资源简介

(共31张PPT)
雅
素
项目四
商务办公礼仪
心灵鸡汤
认真细心地做好每一件小事，是成就任何事业都必须具备的素质和作风。因为小节可以反映一个人的修养和习惯。在职场中，礼仪不仅可以有效地展现一个人的教养、风度、气质和魅力，还能体现一个人对社会的认知水平、个人的学识、修养和价值。通过职场礼仪中的一些细节，会得到领导更多的信任，使人际间的感情得以沟通，与同事间建立起相互尊重、相互信任、友好合作的关系，从而使自己的事业进一步发展，能在职场中如鱼得水。
目录
CONTENTS
模块一
办公室礼仪
模块二
商务通信礼仪
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模块三
商务文书礼仪
模块四
商务会议礼仪
模块五
商务拜访和接待礼仪
模块六
商务馈赠礼仪
项目四 商务办公礼仪
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形象价值
百万元
（1） 了解办公设施礼仪和办公室的行为礼仪；
（2） 掌握接打固定电话和手机的礼仪；
（3） 了解商务会议的组织与管理流程；
（4） 掌握商务拜访和接待礼仪。
知识目标
项目四 商务办公礼仪
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形象价值
百万元
（1） 理解商务人员在商务办公场所应遵守的基本礼仪规范，能够和同事保持良好的人际关系；
（2） 能够准确、得体地书写电子邮件和商务信函；
（3） 掌握常见的商务文书的撰写方法；
（4） 能够在公共办公场所正确地运用商务礼仪。
技能目标
项目四 商务办公礼仪
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办公室的不和谐
小李在电脑桌前站起来，长长地伸了个懒腰，看到旁边忙着聊QQ的小赵，凑上前去聊天。“哎，小赵，听说了吗？小张要晋升了！听说他周末经常去领导家拜访！”小赵全神贯注地聊着QQ，不时地笑两声，听到这句来了精神：“是吗？你怎么知道的呀？听谁说的？”“他们楼开电梯的人说的。去得那个频繁啊，连开电梯的人都认识他了！每次都带大包小包的东西，难怪会晋升呢！你说气人不气人，背地里搞小动作！来，这有瓜子儿，来点！”说着掏出一包瓜子儿，两人开始肆无忌惮地嗑着瓜子儿聊天。小李一边吃，一边往地上吐瓜子儿皮。小赵说：“怎么都吐在地上了？看着多脏啊！”“没事，一会儿老王就过来打扫卫生了。咱也制造点垃圾，要不他这份工作也太清闲了嘛！”说毕，俩人咯咯地笑了，各自回了座位。
项目情景
项目四 商务办公礼仪
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过了一会儿，小李来到复印机前，取回了自己打印好的厚厚的一叠材料。小赵伸着头问：“小李，印了这么多材料啊！”“是啊！年度汇总！”其实小赵不知道，那是小李打印的一本电子小说。她最近迷上了这本小说，又觉得在电脑上看不方便，想到用单位的打印机打印分文不花，就干脆把它打印出来了。
项目情景
商务办公礼仪在商务活动中应用得最为频繁，良好的商务办公礼仪不仅能树立个人和公司的良好形象，也关系到一个人的前途和事业的发展，甚至关系到一个公司的发展。
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项目四 商务办公礼仪
商务会议礼仪
04
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商务会议是商务活动的重要组成部分，商务会议的组织与接待管理代表着一个单位的形象和管理水平。
一般来说，会议包括六个要素，即与会者、主持人、议题、名称、时间和地点。
1. 与会者
与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人和秘书，但不包括会场上的其他服务人员。从原则上讲，参加会议的人应做到该参加的一个不少，不该参加的一个不多。具体地说，就是指与会者应具有必要性、重要性和合法性。
（1） 与会者具有必要性。必要性是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围的人员，包括有权了解会情、提出意见、表示态度、做出决定的人，或能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。
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模块四 商务会议礼仪
一、 会议的构成要素
（2） 与会者具有重要性。有些与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但有利于会议的进展或扩大会议效果，这些人员通常是临时被邀请的。
（3） 与会者具有合法性。有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。
2. 主持人
主持人是会议的主持者和引导者，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导与保证作用。会议的主持人通常由有经验、有能力、懂行的人或有相当地位、威望的人担任。
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模块四 商务会议礼仪
一、 会议的构成要素
3. 议题
议题是会议所要讨论的题目、研究的课题或解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，也必须具有明确性和可行性。议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书通过调查研究、综合分析信息后提出，再经领导审定的。
4. 名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。
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模块四 商务会议礼仪
一、 会议的构成要素
5. 时间
会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间，二是指整个会议所需要的时间，三是指每次会议的时间限度。
