生成了报表的数据。
（四）报表文件的保存
对于新建的报表文件，用户需要对其进行保存。
（五）报表文件的输出
会计报表输出是报表管理系统的重要功能之一。会计报表按输出方式的不同，通常分为：屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送等五种类型。
1.屏幕查询输出
报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最为常见的一种输出方式。
2.图形输出
根据报表的数据生成图形时，系统会显示与会计报表数据有关的图形，便于分析会计报表。
3.磁盘输出
一般指将报表以文件的形式输出到磁盘，以便上报下传。
4.打印输出
打印输出是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来。
不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，库存现金日记账、银行存款日记账需要每日打印，资产负债表、利润表等月报要求每月打印。
5.网络传送
网络传送方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。
3.8.4 利用报表模板生成报表
报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直接从中选择合适的模板快速生成固定格式的会计报表。用户不仅可以修改系统提供报表模板中的公式，而且可以生成、调用自行设计的报表模板。
一般资产负债表、利润表、现金流量表等标准的报表，在会计软件中均提供了模板，可以直接生成。
在使用预置报表时，同样需要逐项检查，防止预置的报表本身存在问题或本单位业务处理不同导致数据出错。
练习题
思考题
1. 会计软件的基本模块由哪些构成？
2. 会计软件的基本流程是什么？
3. 怎样做好会计软件的初始化工作？
4. 简述会计软件各模块之间的关系。
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