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第一章 秘书职业概述
第一章 秘书职业概述
秘书工作的产生与发展
第一节
秘书机构简介
第二节
第一节 秘书工作的产生与发展
一、秘书工作的产生
二、秘书工作的发展趋势
三、秘书的层次和类别
一、秘书工作的产生
（一） 中国历代秘书工作
（二）国外的秘书工作
（一） 中国历代秘书工作
1.古代秘书工作
2.民主革命时期的秘书工作
3.新中国秘书工作
深入思考：
新中国的秘书工作可以借鉴古代秘书工作的哪些经验教训？
（二）国外的秘书工作
◆美国是秘书工作职业化程度最高的国家，秘书工作渗透到社会生活的每个角落。
◆美国劳工部依下述三个标准对秘书进行分类。
第一，根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类（简称为“LS类”）。
第二，根据秘书所担负的职责的大小进行分类（简称“LR类”）。
第三，按照职位所规定的职责，美国的秘书又分为两大类：一类是担任行政性职务的“行政秘书”
（包括工商企业），另一类是担任专业性职务的“专业秘书”。
◆专业部门工作的秘书人员，以及从事专门类型秘书工作的秘书人员的总称，简称“OT”类。主要分为以下几类。
（1）法律秘书。
（2）医学秘书。
（3）教育秘书。
（4）财经秘书，也称经济秘书。
（5）通信秘书（也称文字处理员）。
（6）科技秘书（也称工艺秘书）。
二、秘书工作的发展趋势
（一）秘书的参谋职能强化趋势
（二）秘书职业的规范化趋势
（三）秘书服务的多元化趋势
（四）秘书工作的信息化趋势
（五）秘书资格的国际化趋势
三、秘书的层次和类别
（一）秘书的层次
（二）秘书的类别
（一）秘书的层次
在我国，党政机关的秘书有以下几种层次。
（1）进入领导层的秘书，如各级党委的秘书长。
（2）没有进入党政领导层，但在秘书部门内担任一定领导工作的，如办公室主任，秘书处处长、科长等。
（3）一般秘书，属于完全意义上的服务层，主要是为领导决策服务的助手，是通过具体工作和通过秘书部门整体来体现“参谋作用”的。
（二）秘书的类别
（1）从服务对象来分，有公务秘书和非公务秘书。
（2）从所属行业来分，有机关秘书、企业秘书、军事秘书、政治秘书、司法秘书、公关秘书、新闻秘书、教学秘书、科技秘书等。
（3）从工作职责来分，有行政秘书、工作秘书、生活秘书、机要秘书、外事秘书、信访秘书等。
（4）从秘书所起的作用来分，又可分为参谋型秘书、事务型秘书、技术型秘书、公共关系型秘书、财经型秘书、综合型秘书、法律型秘书、涉外型秘书、文字型秘书。
第二节 秘书机构简介
一、秘书机构设置的原则
二、秘书工作机构的隶属关系
三、秘书机构的地位
四、秘书机构的名称
五、秘书机构的分类和形式
六、秘书部门的内部工作系统
七、秘书部门的地位和职能
八、秘书机构的重要作用
一、秘书机构设置的原则
（一）力求精简，减少层次
（二）实行秘书长负责制
（三）相对稳定的原则
（四）讲求效益的原则
深入思考：
你认为秘书机构设置的原则还应有哪些内容？
二、秘书工作机构的隶属关系
1.枢纽地位
2.依附地位
四、秘书机构的名称
1.“办公厅（室）”
2. 在“秘书”一词后面冠以“局”“处”“科”“股”“室”来命名的秘书机构
3. 以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构
友情提示：
我们要分清以下两个误区。
　　(1)并非所有的“办公室”都属于秘书机构。如外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、台湾事务办公室、工业交通办公室等就不是秘书机构。因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责。
　　(2)在秘书机构内也有非秘书性质的部门。如“汽车队”“保安处”等。另外，有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。
五、秘书机构的分类和形式
（一）行政机关的秘书部门
（二）公司企业的秘书部门
(三)股份制企业集团中的秘书部门
（四）临时性秘书机构
◆行政机关的秘书部门是机关工作的枢纽。它对外代表本机关，对内联系和协调各职能部门工作。
◆行政机关秘书部门的设置，一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库。
（一）行政机关的秘书部门
友情提示：
2004年，先后在北京市政府担任8年副秘书长、在中共北京市委担任5年秘书长的段柄仁同志出版了《轴心——论秘书长》一书。段柄仁同志以多年党政机关领导工作的经验和所悟，深刻细致地描述了“秘书长”。他认为，秘书长不是决策者，是为领导决策和决策落实服务的助手；不是一般秘书， 是对秘书工作负有管理之权，做好领导机关内务工作的领导者；是工作处于领导机关中枢位置，担负承上启下、协调四方、拾遗补阙的任务，保证领导机关工作有序运转的主要组织者。所以，段柄仁同志形象地比喻秘书长为“轴心”。
1.综合性的秘书部门
2.职能性的秘书部门
3.专业性的秘书部门
4.由一两名秘书承担的秘书办公室
（二）公司企业的秘书部门
友情提示：
2010年，某科研机构的最大变化就是从研究所转制为公司，这不仅意味着大部分原来国家划拨给“研究所”的科研经费今后要靠“公司”自己从市场赚取，还意味着所有人员要从传统的机关工作模式转变为企业运作模式。精简机构和精减人员势在必行，第一步就是把原来7名文员的研究所办公室精减为3名。具体分工是办公室主任兼公司总裁助理，主要辅佐领导；一名值班秘书主内兼做接待、电话业务、办公设备使用监管；一名机动秘书跑外兼做会务和各部门协调。两名秘书要能够轮流换岗。3个月调整期后，公司秘书工作进入良性循环。
(三)股份制企业集团中的秘书部门
