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会 计 电 算 化
第四章 账务处理系统
第四章 账务处理系统
第一节 初始设置
第二节 日常处理
第三节 期末处理
第四节 出纳管理
第五节 账表管理
第一节 初始设置
账务处理系统，又称总账系统，是会计信息系统的一个非常重要的子系统。
账务处理中的初始设置是应用总账的基础工作，总账系统的初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的专用账务核算系统。包括参数设置、会计科目设置、凭证类别设置、项目目录设置及录入期初余额等。
基 本 理 论
第一节 初始设置
1．系统控制参数设置
初次启动总账系统时，需要设置总账系统核算的各种参数，包括凭证、账簿、会计日历、其他四个选项卡。
2．会计科目的设置
会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。包括增加会计科目、修改会计科目、删除会计科目、指定会计科目等。
3．凭证类别的设置
系统提供了设置凭证类别的功能，以利于管理、记账和汇总。
基 本 理 论
第一节 初始设置
4．项目目录的设置
为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。
5．期初余额的录入
为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据相衔接，如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，将各种基础数据输入系统。
基 本 理 论
第一节 初始设置
一、系统控制参数的设置
包括四个页签:凭证、账簿、会计日历、其它。
在“凭证”页签中注意：
①制单序时控制：此项和“系统编号”选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，否则凭证会出现假丢失现象。
②支票控制：在制单时使用银行科目编制凭证时，录入了未在支票登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。
应 用 指 南
第一节 初始设置
一、系统控制参数的设置
③出纳凭证必须经由出纳签字：凭证中含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账。
④凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，可选择此项。
应 用 指 南
第一节 初始设置
二、会计科目的设置
（一）增加会计科目
①增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则，会计科目编码不能重复，编码长度及每级位数要符合编码规则。
②会计科目一经使用，不允许作科目升级处理，只能增加同级会计科目，而不能再增设下级会计科目。
③增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。
应 用 指 南
第一节 初始设置
（二）修改会计科目
使用的非末级科目不能修改其编码，应先删除下一级科目，然后进行修改。
（三）删除会计科目
①会计科目已制单或已录入期初余额，不能删除。
②被指定为现金银行科目的会计科目不能删除，必须取消指定后再删除。
应 用 指 南
第一节 初始设置
（四）指定会计科目
①指定会计科目是指定出纳的专管科目。
②被指定为现金、银行总账科目的在出纳功能中才可查询现金、银行日记账，进行银行对账，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性。
③一般情况下，现金科目要设为日记账，银行存款科目要设为银行账和日记账。
应 用 指 南
第一节 初始设置
三、凭证类别的设置
凭证类别的设置有很多种，若选择“收、付、转凭证分类”应设置相应限制类型。
应 用 指 南
凭证类型
类别字 类别名称 限制类型 限制科目
收 收款凭证 借方必有 1001,1002
付 付款凭证 贷方必有 1001,1002
转 转账凭证 凭证必无 1001,1002
第一节 初始设置
四、设置项目目录
（一）定义项目大类
①项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目的名称。
②系统允许在同一单位中同时进行几个大类的项目核算。
应 用 指 南
第一节 初始设置
（二）指定核算科目
①指定核算科目是具体指定需要进行项目核算的会计科目。
②进行此项操作，必须将需要进行项目核算的会计科目的辅助核算设置为“项目核算”。
③一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定给一个项目大类。
应 用 指 南
第一节 初始设置
（三）项目分类定义
为便于统计，可以对同一项目大类下的项目进行进一步划分，即需要对项目进行分类。
（四）定义项目目录
定义项目目录的过程就是将各个大类中的具体项目输入系统的过程。通过“维护”功能来实现。
应 用 指 南
第一节 初始设置
五、期初余额的录入
（一）基本科目余额的录入
①在期初余额录入界面，系统以不同的颜色标识不同的数据项，白色区域表示直接录入数据，它们是末级科目的账务数据。
