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ONTENTS
C
任务一 总账系统认知
学习情境四 总帐系统
任务二 初始设置
任务三 日常业务处理
任务四 账表处理
任务五 期末处理
知识目标
认知总账系统的功能，以及总账系统与其他系统的关系；
掌握总账系统初始化的内容、作用和设置方法；
掌握总账系统的填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账的操作方法；
掌握总账系统期末处理的内容。
学习情境四 总帐系统
能力目标
能为总账系统日常业务处理做好充分准备；
能熟练应对总账系统各种日常业务的处理；
能熟练进行总账系统期末处理的操作。
学习情境四 总帐系统
设置总账系统控制参数
一、
任务二 初 始 设 置
任务描述
总账系统参数：采用支票控制；出纳凭证必须经由出纳签字；数量小数位和单价小数位设定为两位。
任务二 初 始 设 置
任务实施
（1） 以账套主管（001张飞身份）登录用友T3系统。?
（2） 执行“总账”→“设置”→“选项”命令打开“选项”对话框，如图4-3所示。在“凭证”选项卡下选中“支票控制”和“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。?
（3） 在“其他”选项卡下，把数量小数位和单价小数位均改为2。?
（4） 单击“确定”按钮。
任务二 初 始 设 置
图4-3 总账参数选项
任务二 初 始 设 置
相关知识
总账系统控制参数决定着总账系统的数据输入、处理、输出的内容和形式，规定了总账系统正常运行的技术环境。?T3?用友?通标准版属于通用财务软件，适用于多行业、多类型的企业，为体现这些差异，需要在企业初始建账时选择必要的参数规范操作。?
下面对主要参数进行解释。
任务二 初 始 设 置
（一） “凭证”选项卡?
凭证参数设置主要设置与凭证相关的内容，主要包括以下内容。
（1） 制单序时控制。此项和“系统编号”选项联用，若选中该选项，则在制单时凭证编号必须按照日期先后顺序排列。例如，3月15日编至第40号凭证，则第41号凭证必须是3月15号以后的日期。如果第41号凭证日期为3月14日，系统不予保存。如果企业有特别需要，可以不选择此项，制单可以不序时。?
任务二 初 始 设 置
（2） 支票控制。该功能与支票登记簿有关。若选中此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记。如果录入的支票号在支票登记簿中已存在，则系统提供登记支票报销的功能。否则，系统提供在支票登记簿中登记支票的功能。?
（3） 资金及往来赤字控制。若选中此项，在制单时，当资金及往来科目的当前余额出现负数时，系统予以提示，但不拒绝执行。
任务二 初 始 设 置
（4） 制单权限控制到科目。若选中此项，在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。该功能需要结合“总账”→“设置”→“明细账权限”中的相关具体设置。?
（5） 允许修改、作废他人填制的凭证。若选中此项，在制单时可以修改或作废他人填制的凭证，否则不能修改。
任务二 初 始 设 置
（6） 允许查看他人填制的凭证。若选中此项，操作员就可以查看到他人填制的凭证。如果为了工作保密，可以不选择此项。?
（7） 可以使用其他系统受控科目。若科目为除总账系统以外其他系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许其他系统使用此科目制单，总账系统不能够使用此科目制单。如果需要在总账系统也使用这些科目制单，就应选择此项。?
任务二 初 始 设 置
（8） 现金流量项目必录。若选中此项，在制单时如果使用现金流量科目就必须输入现金流量项目及金额。?
（9） 打印凭证页脚姓名。若选中此项，在打印凭证时，自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名，否则不予打印。?
（10） 凭证审核控制到操作员。若只允许某操作员审核特定的操作员填制的凭证，则应选择此项。该功能需结合“总账”→“设置”→“明细账权限”中的相关具体设置。?
（11） 出纳凭证必须经由出纳签字。若选中此项，则要求现金、银行凭证必须经由出纳人员核对签字后才能记账。只有通过指定科目功能设置相应现金总账科目和银行存款总账科目后，才能进行出纳签字操作。?
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
（12） 未审核的凭证允许记账。若选中此项，凭证不经审核就可以记账。因此，一般不选此项。?
（13） 系统编号。若选中此项，在填制凭证时，按照凭证类别按月按顺序自动进行凭证编号。?
（14） 手工编号。在制单时，系统允许手工输入凭证编号。若选择此项，凭证可能出现断号现象，可执行“填制凭证”→“凭证整理”命令，系统可自动清除断号。
任务二 初 始 设 置
（15） 外币核算。如果企业有外币业务，那么应选择相应的汇率方式。如果选择固定汇率，在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额；如果选择浮动汇率，在制单时，按当日汇率折算本位币金额。?
（16） 预算控制。精细预算控制是指按具体科目、部门、项目制定具体的预算数。制单时，当某一科目下某一部门或项目的实际借方发生额超出预算数减报警数的差额时，系统报警。粗放预算控制是指按部门、项目对多个科目制定总的预算数。制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数减报警数的差额时，系统报警。
（17） 合并凭证显示、打印。若选中此项，则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和审核凭证时，以系统选项中的设置显示；在科目明细账显示或打印时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，并在明细账显示界面上提供“是否合并显示”选项。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
（二） “账簿”选项卡?
账簿参数设置主要是针对账簿打印的一些具体要求，如图4-4所示。
图4-4 “账簿”选项卡
任务二 初 始 设 置
（1） 打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、汇率、数量、单价等。?
（2） 明细账（日记账、多栏账）打印方式：明确打印正式明细账、日记账或多栏账时，是按月排页还是按年排页。
任务二 初 始 设 置
（3） 凭证、账簿套打：规定打印凭证、账簿是否使用套打纸进行打印。套打纸是用友公司为用户专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线。选择套打纸打印，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，不用打印各种表格线。?
