资源简介

(共72张PPT)
第二章 机关事务应用文（一）学习目标
运用本章所介绍的方法，撰写诸如条据、启事、声明、简报、通知、通报、报告、请示、批复、欢迎欢送及答谢词、祝词、请柬、贺信、招聘函、求职信和辞职信等应用文。
常见的说明性条据有：
请假条
留言条
其他便条
第一节 常见的条据
一、说明性条据
说明性条据，又称函件式条据，通常指用来传递信息、道明原委的条据，其作用主要是向他人解释、说明某一事情，或向他人发出请求。
(一)请假条
请假条是由于某种原因不能参加或出席某种活动而向上级领导请求准予缺席的便条。
请假条的主要构成有：标题、称谓、请假原因、请假起止时间、祝颂语、请假人签名和请假时间。
请假条
尊敬的李科长：
因为公司统一安排5月10日至20日到上海参加财务人业
务培训员，我将不能参加财务科原定的财务核算讨论会
议。特向您请假，望批准。
此致
敬礼
请假人：王小二（签字）
2007年5月8日
(二)留言条
留言条一般用于当甲因为某事找乙，但乙不在且甲也无时间等候时。
留言条的格式分三部分：称呼、正文、署名和日期。称呼要顶格写，在称呼下一行空两格写正文，把要给对方说的事情简单地写清楚。在正文下面是留言人签名和时间。
王经理：
今天我去找您商量上半年我公司与贵公司关于续签代
理合同的事宜，但很遗憾恰逢您出差。希望您回来以后能
尽快与我联系，以便我们再次商量续签事宜。
赵××
2007年1月10日
(三)其他便条
除了请假条和留言条之外，在日常生活中还可能会用到其他便条。其格式和写法与请假条和留言条大体相同，在此不再一一赘述。
二、凭据性条据
凭据性条据，指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。凭据性条据一般要求出具者在某一事实或契约发生前写作，并交由接收者作为一种信誉的保证加以保存。凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成，其种类大致有欠条、借条、收条、领条等几类。
欠条是个人或单位在欠款、欠物时写给有关单位或个人的凭证性应用文。欠条通常适用于下列几种情况：
　　 （1）借了他人或单位的钱物暂时不能归还，或不能全部归还，这样就需写欠条；
　　 （2）在购买物品或收购产品时，因不能支付或不能全部支付他人的款项时需要写欠条；
　　 （3）借了个人或公家的钱物，事后补写的凭证，也可以称为欠条。
(一)欠条
欠条写作要注意以下事项：
　　欠条是付还欠物、欠款或索要欠物、欠款的凭据，所以在写欠条时不可潦草从事，同时欠条要好好保存，以防丢失；
　　欠条是人们在日常生活中的一种借还凭证，一般不具有法律的约束力，因此，如有必要，可在立欠条时经由一定的法律程序（如经公证处公证），以防后患；
　　欠条务必要字迹清晰，不可涂改，若不得不改动的，则需由改动方在改动处加盖公章（私章）或个人签名；
钱款数字要大写；
　要注意欠条与借条有所不同，欠条适用范围比借条要广泛，借条约定的事项表明的债权债务关系比欠条要更为清楚、明确。
　　
欠条一般由标题、正文、落款三部分组成。
1.标题
欠条的标题一般是在正文上方中间以较大字体写上
“欠条”两字。
2.正文
欠条的正文要写清欠什么人或什么单位什么东西、数
量多少，并要注明偿还的日期。
3.落款
落款要署上欠方单位名称和经手人的亲笔签名，并同
时署上欠条的日期。单位出具的欠条要加盖公章，个人出
具的欠条要加盖私章。
欠 条
尚欠10月8日从北京中关村×××电脑公司所借的
××型号电脑（全套配置）8台，特留此据。
经手人：北京×××公司王小二（签名盖章）
2007年××月××日
欠 条
2007年3月2日借到×××公司人民币贰仟肆佰捌拾圆
整，今补欠条，作为凭证。
××公司张红玉（签名盖章）
2007年4月1日
欠 条
原借李四（身份证号×××）同志人民币叁佰圆整，
已还壹佰伍拾圆整，尚欠壹佰伍拾圆整，两个月内还清。
王小二（身份证号）（签字盖章）
2008年4月1日
借钱
借物
(二)借条
借条是指在日常经济生活中，当事人一方向另一方借钱或借物时，由一方向另一方出具的借钱或者借物的凭证性文书。
1.借钱
如果借条的标的是钱，则应该具备如下内容：
　　应写清楚借款人和放款人的法定全名；
　　应写清楚借款金额，包括大写和小写的金额；
　　应写清楚借款时间期限，包括借款的起止年、月、日和明确
的借款期限；
　　应写清楚还款的具体年、月、日；
　　应写清楚借款的利息，应有明确的年利率或月利率，最终应
支付的借款利息总额（包括大写和小写金额）等约定；
应写清楚借款本息偿还的时间及付款方式；
　　应有借款本人亲自签章、手印或亲笔书写的签字；
　　涉及的相关当事人应写明其身份证号。
借 条