②灰色区域为非末级科目，不允许直接录入，数据由系统根据下级科目自动汇总计算出来。
③黄色区域是设置了辅助核算内容的科目，其数据需要在相应的辅助账窗口中操作。
应 用 指 南
第一节 初始设置
（二）辅助核算科目余额的录入
包括：客户往来期初 、供应商往来期初 、个人往来期初 、项目核算期初等，具有数量金额核算科目的期初余额录入,在“期初余额”对话框中,第一行录入金额,第二行录入数量。
（三）余额方向的调整
只能调整一级科目的余额方向，且必须在录入该科目及下级明细科目期初余额之前调整。
应 用 指 南
第一节 初始设置
（四）试算平衡
期初余额录入完成后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡和一级会计科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性。
（五）对账
系统提供对期初余额进行对账的功能，以做到账账核对，对错误数据及时修正。
应 用 指 南
第一节 初始设置
一、复制会计科目
执行“编辑”/“复制”命令，打开“会计科目 新增”对话框，修改相应的科目编码和名称即可。
二、成批复制会计科目
某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，还可以将某一科目的下级成批复制到另一个科目作为其下级。
知 识 拓 展
第一节 初始设置
辅助核算的设置
软件提供的辅助核算有五类：
1．部门核算
2．个人往来
3．客户往来
4．供应商往来
5．项目核算
一 点 就 通
第二节 日常处理
账务系统中的日常处理工作是会计核算中最经常性的工作，主要包括凭证的处理及记账等工作。
1．凭证处理
包括凭证的填制、查询、修改、冲销、作废及删除、凭证汇总等。
2．出纳签字
为加强货币资金的管理，出纳人员需要利用系统提供的出纳签字功能对收款凭证和付款凭证进行核对。
基 本 理 论
第二节 日常处理
3．审核凭证
为防止凭证填制过程中的错误审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对。
4．记账
记账即登记账簿，它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去。
基 本 理 论
第二节 日常处理
一、凭证处理
（一）填制凭证
记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期、和附件张数；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、方向、金额和科目等，如果有辅助核算，则应录入相应辅助核算的信息。
应 用 指 南
第二节 日常处理
凭证头部分：
①凭证类别：初始化时已定义好的凭证类别。
②凭证编号：如果在“选项”中选择"系统编号"则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，一般采用自动编号。
③凭证日期：凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期，日期的正确与否影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以日期应随凭证号递增而递增。
④附件张数：指本张凭证所附的原始单据张数。
应 用 指 南
第二节 日常处理
凭证正分部分：
①摘要：对本业务内容的简要说明。正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账和日记账中出现。按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行，但不能为空。
②科目：可参照选择输入，也可输入编码或直接录入科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已定义且为最末级科目。
③金额：金额不能为0，红字以“-”号表示。可按“=”键，最末行分录可取当前凭证借贷方金额的差额。
应 用 指 南
第二节 日常处理
带有辅助核算的凭证种类：
1．辅助核算——银行科目
2．辅助核算——外币核算
3．辅助核算——部门核算
4．辅助核算——个人往来
5．辅助核算——客户/供应商往来
6．辅助核算——项目核算
7．辅助核算——数量核算
针对不同的辅助核算形式，正确填制相应的信息。
应 用 指 南
第二节 日常处理
（二）查询凭证
在制单过程中,可以通过查询功能，对凭证进行查看。
二、出纳签字
①要进行出纳签字，必须先在“会计科目“中设置指定出纳的专管科目。
②如果凭证是出纳凭证，并且在“选项“中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，才能执行此功能。
应 用 指 南
第二节 日常处理
三、审核凭证
①审核人和制单人不能是同一人。
②凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后，才可修改或删除。
应 用 指 南
第二节 日常处理
四、记账
①第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。
