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第四章机关事务应用文（三）学习目标
了解各种商务信函、E-mail、传真、电报、电传及涉外商函等概念
熟悉上述文体的写法，掌握上述文体在不同场合的使用要求
一、询问函
(一)询问函的概念
　　 询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或者就该项交易提出带有保留条件的建议。
第一节 商务信函
(二)询问函的表现形式
询问函可由买方发出，也可由卖方发出（如寄送价目单）。其形式可以是口头形式（如电话），也可以是书面形式，如书信、电报、电传、传真、电子邮件等，有时也采用询价单方式的询问函。目前，国际贸易业务中采用传真和电子邮件形式的询问函较为普遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商务网络进行询问已成趋势。按照我国《合同法》的规定，寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明书和商业广告等都属于此类。
（三）询问函的写法
买方向卖方发函
（1）称呼或者抬头。
（2）正文。
（3）结尾。
卖方向买方发函
询 问 函
×××公司采购经理：
兹定于××月××日在×××市×××路本公司展览厅举行年度
冬季大展销活动，作为我公司最尊贵的客户之一，您及您公司其他代
表将作为贵宾被邀请参加我们的展销活动。届时，我们安排了×××
活动，您可以有选择性地参加您喜欢的活动，如果您有兴趣，也可以
就您感兴趣的新产品和我公司×××经理直接面谈。
　　我们期待着您的答复，也真诚地期待着您的到来！
　　祝您工作愉快，万事如意！
××公司
××××年××月××日
(四)询问函的回复
收到对方的询问函之后，收信人应择机回信。回信要首先要说明来函收悉，指出对方某日来函的主旨内容，如“我方已收悉贵方6月3日来函询问我公司家具价格及安装费用事宜……”，然后可简要回述对方的问题，再按照对方的要求提供完整详细的资料，最后应指出希望所提供的资料能为对方所用，并希望对方再次来函洽谈业务。
二、销售函
（一）销售函的概念
销售函顾名思义就是卖方为了向买方销售商品，以信函的形式向买方说明销售某种商品的各种条件，并承诺愿意按照这些条件与买方成交。
（二）销售函的写法
销售函的结构通常包括称呼、正文和结尾等三个部分。称呼的写法通常是“××采购经理”或“××公司采购部负责人”等。正文的内容一般要包括商品的名称、品质或规格、数量、包装、价格、交货和支付等主要条件。
销 售 函
×××公司采购经理：
您好！感谢贵公司去年采购我公司×××型号的×××设备。现向贵公
司提供我公司今年关于×××产品的报价单，详情如下：
产品名称：×××大型制衣设备
产品型号：×××
产品价格：每台10万元。10台以上9?0折优惠，20台以上8?5折优惠，
30台及以上8折优惠。
付款方式：先交定金，比例为总价的20%，其余货款在我方发货日起10日
内付清。
交货方式：我方通过铁路运输将货送抵贵方所在地火车站。费用和保险
费由我方支付。贵方需在火车站自行取货。
联系电话：××××××××
其他事项：本报价有效期截止到2008年6月13日。
××公司销售部
2008年1月13日
三、订购函
（一）订购函的概念
订购函是买方为了采购某种商品向供货商发出的愿意按某种条件订购某种货物的信函。
（二）订购函的写法
订购函的结构基本上和销售函一致，包括抬头（称
呼）、正文和结尾等几个关键部分。抬头一般写“××公
司销售部”或“××公司销售经理”等。
　 正文是订购函的重点，对其层次安排略有讲究。
结尾部分可以表明对尽早收到答复或者货物的希望，
并对供货商的配合提前表示感谢，最后是署名和日期。
订 购 函
戴尔公司××销售代表：
您好！贵公司上周发来的商用笔记本电脑的宣传手册已经收到，在此表
示感谢。我公司对其××牌笔记本（网上报价4 000元整）很感兴趣，拟订购
20台，详细配置如下：
中央处理器：英特尔赛扬处理器540(1?86GHz)
操作系统：Linux
内存：512MB DDR2内存
显示器：15?4英寸WXGA TFT显示屏
硬盘：80GB* SATA硬盘