（4） 明细账查询权限控制到科目：需结合“总账”→“设置”→“明细账权限”中的相关具体设置，才能起到控制作用。
在“会计日历”选项卡中仅能查看各会计期间的开始日期和结束日期，以及启用会计年度和启用日期，如需修改必须到系统管理中进行，如图4-5所示。总账系统的启用日期不能超过计算机系统日期。另外，录入汇率后，已录入期初余额或新年度进入系统，均不能修改总账系统的启用日期。
任务二 初 始 设 置
（三） “会计日历”选项卡?
?
任务二 初 始 设 置
图4-5 “会计日历”选项卡
“其他”选项卡的具体内容如图4-6所示。
（1） 数量小数位。在制单和查账时，按照此处定义的小数位输出小数，不足位数用“0”补齐。例如，定义为5位，而数量为5.?36吨，则系统将按5.?360 00显示输出。系统允许设置的数量小数位范围为2~6位。
任务二 初 始 设 置
（四） “其他”选项卡
任务二 初 始 设 置
图4-6 “其他”选项卡
任务二 初 始 设 置
（2） 单价小数位。在制单和查账时，按照此处定义的小数位输出小数，不足位数用“0”补齐。例如，定义为5位，而单价为8元，则系统将按8.?000 00显示输出。系统允许设置的单价小数位范围为2~8位。?
（3） 本位币精度。本位币精度是指本位币需要保留的小数位。如果数据精确到整数（无小数位），那么在制单中按汇率和外币金额折算成本位币时，系统会自动四舍五入为整数。
任务二 初 始 设 置
（4） 部门排序方式。在查询部门账或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，用户根据实际需要进行设置。?
（5） 个人排序方式。在查询个人账或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，用户根据实际需要进行设置。?
（6） 项目排序方式。在查询项目账或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，用户根据实际需要进行设置。
任务二 初 始 设 置
录入总账期初余额
二、
如果年初建账，那么可以直接录入年初余额；如果年中建账，就需要录入所建账当月的期初余额和从该年年初到该月的借、贷方累计发生额，系统会自动计算年初余额。?
总账系统为了方便区分，用三种不同的颜色来代表不同性质的科目。白色单元格表示末级科目，可以直接输入余额；黄色单元格表示非末级科目，不用直接输入余额，由输入的末级科目余额自动汇总生成；蓝色单元格表示科目设置了辅助核算，用户需要双击单元格进入辅助账期初余额录入界面，待辅助账期初余额输入完毕后，总账的相应期初余额将自动汇总生成。
任务二 初 始 设 置
任务描述
录入以下表格中的期初余额。?
（1） 河南光大实业有限公司的期初余额数据如表4-1所示。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
（2） 河南光大实业有限公司的辅助账期初余额数据如表4-2至表4-4所示。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
（3） 调整余额方向：将“材料成本差异”（1404）科目余额的方向由“借方”调整为“贷方”。?
（4） 试算平衡。
任务二 初 始 设 置
（一） 用友T3系统注册
任务实施
账套主管（001张飞）登录到用友T3系统，执行“总账”→“设置”→“期初余额”命令。
任务二 初 始 设 置
（二）录入期初余额?
?
1.录入末级科目期初余额
双击“1001库存现金”的期初余额栏，输入“6 200.00”，如图4-7所示。以此类推，输入其他末级科目的余额。
任务二 初 始 设 置
图4-7 录入末级科目期初余额
双击“1122应收账款”的期初余额栏，打开“客户往来期初”窗口，输入表4-2所示的内容，如图4-8所示。
任务二 初 始 设 置
2. 录入辅助核算科目期初余额
任务二 初 始 设 置
图4-8 录入辅助核算科目期初余额
双击“140301 A材料”的期初余额栏，直接输入金额“796 400.00”，然后在下一行输入数量“1 991.00”，如图4-9所示。以此类推，输入表4-1所示的数量核算科目期初余额。
任务二 初 始 设 置
3. 录入数量核算科目期初余额?
任务二 初 始 设 置
图4-9 录入数量核算科目期初余额
任务二 初 始 设 置
要点提示
（1） 非末级科目余额不用录入，系统会根据其下级明细科目自动汇总计算。?
（2） 出现红字余额用负号（-）输入。?
（3） 修改余额时，直接覆盖，输入正确数据即可。?
（4） 凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。若要修改，先取消记账操作?。
任务二 初 始 设 置
调整余额方向
三、
在图4-9中，选择“1404材料成本差异”，单击工具栏上的“方向”按钮，根据系统提示， 单击“是”按钮，如图4-10所示。
图4-10 调整期初余额方向
任务二 初 始 设 置
要点提示
（1） 如果已录入期初余额，该科目就不能调整余额方向。如果要调整方向，就需要将其期初余额先删除，然后再调整余额方向。?
（2） 总账科目与其下级明细科目的余额方向一致。
任务二 初 始 设 置
试算平衡
四、
在图4-9中，单击工具栏中的“试算”按钮，弹出“期初试算平衡表”对话框，如图4-11所示。
图4-11 “期初试算平衡表”对话框
任务二 初 始 设 置
要点提示
（1） 如果试算不平衡，可以填制凭证，但是不能记账。?
（2） 若已经记账，则不能再录入和修改期初余额，也不能执行结转上年余额的功能。?
（3） 期初余额表仅在第一次使用会计电算化系统时使用，以后年度的科目期初余额都由系统自动结转。
任务二 初 始 设 置
相关知识
期初余额清零是当此科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有下级科目的期初数据。清零功能只能在没有记账凭证的状态下使用，并且此操作不可恢复。

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