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第二章 秘书工作的内容与性质
第二章 秘书工作的内容与性质
秘书工作的内容
第一节
秘书工作的性质和要求
第二节
秘书工作的规律、原则和作用
第三节
第一节 秘书工作的内容
现代秘书工作的具体任务可分为以下几项。
(一) 调查研究
（二）信息工作
（三）文书工作
（四）掌管机要
（五）管理档案
（六）安排会议
（七）操持内务
（八）其他工作
深入思考：
如何才能做好秘书工作？
第二节 秘书工作的性质和要求
一、秘书工作的性质
二、秘书工作的要求
一、秘书工作的性质
（一）辅助性
（二）从属性
（三）政策性
（四）机要性
（五）事务性
（六）综合性
（七）服务性
（八）协调性
友情提示：
随着社会的发展，健康、安全的办公环境的基本要求如下。
办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修；光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射；温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，室温最好不低于16℃；布局要注意通风，保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区；办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适
性；办公室噪声要低，可利用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪声；办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面、椅子、各种存储设备及必要的锁等；办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具公用设备和物品；办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示；办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；办公室提供饮水并符合健康、安全要求；办公区或办公室要设置急救包，并定期更换；建立相应的规章制度，包括人员进出规定、保密规定等；室内有符合组织目标的装饰、标志和适当的绿色植物。
案例分析：
某公司秋季新推出一批促销特价电风扇，这个活动是企划部策划的方案，由营销部实施。但由于企划部的失误未注明活动截止时期，因此经销商一直到第二年春天还执行此价格。很显然错误根源在企划部，但营销部作为执行部门应当及时发现此问题并及时纠正。两方都有责任，好在旺季未到，公司损失不大。事后追查这件事情时，营销部的人认为，此事是企划部负责安排的，是他们策划不周，所以企划部应该为这事负责。
但当老板要求秘书小周去询问企划部时，企划部负责此事的人给小周来电话，说：“这事责
任不在我们。我们只负责方案设计，时间通常都是3个月，以前均是如此，很显然营销部执行时未能按此办理，再说方案通气会上他们未曾质疑。”小周问：“这事也不能老拖着，你看这事应该如何解决？”那边电话说：“既然都不认错，就请领导裁定吧。”
由于部门利益的不同和看问题的角度不一样，各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队员一样到处灭火。现在又是公说公有理，婆说婆有理，该怎么办？老板一看，事情其实不大，损失也很小，两位主任都是大功臣，这次未能升职都有怨气，于是就叫秘书处理。
想一想秘书会如何处理呢？
分析：
小周需要做的就是要让两个部门的主管坐到一起，直接沟通，有什么问题当面说清楚，找到解决问题的办法。要让他们尽可能地消除误会，明白公司的利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。
二、秘书工作的要求
◆秘书工作的要求，并非指政治、思想、作风等因素在客观上对秘书工作的要求，而是指秘书工作作为一种职业其本身所应具有的要求。人们通常认为，周恩来同志生前提出的“一是要保密，二是要准确，三是要迅速”是秘书工作的基本要求，把保密、准确、迅速视为秘书工作的原则。
◆秘书工作也必须注意规范化、制度化、科学化，做好这三点才能进一步做好秘书工作。
案例分析：
广告公司的电话
快到年底了，公司特别忙。马上就要开董事会会议，由于销售大幅度滑坡，老总的心情非常烦躁。这天上午10点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。正忙得晕头转向的老总一听说谈明年的广告问题，就对秘书于雪说：“不就是明年广告的事吗 现在没时间!” 面对这种情况，于雪应该如何处理 现在于雪有以下几种选择。
　　A.赵总，我们老总今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗
B.赵总，您的事我们老总知道了，下次再约时间吧。
　　C.赵总，我们老总正急着赶份材料，不能接电话。
　　D.赵总，关于明年的广告问题，跟我们公司市场部刘经理谈谈可以吗
　　E.赵总，我们老总今日身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
分析：
本题的最佳选择应是A。
　　选B之所以不合适，是因为会给客户留下一个很傲慢的印象。的确，广告市场一般都是买方市场，广告公司求广告主的时候多;但作为买卖双方在人格上都是平等的，更何况对方是本公司长期的广告代理商，所以，不能给对方表现出一种无形的优越感，从而破坏双方的合作关系。可以现在不跟对方谈，但要给对方一个理由，让其给予理解。
选C与选B一样，只是有过之而无不及。赶材料就那么重要吗 接个电话耽误几分钟都不行 !