光驱：24X CD?RW/DVD* Combo Drive
显卡：Intel GMA X3100显卡
售后服务：1年内免费上门服务*
我们希望在十日内收到货物。对于货款的支付问题，我公司将按原既定
的办法办理。
顺祝商祺！
××公司采购经理××
2008年6月10日
四、催款函
（一）催款函的概念
催款函顾名思义就是供货方向买方发出的希望买方
尽快付清货款的应用文书。
(二)催款函的写法
　 催款函的主体结构一般包括抬头、正文和结尾三个部分。这里略去抬头和结尾，重点说明催款信正文的写法。
　 催款函的正文一般包括三个部分：首先应向对方通报过期未结账款的详细情况，然后提出要求，敦促对方在希望的时间内付款，最后也可以提示对方可以采取哪些还款方案，必要时还可告诉对方如果继续拒绝还款可能带来哪些法律后果。
催 款 函
××公司王经理：
　　您好！我公司曾于6月2日去函请求贵公司就××合同项下共计10万元整
的未结货款汇入我方账户。然而，截止到昨天，我方仍未能收到贵公司的货
款，对此我方深感失望。
我公司目前仍未能收到贵公司关于延期付款原因的说明，如果贵公司目
前资金紧张或者对我们商定的付款方案感到困难，可以来函或者派人前来进
一步洽谈。
贵公司一直是我公司最重要的客户之一，我们也非常珍惜贵公司在业界
的信誉，希望我们能共同努力解决这个问题。
祝您工作愉快！
××公司××经理
2008年6月15日
五、投诉函
（一）投诉函的概念
所谓投诉函就是指当事人一方的某种权利或者利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方主管部门或者第三方主管部门提出投诉的应用文，要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履行某种义务、赔礼道歉或者补偿损失等。
(二)投诉函的写法
　 投诉函的结构主要包括抬头、正文和结尾等几项。抬头是被投诉方的相关部门如“××公司客户服务处”或者相关行政部门如“××市工商行政管理局”等。结尾要签署投诉人的名称和投诉日期。现在的投诉一般都要求实名投诉。投诉函的正文是最重要的组成部分，一般包括背景介绍、说明投诉的事实、提出解决问题的办法三个部分。
六、索赔函
（一）索赔函的概念
索赔函就是合同当事人一方因另一方的故意、过失或疏忽给自己带来损失时向另一方提出赔偿要求的应用文。
（二）索赔函的写法
索赔函和其他函一样也包括抬头、正文和结尾等部分。正文是索赔函的主体，一般包括陈述事实（介绍背景）、说明索赔的事由和证据、提出具体的索赔要求。
索 赔 函
××陶瓷厂：
　　随函寄上××市××检验所出具的检验报告××号。该检验报告证明贵
方售出的陶瓷器具中有一部分质量明显低于贵方所提供的样品，而且我方已
经为此向客户支付了质量瑕疵方面的赔款2 000元。因此，我方特向贵方就该
批质量不符合约定标准的商品提出索赔，希望补偿我方损失2 500元，其中包
括500元的商检费用。
特此函达，候复。
××购物广场
××××年××月××日
七、理赔函
（一）理赔函的概念
理赔函是指合同争议或纠纷产生后，违约一方受理遭受损失的一方赔偿要求的信函。
写作理赔函，应认真研读索赔函，看看对方的索赔理由是否成立，函中提供的证据是否有效，索赔金额是否合理，索赔期限是否逾期，然后据此确定不同的理赔策略。理赔函的主体结构包括抬头、正文和结尾三个部分。抬头写索赔一方的公司名称和当事人，如“××公司”或“××公司××经理”。结尾要有署名和日期。正文是主体，一般包括引述来函要点、表明己方态度、提出处理意见等内容。
（二）理赔函的写法
理 赔 函
××购物广场：
　　贵方××月××日函及货样收悉。信中提到部分陶瓷产品的质量与样品
不符一事，我方立即进行了调查，发现是由于装箱时误装了部分二等品。这
是我方工作的疏忽，对此，我们深表歉意。因此，我方愿意接受贵方的要
求，向您方赔偿2 500元。
　　我方保证以后将不再出现类似失误。
特此函复。
××陶瓷厂
××××年××月××日
第二节 商务E-mail
一、商务E-mail的概念
　E-mail，即电子邮件（electronic mail，简称E-mail，标志：@，也被大家昵称为“伊妹儿”），又称电子信箱、电子邮政。
二、商务E-mail的结构