②未审核凭证不能参与记账，记账范围应小于等于已审核范围。
③作废凭证不需审核可直接参与记账。
④上月未记账，本月不能记账。
⑤记账过程中不得中断退出。
⑥记账过程中由于断电或其他原因造成中断的，系统将自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据，然后可再重新记账。
⑦本月可多次记账。
应 用 指 南
第二节 日常处理
一、修改凭证
在填制凭证的过程中，系统提供了多种控制出错的措施，但出错在所难免。为了保证凭证的正确，系统提供了“修改”功能。
二、冲销凭证
如发现已经审核记账的凭证有错，不能直接修改，这时对凭证需采用红字冲销的办法。
知 识 拓 展
第二节 日常处理
三、作废与删除凭证
如有多余或非法的凭证需要作废时，系统提供了“作废/恢复”功能。
四、取消记账
发现本月记账有错误或其他原因导致记账过程中断的，可调用“恢复记账前状态”功能，将本月数据恢复到记账前状态，可再重新记账。
知 识 拓 展
第二节 日常处理
一、科目汇总
记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可进行汇总并同时生成一张“科目汇总表”。
二、成批出纳签字
在“出纳签字”对话框，执行 “出纳”/“成批出纳签字”命令，完成对全部收、付款凭证的签字。
三、成批审核凭证
可参照“成批出纳签字”功能完成。
一 点 就 通
第三节 期末处理
期末处理业务是在已经录入记账凭证并完成记账工作的基础上进行的。主要包括：转账业务、对账及结账等。
一、转账定义
（一）自定义结转
各企业情况不同，计算方法也不完全相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，造成各企业转账的不同。为满足各企业的不同需要，可自行定义自动转账凭证。
基 本 理 论
第三节 期末处理
（二）销售成本结转
销售成本结转是将月末库存商品销售数量乘以库存商品的平均单价来计算的，并从库存商品科目中转入到主营业务成本中去。
基 本 理 论
第三节 期末处理
（三）汇兑损益结转
汇况损益结转用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成转账凭证。
（四）期间损益结转
期间损益结转用于一个会计期间终了后将损益类科目的余额结转到本年利润科目中去，从而及时反映企业利润的盈亏情况。
基 本 理 论
第三节 期末处理
（二）转账生成
在转账定义完成以后，就可以进行转账生成操作了，每月月末只需执行本功能就可快速生成转账凭证。
三、对账
为保证数据的正确性与完整性，期末结账前要做好对账工作。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。
四、结账
每月月末都要进行。
基 本 理 论
第三节 期末处理
一、转账定义
（一）自定义结转
转账序号是指转账凭证的代号，不是凭证序号。转账凭证的凭证号在每月转账时自动生成。
（二）销售成本结转
执行“期末”/“转账定义”/“销售成本结转”命令。
（三）汇兑损益结转
执行“期末”/“转账定义”/“汇兑损益”命令。
应 用 指 南
第三节 期末处理
（四）期间损益结转
　①若损益类科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。
　②每个损益类科目的期末余额将结转到与其同一行的本年利润科目中去。
　③本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。
应 用 指 南
第三节 期末处理
二、转账生成
（一）自定义转账生成
（二）销售成本转账生成
（三）汇兑损益转账生成
（四）期间损益转账生成
应 用 指 南
第三节 期末处理
注意：
①生成的凭证自动追加到未记账凭证中去。
②生成的凭证必须执行审核、记账工作，否则会影响以后生成凭证数据的正确性。
③在生成凭证时，一定要注意转账业务应该发生的先后次序，以免造成数据错误。
④在生成期间损益凭证之前，必须将所有未记凭证记账，否则可能造成数据错误。
应 用 指 南
第三节 期末处理
三、对账
在“对账”功能中，有一个隐含的功能“恢复记账前状态”，当完成记账操作后，发现有误又不想通过其他方式来修改，可按Ctrl+H键激活“恢复记账前状态”功能。
应 用 指 南
第三节 期末处理
四、结账
①结账必须在月末进行，而且按月连续进行，每月只能结账一次。
②结账前，做好数据备份工作，以免数据被非正常操作破坏。
③结账时，所有的经济业务必须结算完毕，只要还有未审核及记账凭证，就不能结账。
④结账应由具有结账权限的人进行。
⑤上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证
⑥已结账月份不能再填制凭证。
⑦若总账与明细账对账不符，则不能结账。
应 用 指 南
第三节 期末处理
取消结账
结账完成后，由于非法操作或计算机病毒及其他原因可能会造成数据被破坏，这时可使用“取消结账”功能。
取消结账只能由账套主管进行。
知 识 拓 展
第四节 出纳管理
出纳管理是账务处理系统为辅助出纳人员的管理工作而提供的一套核算和管理功能。
它主要包括日记账的查询，支票登记簿的管理及进行银行对账等内容。
基 本 理 论
第四节 出纳管理
1．日记账
包括现金日记账和银行存款日记账.
