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任务一 采购管理系统认知
学习情境八 采购管理系统
任务二 初始设置
任务三 日常业务处理
任务四 账表管理
任务五 期末处理
知识目标
认知采购管理系统的主要功能；
掌握T3－用友通标准版中采购管理系统的相关内容；
掌握采购管理系统初始设置、期初余额录入的操作方法；
掌握T3－用友通标准版中采购管理系统日常业务管理的相关内容；
熟悉采购管理系统的业务处理流程与账表管理。
学习情境八 采购管理系统
能力目标
能够独立完成采购管理系统的初始设置；
能够准确地录入采购管理系统的期初数据；
能够进行普通采购业务的日常处理工作，包括单据处理、
转账处理等相关内容；
能够进行采购管理的期末处理。
学习情境八 采购管理系统
任务二 初 始 设 置
任务描述
河南光大实业有限公司从2014年1月1日开始使用T3?用友通标准版，并于该日启用采购管理系统。为了能够在会计期间内顺利进行采购业务的日常处理工作，首先要完成采购管理系统的业务参数设置，然后进行采购管理系统的期初余额的录入，期初记账、账龄区间的设置等操作。河南光大实业有限公司2014年1月应付款项的期初余额如表8-1所示。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
任务分析
对于T3-用友通标准版的任何一个子系统，要完成日常业务的操作，首先要进行初始参数的设置。由于采购管理系统与库存管理系统、核算管理系统存在着紧密的联系，在上期产品生产完工入库后，如果期末原料存在剩余，那它必然累加到下期的采购中，形成下期的期初余额。期初数据录入完毕，必须期初记账后，才能开始日常业务核算。采购期初记账，也是将期初数据和当期发生数据进行区分，并且期初数据也会被存货管理系统所引用，作为期初暂估的数据。另外，账龄区间的设置，使企业能够清楚地了解付款时间的长短，从而做出资金安排。
任务二 初 始 设 置
相关知识
采购管理系统初始化的内容主要是完成采购业务的业务范围的设置，录入有关的期初数据并进行期初记账的处理等操作。采购业务中业务范围的设置包括业务控制参数、公共参数、结算选项及应付参数的设置。
任务二 初 始 设 置
业务控制参数设置
一、
采购管理系统提供了以下十种采购业务控制参数的设置方式。
（1） 自定义项录入时检查合法性。如果企业需要在录入单据时检查表头或表体的自定义项是否正确，那么就应该勾选该项。在以后录入单据时，如果自定义项录入出现错误，系统将给予提示。
（2） 允许查看修改他人的单据。勾选此项允许查看和修改他人的单据。
（3） 专用发票默认税率。根据企业业务设定专用发票税率的默认值。
任务二 初 始 设 置
（4） 采购入库单数量不能超过采购订单数量。勾选此选项，采购入库单数量不允许超订单入库的数量，采购发票列明的金额不能大于采购订单开票金额。
（5） 采购入库单单价不能超采购订单。勾选此选项，采购入库单保存时会增加判断，即入库单单价（无税单价）超过订单无税单价或者入库单含税单价超过订单含税单价保存时，系统会提示：“第?x?行存货［存货名称］入库单单价不能大于订单允许的单价，请检查您的数据,谢谢！”
任务二 初 始 设 置
（6） 采购订单、采购入库单默认税率。勾选此选项，新增采购订单、采购入库单时默认表头税率为0，用户可以修改。表头税率不为0时，表体存货税率带入表头税率；表头税率为0时，输入首条存货时，表体税率带入存货税率，同时将此税率反填表头税率。用户修改表体税率，不反写表头税率。
（7） 采购入库单拷贝单据时不拷贝单价和金额。采购入库单拷贝来源单据时不拷贝单价和金额。
（8） 最高进价控制口令。如果输入口令，则对操作员进行最高进价控制；如果不输入口令，则不进行最高进价控制。
任务二 初 始 设 置
要点提示
除在业务控制参数设置最高进价控制口令外，还应执行“系统管理”→“权限”命令，设置操作员最高进价控制权限。
任务二 初 始 设 置
（9） 业务流程选择。一种是标准流程，另一种是优化流程。默认与建账时选择的流程一致。
任务二 初 始 设 置
要点提示
建账选用优化流程时，不选中“采购业务范围设置”→“公共参数”中的“启用外币?管理?”。
（10） 入库单单价录入方式。入库单单价的录入方式是指采购入库单新增存货时，单价的录入方式,可以选择上次价格、参考成本、最新成本，也可以手工录入。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
公共参数
二、
为实现各系统信息的共享，采购管理系统提供了以下7种公共参数的设置方式。
（1） 有无外币采购业务。若企业如果有外币业务，则选中该选项。系统可以将币种项选入可处理外币业务单据的格式。相关账表查询的筛选条件中包含币种，输出内容中包含外币业务的业务信息。若未选中该项，则系统不能处理外币业务。