今王小二（身份证号×××）借给李四（身份证号
×××）人民币壹拾万元整，即￥100 000元，自2007年1
月1日至2008年12月31日，期限2年，年利率为6%，利息
（按单利计算）共计人民币壹万贰仟圆整，即￥12000.00
元，全部本息共计壹拾壹万贰仟圆整，即￥112000元，于
2008年12月31日一次性偿还。
借款人：李四（签字、手印、签章）
2007年1月1日
　　当事人双方的法定全名和身份证号；
　　所借标的的详细描述；
　　所借之物的出借期限，包括起止日期；
　　归还标的的日期；
　　约定如果物品受损后的赔偿事宜；
　　借物人签字盖章和日期。
2.借物
如果借条的标的是物，则应该具备以下内容：
借 条
今李四（身份证号×××）借给王小二（身份证号
×××）电脑一台。电脑规格如下：
品牌名称：联想；型号：×××；硬盘大小×××；
内存：×××；显示器：×××……期限自2008年3月1日
至2008年5月31日。归还日如电脑受到损坏，则按上述配
置配件的市价赔偿，如整机损坏严重无法修复，则按归还
日市价的××赔偿。
王小二（签字盖章）
2008年3月1日
　　 收条是当事人一方收到另一方的钱和（或）物时写给另一方的一种凭据性的应用文。收条也称为收据，它是日常生活中常见的一种应用文样式。
(三)收条
(四)领条
领条是领取物品的一种文字根据，它是在发放和领取物品的过程中经常使用的一种应用文样式。
　
1.领条的结构
领条由标题、正文、署名和日期四部分组成。
2.写领条的注意事项
领取物品的当事人要当面清点所领物品的品种和数量，如实写到领条上；
数字要用大写；
如领取的是钱，又是整数，在数字后面要加上个“整”字，以防他人增添。
今 领 到
公司后勤处配发的饮水机壹台（型号×××，编
号×××）。
经手人：王小二
2008年2月2日
第二节 启事、声明和简报
一、启事
（一）启事的概念
启事是公开的简便文告。“启”是陈述表白，“启事”就是把某件事情陈述出来，告诉公众，其目的是希望看到启事的人采取某种响应性的行动。
常见的启事大概有以下几类：
　　（1）寻访类，如寻物启事、寻人启事等。
　　（2）招领类，拾遗者发启事寻找物（或人）的失主。
　　（3）征求类，如征稿启事、征物启事、征求某种人才的启事、征婚启事等。
　　（4）征询类，征询对某物的产权、对某件事情的结论有无异议。
　　（5）通知类，邀集亲友、校友、会友、社会同仁举行某种活动，由于被告知者居住分散或不确定，往往发启事广泛告知。
（二）启事的分类
（6）声明类，遗失证件、支票，发启事告白社会有关方面，声明作废。
　（7）道歉类，社会活动中发生侵权行为，经有关方面调解，有时以公开道歉为和解条件，可用启事公开道歉。
（8）鸣谢类，受他人祝贺、援助、恩惠之后，往往要表示谢意，用启事公开道谢，也兼有表彰之意。
　（9）辞行类，多用于个人或团体离开某地时向社会各界或亲友公开道别。
（10）陈情类，对某事情或某一方针政策有异议，可用启事形式向社会公开陈述意见以征求支持者，或请求主持公道。　　
（11）喜庆类，生活中遇有喜庆之事（如订婚、结婚、寿诞、荣膺、开幕、奠基等）公开告白亲友或邀集举行庆祝活动，均可以启事形式告白。
（12）丧祭类，在操办丧事，举行追悼、祭奠活动时，除用丧帖告知亲友外，也往往同时发启事，以便对社会亲友广泛告白。
　（13）迁移类，厂家、店铺、机关团体的办公地址、个人住址等迁移新址时，如认为有必要向社会公开告白，也常采用发表启事的方式。
　（14）更改类，对已公布出的事项文字错误做更改通知或勘误说明。
（15）其他类，书刊出版发行的预告、预订，公开的警告或悬赏，公开推荐人才或出租出售物品，开业或停业的通知等，都可用启事形式告白大众。
　
启事种类繁多，形式多样，写法也不尽一致。但归纳而
言，启事都有以下几项内容：
1.标题
　 首行的正中写标题，要用醒目的大号字写出。从标题看
就能知道该启事的核心内容，如“招聘启事”是关于招聘
的，而“寻人启事”是找人的公告。有时标题也可不用
“启事”两个字，直接写内容部分如“寻人”、“招聘”
等。
（三）启事的写法
2.正文
　 正文要从标题下一行空两格写起。正文的内容一般包括
目的、意义、原因、要求、特征、待遇、条件等。正文是
主体，它决定了启事的效果。因此，这部分要写得具体、
明白、详细，不能含糊不清。
3.署名
　 署名要署全名，如果是单位，最好盖单位公章，署名后
要写日期。
4.语言
　 启事的语言要明确、简练、通俗。如果用的语言晦涩难
懂，篇幅太长，则让人很难有耐心读完。
开 业 启 事
本商店装修工程已告完工，定于2008年6月10开始营
业，欢迎广大顾客前来选购。
　　
×××商店
2008年6月3日
迁 移 启 事