6. 地点
会议地点又称会址，既指会议召开的地区，又指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也需要考虑多种因素。
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模块四 商务会议礼仪
一、 会议的构成要素
国际性或全国性会议要考虑政治、经济、文化等大因素，一般宜在首都或其他中心城市召开。
专业性会议应选择在富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场进行考察。小型的、经常性的会议安排在单位的会议室即可。选择会址还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
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模块四 商务会议礼仪
一、 会议的构成要素
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某采购商招标采购一批计算机软件产品，请了20余家计算机软件供应商。供应商应约来到该采购商选定的宾馆后，发现宾馆没有网线，无法上网查询任何信息，纷纷表示不满。
讨论：如何选定会场？
小讨论
1. 会前准备工作
会前要进行的组织准备工作大体上有以下五项：
（1） 拟定会议主题。会议主题即会议的主要讨论议题。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一确定。
（2） 拟发会议通知。会议通知应包括以下六项：一是标题，重点交代会议名称；二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍；三是会期，应明确会议的起止时间；四是报到的时间与地点，对于交通路线，要特别交代清楚；五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件；六是会议要求，包括有关参会材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。
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模块四 商务会议礼仪
二、 会议的组织与管理
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甲公司与乙公司计划通过一个商务会议就某产品的研发达成一个初步的合作意向。
秘书晓艾奉命代表甲公司与乙公司协商会议流程，在很短的时间内，晓艾就与乙公司就会议主要研究事项的协商流程达成了基本一致。可是商务会议举行时，却很不顺利。
讨论：如何确定会议流程？
小讨论
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会场的尴尬
××公司要举办一场关于公司转产的会议，请来了公司的股东和各部门的领导，并邀请当地政府要员和同行业知名人士出席。由于会议关系到公司未来的发展，领导们都非常重视，所需的相关材料也都准备得非常仔细。
会议当天，股东和领导都到齐了，但主持人却迟迟未到场。原定于上午9点召开的会议，等到9点10分主持人才到，大家对此都非常不满。在会议进行中也频繁出现问题，一会儿话筒没有声音，一会儿投影仪又不好用了，股东们都非常生气。领导们这时发现会议气氛有些不对劲，会场十分混乱，有的股东甚至非常激动地说：“这简直是笑话，知不知道我们的时间有多宝贵？”随后纷纷离开会场，留下一脸尴尬的公司领导。
小案例
（3） 起草会议文件。会议需要用的各项文件材料均应于会前准备完成。其中，主要材料还应做到与会者人手一份。需要认真准备的最主要的会议文件材料当数开幕词、闭幕词和主题报告。
（4） 安排好与会者的招待工作。对于交通、食宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人；也不可使其过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、空调，以及照明、投影、摄像等设备，事先要认真调试，需用的文具、饮料等也应预备齐全。要安排好座次。
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模块四 商务会议礼仪
二、 会议的组织与管理
（5） 排列主席台上的座次。我国目前排列主席台上座次的惯例是前排高于后排、中央高于两侧、左座高于右座（按照我国传统，中心人的右方为上）。凡属重要会议，在主席台上每位就座者面前的桌子上应先摆放好写有其本人姓名的名签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座，二是自由就座。
此外，进行会前组织准备工作还应注意以下几点：会期较长的会议应准备与会者的就餐、住宿；会场外应有医护人员值班；对于远道而来的与会者，应准备接送车辆；会议若要通过新闻媒介传播，则应事先准备好宣传提纲；重要会议应有安全保卫人员和相关保密措施；会议计划中如有安排参观、考察、游览等活动，或者赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。
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模块四 商务会议礼仪
二、 会议的组织与管理
我要提问
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问一问会议筹划人员，圆桌式排位适合哪些类型的会议？
2. 会议进行阶段
在会议进行阶段，组织准备者要做的主要工作大体上可分为以下三项：
（1） 进行例行服务工作。在会场外，应安排专人迎送、引导、陪同与会者，对与会者中的年老体弱者还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场内，应对与会者有求必应、闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。