不同网络运营商提供的E-mail面板有所不同，但主体部分大致相同。下面是网易提供的E-mail发送界面（图4-1）：
“发给”字样后面写收信人的E-mail地址，格式为：somebody@domain_name加后缀。此处的domain_name为域名的标识符，也就是邮件必须要交付到的邮件目的地的域名，而somebody则是在该域名上的邮箱地址。后缀一般代表了该域名的性质与地区的代码，如com、、gov、org等。
“抄送”后面填写其他邮件接受人的E-mail地址，这样这份邮件可以同时传送给很多人，而且所有邮件的接收者都能清楚地知道这封邮件都发给了谁，因为所有人的E-mail地址都是可见的。如果抄送人不止一个人，那么每个人的E-mail之间需用逗号连接。
“主题”后面填写这封邮件简明扼要的内容，如“支付尾款”、“明日会议已取消”、“广交会日程安排”等。值得注意的是，主题的写法往往只用短语，不用完整的句子，内容不能过长但也必须让对方一眼就能明了E-mail的内容梗概。
在文本框中写E-mail的正文，这部分内容是重点。写完正文之后选择发送可立即发出邮件，如果发件人希望在某个时间定时发送，也可以预设时间。
三、商务E-mail的写法
　 在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要。一般信件所用的起始语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略，但称呼、正文、结尾、落款及签名四点要尽量完整。
(一)称呼
　 E-mail的抬头可以写成“××先生”、“××女士”、“××经理”、“××博士”等。如果不知道对方的头衔、职位、性别，那么可直接写“××公司××部”等。
(二)正文
　 正文要做到主题明确，语言流畅，内容简洁。为了表示礼貌和尊重，避免造成不必要的麻烦，在撰写正文时还应注意以下几点：
　 （1）E-mail的正文应当简明扼要，切不可洋洋洒洒数以千言。开门见山地陈述问题，直截了当地说明主题，干净利索地结尾是商务E-mail的惯例。太多的寒暄和问候，过于冗长的背景介绍和细枝末节的描述只会耽误读信人的时间，让人产生反感。
　（2）不在一封E-mail中说明太多的问题，否则可能会给对方太多压力，也不利于把事情办好。
　（3）如果是回复对方的E-mail，则回复信件时，有必要加上部分原文，以方便对方了解回信内容。若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。
　（4）在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。
　（5）如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
(三)结尾
　 在正文主要部分结束之后，在署名之前，可以写“我期待着您的回复”、“希望我们能够合作愉快”等，也可对对方在某方面的帮助或配合表示感谢，如“谢谢您长期的关照和配合”、“谢谢合作”等。
(四)落款及签名
　 目前，有不少网民时常会因为电子信箱中堆满了无数无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而心烦不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。鉴于此，在商务邮件中应该有落款(签名)，以示身份。
商务E-mail
××经理：
关于贵公司提出参加我公司于今年2月中旬举办的商品推介会并增
加参会名额一事，我方经过详细研究，对贵方提出的请求表示同意，
希望贵方及早安排。
　　祝合作愉快！
××经理
××××年××月××日
第三节 商务传真、电报和电传
一、商务传真
（一）商务传真的概念
传真是通过传真机的传送平台，利用图像传成器、固体电子平面扫描将传真文件内容传送给对方。
(二)商务传真的写法
　　 常用的商务传真在格式上与商务信函的框架基本相同。一般说来，正式的传真格式主要有以下几个方面：
传真的文头
主题
称呼
正文
结尾
签名
附件
商务传真（一）
××空调销售部：
　　我公司于××月××日参加了贵公司在广州市××路举行的商品展销