广大客户朋友：
　　我公司由于需要扩大经营规模，增加生产投入和人员
编制，拟于2008年6月4日搬迁办公地点。现将新地址、电
话等通知如下：
　　地址：×××
　　电话：×××
　　乘车路线：×××
　
公司盖章
2008年5月20日
二、声明
（一）声明的概念
声明，是就有关事项或问题向社会表明自己的态度、立场的应用文体。
常见的声明主要有两类：一类是政府就当前重大的国际问题或直接涉及国家利益的问题发出的带有抗议或者驳斥性的政治声明（也称为严正声明）以及两个或者两个以上国家政府的领导人就会谈问题发表的政治性声明（也称联合声明）；另一类是一般机关、企事业单位或个人因为某些合法权益受到威胁、损害，为了保障自己的权益，引起公众的关注而发出的声明，其目的是表明自己的立场态度，以揭露事实的真相，并提醒和警告侵权者。
（二）声明的分类
　声明一般由标题、正文和结尾三部分组成。
（三）声明的写法
三、简报
(一)简报的含义
简报是传递某方面信息的简短的内部小报，具有汇报性、交流性和指导性，又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。
（二）简报的特点
篇幅特别简短
内容专业性强
限于内部交流
简报的特点
(三)简报的分类
1
4
日常工作简报
中心工作简报
会议简报
2
3
动态简报
报头
报核
报尾
（四）简报的写法
（一）通知的概念
通知适用于批转下级机关公文、转发上级机关及不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求等。通知多为下行公文。
第三节 通知、通报、报告、请示和批复
一、通知
印发、批转、转发性通知
指示性通知
知照性通知
事务性通知
任免、聘用通知
(二)通知的种类
印发、批转、转发性通知的写法
指示性通知的写法
知照性通知的写法
事务性通知的写法
任免、聘用通知的写法
(三)通知的写法
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知要使用不同的写作方法。
二、通报
（一）通报的概念
通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文。
表彰性通报
批评性通报
传达性通报
（二）通报的种类
　通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
标题
正文
表彰性通报和批评性通报一般分为三部分。
3.生效标识
（三）通报的写法
三、报告
（一）报告的概念
　 报告是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问或要求的陈述性公文。
　按性质可以分为综合报告和专题报告；
按时间可以分为定期报告和不定期报告；
按内容的不同可以分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。
(二)报告的种类
首部包括标题和主送机关。常见的标题有两种形式：一是由事由和文种组成；另一种是由发文机关、事由、文种组成。主送机关的单位全称要顶格写。
正文包括三个部分。
　（1）开头部分要开门见山地说明报告的缘由、目的、意义，然后写上“现将×××情况报告如下”。
　（2）中间部分是报告的核心部分。主要内容包括两大类：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。
　（3）结尾部分即结束语。这部分一般都有程式性用语，应另起段来写。
落款包括署名和时间两项内容
报告的写法
首部
正文
落款
(三)报告的写法
请示是向上级机关请求指示、批准的上行公文。
四、请示
（一）请示的概念
　　 从行文目的看，请示主要分为两类：
一是请求指示，下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况，需要变通，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方，或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关请求指示；
二是请求批准，下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可，比如，机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决时，都必须请求批准。
(二)请示的分类
　　请示的结构包括标题、主送机关、正文、落款和成文
时间等部分。
标题
主送机关
正文
落款
(三)请示的写法