选D多少有些自作聪明。老总之所以不想谈，与其说是没时间，更不如说是现在没心情来谈。不管是没时间还是没心情，并不是说他就一定不想谈。销售业绩滑坡，可能就有广告投放方面的问题，他不仅有可能要自己来谈，而且要把这个问题谈得更深更透。总而言之，老总只是说“没有时间”，并没有说不谈;在这种情况下于雪安排别人来谈，就是一种自作主张、违反工作纪律的行为。
　　选E与选D犯的是同一个错误。在生意场上也讲究一个“对等原则”。人家是堂堂正正的总经理，如果没有主动提出要求让你转达，作为秘书，就应该知道自己的分量。
选A是最为合适的。一个优秀的秘书在于与上司之间形成一种默契， 能理解上司的每一个意图。到年终了，事情繁杂，再加上公司业绩欠佳，上司的心情烦躁，说些言不由衷的话是很正常的，因此，在这个时候，作为秘书应该更好地去理解和把握上司的意图，成为上司名副其实的助手。选项A之所以是合适的，在于它给上司留下了一条很体面的退路：待这段时间忙过之后，或者说是情绪稳定之后，上司可能会自己或者是委托其他人来谈广告问题。而“今天安排实在太满”这样一个理由，在年底这种时候，不管是真是假，对方都能接受，也不会有被冷落或被怠慢的感觉。
一、秘书工作的规律
二、秘书工作的原则
三、秘书工作的重要作用
第三节 秘书工作的规律、原则和作用
一、秘书工作的规律
(一)秘书工作的一般规律
（二）秘书专项职能活动规律
（三）对立统一规律在秘书工作中的运用
(一)秘书工作的一般规律
1.秘书工作一般规律的概述
（1）领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中，事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作关系。为领导公务近身综合服务是对秘书工作的根本要求。
（2）主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。
（3）领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。
（4）秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。
友情提示：
秘书工作一般规律的公式
秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）等要素间的关系和联系，可用公式表述：领导对秘书公务服务的满意程度=K×主辅配合有效程度×(事务服务投入+参谋辅助投入)。
公式中：
领导对秘书公务服务的满意程度用D表示；
主辅配合有效程度用L表示；
事务服务投入（包括智能、体能、时间的投入）用S表示；
参谋辅助投入用A表示；
受各方面环境条件影响的参数用K表示。
由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平的影响，所以它是一个具有方向性的矢量：当主辅配合有利于事业公利时，它为正值；当违背事业公利时，为负值；当领导与秘书价值取向相反时，以影响力大的决定正负值，一般领导的价值取向起主导作用。用公式表达为：
D=±K·L·（S+A）
案例分析：
老局长升任为副市长，刘副局长接任局长。老局长的秘书小周也就成了刘局长的秘书。
小周一直很受老局长的重用，局长的工作日程由小周协助安排，局长的外出活动由小周负责准备，局长所需的信息资料由小周负责收集整理，特别是局长在各种场合的讲话稿，都是由小周起草。小周能按领导的思路、习惯及个性化的语言代拟讲话稿，使局长讲起来自然、顺畅，每次都能赢得雷鸣般的掌声。
刘副局长接任局长后，小周的工作发生了不小的变化。刘局长不离左右的手提电脑代替了小周的不少事务。特别是有博士学位的刘局长从来不
让秘书代拟讲话稿，一般性讲话他根本不用稿子，重要讲话他自己动手撰稿。这就使小周的生花妙笔派不上用场。刘局长经常让小周下基层搞调研，或者带着不同的可行方案到专家和内行那里去征求意见。小周一开始很不习惯，写的调查报告和征求意见的记录自己也不满意。后来小周看到刘局长在自己撰写的调查报告和征求意见的记录本上画了很多记号，有些内容还输入他的手提电脑里，小周这才感到自己的工作适应了领导工作的需要。当刘局长的秘书与当老局长的秘书，虽然工作内容有了一些改变，但辅助和服务作用是相同的。
分析：
由于个人价值取向、综合素质、工作作风等的不同，领导对秘书公务服务的需要也不尽相同。小周工作内容的变化，正是体现了对不同领导辅助和服务的需要。
2.秘书工作一般规律的运用
（1）把握目标，坚持主辅配合的正确方向。
(2)加深主辅理解，提高综合辅助的有效性。
（3）协调主辅配合，提高综合辅助的效率。
（4）增强主辅素质，提高综合辅助的效能。
（二）秘书专项职能活动规律
1.经常性工作的规范化、程序化、科学化规律
2.秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律
3.领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律
案例分析：
小许在读大学时，就是小有名气的笔杆子，报刊上发表过不少小说、散文和学术论文。通过公务员招聘考试当上区长的秘书后，小许的文才好像不够用了，为区长起草的讲话稿，总要让区长改得“满堂红”，有时还要重写几次。小许似乎要对自己丧失信心了。
办公室同事老王似乎看出了小许的苦恼，他找小许谈心说：“秘书工作中的写作，也要讲究个主辅配合，你对起主导作用的领导者理解不够，自然也就写不出令他满意的文章来。”接着，他拿出区长出版的几部专著和一些发表的文章，说是读读这些材料，可能对小许会有所帮助。
分析：
这一案例正是体现了领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。
小许认真读了区长的著作和文章，并对著作和文章中经常引用的马列原著、经济和管理方面的名著也系统地学习之后，又加上对区长的工作思路、谈话风格留心学习和理解，再写区长的讲话稿，思路就活跃起来了，区长也越来越满意了。
区长对小许说：“行，你进入角色快，改掉了学生腔，我们配合得很好。”
（三）对立统一规律在秘书工作中的运用
1.事务与政务
2.被动与主动
3.综合性与专业性
4.维持与适应
5.听命与劝谏
6.宣传与保密
7.谋划与执行
8.全面与重点
9.规范性与随机性
10.间接性与直接性
二、秘书工作的原则
（一）严守法纪的原则
（二）维护大局的原则
（三）实事求是的原则
（四）联系群众的原则
（五）团结协作的原则
（六）及时有效原则
（七）准确性原则
（八）整体优化原则
（一）严守法纪的原则
1.政策观念
2.纪律观念
3.法制观念
（二）维护大局的原则
系统理论强调的就是整体性，追求的就是整体效应。秘书人员位于机关之枢纽，在这一方面理应比其他部门的工作人员做得更主动、更好。
（三）实事求是的原则
实事求是是我们党的优良传统，不仅是领导工作的原则，也是秘书工作的原则。
案例分析：
老总的隐私
公司负责销售的马总年富力强，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但在公司内部也不时能听到一些有关他的风流事。