（2） 精心编写会议简报。举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。
（3） 认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录是由专人负责的记录会议内容的一种书面材料，会议名称、时间、地点、人员、主持者等都应记录在内。
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模块四 商务会议礼仪
二、 会议的组织与管理
3. 会议结束阶段
在会议结束阶段组织者要做的工作包括以下几项：
（1） 形成可供传达的会议文件。会谈要形成文字结果，即使没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到书面上，还应该有专人负责相关事务的跟进。
（2） 处理有关会议的文件材料及相关活动，主要包括赠送公司的纪念品、参观公司、合影留念等。
（3） 为与会者的返程提供方便。
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模块四 商务会议礼仪
二、 会议的组织与管理
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甲、乙两家公司达成了一个合作意向，甲公司秘书晓艾迅速拟写了一份会议纪要，甲公司老总签署后马上进行了印发。乙公司老总知悉后十分生气，终止了与甲公司的合作。
讨论：乙公司为什么终止了与甲公司的合作？
小讨论
1. 组织者的礼仪
在组织会议的过程中，组织者始终要保持清醒的头脑和细致的观察力，要热情、耐心，能及时发现问题并及时解决，力争做到有求必应、有问必答，要准备充分，用严肃、认真的态度完成整个会议的组织工作。
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模块四 商务会议礼仪
三、 会议的礼仪
2. 主持人的礼仪
主持人的礼仪主要体现在以下几个方面：
（1） 仪容。主持人应精神饱满，切忌不修边幅、邋里邋遢。
（2） 仪表。主持人应衣着整洁、大方庄重。
（3） 仪态。主持人步伐要自信稳健。一般的纪念、悼念性会议，主持人步伐应稍慢，每秒钟1步左右，且步幅要小。欢快、热烈的会议，主持人步伐应稍快，每秒钟3步左右，步幅要大。主持庄严的大会，主持人步伐以每秒钟2步为宜，步幅要自然。
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模块四 商务会议礼仪
三、 会议的礼仪
主持人入席后以坐姿主持时，腰部应挺直，面向前方，虚视全场，双臂前伸，两肘轻按桌沿，呈对称的“外八字”形。如果是站立主持，则要并拢双腿，挺直腰背。单手持稿时，应右手持稿底部中间，左手五指并拢，自然下垂。双手持稿时，稿件要与胸等高，并与身体成45°。主持过程中，切忌出现抓头、揉眼、摸脸、抖腿等不雅动作。
主持人应思维敏捷、口齿清晰、言语简明扼要，要根据会议的性质调节会场的气氛，或庄重，或幽默，或沉稳。主持人不能与会场上的熟人打招呼，更不能寒暄闲谈，但会议还未正式开始时或者会议休息时间可向熟人适当点头、微笑致意。
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模块四 商务会议礼仪
三、 会议的礼仪
3. 发言人的礼仪
（1） 正式发言。发言人正式发言时应衣冠整齐，走上主席台时应步态自然、刚劲有力，体现出一种胸有成竹、自信的风度和气质。发言时要口齿伶俐、简明扼要、讲究逻辑。如果是书面发言，发言人应时不时抬头扫视一下会场，不能只顾低头读稿、旁若无人。发言完毕，发言人应对听众的倾听表示感谢。
（2） 自由发言。发言人自由发言时则较随意，应注意发言的顺序和秩序，不能争抢发言；发言要简短，观点要明确；与他人有分歧时，应以理服人，态度要平和，听主持人指挥。如果有与会者对会议发言人提问，发言人要礼貌作答，对不能回答的问题应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问人的批评是错误的，也不应失态。
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模块四 商务会议礼仪
三、 会议的礼仪
4. 与会者的礼仪
与会者应衣着整洁、仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座；开会时应关闭手机，认真倾听，不要私下小声说话或交头接耳，不随意走动；发言人发言结束时，应鼓掌致意；中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
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模块四 商务会议礼仪
三、 会议的礼仪
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迟到的代价
老刘和小李去外地参加一个竞标会议，在离会议场所5千米处的宾馆花了一天时间对竞标项目做了详细的预算及报价，焦急地等待竞标时间的到来。第二天早饭后，两人提前30分钟打出租车去参加竞标，不巧的是有一段路正在抢修，刚刚封闭了机动车辆的通行车道，两人只能下车步行过去。当两人到达会议场所时，会议已经开始了10分钟，结果被告知迟到者已经被取消了竞标资格。后来得知，两人所准备的投标价格比竞标价低了2万元，也符合业主要求，然而，仅仅是因为迟到10分钟，便与该项目失之交臂。
小案例
5. 会议就座的礼仪
如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等待工作人员将自己引导到座位上。会议主席通常坐在离会议门口最远的位置。主席两边的座位是为参加公司会议的客人和拜访者或高级管理人员、助理准备的，以便他们能帮助主席分发有关材料，接受主席指示完成相关事情。客人一般坐在面对门口的座位上。需要注意的是，与会者不区分性别，不应男女对坐。
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模块四 商务会议礼仪
三、 会议的礼仪

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