　 批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点。
五、批复
（一）批复的概念
（二）批复的写法
1.标题
　　批复的标题有两点需要特别强调。
（1）关于发文单位。
（2）关于事由。
2.正文
　　批复的正文一般由三个部分组成。
（1）引语。
（2）主文。
（3）结尾。
要写好批复还应注意以下几点：
第一，要核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见
或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；
第二，凡请示事项涉及其他部门或地区的问题，批复
前都要与其协商，以取得一致意见；
第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常
渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。
欢迎词是指在接待或招待客人的正式场合中，主人发表的欢迎致词。外宾来访、领导视察、来客参观等都要表示热烈欢迎和美好的祝愿。
第四节 欢迎词、欢送词和答谢词
一、欢迎词
二、欢送词
欢送词是指在向客人告别的正式场合中主人发表的表示送别客人的讲话文稿。
三、答谢词
答谢词是指在特定的公关礼仪场合，主人致欢迎词或欢送词后，客人所发表的对主人的热情接待和多方关照表示谢意的文稿。
一、请柬
请柬是邀请他人参加某种会议、宴席、聚会活动的书面邀请书。
第五节 请柬、贺信和祝词
请柬的具体格式内容如下：
（1）在封面上写“请柬”（请帖）二字。
（2）抬头写被邀请者（个人的姓名或单位）名称。
（3）交代活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等；交代举行活动的时间和地点，如果是请人看戏或看其他表演等还应将入场券附上。
（4）结尾。如“此致—敬礼”、“顺致—崇高的敬意”等。
（5）署明邀请者（个人、单位）的名称和发出请柬的时间等。
请 柬（一）
×××:　　
　　兹订于××××年××月××日至××月××日，在
××华侨大厦召开××名酒展销会，并于××月××日中
午××时××分甲座华桥大酒家举行开幕典礼，敬备酒宴
恭候。请届时光临。
此致
敬礼
×××
××××年××月××日
请 柬（二）
×××先生：
　　兹定于10月1日上午8时在本厂会议室召开新产品签订
会，敬请光临指导。
此致
敬礼
××市××酒厂
××××年××月××日
贺信是对他人取得的成就、获得某种职位、组织的成立、纪念日等表示祝贺的文书。
贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
二、贺信
三、祝词
（一）祝词的概念
祝词也称祝辞，泛指对人、事表示祝贺的言辞或文章。
祝词一般没有特别严格的模式，但通常会包括以下几
个方面：
标题
称谓
正文
结语
落款
（二）祝词的写法
第六节 招聘函、求职信和辞职函
一、招聘函
（一）招聘函的概念
招聘函是用人单位在招聘工作人员时向特定对象发出的拟招聘意向文书。
称呼
正文内容
敬语
落款
（二）招聘函的写法
（三）招聘函写作的注意事项
发出招聘函前对拟聘对象的基本情况要有比较深入的了解，这样便于掌握主动，对双方都有好处。
行文要尊重对方，有求贤若渴的姿态。
给对方限定一个答复时间，以免无限期地拖下去，造成本身工作被动。
二、求职信
（一）求职信的概念
　 求职信是无业、待业或停薪留职者写给用人单位的信。
　一封完整的求职信包括四个方面：
开头
推销自己
联系方式
收尾
（二）求职信的写法
（三）求职信写作的注意事项
首先，求职信的篇幅不要太长，要简明扼要。
其次，不要粘贴或附带太多文件，如证书、奖状复印件等，除非是招聘单位在招聘广告中有特别要求的，否则寄了厚厚一大叠材料，成本代价不菲，收效可能甚微。
最后，态度要诚恳，不需要任何豪言壮语，也不需要使用任何华丽的词汇，只要让对方读来觉得亲切、自然就可以了。
三、辞职函
（一）辞职函的概念
辞职函是指辞退所担任职务或工作时所写的实用文书。
（二）辞职函的写法
辞职函一般包括标题、称呼、正文、结语、署名及日期几个部分。
本章小结
本章主要介绍了常用机关事务应用文的基本概念、类型和写法。主要涉及到的应用文有各种条据、凭证、启事、通知、通报、请示、批复、欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、请柬、贺信、招聘函、求职信和辞职函等。这些应用文各有特点，其写作方法也不同，因此，需要在不断的练习中总结摸索。

展开更多......

收起↑