会。通过认真对比研究，我们发现贵公司生产的××型中央空调格式新颖，
质量良好，具有很强的环保节能优势，所以我们乐观估计，该型号的空调将
在我市有良好的销售潜力。
　　为此，我们竭诚希望与贵公司建立独家经销或者独家代理关系。如贵方
有意洽谈，我方可随时派人前往。具体细节，待贵方答复后再行商议。
　　祈盼回复。
甘肃×××公司 ××××年××月××日
商务传真（二）
甘肃××公司：
贵公司××月××日传真收悉。十分感谢贵公司对我公司产品的信任。
贵公司希望和我公司建立独家经销或代理关系的建议，我公司主管领导通过
研究表示赞同。我们认为，我们之间如果能够有效合作，不仅将给贵公司带
来丰厚的利润，也将为我公司的产品打开西部市场迈出坚实的一步。不过合
作的具体事宜希望派员前来洽谈。具体时间希望在贵方人员出发前一星期内
发传真告知。
××空调销售部 ××××年××月××日
商务传真（三）
××茶叶公司：
　　贵公司于6月5日装运的200箱茶叶已经收到。经查验有30箱茶叶的销售包
装破裂但是运输包装并未损坏，导致价值约2 000元的茶叶受潮，这批茶叶将
不能销售，因此希望贵方重新给我方装运2 000元的同等茶叶或者补偿我方
2 000元的损失。我市商检局出具的商检报告见附件。
　　祈盼早日回复。
附件：××市商品检验局关于××茶叶的检验报告
××百货公司
2008年10月10日
二、商务电报
电报是一种现代化的传输手段。它将文字、图表变成电信号，用电流或无线电波发送出去。收报的一头，又把接收到的信号再译成文字或图表。这种为发电报而写的文字稿叫电报稿，常常简化为“电报”。
电报稿的内容一般包括三部分：
（1）收报地名、收报人住址和姓名。
（2）电文内容和署名。
（3）在电报稿纸下端“以下供联系用，不拍发”的文字下面写上发报人的姓名、单位、地址及电话等项，以便电报局发现疑问时，可以同发报人联系。
电报（一）
合同123项下20台电脑12日已装运
电报（二）
请报××型风扇2 000台CIF青岛
三、商务电传
（一）商务电传的概念
电传是指远距离打印交换的编写形式。
（二）商务电传的特点
电传具有方便迅速、手续简便、自动收发和高效经济等特点。
(三)商务电传的写法
　 有的电传内容相对比较简单，如“请电修改信用证，否则不能装运”、“立即执行订单，否则立即撤销”、“货款是否已汇，何时以何种方式汇出的，请复”等，也有的电传形式比较完整。
商 务 电 传
3343TEX CN
45498MIRATEX PA
　　文号：TX234 2007年4月2日
　　有一家客户有意订购型号××，规格××，长199英寸窗帘39 000
条。货物必须与我方DA532订单订购的货物完全一样。请报最有竞争力
的价格与最早装运期以便我方不致失去这笔重要交易，请速回复。谢
谢并致问候。
3433TEXCN
8493843 MIRATEX PA
一、涉外商函的概念
涉外商函是指在国际贸易中使用特别普遍的往来信函，通常称为国际贸易函电。常用的涉外商函包括国际贸易询盘、发盘、还盘和接受等常用的信函。
第四节 涉外商函
二、涉外商函的写法
涉外商函的格式：
信头
正文
结尾
附件
ABC Co.，Ltd?
No.1××Road××District，写信人地址
Beijing，China
3 June 2008日期
Mr.John客户姓名和地址
BCD Co.，Ltd?
Blk 12，××Industrial Park 4
NewYork USA 34355
Dear Mr.John称呼
Re:Arrangements regarding Mr.Wang’s visit 事由
I have received your letter concerning your ……正文
……
Please let me know if this arrangement is satisfactory结尾致辞
Yours sincerely
Edward Wang
Public relation officer签名
三、涉外商函的模板
本章小结
本章主要介绍了商务信函、E-mail、传真、电传、电报、涉外商函的概念、写作结构和内容、主要用途和写作要点等。

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