2．资金日报表
资金日报表是反映现金和银行存款科目当日借贷方发生额及余额情况的报表。
3．支票登记簿
用来详细登记支票领用人、领用日期等信息。
4．银行对账
银行对账是企业货币资金管理的主要内容，是出纳人员的最基本工作之一。
基 本 理 论
第四节 出纳管理
一、日记账查询
（一）现金日记账（银行日记账）
执行“出纳”/“现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。根据相应条件查询. （银行日记账查询与之相同）
二、资金日报表
执行“出纳”/“资金日报”命令，打开“资金日报表查询条件”对话框。根据相应条件查询。
应 用 指 南
第四节 出纳管理
三、支票登记簿
使用日期和支票号必须输入，其他内容可输可不输。
报销日期不能在领用日期之前。
已报销的支票可成批删除。
四、银行对账
（一）输入银行对账单期初数据
初次使用银行对账模块时，需输入银行对账单期初数据，并将银行对账单和单位日记账的账面余额调平，否则系统将无法进行银行对账处理。
应 用 指 南
第四节 出纳管理
（二）输入银行对账单
实行计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。
应 用 指 南
第四节 出纳管理
（三）银行对账
银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。
自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。
手工对账是对自动对账的补充，使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，还可用手工对账来进行调整。
应 用 指 南
第四节 出纳管理
自动对账需要对账的资料全部录入完毕，才可进行。对账时，首先依据“票号+方向+金额”方式进行自动对账，其次是依据“方向+金额”进行自动对账。
对账条件中的方向、金额相同是必选的条件，对账截止日期可输可不输。
对于已达账项，系统自动在单位日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈作为标记。
应 用 指 南
第四节 出纳管理
知 识 拓 展
一、输出余额调节表
余额调节表是系统自动编制的。对账完成后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成银行余额调节表。
二、查询对账勾对情况
通过查询功能，还可了解经过对账后对账单上勾对的明细情况，进一步查询对账结果。
三、核销已达账
核销用于对账的银行日记账和银行对账单的已达账项，核销后已达账项消失，不能被恢复。
第四节 出纳管理
一 点 就 通
手工对账是自动对账的补充，如有输入等不规范造成一些特殊的已达账项未被标识出来而视做未达账项。为了对账工作的彻底准确，可通过手工对账来完成。手工对账两清的标记为“Y”。
第五节 账表管理
基 本 理 论
企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账操作以后，就形成会计账簿。
账务处理系统中的账表管理主要包括日记账、总账、明细账、余额表及辅助账的管理等。
第五节 账表管理
应 用 指 南
一、总账及明细账查询
在“总账”窗口，单击“账表”/“科目账”/“总账”，进入“总账查询条件”窗口。 按相应条件进行查询。
二、发生额及余额表查询
在“总账”窗口，单击“账表”/“科目账”/“余额表”，打开“发生额及余额查询条件”窗口。按相应条件进行查询。
第五节 账表管理
知 识 拓 展
往来账的管理——往来催款单
企业由于赊销(赊购)或其他原因，形成往来款项。加强对往业款项的管理是一项重要的工作。总账系统为企业提供清理所有具有往来性质账户的功能，包括客户往来、供应商往来和个人往来的清理。
第五节 账表管理
一 点 就 通
明细账组合条件的查询
平时查账时，除了可以按科目和月份查以外，因需要，我们还希望按其它条件来查询，比如说按摘要、凭证范围、结算方式、制单人等等，为此系统提供了组合查询方式。
本 章 小 结
1．账务系统管理模块的主要包括：初始设置、日常处理、期末处理、出纳管理、账表管理。
2．初始设置主要包括设置系统参数、设置会计科目、定义凭证类别、设置项目目录、输入期初余额等重要工作。
3．日常处理业务中主要包括填制凭证、查询凭证、出纳签字、审核凭证、记账等工作。
本 章 小 结
4．期末处理业务中主要包括转账定义、转账生成、对账、结账。
5．出纳管理主要包括日记账的管理、资金日报表的查询、支票登记簿，及银行对账等内容。
6．账表管理主要包括总账、明细账及凭证的联查、发生额及余额表查询等主要内容。

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