◆我国的股份制企业实行的是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学。
◆股份制企业的机构设置以及其中的秘书部门(见图1-1)。
图1-1股份制企业的机构设置及秘书部门
（四）临时性秘书机构
临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的一段时期内的秘书机构。
六、秘书部门的内部工作系统
(一)党政机关中秘书部门的内部工作系统
(二)公司企业中秘书部门内部的工作系统
七、秘书部门的地位和职能
(一)秘书部门的地位
(二)秘书部门的职能
八、秘书机构的重要作用
（一）管理信息
（二）参与协调
（三）协助控制
（四）辅助决策
能力训练
1.秘书的含义有哪些？
2.简析新中国成立后我国的秘书工作。
3.秘书工作的发展趋势有哪些？
4.秘书机构设置的原则有哪些？
5.秘书机构的重要作用包括哪些内容？
6.案例分析。
案例一：
硅谷的秘书
　　在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，
忙碌的则是秘书。他们不仅仅在打字、冲咖啡，而且每天都在参与决策。
　　他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同。
Sun公司首席执行官斯科特·麦克尼利的秘书凯伦·霍尔斯汀知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，查看新来的电子邮件。凯伦说：“如果他想喝咖啡，他会自己冲上一杯。”
　　Sun公司是一个拥有100亿美元资产的商用电脑
系统生产商，它与其他数千家公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造就成国际高技术经济的中心。在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不像在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要作出重要的决策。
Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维·豪斯的执行助理戈温·卡尔德威尔说：“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接接电话、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的。”相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层“吹风”，组织谈判等。
　　
硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升。美国秘书职业的平均年收入在2.5万美元至3.5万美元。硅谷有些秘书的年薪则是他们的3倍以上，平均在6万至10万美元。而且，许多硅谷公司的秘书入了股，如果公司发展得好，她们将获得红利。Sun公司的凯伦·霍尔斯汀女士年薪6.5万美元，还参与公司的分红。
不过，硅谷秘书们的工作压力也相当大，他们每周通常要工作60至70小时，紧张程度也不言而喻。他们每时每刻都在协调世界各地雇员的工作，这不是普通人所能承受的。
近几年来，美国的秘书行业发生了不小的变化。据国际行政管理职业协会的一项调查表明，三
分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，45％的秘书负责培训，78％的秘书负责办公室工作。
秘书职业的称谓也在发生改变。国际行政管理职业协会中，只有18％的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等。
　　为Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说：“秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接电话。我们是被赋予权力的，能够做决定。”格罗斯女士并不是公司里50多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一。格罗斯说：“如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的。我们彼此尊重对方，我是他
可依赖的人。”格罗斯每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名员工的工作情况。
通过案例，请思考国内外秘书工作的异同。
案例二：
30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某市政府机关办公室的副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某主持下，办公室的各项工作开展得相当顺利，办公室的人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后来老主任退休了，上级派来了一位拥有博士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。
大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是让下级感到无所适从。而且这种“两驾马车”式的管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作才理出头绪。　　
这则案例中，领导在安排办公室人员（主任）方面有哪些失误？为什么？

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