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(共27张PPT)
第二章 信息与秘书工作
第二节 秘书信息工作的特点、
原则和要求
成功
优雅
社交
奋斗
人生
《秘书基础》
01
学习目标
理解秘书信息工作的特点、原则和要求。
秘书信息工作的特点、原则和要求
课程导入
各位同学，欢迎大家加入本次课程的学习。在现代企业管理体系中，秘书工作扮演着至关重要的角色，尤其是信息工作的有效性直接关系到组织决策的质量和效率。在今天的课程中，我们将深入探讨秘书信息工作的独特性质、遵循的基本原则以及必须满足的要求。
我们会分析秘书信息工作的特点，包括信息的多样性、时效性、准确性等方面。然后，我们将讨论在执行信息工作时应遵循的原则，比如客观性、保密性、服务性等。最后，我们会着重讲解在实际工作中如何确保信息工作满足高标准的要求，例如信息处理流程的优化、信息技术的应用等。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
秘书信息工作，既有别于一般的资料工作，也有别于纯商业性的信息情报工作，其特点如下：
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．针对性
信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性。同一条信息，对于不同的使用者，使用价值也不同。如《红楼梦》彼得格勒藏本的发现，对“红学”研究者来说，价值很高，而对一个养鸡专业户来说，就没有什么价值。秘书活动中的信息工作，就必须注意信息的针对性，才能保证秘书信息工作的质量与效益。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
秘书信息工作的针对性，主要有以下几方面内容：
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（1）结合业务 即注意信息工作的专业性。例如，政法系统的秘书部门，应着重收集提供有关政法工作方面的信息；文教卫生系统的秘书部门，则应着重收集提供有关文化、教育、卫生工作方面的信息。只有这样，才能有效地为本机关、本单位的工作服务。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
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（2）围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行。例如，某厂根据文件精神，结合本厂实际情况，决定把党风党纪教育重点放在新干部身上。秘书部门就要为领导的动员部署提供有关信息，随后，又要将各车间、科室贯彻的情况及时反馈到领导，使领导心中有数，抓好全厂新干部的党风党纪教育。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（3）针对问题 即按领导的指示、意图，进行专题调查。这是一项秘书部门经常性的工作，如某项批示的落实情况，重大的经济纠纷，工伤事故，严重的违法乱纪等。秘书必须闻风而动，深入实际，弄清事实真相，掌握第一线的信息，以便向领导汇报。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
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2．综合性
领导决策，拟订计划，制定措施，大都需要带有全局性或综合性的信息。而且，领导层次越高，对信息综合性的广度与深度的要求也越高。提供综合性的信息服务，一般由秘书部门承担，或由秘书部门组织有关部门共同完成。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
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2．综合性
综合性信息不是多种信息的堆砌拼凑，而是将多种有用的信息融合成一个有机整体。例如，某地欲兴建纺织厂，需对该地区的自然条件、资源、人口、能源、交通、人才、环境保护、市场需求等作详细了解，还要掌握国际行情及发展趋势等。这就要求秘书部门会同有关部门，将需要了解的情况及有关的确切数据，提炼成综合性的信息，供领导决策参考。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．时效性
秘书信息工作要特别注意时效性。时效性有及时性和适时性两种形式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈旧的信息。如甲、乙两厂同时获知某地急需某种产品，等乙厂研究决定后派人前往联系时，人家早与甲厂签订了合同，这就是未考虑及时性。所谓适时性，即讲究提供信息要选择最佳时机。因为在一定时限内，人们对某种信息的需求最为迫切，这时信息的吸收率也最大。在这之前，即使是有用的信息，也往往得不到应有的重视；在此之后，有用的信息则会变成无用的信息。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
4．经常性
这个特点，主要体现在起草文件和撰制各种文字材料上，还包括现在已广泛使用的网上电子邮件，此处不多叙述。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的特点
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
总之，秘书的信息工作，要审时度势，区别对待，区分轻重缓急，收集提供领导迫切需要的信息，对那些有用而目前领导暂时不需要的信息要储存起来，日后适时提供。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的原则
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
秘书信息工作的原则主要有以下几条：
1．追踪原则
决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的原则
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
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2．超前原则
秘书信息工作的超前原则是由以下两方面确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息，也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间，争主动，超前收集信息，向领导提供“预测性”信息，如果凡事总是事后了解，提供“马后炮”信息，那就作用甚微。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的原则
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．选优原则
客观上说，凡是信息都是有用的。因此，国外有人主张“信息越多越好”，这与其办公现代化程度很高有关，因为大量的信息可存入计算机，查询、使用十分便捷。但在我国许多部门还是靠手工方式处理信息，不宜无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参，等等。因此，秘书必须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速准确地加以判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，哪些是干扰信息，从而对信息选优。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
1．准确
即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确应是秘书信息工作的灵魂。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
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2．及时
即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效，社会主义市场经济对秘书信息工作的时效性提出了更高的要求，不仅信息传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。如果信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重损失。例如，1950年美国政府决定，在全美四个比较好的物理实验室进行一项新的技术研究，名叫“继电器—接触图式的综合方法”，但苏联这种研究早已得出成果并发表在《苏联科学通报》上，只是由于东西方冷战的关系，美国未能及时获得这一信息。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
直到1955年，一位美国专家偶尔发现了这篇论文，才终止了这项不必要的研究，但已花费了五年时间，白白耗费了20多万美元。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
3．全面
即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
4．适用
此项要求包含以下三方面内容：
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（1）要服务于中心工作 就是说要弄清本地区、本部门、本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
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（2）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息 除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门需要的信息，不一定为本部门的领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次、不同部门的领导者，其参考价值并不同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。
秘书信息工作的特点、原则和要求
秘书信息工作的基本要求
类 型 突发情况 预防和应对措施
应急人员问题 对可能出现的问题缺乏预见,未能安 排相应的人员和物资,造成问题扩大 会前和会中提醒应急组织和人员随时做 好工作准备,并备有其联系方式
车辆短缺 车辆短缺造成参会人员长时间等待 加强会前检查,准备足够的机动车辆
指挥混乱 会议组织协调出现问题,会议流程 衔接不当,会议信息无法及时进行传 递 会前进行适当的突发情况演练和模拟, 检验会议指挥沟通系统的灵敏性
（3）要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性的问题，都有较强的适用性，应及时采报，防止把按需要采报歪曲成“按胃口喂报”。
谢谢欣赏
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