小雪是总裁办秘书。这天，公司总裁问小雪：“近来公司好像有人在议论马总；你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？”
事情是这样的：几天前，马总把小雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东
西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给小雪一张写着地址的纸条。
小雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪较大的员工在身后又特地关照小雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”小雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。
根据马总的纸条，小雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来给小雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”
总裁问的就是这件事。面对这种情况，小雪应该如何处理呢？现在小雪有这么几种选择：
A.“前几天马总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。”
B.“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”
C.“上个星期五下午，我帮马总送了件首饰给住在亚运村的一位年轻女性。”
D.“上个星期五下午，我帮马总送了件首饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。”
E.“对马总我似乎不太了解。”
对于小雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
分析：
本题的最佳选择应是C。
　　选A肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也就不再是单纯的私事了，所以，作为秘书，小雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。
　　选B与选A一样，甚至有过之而无不及。
　　
选D也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何证据的情况下去推测人家是歌厅小姐。
选E也是一种逃避责任、不实事求是的做法。
　　选C之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下，对职业秘书来说，对于上司的隐私，看到了的要当做没看见，听到了的要当做没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任小雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，小雪有义务为马总保密。
但是，在现代企业中，上司与秘书的关系本质
上是一种工作关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。总裁是在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间以副总的名义让小雪去办这件事的，所以送礼这件事不再单纯是件私事，因此，推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗总裁，都是绝对错误的。当然，也不能在没有任何证据的情况下，凭想象说人家是歌厅里的小姐。
这件事是总裁主动问起的，也就说明总裁肯定是有备而来。在这种情况下，即使小雪想为马总两肋插刀，自己承担风险，那也是瞒不住的。这不仅对马总没有任何意义，还会把自己“搭”进去。实事求是，如实汇报，这是每一个秘书的天职。也只有这样，秘书才能真正得到上司的信任。
（四）联系群众的原则
坚持走群众路线不仅是我们党领导民主革命的法宝，也是我们党领导社会主义建设的法宝。任何一个秘书人员都必须坚决贯彻这一原则。
（五）团结协作的原则
秘书人员身为领导的参谋和助手，更应该在团结协作方面为其他部门的工作人员作出表率。
（六）及时有效原则
秘书工作是快反应的工作，有事反应快、处理及时、见效快，这是对秘书工作的效率要求。
（七）准确性原则
这是对秘书工作的质量要求。简而言之，就是“办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎”。
（八）整体优化原则
办公室是一个小社会，是一个小环境，需要方方面面的协调和优化，而秘书就处于协调者的位置。
三、秘书工作的重要作用
（一）秘书工作的枢纽作用
（二）秘书工作的参谋智囊作用
（三）秘书工作的督促、协调作用
（四）信息作用
（五）窗口作用
（六）保障作用
（七）桥梁作用
能力训练
1.秘书工作的内容主要有哪些？
2.秘书工作的性质包括哪些内容？
3.秘书工作的规律包括哪些内容？
4.秘书工作的作用主要有哪些？
5.案例分析。
性急的董事长
一天上午，某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信，信是由一位与公司交
往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来，让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信，尽管我们有那么长时间的业务往来，但事到如今，我也不得不终止我们的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！
董事长口述完上述复信内容，要秘书将信打印好寄走。
对于董事长的吩咐，秘书应该采取什么样的态度呢？下面是4种不同的处理办法。
A.“是，我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。
B.秘书认为董事长在盛怒中作出的决定有欠妥当，
如果将信寄出，对公司和董事长本人都非常不利，所以没有执行董事长的指示，而是将信“压下来”。
C.秘书不执行董事长的指示，并提出忠告：“董事长，请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果呢？对方写来这样的信，是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己，再慎重处理这件事吧。”
D.秘书退下去将信打印出来，但是没有马上寄走，而是等到当天快下班的时候，见董事长怒气已消，将打印好的信递给董事长，“董事长，您交代的信已经打印好，请您过目，您觉得这样可以寄出去吗？”
请问，在以上A、B、C、D的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？（提示：可先以本章有关秘书工作的性质的原理加以分析，再以本书前后其他章节的有关内容加以分析）

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