（2） 存货有无辅计量单位。若企业对货物进行财务核算的计量单位与业务活动记载的计量单位不相同，则设置辅计量单位；否则，不必设置。
（3） 固定换算率。 存货有辅计量单位时，此选项才有效。件数、换算率、数量三者的关系为：件数×换算率=数量。 单据录入时，改件数，换算率不变，数量变； 改换算率， 件数不变，数量变；改数量，换算率不变，件数变；改数量，件数不变，换算率变。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
要点提示
固定换算率并不是换算率不可改变，它与变动换算率的区别仅在于单据录入改数量时，前者反算件数，后者反算换算率。
（4） 存货是否分类。若选中此项，表示企业对存货进行分类管理。
（5） 供应商是否分类。若选中此项，表示企业对供应商进行分类管理。
（6） 本系统启用的会计月。在此处录入本系统启用的会计月，若有其他系统先于采购管理系统启用，则此处置灰，方框中显示的是最先启用系统的启用月份。
任务二 初 始 设 置
任务二 初 始 设 置
（7） 业务流程选择。系统提供标准流程和优化流程两种选择，用户可以根据实际情况选用其中一种。对于较小企业，对采购发票不进行管理、不根据采购发票确认应付账款、没有外币业务、对采购运费不进行分摊时，可以选用优化流程；否则，适合使用标准流程。采用优化流程时，采购发票只能被查看。
任务二 初 始 设 置
要点提示
优化流程不支持外币业务，不支持运费分摊。优化流程和标准流程在符合切换条件时允许进行切换。对于同一企业，建议确定选用一种流程进行业务处理。
任务二 初 始 设 置
结算选项设置
三、
采购费用是否分摊到入库成本。可根据商业企业的特殊需求，由用户来决定采购费用是否分摊到存货成本中。流转生成的采购入库单或采购发票保存时自动结算：采购入库单流转生成采购发票，采购发票流转生成采购入库单。当单据保存时判断是否符合自动结算的条件，当符合条件时系统自动对采购入库单和采购发票进行结算；当单据供应商相同、存货记录相同、存货数量相同时，系统进行自动结算。
任务二 初 始 设 置
应付参数设置
四、
1.应付款核销设置
采购管理系统为用户提供了两种应付款的核销方式：按单据核销及按存货核销。
（1） 按单据核销。系统将满足条件的未结算单据全部列出，由用户选择要结算的单据，然后根据所选择的单据进行核销。
（2） 按产品核销。系统将满足条件的未结算单据按产品列出，由用户选择要结算的产品，然后根据所选择的产品进行核销。
任务二 初 始 设 置
要点提示
在账套使用过程中，用户可以随时修改该参数的设置。
任务二 初 始 设 置
2.预付款核销设置
采购管理系统提供了两种预付款的核销方式：按单据核销和按余额核销。
（1） 按单据核销。根据用户所选择的单据，对预付款一笔一笔地核销。
（2） 按余额核销。按预付款收到的日期从前往后核销。
任务二 初 始 设 置
3.汇兑损益方式设置
采购管理系统提供了两种汇兑损益方式：外币余额结清时计算和月末处理。
（1） 外币余额结清时计算。仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中仅显示外币余额为零且本币余额不为零的外币单据。
（2） 月末处理。每个月末计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为零或者本币余额不为零的外币单据。
采购管理系统为用户提供了两种确认单据审核日期的依据：按单据日期和按业务日期。
如果选择按单据日期，则在应付确认功能中进行应付确认时，系统自动将单据的审核日期（入账日期）记为该单据的单据日期；
若选择按业务日期，则在应付确认功能中进行应付确认时，系统自动将单据的审核日期（入账日期）记为当前业务日期（登录日期）。
任务二 初 始 设 置
4.应付确认日期依据设置
任务二 初 始 设 置
要点提示
在账套使用过程中，可以随时将选项从按单据日期改成按业务日期。
在账套使用过程中，若要将选项从按业务日期改成按单据日期，则应判断当前未审核单据中有无单据日期在已结账月份的单据。若有，则不允许修改；否则，允许修改。
任务二 初 始 设 置
5.现金折扣是否显示设置
现金折扣是否显示，可以选择显示现金折扣和不显示现金折扣两种方式。
如果供应商为用户提供了在信用期间内提前付款可以优惠的政策，用户可以选择“显示现金折扣”,系统会在“付款结算”窗口中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并为用户计算可享受的折扣。
如果用户选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。有关现金折扣处理的详细情况，请参见付款结算中相关部分的说明。
任务二 初 始 设 置
要点提示
当重新设置采购管理的业务范围后，系统会提示用户是否需要注销当前账套。如果不注销当前账套，新设置的参数将不起作用，只有重新注册进入账套后，新的设置才起作用。
在库存管理系统中的“批次管理的存货，如果入库单未审核不准出库”选项，对本系统的红字入库单有制约作用。
任务二 初 始 设 置
任务实施
期初余额的录入
一、
初次使用采购管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入系统，以便以后进行核销处理。当下一年度处理时，系统会自动将上一年未处理完的单据转为下一年的期初余额。在下一年的第一个会计期间里，可以进行期初余额的调整。
任务二 初 始 设 置
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“供应商往来”→“供应商往来期初”命令，打开“期初余额?查询”对话框,如图8-2所示。
图8-2 “期初余额?查询”对话框
任务二 初 始 设 置
（2） 单击“单据名称”下拉列表框的下三角按钮，选择“所有种类”。
（3） 单击“确认”按钮，打开“期初余额”窗口。
（4） 单击“增加”按钮，打开“单据类别”对话框，如图8-3所示。
图8-3 “单据类别”对话框
任务二 初 始 设 置
（5） “单据名称”选择“采购发票”，“单据类型”选择“专用发票”，“方向”选择“正向”。
（6） 单击“确认”按钮，进入采购专用发票“期初录入”窗口，如图8-4所示。
图8-4 采购专用发票“期初录入”窗口
（7） 录入采购专用发票的各项信息，如发票号、开票日期、订单号、供货单位、部门名称、业务员、税率、付款条件、规格型号、计量单位、数量、单价等项目，如图8-5所示。
任务二 初 始 设 置
图8-5 录入采购专用发票的各项信息
任务二 初 始 设 置
（8） 单击“保存”按钮，完成期初采购专用发票的录入操作。然后单击“退出”按钮，返回“期初余额”窗口，如图8-6所示。
图8-6 录入采购专用发票后的期初余额明细表
任务二 初 始 设 置
（9） 单击“增加”按钮，选择单据类别，单据名称为“预付款”，单据类型为“预付款”，单击“确认”按钮，进入“期初录入”窗口，录入表8-1所示的“预付款”信息，如图8-7所示。
图8-7 “期初录入”窗口
任务二 初 始 设 置
（10） 信息录入完毕，单击“保存”按钮，再单击“退出”按钮，返回到“期初余额”窗口，如图8-8所示。
图8-8 录入预付款后的期初余额明细表
任务二 初 始 设 置
（11） 单击“期初余额”窗口工具栏上的“对账”按钮，打开“期初对账”窗口，此窗口显示期初自动对账结果，如图8-9所示。
图8-9 “期初对账”窗口
期初记账是指上期的账目结清后，将本期期初的余额记入账目，即期初记账是将采购期初数据记入有关采购账中。期初记账后，对期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入采购的入库单、采购发票都是启用月份及之后月份的单据，在“月末结账”功能中记入有关采购账。
任务二 初 始 设 置
期初记账
二、
任务二 初 始 设 置
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“采购”→“期初记账”命令，打开“期初记账”对话框，如图8-10所示。
图8-10 “期初记账”对话框
任务二 初 始 设 置
（2） 单击“记账”按钮，系统显示“期初记账完毕！”，如图8-11所示。
（3） 单击“确定”按钮，完成期初记账操作。
图8-11 提示期初记账完毕
任务二 初 始 设 置
要点提示
（1） 没有期初数据时，也可以进行期初记账，以便输入日常采购单据数据。
（2） 已做月末结账处理后，不能取消期初记账，除非取消各月的月末结账。
任务二 初 始 设 置
账龄区间设置
三、
账龄区间设置是指用户定义应付账款或付款时间间隔，其作用是便于用户根据自己定义的账款时间间隔进行应付账款或付款的账龄查询和账龄分析，清楚了解在一定期间内所发生的应付款及付款情况。
（1） 在“用友T3”窗口中，执行“往来”→“供应商往来账龄分析”命令，打开“供应商往来账龄”对话框，如图8-12所示。
任务二 初 始 设 置
图8-12 “供应商往来账龄”对话框
任务二 初 始 设 置
（2） 单击“账龄区间设置”按钮，进入“账龄区间设置”对话框，如图8-13所示。
图8-13 “账龄区间设置”对话框
任务二 初 始 设 置
（3） 在“总天数”列中录入总天数，该区间的起止天数会自动调整。
（4） 单击Enter键可在当前区间后插入一个区间，一次输入总天数。
（5） 单击“退出”按钮。

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